Qualitätsmanagement App: Qualitätsmessungen werden mobil

Eine Welt ohne Apps ist undenkbar. So verwundert es nicht, dass auch das Qualitätsmanagement nicht mehr ohne App auskommt. Eine dieser Apps ist „firstaudit“ des Herstellers „reinstil“.

Was kann ein professionelles Qualitätsmanagement?

Der Begriff des Qualitätsmanagements ist in vielen Unternehmen bekannt, doch wirklich angewendet werden die zahlreichen Möglichkeiten nicht. Dabei zielt das Qualitätsmanagement genau darauf ab, was ein Unternehmen erreichen will. Es möchte konkurrenzfähiger werden und bestenfalls seine Wettbewerber hinter sich lassen. Es möchte seinen Gewinn maximieren und Investitionen in der geplanten Höhe tätigen können. Es möchte die Kunden und Geschäftspartner zufriedenstellen und damit Kooperationen und Bindungen von langfristiger Natur eingehen.

Dies alles lässt sich auf die drei Begriffe

• Qualität,
• Zeit und
• Geld

herunterbrechen. Diese wiederum sind aber nur mit einem ausgefeilten Qualitätsmanagement zu erreichen, denn sie sind miteinander verzahnt und bedingen einander. Es muss einem Unternehmen aber bekannt sein, an welcher Stelle Verbesserungen nötig sind und welche Maßnahmen infrage kommen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Über die Maßnahmen, die das Qualitätsmanagement bietet, ist das möglich. Die zugehörige App bietet beispielsweise Unterstützung bei sämtlichen Vorgängen zur Qualitätssicherung, indem individuell angepasste Checklisten angewendet werden können.

Häufige Probleme bei der Qualitätssicherung und im Qualitätsmanagement

Die Schwierigkeiten, die sich bei der Qualitätssicherung in einem Unternehmen zeigen, schlagen sich auf das gesamte Qualitätsmanagement sowie auf mögliche Maßnahmen zur Verbesserung des aktuellen Standards nieder. Dabei sind einige Probleme vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen ersichtlich, die sich in dieser Form immer wieder zeigen:

• in der Qualitätssicherung wenig erfahrene Mitarbeiter
• schlechter Informationsfluss
• zu geringe Datenspeicherung
• keine Nachvollziehbarkeit früherer Prüfungen
• keine Zuordnung der Prüfer möglich
• Überlastung der Mitarbeiter
• fehlende Absprachen innerhalb der Teams
• schlecht organisierte Arbeitsabläufe
• Fehlen von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten

Diese Probleme überschneiden sich und sind auch nicht in allen Unternehmen vorhanden. Doch wenn sie auftreten, haben sie einen enormen Einfluss auf das gesamte Qualitätsmanagement. Hier ist Zeit für eine Qualitätsmanagement App, welche die Kontrolle und Sicherung der Qualität sicherstellen kann. Es gibt für jede Branche und oft auch unternehmensintern feste Anforderungen an die Qualität, die als Standard definiert worden sind. Dennoch ist es nicht möglich, diesen Standard zu erreichen, weil die Produktion nicht effektiv genug abläuft oder weil die gesamte Organisationsstruktur fehlerhaft ist.

Zudem passieren vielen Mitarbeitern unter Stress Fehler, was sich bei einem Arbeiter an der Maschine ebenso zeigt wie bei einem Qualitätsprüfer, der fachlich nicht kompetent genug ist. Um diese Probleme auszumerzen, ist die Qualitätsmanagement App hilfreich, die auf mobile Endgeräte installiert wird und sogar im Offline-Modus anwendbar ist.

Wichtig: Es gibt in der Industrie wichtige Richtlinien, die in Bezug auf das Qualitätsmanagement gelten.

So ist die DIN EN ISO 9000:2015 zu nennen, welche die Qualitätssicherung als Teil des Qualitätsmanagements sieht. Laut dieser Norm geht es hierbei darum, dass Vertrauen aufgebaut wird und dass fest definierte Anforderungen an die Qualität in jedem Fall erfüllt werden. Dafür sind regelmäßige Qualitätsprüfungen nötig.

