Ein personalisierter Stempel ist ein Zeichen von Individualität, nach der die meisten Unternehmen streben. Doch nicht nur Existenzgründer stellen sich die Frage, ob es überhaupt eine Stempelpflicht in Deutschland gibt.
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Personalisierter Stempel: Muss jedes Unternehmen einen Firmenstempel haben?
Heutzutage erfolgt der überwiegende Schriftverkehr auf elektronischem Weg. Es werden E-Mails mit den nötigen Anhängen versandt oder Dokumente über die Cloud zur Nutzung bereitgestellt. Doch zahlreiche Unterlagen sind noch immer auf dem normalen Postweg unterwegs. Sie müssen im Unternehmen empfangen und bearbeitet werden. Eine entsprechende Kennzeichnung wird dabei vorgenommen, was der Einfachheit halber mit dem Aufdruck eines Stempels geschieht. Nie war es leichter als heute, Stempel online gestalten und bestellen zu können. Doch muss es überhaupt ein personalisierter Stempel sein? Und muss es überhaupt einen Firmenstempel geben?
Eine riesige Stempelwelt steht bereit
Stempel sind auch jetzt noch beliebt, selbst wenn der überwiegende Schriftverkehr elektronisch vorgenommen wird. Dennoch werden Akten in physischer Form angelegt, es müssen Unterlagen abgeheftet und Arbeitsverträge auf wirklichem Papier unterzeichnet werden. In vielen Unternehmen erfolgt zusätzlich zur digitalen Ablage eine Ablage in Papierform. Die entsprechenden Unterlagen werden nach ihrem Eingang im Unternehmen gekennzeichnet oder erhalten nach Erledigung einen Stempel. Teilweise werden auch ganze Vorgänge aufgestempelt beziehungsweise die weiteren Wege, die das betreffende Dokument im Unternehmen gehen muss. Dafür stehen verschiedenen Firmenstempel – auch in personalisierter Form – zur Verfügung. Sie sind klassisch aus Holz gefertigt, aus Metall oder aus leichtem Kunststoff. Diese individuellen Stempel können rund oder eckig sein, auch ovale Formen sind möglich. Meist ist bei einem Druckstempel die Tinte integriert, es gibt jedoch noch die ganz klassischen Formen mit Stempelkissen.
Was zeichnet einen Firmenstempel aus?
Ein Firmenstempel ist, wie der Name schon vermuten lässt, ein Stempel, der zu einem bestimmten Unternehmen gehört. Er druckt den Namen der Firma auf dem gewünschten Dokument auf, dazu vielleicht noch ein Logo oder einen Slogan. Alle üblichen Stempelarten können dafür verwendet werden. Häufig wird auf Standardstempel gesetzt, die beispielsweise „Erledigt“ oder „Rückgabe an“ aufdrucken. Auch Adressstempel sind in den Unternehmen nach wie vor zu finden und erlauben das rasche Adressieren von Serienbriefen bzw. deren Umschlägen. Am häufigsten werden die Farben Blau und Schwarz verwendet, Rot und Grün kommen eher in der Buchhaltung zum Einsatz. Gern wird auch Violett als Farbe für das Stempelkissen genutzt.
In manchen Unternehmen hat jede Abteilung ihren eigenen Firmenstempel mit Nennung der Firma, der Abteilung und vielleicht sogar des einzelnen Bearbeiters. In dem Fall handelt es sich um einen echten personalisierten Stempel, der tatsächlich nur einer Person zugeordnet werden kann.
Der Firmenstempel wird demzufolge überall dort verwendet, wo handschriftliche oder gedruckte Dokumente gekennzeichnet oder mit den Angaben zum Unternehmen versehen werden müssen. Mit Stempel und Unterschrift werden zudem Unterlagen abgesichert, die danach als fälschungssicher gelten sollen. Der Firmenstempel vermittelt einen persönlichen Eindruck über das Unternehmen und trägt nicht zuletzt zu dessen Außenwirkung bei. In den folgenden Bereichen einer Firma kommen solche personalisierten Stempel besonders häufig zum Einsatz:
- Buchhaltung zur Kennzeichnung von (erledigten) Rechnungen
- Personalwesen als Vermerk auf dem Arbeitsvertrag für eine erfolgte Einstellung oder den Ausstieg eines Mitarbeiters
- Einkauf zur Kennzeichnung von Eingangsrechnungen und deren Weitergabe an die Buchhaltung
- Vertrieb als Vermerk auf versandten Angeboten
Wichtig: Der Firmenstempel ersetzt keine Unterschrift!
Ist der Firmenstempel in Deutschland Pflicht?
