Erfolgreicher Messeauftritt: Die 12 wichtigsten Punkte

Gerade zu Anfang des Jahres stehen in den meisten Unternehmen die Messetermine bereits fest. Optimierungspotenzial gibt es gerade beim Messeauftritt: Von den Marketingvorbereitungen bis hin zum Customer Relationship Management – was gehört zu einem gelungenen Messeauftritt?

Die richtigen Vorbereitungen treffen

Mit der richtigen Vorbereitung kann in Sachen Messeauftritt kaum mehr etwas schief gehen. Unternehmen, die noch überlegen, auf welcher Veranstaltung sich ein Auftritt überhaupt lohnt, sollten viel Wert auf die Wahl der richtigen Messe legen.

Passt die Zielgruppe?
Wie aufwendig sind die Vorbereitungen?
Kann ich auf dieser Messe neue, wertvolle Kontakte knüpfen?
Gibt es ein Motto bzw. feste Themen, zu denen mein Produkt passt?

All dies sind Fragen, die bereits vorab beantwortet werden sollten.

Generell gehört zur Wahl der richtigen Veranstaltung eine ausführliche Analyse des eigenen Portfolios. Nach der näheren Betrachtung und gegebenenfalls einer Überarbeitung der Marketingstrategie können die passenden Messen gewählt werden, welche am besten in das Marketinggesamtkonzept eingebettet werden sollten.

Im besten Fall unterstützt der Besuch einer Messe die langfristigen Ziele eines Unternehmens. Diese können sein:

Platzierung neuer Produkte am Markt
Aktive Imagegestaltung
(Re-) Aktivierung von Geschäftsbeziehungen

Die ersten wichtigen Punkte, die für einen erfolgreichen Messeauftritt von Bedeutung sind, sind also Folgende:

Vorbereitende Analyse des Status quo
Definition von Zielen und möglichen Methoden der Evaluierung
Einbettung des Messebesuchs in das Gesamtmarketingkonzept

Wie aufwendig sind die Vorbereitungen? Kann ich auf dieser Messe neue, wertvolle Kontakte knüpfen? Gibt es ein Motto bzw. feste Themen, zu denen mein Produkt passt? All dies sind Fragen, die bereits vorab beantwortet werden sollten. (#01)

Die Gestaltung des Messestandes

Nachdem die ersten drei Schritte in Richtung erfolgreicher Messeauftritt gegangen wurden, geht es von der Definitionsphase in die Planungsphase. Einen wesentlichen Anteil am Erfolg des Messebesuchs hat der Messestand. Nur wenn dieser überzeugt und potenzielle Kunden, Geschäftspartner und Interessenten anlockt, können neue und wertvolle Kontakte geknüpft werden – und genau das ist ein wichtiger Punkt, der an einer Messe in jedem Fall verfolgt werden soll. Neben einer kreativen Idee, die die Besucher in den Bann ziehen sollen, bedarf es außerdem einer konsequenten Ausrichtung auf mögliche Interessenten – zielgruppenspezifische Konzeption des Messestandes lautet hier das Stichwort.

Der Besucher soll sich einerseits auf dem Messestand wohlfühlen, sich andererseits auch in einem klaren Rahmen befinden: Auf den ersten Blick sollte der Standbesucher erkennen, wo er sich befindet und was der Mehrwert ist, den er durch ein Produkt oder eine Dienstleistung erhält. Noch vorher ist es essenziell, dass potenzielle Interessenten auf einen Stand aufmerksam werden: Hier dürfen gleich mehrere Sinne angesprochen werden: Sehen, hören, fühlen und je nach Business riechen oder schmecken – die angesprochene Zielgruppe darf emotional auf mehreren Ebenen angesprochen werden. Die weiteren drei Punkte für einen erfolgreichen Messeauftritt betreffen also den Messestand:

Außergewöhnliches Konzept lockt potenzielle Interessenten a
Messestand informativ, anschaulich, emotional und lehrreich gestalten
Immer die Zielgruppe im Fokus behalten.

Fähiges Personal auswählen

Nahezu untrennbar mit dem Messestand verbunden ist das Personal, welches auf dem Stand anzutreffen ist. Messebesucher wollen in erster Linie Informationen über Produkte und Co. erhalten, wichtige Kontakte knüpfen oder endlich einmal die Gesichter zu den Stimmen treffen, mit denen sie in regelmäßigen Abständen telefonieren.

Es ist also wichtig, bei der Standbesetzung auf fähiges Personal zu setzen, welches nicht nur über repräsentative Qualitäten und äußerst höfliche Umgangsformen verfügt, sondern auch fachlich fit ist. Egal, ob Unternehmen aus der Technikbranche, IT-Gigant, Lampenfabrikant oder Zulieferer: Besucher, die Informationen über das Unternehmen und diverse Produkte möchten, legen viel Wert darauf, mit versierten Fachleuten und praxisbewanderten Experten sprechen zu können.