App für Qualitätsmanagement als Problemlöser

Die oben genannten Probleme stellen nur die Spitze des Eisbergs dar und so ist ein Unternehmen, welches eigentlich ein konkurrenzfähiges Produkt oder eine speziell nachgefragte Dienstleistung bietet, dennoch nicht unbedingt erfolgreich. Die Qualitätsmanagement App soll dafür sorgen, dass trotz wenig Zeit und Personal und trotz eines mangelhaften Informationsflusses eine gewisse Qualität erreicht wird. Die Qualitätssicherung steht dabei im Fokus der App, die vom Hersteller „reinstil“ auf den Markt gebracht worden ist. Mit ihr soll dem aktuellen und immer noch akuten Fachkräftemangel in den Unternehmen begegnet werden, gleichzeitig wird durch die effektivere Abarbeitung von Überprüfungen der Zeitmangel zu einem deutlich geringeren Problem als bisher. Des Weiteren werden Fehlerquoten minimiert, was ebenfalls zu einer Effektivitätssteigerung im Unternehmen führt.

Die App gleicht dabei gewissermaßen das fehlende Know-how der Mitarbeiter aus, die mit viel zu geringer Fachkenntnis mit derart komplexen Aufgaben wie der Qualitätssicherung betraut werden. Nur allzu häufig müssen sie sich wahrlich durch den Aufgabenberg kämpfen, der sowohl bezogen auf den Umfang der Arbeiten als auch wegen der nötigen fachlichen Expertise kaum zu bewältigen ist. Fehler passieren nicht nur wegen der Überarbeitung der Mitarbeiter, sondern auch wegen ihrer fehlenden Fachkenntnis. Mithilfe der Qualitätsmanagement App und den Checklisten zur Qualitätsüberprüfung ist es möglich, ein fehlendes Know-how zum Teil auszugleichen, denn der beauftragte Mitarbeiter muss streng den gegebenen Richtlinien und Listen folgen. Damit wird die gesamte Überprüfung mit der damit einhergehenden Qualitätssicherung wirksamer.

Software und App wirken genauer

Viele Probleme, die gerade kleine und mittlere Unternehmen haben, sind hausgemacht und auf eine fehlende oder fehlerhafte Organisation, Ablaufplanung und mangelnde Kompetenzen im Bereich der Qualitätssicherung zurückzuführen. Mit der Qualitätsmanagement App kann hier gezielt entgegengewirkt werden. „Firstaudit“ bietet dafür zahlreiche Checklisten, die zudem individuell auf den Bedarf des Unternehmens angepasst werden können und die so genau die Dinge beinhalten, die zur Qualitätssicherung nötig sind. Die Details für einzelne Prüfungen oder Audits können dank der App aufbereitet werden. Die nötigen Daten finden sich gespeichert in der zentralen Datenbank, auf die alle, die die nötige Berechtigung haben, zugreifen können. Das erlaubt die Zuordnung einer Überprüfung und eines Prüfers auch zu einem späteren Zeitpunkt.

Die Qualitätsmanagement App „firstaudit“ bietet überdies die Erinnerung an anstehende Prüfungen an, des Weiteren gibt es umfassende Erklärvideos und einen hilfreichen Support, sodass eine falsche Anwendung der App ausgeschlossen werden kann. Durch die umfassende Betreuung sowie die individuelle Anpassbarkeit können Unternehmen sicher sein, dass die nötigen Maßnahmen durchgeführt werden und auf den eigenen Bedarf zugeschnitten sind. Wichtig dabei ist, dass die Prüfungen vollständig sind und dass auch nötige Auswertungen durchgeführt werden. Es reicht in vielen Fällen nicht, einfach nur einen Haken an die Checkliste zu setzen. Im Sinne des Qualitätsmanagements sind viele weitere Arbeitsschritte als nur die reine Überprüfung einer erledigten Aufgabe nötig.

Qualitätsmanagement App sorgt für Unabhängigkeit

Die Zeiten, in denen ein Prüfer oder Auditor mit einem Blatt Papier in der Hand durch das Unternehmen lief und seine Checklisten abarbeitete, sind dank der digitalen Unterstützung über Qualitätsmanagement Tools endgültig vorbei. Vor allem „firstaudit“ punktet hier durch seine vielfältigen Vorteile. Dazu zählt etwa die Speicherung sämtlicher Daten in einer zentralen Datenbank. Verantwortliche haben darauf Zugriff und können dank der Echtzeit-Option sogar erkennen, an welcher Stelle sich der Prüfer befindet und welche Punkte schon abgearbeitet worden sind. Alle relevanten Informationen liegen dem Prüfer vor, der diese direkt auf sein mobiles Endgerät – Smartphone oder Tablet – bekommt. Die Inspektionen sind damit ohne weitere Rückfragen möglich. Allerdings ist der direkte Einblick im Backend über den aktuellen Status der Checkliste nur möglich, wenn der Prüfer diese im Online-Modus ausführt.