Vor allem junge Unternehmer sind unsicher: Muss jedes Unternehmen einen eigenen Firmenstempel haben oder nicht? Grundsätzlich gilt: Das deutsche Recht sieht keine Verpflichtung zum Vorhandensein eines Firmenstempels vor. Es gibt lediglich die Ausnahme für Notare, für die die Verwendung eines Stempels mit schwarzer oder blauer Tintenfarbe vorgeschrieben ist. Auch in einigen Behörden sind Dokumente nur rechtssicher wirksam, wenn sie einen Stempel nebst Unterschrift tragen. Rechtskräftige Urteile, Beschlüsse und Urkunden sind solche Fälle, in denen ein Stempel der jeweiligen Behörde oder des Amtes notwendig ist. Behördenstempel werden als Dienstsiegel genutzt und bestätigen die Echtheit der betreffenden Dokumente. Es ist sogar eine Straftat, diese Stempel unkenntlich zu machen oder fälschlicherweise zu verwenden. Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht in § 126 folgende Regelungen vor:
- bei Erstellung eines Dokuments in per Gesetz vorgeschriebener schriftlicher Form muss die Urkunde durch Unterschrift oder notariell beglaubigtes Handzeichen unterzeichnet werden
- bei Verträgen müssen alle Personen auf dem gleichen Dokument unterzeichnen
- schriftliche Dokumente können durch elektronische Varianten ersetzt werden, wenn das Gesetz nichts anderes vorschreibt
- eine notarielle Beurkundung ersetzt die schriftliche Form
Darauf ergibt sich die Beantwortung der wichtigsten Frage: Ist ein Firmenstempel Pflicht? Nein, wichtiger als der Stempel ist die handschriftliche Unterschrift. Muss ein Stempel verwendet werden, unterliegt er zudem keinerlei Vorgaben bezüglich der Daten, die mit seiner Hilfe auf ein Dokument gebracht werden. Dennoch: Ein Dokument mit Stempel wirkt immer seriöser, das unterzeichnende Unternehmen glaubwürdiger und professioneller. Übrigens gilt die fehlende Verpflichtung zum Firmenstempel auch für Arbeitsverträge und Kündigungen, sie sind ebenfalls ohne Stempel, jedoch nur mit Unterzeichnung gültig.
Die wichtigsten Angaben auf Firmenstempeln
Die meisten Unternehmen verfügen auch heute noch über Firmenstempel, selbst ohne rechtliche Verpflichtung zu diesen. Diese Firmen sind sich dessen bewusst, dass Firmenstempel und vor allem die personalisierten Stempel für Seriosität stehen. Im Geschäftsverkehr wirken Dokumente mit Stempel und Unterschrift vollständiger und professioneller. Außerdem wird einem Unternehmen, welches bereits einen eigenen Firmenstempel besitzt, mehr Vertrauen entgegengebracht als einer Firma, die Dokumente lediglich mit einer Unterschrift abzeichnet. Sogar die unternehmensinterne Ablage wirkt mit gestempelten Unterlagen hochwertiger und seriöser als mit handschriftlichen Vermerken zur weiteren Bearbeitung.
Zusätzliche Firmeninformationen auf dem Stempel
Firmenstempel werden dazu eingesetzt, Dokumente mit zusätzlichen Informationen zu versehen. Dafür müssen allerdings auch die nötigen Angaben vorhanden sein. Angesichts des geringen Platzangebots auf einem solchen Stempel ist es wichtig, dass alle Daten und Informationen möglichst kurzgefasst sind. Zu nennen sind hierbei:
- Name des Unternehmens
Bei Firmennamen mit mehreren Namensbestandteilen reicht oft auch die übliche Abkürzung, sofern diese bekannt ist. - Rechtsform des Unternehmens
Auch hier wird auf Abkürzungen gesetzt: GmbH, GbR, AG, UG sind allgemein bekannt und brauchen nicht ausgeschrieben zu werden. - Adresse
Die vollständige Adresse des Hauptfirmensitzes wird angegeben. Wird der Stempel in einer Filiale eingesetzt, kann die Adresse dieser Zweigstelle genutzt werden. - Kontaktdaten
Telefon- und Handynummer, E-Mail-Adresse und Website können genannt werden. - Steuernummer und weitere Daten
Bei Verwendung des Stempels in der Buchhaltung ist es sinnvoll, die entsprechenden Daten auf den Stempel bringen zu lassen. Hier können zudem die Bankverbindung sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stehen.
Sämtliche Angaben auf dem Firmenstempel sind freiwillig, die genannten Daten sind nur sinnvolle Beispiele. Sofern die damit gekennzeichneten Dokumente an Dritte gereicht werden, können Logo und Slogan des Unternehmens sinnvoll sein. Doch Vorsicht: Ein Firmenstempel sollte auch noch leserlich bleiben! Sind zu viele Daten darauf erfasst, gleicht die Suche nach der jeweiligen Angabe einem Glücksspiel, das kaum ein Kunde oder Geschäftspartner mitmachen möchte.
Fazit: Firmenstempel sind nicht nötig, aber sinnvoll
Zusammenfassend bleibt zu sagen, dass ein Firmenstempel nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Einzige Ausnahme sind hier die Notare, die neben ihrer Unterschrift auch einen blauen oder schwarzen Stempel auf den jeweiligen Dokumenten aufbringen müssen, damit diese rechtlich Bestand haben. In allen anderen Fällen ist die Unterschrift von größerem Wert und sorgt dafür, dass Dokumente rechtsgültig sind. Der Stempel kann ergänzend aufgebracht werden, wirkt seriös und ist teilweise für die interne Organisation sinnvoll, vorgeschrieben oder notwendig ist er jedoch für Unternehmen nicht.
