HR Software: Personalwesen so effizient wie nie

• Erleichterung von Einstellungsprozessen: Ob Veröffentlichung einer Stellenanzeige, Tracking der Bewerber oder Vorauswahl derjenigen, die für ein Einstellungsgespräch infrage kommen – die Software übernimmt die nötigen Prozesse automatisch und hilft, Zeit und Aufwand zu sparen. Darüber hinaus sind die Chancen, genau den passenden Bewerber zu finden, deutlich größer.
• Leichteres Onboarding: Neue Mitarbeiter durchlaufen oft ein umfassendes Onboarding, welches zeitaufwendig ist. Zumindest der verwalterische Teil des Onboardings kann durch die HR Software minimiert werden. Mitarbeitern wird ein effizienter und nahtloser Einstieg in das Unternehmen ermöglicht.
• Einfache Gehaltsabrechnung: Die Gehaltsbuchungen werden effizienter, wenn eine Software diese übernimmt. Die richtige Abrechnung von Gehalt, Lohn und Sozialversicherungsbeiträgen ist gewährleistet. Automatisierte Systeme stellen zudem die richtige Erfassung und Verwaltung von An- und Abwesenheitszeiten sicher.

• • Unterstützung bei der Mitarbeiterentwicklung: Ein wichtiger Bestandteil der HR Software ist das Schulungs- und Weiterbildungsmanagement. Für jeden Mitarbeiter lassen sich individuelle Entwicklungspläne erstellen, zudem kann der Leistungsfortschritt der Angestellten beobachtet werden.
  • Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen: Mithilfe der Software lassen sich Compliance-Anforderungen leichter umsetzen. Darüber hinaus helfen umfassende Berichts- und Analysefunktionen dabei, interne und externe Richtlinien bzw. deren Einhaltung zu überwachen.

Eine moderne Arbeitswelt wird durch Self-Service-Tools verbessert: Mitarbeiter können durch diese digitalen Tools Arbeitszeiten und Anträge verschiedener Art selbst verwalten.

Der administrative Aufwand für die Personaler wird deutlich reduziert, wenn die Angestellten selbst Verantwortung für ihre Personalverwaltung übernehmen.

Dank der Nutzung der HR Software in einer Cloud es möglich, die Mitarbeiter in die Personalverwaltung einbinden zu können.

Prozesse werden beschleunigt, Fehlerquellen minimiert. Dies ist auch vor dem Hintergrund des zunehmend hybriden Arbeitens wichtig: Home Office und Remote-Working sind in vielen Firmen inzwischen Standard.

Die HR Software erlaubt die Interaktion der Angestellten, die nicht persönlich im Büro anwesend sind, mit der HR-Abteilung. Der direkte Zugang zu verschiedenen Funktionen ist möglich und erleichtert den Alltag für alle Beteiligten.

Für wen ist die HR Software geeignet?

Human-Ressource-Software ist nicht nur für große Unternehmen sinnvoll, die Unmengen an Daten verwalten müssen. Vielmehr eignen sie sich für alle Firmen, die auf Effizienz und Produktivität setzen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann die Software eine deutliche Effizienzsteigerung bewirken, wenn Urlaubsverwaltung, Gehaltsabrechnungen und Verwaltung der Personalakten automatisiert ablaufen. In großen Firmen hingegen ist die Software inzwischen nahezu unverzichtbar.

Sie erlaubt es, sämtliche Mitarbeiterdaten effizient zu verwalten, offeriert ein Talentmanagement und stellt umfassende Analysetools, die bei der Entscheidungsfindung helfen, bereit. Sogar Start-ups profitieren von Human-Ressource-Software, da diese Unternehmen oft schnell wachsen und einen guten Überblick über die zunehmende Belegschaft benötigen. Eine speziell auf die jeweilige Branche zugeschnittene Software erlaubt die Nutzung spezieller Tools unter anderem zum Talentmanagement oder zum Compliance-Management.

Cloud oder nicht Cloud, das ist hier die Frage

Geht es um die Auswahl der Unternehmenssoftware, muss zwischen einer Cloud-basierten und einer On-Premise-Lösung unterschieden werden.

Beide haben individuelle Vor- und Nachteile:

• Cloud-basierte Lösung:vor allem für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, bietet größtmögliche Flexibilität und Skalierbarkeit, Zugänglichkeit von allen Orten der Welt aus möglich, Kosten für Wartung und Updates einer Software entfallen und werden vom Anbieter übernommen
• On-Premise-Lösung:größere Kontrolle über gespeicherte Daten, anfallende Lizenzkosten und laufende Betriebskosten durch Updates und Wartung der Software

Verschiedene Trends im HR-Management lassen die Frage aufkommen, ob eine Best-of-Breed-Lösung einer All-in-One-Lösung vorzuziehen ist. Bei erstgenannter Variante kann für jede Anwendung die beste Möglichkeit ausgewählt werden. Das sorgt für größtmögliche Flexibilität und erleichtert den Umstieg auf neue Lösungen. Schnittstellenprobleme können jedoch ebenso auftreten wie ein zusätzlicher Aufwand und höhere Kosten. Best-of-Breed-Lösungen sind eher für Großunternehmen geeignet, die die nötigen Ressourcen für deren Betrieb haben. Alle anderen setzen eher auf All-in-One-Lösungen, die sogar für spezielle Bereiche nutzbar sind. Personalbeschaffung und Wissensmanagement lassen sich darüber abdecken.

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Für viele Firmen ist es wichtig, wenn die Software möglichst günstig ist. Dabei sind die abgespeckten Versionen oft nicht ausreichend und bieten einen zu geringen Leistungsumfang. Es ist somit besser, auf hochwertige Lösungen zu setzen, die jedoch nur die tatsächlich nötigsten Funktionen beinhalten.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienoberfläche der Software sollte sich intuitiv bedienen lassen und möglichst leicht zu überblicken sein. Das erleichtert nicht nur die tägliche Anwendung, sondern auch die Akzeptanz der HR-Software-Einführung bei den Mitarbeitern. Schulung und Implementierung können einfacher und kürzer ausfallen.
• Funktionsumfang: Die gebotenen Funktionen müssen sich an die Erfordernisse der Firma anpassen lassen sowie zu dieser passen. Nicht alle Firmen benötigen ein Rekrutierungs- und Bewerbungsmanagement, ein Reporting oder eine Leistungsbeurteilung der Angestellten. Andere Firmen hingegen nutzen diese Funktionen häufig und werden administrativ somit deutlich entlastet.

• Kommunikationsfähigkeit: Die Integration in andere Systeme, die bereits in der Firma genutzt werden, ist wichtig. Es geht hierbei unter anderem um die Nutzung von Buchhaltungstools oder Anwendungen zum Projektmanagement. Datenduplikationen sollen dabei vermieden werden.
• Datensicherheit: Hohe Standards in Bezug auf die Sicherheit der Daten sowie auf die Anwendung aktueller Datenschutzrichtlinien sind wichtig. Die Software sollte zudem externen Vorgaben entsprechen, sodass der Nachweis über die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften kein Problem darstellt.
• Skalierbarkeit: Eine gute Software lässt sich an die individuellen Bedürfnisse des anwendenden Unternehmens anpassen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Software mit der Firma wächst und dass sie bei Veränderungen entsprechend verändert werden kann.
• Support: Der zuverlässige Kundensupport ist ebenso wichtig wie eine gute Möglichkeit zur Schulung aller Nutzer. Nur dann ist die erfolgreiche Implementierung möglich. Vor dem Kauf sollte seitens der Verantwortlichen geprüft werden, welche Art von Support voraussichtlich benötigt wird.