Egal ob Ein-Mann-Unternehmen, Mittelständler oder Großkonzern – gerade bei der Kommunikation sind heute mobile Lösungen gefragt und auch das kleinste Unternehmen ist gut beraten, wenn es über ein Netzwerk verfügt, das sowohl sicher als auch schnell und leicht in der Handhabung ist. Für eine gute und vor allem reibungslose Kommunikation sind heute vor allem ganzheitliche Lösungen gefragt.
Die Anforderungen ermitteln
Neben der Anzahl der Mitarbeiter ist es wichtig zunächst den Bedarf und die Anforderungen an die Kommunikation zu ermitteln. Wird im Unternehmen nur am Schreibtisch-PC gearbeitet oder gibt es Kundenbesuche bei denen ein Notebook zum Einsatz kommt. Sollen die Mitarbeiter beispielsweise auf Dienstreisen ihre E-Mails auch über ein Smartphone abrufen können?
In der Regel sind heute mehrere Geräte im Einsatz, die untereinander Daten austauschen sollen. Je größer das Unternehmen ist, umso vielfältiger sind natürlich die Anforderungen, weshalb es in den meisten Fällen ratsam ist, eine professionelle Beratung zu den verschiedenen Möglichkeiten von Kommunikationslösungen in Anspruch zu nehmen. Um im Rahmen einer solchen Beratung ein möglichst umfassendes und Ergebnis zu erzielen, können Unternehmen bereits im Vorfeld verschiedene Facetten der Thematik hinterfragen:
Sollen die Mitarbeiter beispielsweise im Urlaub auch ihre E-Mails über ein Smartphone abrufen können? (#04)
- Wie groß ist das Unternehmen und wie viele Mitarbeiter müssen integriert werden?
- Wer sind die Ansprechpartner der einzelnen Bereiche?
- Soll es eine zentrale Stelle – beispielsweise einen Empfang – für ankommende Anfragen geben?
- Soll die Kommunikation mit weiteren Systemen wie zum Beispiel der Gegensprechanlage verbunden werden?
- Welche Lösungen werden beispielsweise für Telefonkonferenzen benötigt? Werden die Teilnehmer in Ihren Büros bleiben oder soll eine Lösung im Konferenzraum installiert werden?
- Wird ein Konzept für den Bereich „Mobile“ benötigt?
- Welche Anforderung gibt es an die Dokumentation der entsprechenden Kommunikationslösung?
Ein guter Überblick über die Gegebenheiten im Unternehmen und die richtige Vorbereitung für die Beratung helfen, unnötige Kosten durch möglicherweise überdimensionierte Anlagen zu vermeiden oder auch um festzustellen, dass das Angebot vielleicht doch noch einmal aufgestockt werden sollte. Denn reißt die Kommunikation an einer Stelle ab, kann das zu teuren Störungen in der Geschäfts- oder Kundenkommunikation führen.
Immer fr Sie da – Konzept: Wird dieses Konzept heutzutage zu Normalität? (#01)
Welche Lösung passt zum Unternehmen?
Während die vorhandenen Kommunikationsanlagen etablierter Unternehmen in der Regel auf der ISDN-Technologie basieren, wird bei neuen Lösungen das sogenannte All-IP angeboten. Der Hauptgrund dafür ist, dass die Telekom bereits vor einiger Zeit das beschlossen hat, spätestens ab 2018 die alte analoge Festnetztechnologie, Inklusive ISDN, abzuschalten.
All-IP bedeutet daher, dass mit diesem System Dienste wie Telefonie, Fax, Internet, Mobilfunk oder auch das Fernsehen nicht mehr wie bisher per klassischer Leitungsvermittlung übertragen werden, sondern mithilfe von rein digitalen Telefonanschlüssen auf einem einheitlichen IP-basierten System. IP steht dabei für „Internet Protokoll“ und beschreibt, dass die Kommunikation eben nicht wie früher per Leitung, sondern digital und per Paketvermittlung übertragen werden. Zusätzlich bringt die Umstellung sowohl für den Kunden, als auch für den Betreiber Vorteile:
- schnellere Übertragung der Daten
- mehr Leistungsfähigkeit der Anschlüsse
- Preisvorteile durch die Bündelung der verschiedenen Angebote wie Fernsehen, Internet, Telefon, Mobilfunk
- mehr Sprachkanäle und zusätzliche Rufnummern ohne zusätzliche Kosten
- bessere Sprachqualität
- einfache und schnelle Einrichtung der Anschlüsse
- Zukunftsfähigkeit: All-IP ist die Basis für spannende Weiterentwicklungen
Bei einer Umstellung auf All-IP oder bei einer Neueinrichtung der Kommunikationsanlage für Unternehmen wie zum Beispiel Kanzleien, Praxen oder Handwerksbetriebe werden in der Regel zunächst alle Bereiche und Anforderungen genau analysiert und dann verschiedene Lösungen angeboten.