Die Qualitätsmanagement App „firstaudit“ erlaubt zudem die Arbeit in Bereichen, in denen kein Mobilfunkempfang herrscht. Wird der Zugang zum Server unterbrochen, schaltet die App auf den Offline-Modus. Sobald wieder eine Verbindung hergestellt werden kann, werden die Daten in der zentralen Datenbank abgelegt. Bis dahin wurden sie gesammelt und müssen nur noch synchronisiert werden. Dies ist ein enormer Vorteil, denn viele Softwares und Apps arbeiten nur, wenn sie eine dauerhafte Verbindung zum Server haben.

Die Qualitätsmanagement App „firstaudit“ sorgt dafür, dass Datenflüsse nicht mehr blockiert sind. Genau das ist in vielen Unternehmen ein Problem, wobei die Gründe dafür vielfältiger Natur sind. Während in einigen Unternehmen nur einige wenige Mitarbeiter mit der Qualitätssicherung betraut sind und ihre Kompetenzen sorgsam wie ihren Augapfel hüten, weil sie sich in ihrer Position gefährdet sehen, ist in anderen Unternehmen die schlechte Kommunikationskultur gang und gäbe. Mit „firstaudit“ hingegen lassen sich alle nötigen Daten einem speziellen Prüfvorgang zuordnen und darüber hinaus in die Arbeitsabläufe integrieren. Die Prozesskette innerhalb des Unternehmens wird nicht durch menschliches Zutun unterbrochen.

Digitales Tool für das Qualitätsmanagement

Das Qualitätsmanagement eines Unternehmens ist ein sehr komplexes Aufgabengebiet, das ohne jegliche Fachkenntnis nicht zu bewältigen ist. Doch auch mit geringer Expertise ist die Fehlerquote in den Unternehmen sehr hoch. Das bedeutet, dass es eine leistungsfähige App für das Qualitätsmanagement braucht, die fehlende Kompetenzen zum Teil ausgleichen kann. Die vorliegende App „firstaudit“ bietet verschiedene Features für die Qualitätssicherung und stellt damit ein unverzichtbares Tool für das Qualitätsmanagement dar. Es geht vor allem um die Bewältigung sehr komplexer Checklisten und Prüfungsaufgaben, die stationäre Audits ebenso betreffen wie Kontrollgänge oder andere Inspektionen.

Die Qualitätsmanagement App wird für eine bessere Anwendbarkeit und für mehr Praxisfreundlichkeit auf mobilen Endgeräten eingesetzt, kann in einer speziellen Version aber auch auf dem Rechner installiert werden. Der Verantwortliche bekommt eine Rolle zugewiesen, an die bestimmte Berechtigungen geknüpft sind. Damit wiederum hat er verschiedene Möglichkeiten, um die Mitglieder des Qualitätssicherungsteams zu bestimmen und ihnen eigene Funktionen zuzuweisen. Die App unterstützt dabei in allen Bereichen, die mit der Qualitätssicherung zu tun haben und filtert diese nach bestimmten Phasen. Es geht unter anderem um die Planung der Qualitätssicherung, wofür verschiedene Checklisten nötig sind.

Der Hersteller stellt einen eigenen Backend zur Verfügung, mit deren Hilfe der Anwender browserbasiert Checklisten erstellen kann. Diese werden später in der App genutzt und sind als einfache Eingabe im Browser oder als gemeinsam mit dem Hersteller erarbeitete Checkliste einsetzbar. Auch die Übernahme der Prüfobjekte als CSV-Datei oder aus ERP-Systemen ist denkbar. Jeder Punkt der Checkliste stellt einen Prüfpunkt dar, wobei diese Prüfpunkte exakt auf das Unternehmen passen müssen. Anpassungen können aber jederzeit vorgenommen werden, wenn beispielsweise Prüfpunkte hinzukommen oder wegfallen. Möglich ist überdies die Verknüpfung der Prüfpunkte mit einer Prozessbeschreibung, welche wiederum für alle Mitglieder der Qualitätsmanagementteams einsehbar ist.

