Qualitätssicherung App: Mobile Daten für bessere Audits

Die Qualitätssicherung wird immer umfangreicher und braucht in verschiedenen Phasen eine leistungsstarke Technologie. Durch die App „firstaudit“ wird bedarfsgerecht eine individuelle Unterstützung geboten.

Qualitätssicherung Apps: Sichere Umsetzung von Maßnahmen

Die Qualitätssicherung hat sich im Laufe der Jahre zu einem umfangreichen Arbeitsbereich erweitert, der die Fachkenntnis von Profis braucht. Inzwischen gehören in vielen Bereichen verschiedene Aufgaben und das tägliche Abarbeiten von Checklisten zur Qualitätssicherung. Dies verlangt nach einer leistungsfähigen Qualitätssicherung App, die die gewünschten Maßnahmen sicher umsetzen und Fehler minimieren kann. Dabei stellt sich heute nicht mehr die Frage, ob Qualitätssicherung überhaupt nötig ist, sondern vielmehr, wie diese bestmöglich umgesetzt werden kann.

Mithilfe der Qualitätssicherung sollen brancheninterne Vorgaben und Standards eingehalten bzw. ständig überprüft werden. Es gibt gewisse Erwartungen, die Kunden und Geschäftspartner hegen und die inzwischen zur Selbstverständlichkeit geworden sind. Die Qualitätssicherung sorgt dafür, dass diese Erwartungen erfüllt werden. Wichtig: Die Qualitätssicherung ist dabei ein Teil des Qualitätsmanagements und besteht aus verschiedenen Qualitätsprüfungen.

Geeignete Apps wie „firstaudit“ setzen eine scheinbar leichte Theorie der Überprüfung bestimmter Maßgaben in die Praxis um. Dabei liegen verschiedene Vorgaben vor, die eingehalten werden müssen. Beispiele sind die DIN EN 13549 oder die SUVA, um nur zwei dieser Vorgaben zu nennen.

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind in der Lage, Checklisten und Einheitsblätter anzuwenden und stellen dabei Abweichungen von Vorgaben bzw. von der Norm fest. Zumindest gilt das in der Theorie, denn praktisch sieht es leider anders aus. Nur allzu oft werden Dinge übersehen, es passieren in der Eintönigkeit derartiger Überprüfungen Fehler und die Qualitätssicherung ist längst keine solche mehr.

Tatsächliche Abweichungen werden dann erkannt, wenn Vorgaben nicht mehr erfüllt werden können oder wenn es Beschwerden seitens der Kunden und Geschäftspartner gibt. Qualitätssicherungsapps können hier helfen und setzen dort an, wo die menschliche Kunst aufhört: Apps beziehen alle Daten mit ein und stellen eine gleichbleibende Qualität nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch sicher.

Qualitätssicherung App: Mehr Zeit für wenig Personal

Es werden Mitarbeiter entlassen oder es wird auf eine Verlängerung ihrer Arbeitsverträge verzichtet, weil das Unternehmen sparen muss. Doch nicht nur Einsparmaßnahmen sorgen in Unternehmen dafür, dass für eine hochwertige Qualitätssicherung wenig Zeit bleibt. Eine prosperierende Auftragslage kann ebenfalls dazu führen, dass es zu einem akuten Personalmangel kommt und das Team einen Engpass erleidet.

Wer sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren muss, wird Punkte wie die regelmäßige Qualitätssicherung zurückstellen. Nicht immer wird gänzlich auf eine umfassende Qualitätssicherung verzichtet, häufig wird sie nur noch eingeschränkt vorgenommen. Dies hat aber zur Folge, dass sich einmal übersehene Fehler oder Mängel verstärken. Sie werden zum Standard und lösen damit den gewünschten hohen Qualitätsstandard ab. Kein gutes Aushängeschild für ein Unternehmen!

Die App für Qualitätssicherung hingegen sorgt dafür, dass auch bei wenig Personal und starkem Zeitmangel alles dafür getan wird, dass die Qualitätssicherung den ihr angedachten hohen Stellenwert behält. Das wenige Personal kann sich daher auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, Fehlerquoten durch überarbeitete Mitarbeiter gehen deutlich zurück. Fahrlässig ausgeführte Stichproben und Überprüfungen, die weitere Fehler nach sich ziehen, fallen auf den Mitarbeiter und auf das gesamte Team zurück und können schlimmstenfalls sogar zum Rückgang der Auftragslage führen.

