Steuerfreie Sachbezüge: Möglichkeiten und Stolperfallen

Steuerfreie Sachbezüge werden in § 8 Abs. 2 Satz 11 des Einkommenssteuergesetzes behandelt. Entsprechend des Wortlauts dort handelt es sich bei Sachbezügen um Zuwendungen, die seitens des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer gewährt werden.

Diese sind zusätzlich zum geschuldeten Lohn zu zahlen, werden aber nicht in Geldform übergeben. Vielmehr handelt es sich um eine Sachleistung, die dabei überreicht wird.

Unterschieden werden muss hierbei zwischen steuerfreien und steuerbegünstigten Extras.

Steuerbegünstigt sind unter anderem diese Boni:

• Verpflegungszuschüsse
• Fahrtkostenzuschüsse
• Internet- und Telefonkostenzuschüsse
• Dienstrad

Steuerfrei sind hingegen diese Zuwendungen, die seitens des Unternehmens an den Mitarbeiter gewährt werden:

• Betreuungskostenzuschüsse
• betriebliche Altersvorsorge
• Erholungsbeihilfe
• persönliche Geschenke
• Sachbezüge mit einem Wert bis 50 Euro im Monat

Es mag für den Laien verwirrend sein, dass der Essenszuschuss als Benefit für Mitarbeiter steuervergünstigt ist, bei Sachbezügen in Form von Gutscheinen jedoch eine Steuerfreiheit vorliegt. Dennoch ist es wichtig zu wissen, dass das Finanzamt hier strenge Unterscheidungen vornimmt. Wer nicht weiß, ob der Zuschuss des Arbeitgebers zu versteuern ist oder nicht, kann bei einem Steuerberater oder beim Lohnsteuerhilfeverein nachfragen. Auch der Chef selbst weiß in der Regel, innerhalb welcher Grenzen sich Zuschüsse bewegen dürfen, um immer noch steuerfrei zu sein.

Steuerfrei sind hingegen diese Zuwendungen, die seitens des Unternehmens an den Mitarbeiter gewährt werden: persönliche Geschenke, (Foto: Adobe Stock- cocorattanakorn _)

Damit die Arbeitnehmer ihre steuerfreien Sachbezüge nutzen können, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu zählt unter anderem, dass es keine Möglichkeit gibt, dass der betreffende Gutschein in Geldform an den Mitarbeiter ausgezahlt wird.

Zudem gilt bei allen Sachbezügen, dass sie zusätzlich zum geschuldeten Lohn gewährt werden. Das heißt, dass die Steuerfreiheit nicht mehr gegeben ist, wenn das bisherige Bruttogehalt um diese 50 Euro gemindert wird, die durch den Gutschein überreicht werden.

Experten sprechen hierbei davon, dass eine schädliche Gehaltsumwandlung verboten ist.

Es ist übrigens möglich, im Monat mehrere Gutscheine an einen Mitarbeiter zu vergeben. Die Freigrenze von 50 Euro darf dabei aber nicht überschritten werden.

Das bedeutet, dass ein Gutschein über 25 Euro, ein anderer auf eben diesen Betrag lauten darf.

Stolpersteine in Verbindung mit einem geldwerten Vorteil bis 50 Euro

Zuerst einmal ist wichtig zu wissen, dass die Grenze von 50 Euro pro Monat wirklich monatlich zu sehen ist. Das heißt, dass ein nicht verbrauchtes Guthaben nicht auf den nächsten Monat zu übertragen ist.

Es ist auch nicht erlaubt, einen Gutschein über 600 Euro in einem Monat auszustellen und dafür im gesamten restlichen Jahr keine weiteren Sachbezüge zu gewähren.

In diesem Fall würde die Steuerfreiheit nicht mehr gelten und die Zuwendung müsste wie gewohnt versteuert werden bzw. unterliegt sie den Sozialabgaben.

Fahrtkostenzuschüsse gehören zu den steuerfreien Sachbezüge. ( Foto: Adobe STock- Drobot Dean )

Das müssen Arbeitgeber jetzt wissen

Dass die geldwerten Sachbezüge nur zusätzlich zum bereits zu zahlenden Bruttolohn gewährt werden müssen, wurde bereits erklärt. Was ebenfalls nicht immer ganz klar ist: Wird die Freigrenze von 50 Euro im Monat auch nur um einen Cent überschritten, werden Steuern und Sozialabgaben fällig. Diese beziehen sich nicht etwa nur auf den Überschreitungsbetrag, sondern auf die gesamte Zuwendung. Das heißt, dass bei einer Zuwendung von 50,01 Euro auch der gesamte Betrag zu versteuern ist und nicht etwa nur der eine Cent.

