Medienbruch: Definition, Beispiele, Bedeutung & Phasen, Vorteile, Nachteile

Der Begriff „Medienbruch“ im Jahr 2022 bezieht sich auf die Unterbrechung oder das Wechseln zwischen verschiedenen Kommunikations- oder Informationsträgern oder -formaten. Ein Medienbruch tritt auf, wenn Informationen oder Daten von einem Medium oder einer Plattform auf eine andere übertragen oder überführt werden müssen. Dies kann in verschiedenen Kontexten auftreten, wie z.B. beim Übergang von physischen Dokumenten zu digitalen Dateien, beim Wechsel zwischen verschiedenen Softwareanwendungen oder bei der Kommunikation zwischen verschiedenen Technologiesystemen.

In der modernen Informationsgesellschaft spielt der Begriff „Medienbruch“ eine wichtige Rolle, da er auf die Herausforderungen und Potenziale hinweist, die mit der Integration und Interoperabilität verschiedener Medien und Technologien verbunden sind. Unternehmen und Organisationen bemühen sich oft darum, Medienbrüche zu minimieren oder zu beseitigen, um einen reibungslosen Informationsfluss und eine effiziente Kommunikation sicherzustellen. Dies trägt dazu bei, Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Potenzielle Risiken eines Medienbruchs Strategien zur Vermeidung von Medienbrüchen Die Vorteile der Beseitigung von Medienbrüchen Nachteile des Medienbruchs Die Vorteile eines Medienbruchs in der Informationsübertragung im Detail Arten von Medienbrüchen in der Informationsübertragung

Potenzielle Risiken eines Medienbruchs

Ein Medienbruch, der den Wechsel von einem Kommunikations- oder Informationsträger zu einem anderen erfordert, birgt eine Reihe von potenziellen Risiken und Gefahren. Diese Risiken können sich in verschiedenen Kontexten und Szenarien manifestieren, insbesondere in der heutigen digitalen Ära, in der die Informationsübertragung und -verarbeitung eine zentrale Rolle spielt.

Datenverlust und -verfälschung:

Während eines Medienbruchs besteht das Risiko, dass Daten verloren gehen oder verfälscht werden können, insbesondere wenn sie manuell von einem Medium auf ein anderes übertragen werden. Dies kann zu inkorrekten Informationen führen und schwerwiegende Konsequenzen haben.
Zeitverlust und Effizienzprobleme:

Der Prozess des Medienwechsels kann zeitaufwändig sein und die Effizienz beeinträchtigen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Informationen zwischen verschiedenen Plattformen oder Systemen manuell kopiert oder angepasst werden müssen.
Sicherheitslücken:

Bei einem Medienbruch können Sicherheitslücken auftreten, die es unbefugten Personen ermöglichen, auf sensible Informationen zuzugreifen. Dies ist besonders kritisch in Bereichen, in denen Datenschutz und -sicherheit von höchster Bedeutung sind, wie in Unternehmen oder im Gesundheitswesen.
Kommunikationsprobleme:

Ein Medienbruch kann Kommunikationsprobleme verursachen, da Informationen möglicherweise nicht nahtlos zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teammitgliedern übertragen werden. Dies kann zu Missverständnissen oder Fehlkommunikation führen.
Fehleranfälligkeit:

Manuelle Prozesse, die bei einem Medienbruch häufig erforderlich sind, sind anfällig für menschliche Fehler. Diese Fehler können finanzielle Verluste oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Arten von Medienbrüchen in der Informationsübertragung

Nr.	Medienbruchstyp	Beschreibung
1.	Virtueller Medienbruch	Beim virtuellen Medienbruch erfolgt der Wechsel von Systemen und Kanälen, z. B. durch das Kopieren und Einfügen von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen. Ein Beispiel hierfür ist die Übertragung einer TAN aus einer E-Mail in die Anmeldemaske einer Webanwendung.
2.	Physischer Medienbruch	Der physische Medienbruch beinhaltet den Wechsel des Informationsmediums, z. B. vom Desktop zum Smartphone, um eine TAN zu übertragen. Dies kann auch durch das Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen und erneute Übermittlung von Dokumenten erfolgen, was oft umständlich ist.

Strategien zur Vermeidung von Medienbrüchen

Medienbrüche können vermieden werden, indem Sie vollständig digitalisierte und automatisierte Prozesse implementieren, um die Informationskette nahtlos zu gestalten. Wir stellen Ihnen drei Tipps vor, wie dies gelingen kann.

Tipp 1: Virtuelle Medienbrüche mit einem ECM auflösen

Ein modernes Enterprise Content Management System (ECM) ist ein wertvolles Werkzeug bei der Digitalisierung und Automatisierung des Dokumenten- und Informationsflusses in Ihrem Unternehmen. Es bietet effektive Lösungen zur Erstellung, Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Inhalten und Dokumenten.