App für Qualitätssicherung sorgt für Fachkenntnis

Eine wirkungsvolle Qualitätssicherung verlangt nach umfassender Fachkenntnis. Das wiederum erfordert, dass es genügend Mitarbeiter im Unternehmen geben muss, die sich mit dem Thema Qualitätssicherung auskennen und wissen, dass es nicht damit getan ist, einfache Checklisten abzuarbeiten. Fachwissen und Praxiserfahrung sind unabdingbare Voraussetzungen für eine erfolgreiche Qualitätssicherung, die allen Anforderungen genügt und die wirklich wirksam ist.

Die App gleicht einen Mangel an Fachkenntnis aus und wird nach der Einweisung der Mitarbeiter fast zum Selbstläufer. Dem Team für Qualitätssicherung wird eine Art digitaler Leitfaden an die Hand gegeben, der Prüfungen detailliert aufarbeitet und Audits vorbereitet. Dabei arbeitet die App selbstständig und überprüft beispielsweise Teilproben und Abläufe. Mit ihnen steht und fällt der Wert der Qualitätssicherung bzw. der Qualitätsprüfungen, denn ein bloßer Haken an der Aufgabe, dass eine Überprüfung durchgeführt wurde, reicht meist nicht.

Das kann die Qualitätssicherungsapp

Das Thema Kommunikation wird leider in vielen Unternehmen viel zu klein geschrieben. Das bedeutet, dass es hier Probleme gibt, dass Informationen nicht ausreichend weitergeleitet werden und folglich nicht dort ankommen, wo sie benötigt werden. Informationsflüsse sind kaum zu steuern, was wiederum auf die Vorbereitung eines Audits oder weiterer Prüfungen Einfluss nimmt.

Die Qualitätssicherung App hingegen kann die Daten, die sie erhält, einer Prüfung und einem Prüfvorgang selbstständig zuordnen. Die Prüfung ist in bestehende Abläufe im Unternehmen zu integrieren, eine ausgefüllte Checkliste wird automatisch weiterverarbeitet oder zur Archivierung geführt. Die gesamte Prozesskette innerhalb der Qualitätssicherung wird somit nicht unterbrochen.

Die Qualitätssicherung App kann noch mehr und speichert sämtliche Daten, die das Audit betreffen. Durch die Speicherung auf mobilen Geräten stehen Ergebnisse und Prüfvorgänge jederzeit und überall zur Verfügung, können weiter genutzt und ausgewertet werden. Für Inspektionen oder papierlose Rundgänge ist nur noch das Smartphone oder das Tablet nötig. Diese Funktion bietet die App aber nur bei entsprechender Konfiguration über den Hersteller, sie ist nicht im Standard-Umfang enthalten.

Außerdem ist die App in der Lage, offline zu arbeiten. In vielen Bereichen eines Unternehmens steht nicht ständig die Verbindung zum Server zur Verfügung. Hier ist es umso wichtiger, auf eine Offline-Variante zu setzen, die das Arbeiten ohne Verbindung um Server ermöglicht. Wird diese Verbindung aber wieder aktiviert, führt die App sämtliche Aktualisierungen aus und arbeitet im Online-Modus weiter.

Mit „firstaudit“ bekommen Unternehmen somit eine leistungsfähige App an die Hand, mit der sie stationäre Audits ebenso wie komplexe Kontrollgänge absolvieren können. Informationsfluss und Verarbeitung der Daten sind jederzeit möglich, menschliche Fehlerquellen sind nicht mehr vorhanden. Dank des Einsatzes auf mobilen Endgeräten ist überdies eine Einsparung von Zeit und Kosten möglich. Außerdem können Administratoren und Prozessverantwortliche verschiedene Funktionen innerhalb ihres Teams für Qualitätssicherung vergeben. Die Daten aus den Überprüfungen und Audits sind im gewünschten Format verfügbar: CSV, XML und PDF werden angeboten.