Die Qualitätsmanagement App führt die Qualitätssicherung eigenständig aus und arbeitet dabei über die Prüfperson alle relevanten Punkte ab. Die erfassten Daten werden auf dem mobilen Gerät gespeichert und an die zentrale Datenbank übertragen. Dort sind sie von allen Berechtigten zugänglich.

Interessantes Detail: Durch die Trackingfunktion können alle Bewegungen des Prüfers nachvollzogen werden. Das heißt, dass durch das Ad-hoc-Prüfen verschiedene Fragen zu beantworten sind. Zum einen geht es darum, an welcher Stelle des Kontrollrundganges sich der Prüfer gerade befindet, zum anderen geht es um die Informationen, die bereits vorliegen. Der Bearbeitungszustand der Prüfliste ist jederzeit erkennbar.

Sensordaten aufnehmen und Audit dokumentieren

Innerhalb der Qualitätsprüfung ist es oft nötig, bestimmte Daten aufzunehmen und die Zählerstände von Maschinen abzulesen. Mithilfe der Qualitätsmanagement App ist das kein Problem, denn sie speichert bei entsprechend individueller Konfiguration die entsprechenden Sensordaten oder Zählerstände direkt am mobilen Endgerät. Die Daten können später für die nötige Auswertung genutzt werden. Eine diesbezügliche Anpassung kann mit dem Hersteller der App entwickelt werden.

Außerdem werden Audits und Überprüfungen dokumentiert. Diese Dokumentationen bestimmen den Wert, den das Audit hat und in welchem Maße es für das Qualitätsmanagement nutzbar ist. Wichtig ist dabei, dass die Ergebnisse eines Audits jederzeit nachvollziehbar sind und bleiben. Sie müssen einzelnen Prüfpunkten zugeordnet werden können, was des Weiteren eine Vergleichbarkeit verschiedener Audits verbessert. Eine Möglichkeit der Dokumentation eines Rundgangs besteht im Einlesen der Barcodes, die sich an den Maschinen befinden. Dieses Einlesen erfolgt direkt beim Rundgang, wobei jede eingelesene Maschine einen Prüfpunkt darstellt. Damit ist es nicht nur möglich zu wissen, an welcher Stelle die Überprüfung stattgefunden hat, sondern auch, zu welchem Zeitpunkt das der Fall war.

Beobachtungen lassen sich bei Anwendung der Qualitätsmanagement App auch über die Fotofunktion dokumentieren. „Firstaudit“ lässt den Prüfer ein Foto aufnehmen, zu dem sogar Daten vermerkt werden können. Dieses Bild dient als Beleg, welcher bei vielen Auswertungen nötig ist. Markierungen auf den Fotos lassen den Beleg leichter zuordenbar werden bzw. kennzeichnen einzelne Prüfpunkte genauer.

Um eine Dokumentation in vollem Umfang zu erstellen, können Notizen hilfreich sein. Das heißt, dass der Prüfer Notizen und Anmerkungen hinzufügt, die eben etwas mehr mitteilen als einfach nur der Haken hinter dem einzelnen Listenpunkt. Die spätere Auswertung wird damit leichter.

Wichtig zu wissen: Die Notizen müssen nicht per Hand eingegeben werden, was bei vielen mobilen Endgeräten eher mühsam sein dürfte. Sie können auch per Spracherkennung aufgenommen werden und stehen dann für die spätere Auswertung zur Verfügung.

Das Mangelmanagement der App verfolgt Fehler und Qualitätsmängel nach und veranlasst eine Korrektur, indem die Mängel an die verantwortlichen Personen geschickt werden. Diese setzen sie im System auf „behoben“. Der Administrator behält dabei den Überblick über die behobenen Mängel sowie über besonders häufige Fehler.

Alles eine Frage der Sicherheit

Während die Unternehmen zunehmend digitalisiert werden, stellen sie gleichzeitig die Forderung nach einer zunehmenden Sicherheit. Hier nimmt sich das Qualitätsmanagement nicht aus und anzuwendende Tools sollen möglichst sicher und vor Hackerangriffen geschützt sein. Die App „firstaudit“ beinhaltet einige Sicherheitsfeatures und Kontrollmöglichkeiten.