Zu berücksichtigen ist zudem, dass die geldwerten Vorteile allen Mitarbeitern eines Unternehmens zu gewähren sind. Das heißt, dass nicht nur Vollzeitkräfte, sondern auch Angestellte in Teilzeit, Minijobber, Auszubildende oder Volontäre und Praktikanten damit beschenkt werden dürfen. Außerdem dürfen Geschenke zu persönlichen Anlässen zusätzlich überreicht werden. Hier gilt die Freigrenze von 60 Euro.

Des Weiteren muss die Freigrenze nicht ausgeschöpft werden. Über die tatsächliche Höhe von Sachbezügen entscheidet ganz allein der Arbeitgeber. Möchte er einem Angestellten beispielsweise einen Gutschein in Höhe von 10 Euro geben, ist dies völlig legitim. Die übrigen 40 Euro verfallen dann.

Dokumentationspflichten für Arbeitgeber berücksichtigen

Bei Sachbezügen gilt, dass diese den Dokumentationspflichten der Arbeitgeber unterliegen. Hieraus wird bei einer Prüfung deutlich, dass es sich um eine eingehaltene Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug handelt.

Das Unternehmen muss jederzeit nachweisen können, welche Leistungen es an wen gewährt hat und in welcher Form die Sachbezüge geflossen sind. Dazu sind diese bei der Lohnabrechnung zu berücksichtigen und finden sich folglich auf den Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die die Mitarbeiter ausgehändigt bekommen, wieder.

Diese Bezüge gelten hier als separate Bruttogehaltsbausteine und werden beim Nettogehalt in Abzug gebracht. Rechnungen und Belege sollten seitens der Arbeitgeber in digitaler Form aufbewahrt werden.

Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber muss bei der Gewährung von Sachbezügen auf die Rechtskonformität achten.

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften muss er nachweisen können, was mit einem gewissen administrativen Aufwand verbunden ist. Angesichts der zahlreichen Möglichkeiten, Löhne und Gehälter digital zu buchen, stellt das aber eine vergleichsweise geringe Herausforderung dar.

Hilfe verspricht überdies der Steuerberater, der genau sagen kann, welche rechtlichen Anforderungen bei Sachbezügen einzuhalten sind und worauf es im Detail bei den Buchungen ankommt.

Der Arbeitgeber kann einen finanziellen Zuschuss zum Jobticket leisten. (Foto: Adobe Stock- Zamrznuti tonovi )

Spezialfall Jobticket: Wie kann das Jobticket steuerfrei bleiben?

Unternehmen können den Mitarbeiter den steuerfreien Sachbezug wählen lassen, der sich vielleicht für einen Zuschuss zum Jobticket entscheidet. Auch aktuell sind die Unsicherheiten groß, denn das 49-Euro-Ticket gilt seit mehreren Wochen. Wie kann der Arbeitgeber an den Kosten beteiligt werden?

Bund und Länder haben sich auf die Einführung des 49-Euro-Tickets geeinigt, das wie das Jobticket behandelt werden kann. Dieses kann vor dem Hintergrund des § 3 Nr. 15 EStG durch den Arbeitgeber gezahlt werden.

Der genannte Gesetzestext erklärt, dass eine steuerfreie Gewährung der Arbeitgeberleistung für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel möglich ist. Auch private Fahrten können damit steuervergünstigt unternommen werden, wenn sie mit dem ÖPNV stattfinden.

Die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme sehen wie folgt aus:

• Der Zuschuss muss im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erfolgen, eine Bezuschussung von Tickets für unternehmensfremde Personen ist nicht möglich.
• Der Arbeitgeber kann einen finanziellen Zuschuss zum Jobticket leisten oder überlässt dem Arbeitnehmer kostenfrei eine Karte für das Fahren mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
• Der Zuschuss für das Jobticket wird zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt.
• Einzusetzen ist das Jobticket nur für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, Luftverkehr und weitere Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr sind nicht erlaubt. Auch die Fahrt mit dem Taxi kann nicht unter die Jobticket-Regelung fallen.

Die Fahrten, die mit dem Jobticket unternommen werden bzw. die zugehörigen steuerfreien Leistungen werden auf die Entfernungspauschale angerechnet. Damit ist eine doppelte Vergünstigung der Arbeitnehmer und Nutzer des Jobtickets ausgeschlossen.