Wichtig ist aber, dass eine Qualitätssicherung App nicht nur alle nötigen Funktionen mitbringt, sondern dass diese auch vom Anwender verstanden werden. Darin liegt das Problem, was wiederum leicht zu Fehlern führt. Eine individuelle Unterstützung sowie persönliche Anpassungen sind daher bei der Einführung der Qualitätssicherung App sinnvoll und es liegt in den Händen des Herstellers, diese anzubieten und umzusetzen. „firstaudit“ ist eine solche App, welche die Qualitätssicherung und damit das gesamte Qualitätsmanagement entlastet und Fehler in der Anwendung durch eine gute Vorbereitung der Anwender verhindert.

So funktioniert die Qualitätssicherung App

Die Qualitätssicherung muss geplant werden, wobei einer der wichtigsten Schritte dieser Planung darin besteht, dass eine Checkliste erstellt wird. Die Qualitätssicherung App nutzt Prüfobjekte und Checklisten, die in einem speziellen Backend erstellt worden sind, was über verschiedene Weisen möglich ist:

• Checkliste über Browserseiten eingeben
• Checklisten mit dem Hersteller erarbeiten
• Prüfobjekte als CSV-Datei übernehmen
• Prüfobjekte aus ERP- oder SAP-System übernehmen

Jeder einzelne Punkt dieser Checklisten steht für eine Prüfung, wobei die Prüfungen auch als Stationen der Qualitätssicherung bezeichnet werden. Die Checklisten selbst sind individuell auf das prüfende Unternehmen zugeschnitten und sind nicht ohne Anpassung auf eine andere Firma übertragbar. Änderungen der Checklisten sind aber jederzeit möglich.

Mit der Checkliste können Prozessbeschreibungen verknüpft werden. Diese ist für alle Mitglieder des Qualitätssicherungsteams verfügBAR und einsehbar. Eine Prüfperson nutzt nun die Qualitätssicherung App, um die erstellte Checkliste abzuarbeiten. Die erfassten Daten werden auf dem Smartphone oder Tablet gespeichert und von hier aus an die zentrale Datenbank weitergeleitet.

Gut zu wissen: Ein Kontrollgang muss nicht online durchgeführt werden, er ist auch im Offline-Modus möglich. Dies ist dann sinnvoll, wenn Punkte passiert werden, an denen das mobile Endgerät keinen Empfang hat. Bei späterer Onlineschaltung werden die Daten übernommen und in die Checkliste eingepflegt.

Der Bearbeitungszustand der Checkliste lässt sich jederzeit erkennen, was über die Tracking-Funktion der App möglich ist. Hier ist zu sehen, an welcher Stelle des Prüfverfahrens sich der beauftragte Mitarbeiter gerade befindet und welche Informationen schon zur Verfügung stehen.

Individuelle Anpassungen möglich

Die App für die Qualitätssicherung im Unternehmen lässt sich individuell anpassen, sodass sie bedarfsgerecht angewendet werden kann. Dabei ist eine mehrsprachige Anwendung ebenso möglich, diesbezüglich gibt es keine Einschränkungen. Dies hat den Vorteil, dass nötige Checklisten in mehreren Sprachen vorgehalten werden können.

Die App bietet dabei eine Besonderheit: Die angelegten Checklisten können sogar in verschiedenen Sprachen abgearbeitet werden. Der Prüfende nutzt dabei seine Sprache, ein anderer Prüfer in einem anderen Land kann seine Sprache anwenden. Die Daten werden in der zentralen Datenbank zusammengeführt und synchronisiert. Das heißt, dass sie letzten Endes in einer gemeinsamen Sprache zur Verfügung stehen, was Auswertungen und Gegenüberstellungen deutlich vereinfacht. So können sogar Teams aus unterschiedlichen Ländern zusammenarbeiten.

Besonders hilfreich ist die Funktion der Qualitätssicherung App, Daten direkt beim Kontrollgang festzuhalten. Teilweise müssen im Rahmen der Qualitätssicherung Daten direkt vor Ort aufgenommen werden, dazu gehören zum Beispiel Zählerstände oder Temperaturen. Wird für das Audit ein Papierformular verwendet, müssen die Daten hier notiert und später der Auswertung zugeführt werden. Mithilfe der App ist es möglich, diese Daten direkt aufzunehmen, was wiederum die Fehlerquote deutlich verringert.