So bekommen die Anwender entsprechend ihrer Freigabe eine Rolle zugewiesen. Diese Vorgehensweise ist sicherlich in kleinen Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeiter nicht nötig oder wenn das Qualitätsmanagement allein einem Mitarbeiter obliegt. In anderen Firmen aber, in denen mehrere Angestellte mit der Qualitätssicherung betraut oder wo ganze Teams für das Qualitätsmanagement zuständig sind, ist die Rechtevergabe von großer Relevanz. Die Berechtigungen werden bei „firstaudit“ an die erwähnten Rollen gebunden, sodass nicht alle Nutzer die gleichen Zugangsberechtigungen bekommen. Die Berechtigungen sind damit sehr fein gegliedert.

Zur Sicherheit zählt auch, dass sich Prüfer und Auditoren ausweisen müssen. Dies geschieht über ihre elektronische Unterschrift, die sie in der zentralen Datenbank hinterlegen müssen. Damit ist es jederzeit möglich, ein Audit oder eine Prüfung einer bestimmten Person zuzuordnen. Die Nachweisbarkeit sämtlicher Prozesse wird damit erheblich erleichtert.

Wichtige Schnittstellen in der Qualitätsmanagement App

Es wird immer mehr gefordert, dass Computerprogramme und Apps miteinander kommunizieren, dass Daten problemlos weitergegeben werden können und dass unterschiedliche Personen Zugang zu den Daten bekommen. Die Schnittstellen in der Qualitätsmanagement App machen dies möglich:

• Bei „firstaudit“ bestehen Schnittstellen zu SAP und anderen ERP-Systemen.
• Außerdem ist der Export der Daten per CSV oder PDF bzw. per XML möglich.

Sollen Daten nicht auf diese Art geteilt werden, können sie durch die integrierte Mailfunktion verschickt werden. So erhält ein bestimmter Adressat oder eine ganze Gruppe die gewünschte Auswertung. Durch die verschiedenen Funktionen zum Teilen der Daten ist das Steuern der Teams im Bereich des Qualitätsmanagements möglich und es können Arbeitsabläufe gezielter gesteuert werden.

Zum Thema Datenschutz: Die gesammelten Daten werden in einer zentralen Datenbank aufbewahrt, auf die nur diejenigen Zugriff haben, welche die entsprechende Rolle zugewiesen bekamen.

Damit ist auch die Auswertung nur diesen Personen zugänglich. Der Hersteller verkauft seine Qualitätsmanagement App mit einer speziellen Lizenz, welche die Datensicherheit an die Hoheit der Unternehmen vergibt.

Teams mit mehreren Sprachen

Gerade in großen Unternehmen sind häufig Mitarbeiter verschiedener Ethnien beschäftigt. Sie können dank der Qualitätsmanagement App immer noch in ihrer Sprache arbeiten, denn die App bietet die verschiedenen Funktionen mehrsprachig an. So wird die Checkliste in vielen Sprachen erstellt und der betreffende Prüfer kann seine Sprache auswählen. In der zentralen Datenbank werden die Sprachen zusammengeführt und in eine gemeinsame Sprache umgewandelt. Die Vergleichbarkeit von Standorten in verschiedenen Ländern ist damit gegeben, denn ein Berechtigter kann auf die Daten in der von ihm benötigten Sprache zugreifen. Auditergebnisse lassen sich somit unabhängig von der Sprache verarbeiten.

Weitere Funktionen der Qualitätsmanagement App

Die Qualitätsmanagement App bietet unter anderem eine Funktion zur Erfolgskontrolle. Diese Funktion erinnert den Prüfenden an noch ausstehende Checks, sodass Fehler wegen vergessener Überprüfungen kaum möglich sind. Die Erinnerungen sind zeitgesteuert möglich.

Außerdem sind Vorgänge, die sich immer wiederholen, entsprechend zu kennzeichnen. Die App bekommt die Funktion der Wiederholung zugewiesen und behandelt die einzelnen Überprüfungen entsprechend. Auch in der Auswertung kann die Wiederholung berücksichtigt werden.

Um die Qualität der Prüfungen besser beurteilen zu können, gibt es in der App ein Scoring-Modul, welches mit einem Ampelsystem implementiert worden ist. Dieses vergibt Punkte für Antworten und Bewertungen, was bedeutet, dass eine Qualitätsprüfung bestanden werden kann oder auch nicht. Aus Gründen der besseren Übersicht gibt es das Ampelsystem, welches die Reportings in Grün, Orange und Rot (je nach Prozentzahl, die erreicht wurde) darstellt.

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