Das Dokumentenmanagement-System, ein zentraler Bestandteil des ECM, ermöglicht die nahtlose Integration mit verschiedenen Drittsystemen wie SAP SuccessFactors, SAP, Salesforce, Microsoft Office und vielen anderen. Dies bedeutet, dass Dokumente und dazugehörige Metadaten problemlos über Schnittstellen übertragen werden können, ohne mühsames Abtippen oder manuelle Übertragung in andere Softwareanwendungen.
Tipp 2: Den gesamten Prozess digital halten

Eine effektive Strategie zur Vermeidung von Medienbrüchen besteht darin, den gesamten Prozess zu digitalisieren und alle Informationen in einem Medium zu halten. Dies bedeutet, dass Sie keine physischen Dokumente mehr scannen oder drucken müssen. Beginnen Sie mit einem digitalen Posteingang, digitalisieren Sie sämtliche Dokumente, führen Sie digitale Prozesse durch und schließen Sie mit einer rechtssicheren, elektronischen Archivierung ab. Diese Ziele sind es:
- Ganzheitliche Abbildung von Workflows in digitaler Form.
- Digitale Übermittlung und Bearbeitung von Informationen.
Tipp 3: Digitalisierungsgrad erhöhen

Der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens beschreibt, wie weit es in Bezug auf die Digitalisierung fortgeschritten ist. Dieser Grad variiert von punktuellen, computerbasierten Prozessen bis hin zu vollautomatisierten Betriebsabläufen. Um den Digitalisierungsgrad zu erhöhen, ist eine umfassende Digitalisierungsstrategie hilfreich. Digitale Systeme und Tools wie ein ECM unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer digitalen Prozesse.

Ein praktischer Tipp ist beispielsweise die Einführung elektronischer Signaturen. Diese ersparen Ihnen die Medienbrüche, die entstehen, wenn Dokumente für manuelle Unterschriften ausgedruckt und anschließend gescannt werden müssen.

Nachteile eines Medienbruch 4.0

Ein Medienbruch birgt ein hohes Risiko der Informationsverfälschung und führt zu einer Verlangsamung der Informationsbearbeitung.

Das heißt, je mehr Medienbrüche wir in unseren Kommunikations- und Informationskanälen haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass die erhaltenen Informationen unvollständig, veraltet oder sogar fehlerhaft sind.

Informationsverlust

Unternehmen, die sich nicht auf medienbruchfreies Arbeiten konzentrieren, setzen sich einem hohen Risiko von Informationsverlust aus.

Durch Medienbrüche können wichtige Daten verloren gehen oder verfälscht werden, was zu einer gestreuten Informationslage führt. Es wird schwierig, den Überblick über die Vollständigkeit und Duplikation von Informationen zu behalten.

Entstehung von Dubletten

Analog arbeitende Unternehmen kämpfen häufig mit fehlerhaften Datensätzen, wie beispielsweise doppelten Rechnungen oder falschen Kundendaten.

Medienbruchfreies Arbeiten beseitigt diese Probleme, da die Daten nahtlos und automatisch in digitale Systeme übertragen werden, was die Entstehung von Dubletten verhindert.

Höhere Fehlerquote

Manuelle Prozessschritte, wie das händische Abtippen von Informationen, sind fehleranfällig und beeinträchtigen die Qualität und Konsistenz der Daten.

Zeitverlust

Medienbrüche verlangsamen sämtliche Unternehmensprozesse erheblich. Die Kommunikation zwischen Mitarbeiter wird komplizierter und Daten müssen mehrfach eingegeben werden.

Unvermeidbare Sicherheitslücken

Durch Medienbrüche werden Daten oft komprimiert und können dadurch verloren gehen oder verändert werden. Dies birgt Sicherheitsrisiken für vertrauliche Unternehmensinformationen.