Die Qualitätssicherung App bietet zudem den Vorteil, dass sich die einzelnen Ergebnisse einer Überprüfung im Detail nachvollziehen lassen und einzelne Prüfpunkte jederzeit wieder zugeordnet werden können. Zudem lassen sich Barcodes scannen: Sie befinden sich an den Maschinen und können dank der App eingelesen werden. Die überprüfte Maschine sowie der Zeitpunkt des Checks sind jederzeit nachvollziehbar und können im Rahmen einer späteren Prüfung erneut einbezogen werden. „firstaudit“ erlaubt überdies das Aufnehmen von Fotos, die als Beleg bei einer Überprüfung oder eines Mangels dienen können.

Interessant: Die App „firstaudit“ lässt sich an das Corporate Design des Unternehmens anpassen. Dies ist sicherlich keine lebensnotwendige Funktion, doch sie vereinheitlicht die im Unternehmen genutzte Software rein optisch und lässt beim ersten Betrachten auf eine Zugehörigkeit schließen.

Kommentarfunktionen über die App

Es könnte so einfach sein, Checklisten abzuarbeiten: Haken dran, fertig. Leider sieht das in der Realität anders aus und sehr häufig sind verschiedene Hinweise oder Kommentare hinzuzufügen, die das spätere Nachvollziehen der Überprüfung ermöglichen. Mit der Qualitätssicherung App ist es möglich, Kommentare und Notizen hinzuzufügen, die die spätere Auswertung erleichtern.

Diese Kommentarfunktion lässt sich für jeden einzelnen Punkt der Überprüfung nutzen. Der Prüfer gibt seinen Text ein oder nimmt diesen auf. Dank der integrierten Sprachfunktion ist die Aufnahme von Beobachtungen oder Hinweisen möglich. Die Bemerkungen kommen später zum Einsatz und erleichtern weitere Prüfungen sowie die Auswertungen.

Sicherheit für die Qualitätssicherungsapps

Computer in Unternehmen sind immer wieder das Ziel von Hackern, sensible Daten stehen dabei im Fokus. Eine App bietet eine Angriffstelle für derartige Probleme und erweist sich nicht selten als Sicherheitslücke. Der Hersteller von „firstaudit“ hat in diesem Punkt vorgesorgt und verschiedene Sicherheitsfeatures integriert. Ein erster Sicherheitspunkt betrifft dabei die prüfende Person oder das Gerät, mit dem das Audit durchgeführt wurde.

Oft ist es möglich, beides genau zu bestimmen, damit bei einer späteren Auswertung klar ist, wer die Prüfung vorgenommen hat und zu welchem Zeitpunkt. Mithilfe der Qualitätssicherung App kann der Nachweis über eine bestimmte Person erbracht werden bzw. sind Bezüge zur Prüfperson herzustellen. Dies funktioniert über die integrierte Signatur oder Unterschriftenfunktion. Die elektronische Unterschrift wird aufgenommen und die nötigen Informationen werden in der zentralen Datenbank hinterlegt. Somit ist jederzeit ein Bezug möglich.

Ein weiterer wichtiger Sicherheitsaspekt betrifft die vergebenen Rechte. Hier muss nach der Größe des Unternehmens unterschieden werden, denn in einem kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeiter ist es nicht immer nötig, ein kompliziertes System für die vergebenen Rechte an der App zu nutzen. Eine einfache Zugangskennung ist in der Regel ausreichend.

Wird die Qualitätssicherung jedoch von mehreren Personen in einem Unternehmen oder von einer ganzen Gruppe ausgeführt, gestaltet sich die Sache schwieriger. Dann muss eine Regelung zu den Berechtigungen gefunden werden, wobei sich diese durch eine tatsächliche Anwendbarkeit im Alltag des Unternehmens auszeichnen muss. Die App zur Qualitätssicherung geht hierfür über Rollen vor: Jede berechtigte Person bekommt eine Rolle zugewiesen, damit stehen ihr die Funktionen zur Verfügung, die ebenfalls an diese Rolle geknüpft sind.

Der Datenschutz berührt die DSGVO, die in jüngster Vergangenheit mit größter Aufmerksamkeit bedacht wurde. Sie gilt auch für die Anwendung von Apps zur Qualitätssicherung, denn die gesammelten Daten müssen sicher aufgenommen und aufbewahrt werden. Zugänge zu diesen Daten sind klar zu regeln und müssen nachvollziehbar sein.