Da Messen auch häufig ein repräsentatives Event sind, kommt es nicht nur auf versiertes Personal, sondern auch auf die Präsenz von Führungskräften an. Abteilungsleiter, Firmeninhaber oder Projektleiter sollten auf einem Messestand nicht fehlen. Je nach Veranstaltung gibt es bestimmte Tage mit einem unterschiedlichen Schwerpunkt. Weitere wichtige Punkte zu einem erfolgreichen Auftritt auf einer Messe betreffen also das Personal:

Repräsentative und fachlich versierte Mitarbeiter auswählen
Anwesenheit von Führungskräften ist Pflicht

Je öfter ein Team gemeinsam zur Messe fährt, desto eingespielter werden die einzelnen Mitarbeiter und desto schneller und verlässlicher funktionieren die Vorbereitungen, der Aufbau und der Verlauf der Messe. Die nächsten Punkte betreffen also sowohl den Stand als auch die Mitarbeiter. (#02)

Flexibel bleiben

Unternehmen, die gleich mehrere Messen im Jahr besuchen, brauchen nicht nur repräsentatives Personal und eine absolut durchdachte Strategie, sondern auch ein gewisses Quäntchen Routine und Flexibilität. Gibt es verschiedene Messen im Jahr, die Pflichttermine sind, ist es sinnvoll, ein Messeteam zusammenzustellen. Neben einem Strategiestab bedarf es selbstverständlich außerdem mehrerer praxiserprobter Mitarbeiter, die Feedback zu Strategie und Ablauf geben können. Ebenfalls sind Techniker, die für den reibungslosen Auf- und Abbau des Messestandes zuständig sind, Pflicht.

Gerade beim Messestand ist es wichtig, dass dieser schnell aufzubauen ist und sich dabei flexibel zeigt. Ein mobiler Messestand zeigt sich beispielsweise sowohl hinsichtlich der Aufbauarbeit als auch der integrierten Bauteile besonders flexibel. Das ist vor allem insofern praktisch, als dass der Platz, der zur Verfügung steht, von Veranstaltung zu Veranstaltung wechselt und auch die räumlichen Gegebenheiten unterschiedlich sind.

Ein eingespieltes Messeteam meistert eine Messe im Handumdrehen
Ein mobiler Messestand erleichtert den Auf- und Abbau

Viele Messebesucher greifen nicht mehr nur zum Plan oder zur Übersicht aus Papier, sondern laden Infos bereits vorab auf das Smartphone oder das Tablet. Gleichermaßen zeigen sich auf der Messe selbst immer mehr QR-Codes zum Scannen, die zu weiterführenden Informationen führen. (#03)

Crossmedial agieren

Die Tage von Broschüren und Flyern sind längst vorbei, denn die Digitalisierung lässt auch Messen und Events nicht unberührt. Viele Messebesucher greifen nicht mehr nur zum Plan oder zur Übersicht aus Papier, sondern laden Infos bereits vorab auf das Smartphone oder das Tablet. Gleichermaßen zeigen sich auf der Messe selbst immer mehr QR-Codes zum Scannen, die zu weiterführenden Informationen führen. Gleichzeitig verliert auch Papier nicht seinen Charme – bei der Zusammenstellung von Unterlagen, Informationen und Impressionen ist ein crossmedialer Mix in jedem Fall von Vorteil.

Auch hier gilt es: Stets die Zielgruppe im Auge behalten und die Marketingmaßnahmen auf diese anpassen. Während eine Messe für IT-Profis in jedem Fall technikaffine Personen anzieht, unterliegt das traditionelle Business, beispielsweise die Möbelbranche noch immer klassischen Kommunikationsmustern. Eine bunte Variation, die individuell auf potenzielle Interessenten zugeschnitten ist, erleichtert die Kommunikation mit den (zukünftigen) Kunden und Geschäftspartnern. Ein erfolgreicher Messeauftritt hängt also auch mit den technischen Finessen zusammen:

Kommunikationsmittel und Technik wählen, bei der sich der Interessent abgeholt fühlt

Die Tage von Broschüren und Flyern sind längst vorbei, denn die Digitalisierung lässt auch Messen und Events nicht unberührt. Viele Messebesucher greifen nicht mehr nur zum Plan oder zur Übersicht aus Papier, sondern laden Infos bereits vorab auf das Smartphone oder das Tablet. (#04)

Für die richtigen Give-aways sorgen

Last but not least sollen auch die Give-aways genannt werden. Streng genommen könnten diese auch unter dem Punkt der Vorbereitung erfasst werden, dennoch wird ihnen ein eigener Passus eingeräumt. Werbemittel sind auf Messen zwar nicht das Wichtigste, dennoch haben sie eine ganz besondere Funktion: Sind sie einzigartig gestaltet und einprägsam, bringen sie Spaß oder einen Mehrwert im Alltag, dann sind sie genau das Richtige für die Messe:

Werbemittel erinnern bei jeder Benutzung an die Firma, von der sie verteilt wurden. Das ist ein echter Mehrwert für das Unternehmen, welches die Give-aways verteilt. Auch hierbei gilt es: Die Zielgruppe und ihre Bedürfnisse analysieren, mit den passenden Werbegeschenken darauf eingehen und langfristig von diesem Branding profitieren. Punkt 12 bezieht sich also auf die Werbemittel:

Give-aways durchdacht gestalten und gezielt einsetzen

Alles in allem hängt ein gelungener Messeauftritt von einem Zusammenspiel verschiedener Faktoren ab. Immer im Zentrum des Interesses stehen das Ziel der Messe und die Gruppe von Personen, die erreicht werden soll. Klar ist: Eine Publikumsmesse zieht ganz andere Besucher an, als dies eine Fachmesse tut. Der Auftritt auf der Veranstaltung sollte sowohl das Produkt als auch die eigene Marke und eine gezielte Botschaft im Blick haben. Mehr Infos zum Messeauftritt bzw. eine nützliche Checkliste ist hier zu finden.