Gerade größere Unternehmen, mit mehreren Standorten, bei denen Telefonkonferenzen keine Seltenheit sind und mehr oder weniger zum Tagesgeschäft gehören, sollten auf Angebote achten, die eine sogenannte Computer Telephony Integration (CTI) beinhalten. (#02)
Zusatzleitungen für Kommunikationslösungen
So bieten sich je nach Business oder Ausrichtung eines Unternehmens unterschiedliche Varianten für die Kommunikation an. Besteht beispielsweise schon lange eine ISDN-Anlage und es soll eine Umstellung auf All-IP erfolgen, werden oftmals zunächst sogenannte Hybride Telefonanlagen angeboten. Diese verhindern einen „Crash“ der Kommunikation im Rahmen der Abschaltung der alten ISDN-Anlage. Das heißt, für einen gewissen Zeitraum wird die alte Infrastruktur weiter genutzt und wenn dann die Abschaltung erfolgt, kann der Wechsel auf Voice over IP sofort und ohne Ausfälle erfolgen.
Ist die Entscheidung für eine gänzlich neue Anlage gefallen, sollte diese in jedem Fall eine Verschlüsselung über SIPS/SRTP für die Kommunikation per Voice over IP oder per Internet ermöglichen.
Gerade größere Unternehmen, mit mehreren Standorten, bei denen Telefonkonferenzen keine Seltenheit sind und mehr oder weniger zum Tagesgeschäft gehören, sollten auf Angebote achten, die eine sogenannte Computer Telephony Integration (CTI) beinhalten. Durch dieses System können verschiedene Funktionen für das Telefon auch einfach über den Computer gesteuert werden und auch Konferenzen mit wenigen Mausklicks schnell einrichten. Zudem können auch ERP- sowie CRM-System ohne Probleme eingebunden werden, was die Dokumentation deutlich einfacher gestaltet. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, dass mithilfe des Systems die Option besteht, dass sich der Mitarbeiter für einen Anruf beim Kunden oder Mandanten zunächst die bisherigen Aufzeichnungen ansehen und sich so optimal auf das bevorstehende Gespräch vorbereiten kann. Um solche Zusatzleistungen nutzen zu können, muss natürlich bereits bei der Planung der gesamten Kommunikationsanlage an die notwendigen Schnittstellen gedacht und diese in die jeweilige Lösung integriert werden.
Ebenso ist es gerade in Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern wichtig und mittlerweile auch Standard, dass sich Anrufe verteilen und bei Bedarf auch automatisch weiterleiten lassen. (#03)
Eine Lösung, mehrere Anforderungen
Bei der Planung von Kommunikationslösungen für Unternehmen geht es heutzutage natürlich nicht mehr nur um die Planung einer Telefonanlage. Heute stehen meist verschiedene Systeme im Fokus, die verbunden und integriert werden müssen. So sollte die Telefonanlage bei allen angebotenen Lösungen stets mit vorhandenen oder noch anzuschaffenden Überwachungskameras, Tür- oder in Arztpraxen Patientensprechsystemen verbunden werden können.
Ebenso ist es gerade in Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern wichtig und mittlerweile auch Standard, dass sich Anrufe verteilen und bei Bedarf auch automatisch weiterleiten lassen. Je nach Unternehmensgröße sollte daher auch in jedem Fall bei der Entscheidung für eine Telefonanlage auf die Zusammensetzung und Struktur des jeweiligen Kunden geachtet werden.
Apps: die Zukunft der Kommunikation
Viele kennen Apps bisher nur von ihrem privaten Telefon und nutzen diese vor allem für den Einkauf oder zum Abruf neuer Posts oder Einträge auf ihren Social-Media-Kanälen. Dabei kommen Apps auch im Business immer öfter zum Einsatz und gerade bei der Planung neuer Kommunikationslösungen für Unternehmen sollten sie nicht außer Acht gelassen werden. Denn je nach App können solche Lösungen auch per Smartphone gesteuert werden und bieten so die Möglichkeit, auch von Unterwegs auf die Anlage zuzugreifen. Solche Möglichkeiten und künftige Entwicklungen sind daher vor allem für Unternehmen, deren Mitarbeiter viel im Außendienst unterwegs sind oder bei den Dienstreisen zum Alltagsgeschäft gehören spannende Lösungen. Das Abrufen von E-Mails und anderen Informationen aus dem „Mutterhaus“ ist praktisch kinderleicht und jederzeit aus dem Zug, dem Auto oder auch vom Flughafen möglich.
Kommunikationslösungen der Zukunft
Mit der Abschaltung der ISDN-Technik werden neue umfassende Kommunikationslösungen für Unternehmen nicht nur für Gründer interessant und auch alteingesessene Firmen suchen nach modernen Varianten. Dabei ist die Fülle an Angeboten und Möglichkeiten sehr große und selbst kleine Unternehmen sollten sich bei den Planungen von Fachleuten unterstützen lassen, um die passende Lösung für ihre künftige Kommunikation zu finden.
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