Der Hersteller „reinstil“ bietet seine App nur mit besonderen Lizenzen an, die wiederum ermöglichen, dass die Daten aus der Qualitätssicherung in der Datenhoheit des Unternehmens verbleiben. Das heißt, dass das Unternehmen selbst dafür Sorge tragen muss, dass die DSGVO eingehalten wird.

Einblick in alle Vorgänge möglich

Die Qualitätssicherung braucht viele Daten, die für zwei verschiedene Optionen zur Auswertung zur Verfügung stehen. Auf der einen Seite ist es nötig, in einzelne Prüfungen Einsicht zu nehmen und spezielle Audits ganz gezielt zu betrachten. Auf der anderen Seite müssen sich die Daten zur Auditgruppen verdichten lassen. Firstaudit stellt eine Echtzeit-Option zur Verfügung, mit der alle Vorgänge einsehbar sind, die in der Datenbank der App abgelegt worden sind oder gerade abgelegt werden. Das ist sogar während des Audits möglich.

Für später gibt es die Ad-hoc-Reporte, die ebenfalls in Echtzeit genutzt werden können. Es ist sogar möglich, die Reporte über mehrere Checklisten hinweg einzusehen. Wichtiges Detail: Der Prüfende muss das vorhandene Netz oder das W-LAN nutzen, damit die Echtzeit-Option zur Verfügung steht und die Ergebnisse direkt im Backend einsehbar sind.

Schnittstellen nutzen

Laut gesetzlicher Vorgabe müssen alle Daten, die im Unternehmen aufgenommen werden, über einen festen Zeitraum aufbewahrt werden. Kommt es nämlich zu einer Überprüfung, muss ein Unternehmen jederzeit Auskunft zu seinen Daten und Überprüfungen geben können. Mithilfe der App ist dies leicht möglich, denn die Daten werden in einer zentralen Datenbank aufbewahrt und von hier aus über Schnittstellen bereitgestellt.

Andere Systeme im Unternehmen können somit diese Daten nutzen und weiterverarbeiten. Momentan bestehen bei „firstaudit“ Schnittstellen zu SAP und zu verschiedenen weiteren ERP-Systemen. Die Entwicklungsabteilung des Herstellers „reinstil“ bietet an, weitere Schnittstellen zur Verfügung zu stellen.

Die Daten können aber nicht nur über Schnittstellen weitergeleitet werden, sondern sind auch über den Export zugänglich zu machen. Ist die Weiterleitung auf diese Art nicht gewünscht, lassen sich die benötigten Daten überdies per Mail versenden. Die App bietet den Mailversand an und offeriert damit die Weitergabe der Daten aus einer Überprüfung an Gruppen oder ausgewählte Personen.

Weitere Funktionen der Qualitätssicherung App

Teams müssen in großen Organisationen gesteuert werden, ohne eine gezielte Steuerung würde ein wirres Handeln entstehen, Überprüfungen wären nicht mehr nachvollziehbar. Die Arbeitsabläufe müssen gesteuert werden, damit sie sinnvoll durchführbar sind. Die App bietet unter anderem die Möglichkeit, sich wiederholende Arbeitsvorgänge zu kennzeichnen und den Auditor bei Fälligwerden der Überprüfung über sein mobiles Endgerät zu erinnern. Außerdem ist eine Erfolgskontrolle möglich, sodass jederzeit überprüfbar ist, ob fällige Audits bereits durchgeführt worden sind oder ob eine Checkliste noch ausgefüllt werden muss.

„Firstaudit“ verfügt über ein Scoring-Modul, welches dank Ampelsystemen für eine bessere Beurteilung der Qualität von Reportings sorgt. Die Ampelfarben Rot, Grün und Orange zeigen die Reportings entsprechend ihrer erreichten Prozentzahl an. Antworten und Bewertungen werden dafür mit Punkten versehen, die zum Urteil „bestanden“ oder „nicht bestanden“ führen.

Des Weiteren bietet „firstaudit“ die Fehlerverfolgung an. Das heißt, dass hier über die Software Fehler aufgespürt und gemeldet werden. Diese Meldungen gehen an den zuständigen Prüfer, der wiederum für eine Beseitigung der Mängel sorgt. Ein Administrator behält dies im Blick und kann sehen, welche Fehler besonders häufig auftreten, welche schon beseitigt wurden und welche noch nicht bearbeitet worden sind.

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Bildnachweis: © shutterstock – Titelbild David Tadevosian, #1 ALPA PROD