Die Vorteile eines Medienbruchs in der Informationsübertragung im Detail

Sicherheitsverbesserung durch Trennung von Systemen oder Kanälen: Ein Medienbruch ermöglicht eine klare Trennung zwischen verschiedenen Systemen oder Kanälen, was die Sicherheit erhöht, da potenzielle Angreifer es schwieriger finden, Zugriff auf alle Teile des Systems zu erlangen. Durch die Separierung von kritischen und weniger kritischen Informationen können sensible Daten besser geschützt werden.
Flexibilität bei der Verwendung verschiedener Medien oder Plattformen: Ein Medienbruch erlaubt es, verschiedene Medien oder Plattformen zu nutzen, je nach den Anforderungen eines bestimmten Prozesses. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht es Organisationen, die für ihre Arbeitsabläufe am besten geeigneten Werkzeuge und Technologien auszuwählen.
Möglichkeit zur Integration verschiedener Technologien oder Anwendungen: Durch einen Medienbruch können verschiedene Technologien oder Anwendungen nahtlos miteinander integriert werden, was die Effizienz und Leistungsfähigkeit von Systemen verbessert. Dies ermöglicht es Organisationen, neue Technologien einzuführen und bestehende Systeme zu erweitern, ohne dabei den gesamten Prozess umzustrukturieren.
Erhöhte Kontrolle über den Informationsfluss: Ein Medienbruch ermöglicht es, den Informationsfluss genau zu steuern und zu überwachen, da jede Interaktion zwischen den Medien oder Plattformen als eigenständiger Schritt betrachtet werden kann. Dies ermöglicht es Organisationen, Transparenz und Sicherheit zu gewährleisten, indem sie den Fluss sensibler Informationen überwachen und kontrollieren.
Unterstützung für Redundanz und Ausfallsicherheit: Durch die Verwendung mehrerer Medien oder Kanäle können Organisationen Redundanz in ihre Systeme integrieren, was die Ausfallsicherheit erhöht. Im Falle eines Ausfalls oder einer Störung in einem Teil des Systems kann der Prozess nahtlos auf ein alternatives Medium oder einen alternativen Kanal umgeleitet werden, um einen kontinuierlichen Betrieb sicherzustellen.
Förderung der Datenintegrität durch getrennte Datenverarbeitungsschritte: Ein Medienbruch ermöglicht es, Datenverarbeitungsschritte klar voneinander zu trennen, was die Datenintegrität fördert. Durch die Isolierung von Verarbeitungsschritten können Fehler oder Inkonsistenzen in einem Teil des Prozesses begrenzt und kontrolliert werden, was zu einer höheren Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten führt.

Hier sind fünf Tipps für eine Arbeitsumgebung ohne Medienbrüche.

Integration von Daten und Prozessen

Die nahtlose Integration von Daten und Prozessen ermöglicht einen reibungslosen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens. Dadurch wird vermieden, dass Informationen verloren gehen oder mehrfach erfasst werden müssen.
Einsatz von vernetzten Technologien

Die Nutzung vernetzter Technologien wie dem Internet der Dinge (IoT) und intelligenten Tools gewährleistet, dass alle relevanten Informationen und Daten in Echtzeit verfügbar sind. Dies beschleunigt die Entscheidungsfindung und minimiert Fehler.
Optimierung durch Automatisierung

Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Mitarbeiter ihre Energie auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Motivation und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Echtzeit-Kommunikation verbessern

Die Einführung von Echtzeit-Kommunikationsplattformen ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell und effektiv zu kommunizieren. Dies reduziert Missverständnisse und ermöglicht zeitnahe Entscheidungsfindung.
Schulung und Anpassung

Die Implementierung von Industrie 4.0 erfordert angemessene Schulungen für die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die neuen Technologien und Prozesse optimal nutzen können. Zudem ist ein Umdenken erforderlich, um die Vorteile der digitalen Transformation vollständig auszuschöpfen.

Medienbruchfreies Arbeiten: Maximale Effizienz und Nahtlose Prozesse

Vorteile	Vorteile
Nahtlose Kommunikation zwischen Abteilungen	Flexibilität und Remote-Arbeit
Effiziente Datenverwaltung und -zugriff	Verbesserte Kundenerfahrung
Präzise Analysen und Prognosen	Bessere Datengrundlage
Kosteneinsparungen und Ressourcenoptimierung	Große Zeitersparnis

Video: Was bedeutet medienbruchfreies Arbeiten?

Eine gängiges Beispiel für Medienbruch: Die Zwei-Faktor-Authentifizierung

Ein häufiges Beispiel für einen Medienbruch ist der Prozess der Zwei-Faktor-Authentifizierung bei der Anmeldung in Online-Diensten. Nehmen wir an, Sie möchten sich in Ihr Online-Banking-Konto einloggen. Nachdem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingegeben haben, fordert das System Sie auf, einen zusätzlichen Bestätigungscode einzugeben, der an Ihr Mobiltelefon gesendet wird.

Hier tritt ein Medienbruch auf:

Sie verwenden ein digitales Medium (Ihr Computer) für den ersten Anmeldeschritt.
Sie müssen auf ein anderes Medium (Ihr Mobiltelefon) wechseln, um den Bestätigungscode zu empfangen.
Anschließend geben Sie den erhaltenen Code wieder in das digitale Medium (Ihren Computer) ein, um den Anmeldevorgang abzuschließen.

Dieser Medienbruch zwischen Ihrem Computer und Ihrem Mobiltelefon ist ein gängiges Beispiel für die Zwei-Faktor-Authentifizierung und verdeutlicht, wie verschiedene Informationsmedien in einem einzigen Prozess verwendet werden.