Was für Großkonzerne kein Problem darstellt, erweist sich für kleine und mittlere Betriebe als beinahe unmöglich: Es geht um das Finden von IT-Fachkräften. Was ist bei der Auswahl der IT-Dienstleister für Unternehmen wichtig?
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IT-Dienstleister für Unternehmen: Outsourcing als Lösung
Längst ist klar: Ein qualifizierter IT-Dienstleister für Unternehmen findet sich nicht einfach so. Für große Konzerne ist dies kein Problem, sie haben meist eine eigene IT-Abteilung und sind in der Lage, den Fachkräften Traumgehälter zu bezahlen. Doch auch kleine und mittlere Unternehmen kommen nicht umhin, dem Bereich der IT eine große Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Maßgeschneiderte Softwarelösungen sind auch für sie der Schlüssel zum Erfolg. Gleichzeitig stellen Kunden verstärkt individuelle Anforderungen an die Produktion und Betreuung, sodass ohne funktionierende IT fast nichts mehr möglich ist.
Darum sind externe Dienstleister wichtig
In Bezug auf die IT sind Dienstleister für Unternehmen inzwischen unverzichtbar geworden. Wer es sich nicht leisten kann, eine eigene IT-Abteilung zu unterhalten oder wer keine Fachkräfte bekommt, die sich fest anstellen lassen wollen, ist auf extern Lösungen und Dienstleistungen angewiesen. Damit wiederum soll es möglich sein, den immer komplexer und umfangreicher werdenden Anforderungen an die Informationstechnologie im eigenen Unternehmen zu genügen. Wer den Anschluss am Markt nicht verlieren möchte, muss auf eine funktionierende IT setzen. Wie aber soll das angesichts der Tatsache, dass die Beschäftigung von eigenen IT-Fachkräften schon länger problematisch ist, möglich sein? Finanzielle und personelle Kapazitäten fehlen häufig. Die Lösung sind externe Dienstleister, die nur bei Bedarf beauftragt werden. Selbst bei einem dauerhaften Dienstleistungsvertrag ist es leichter, sich zu trennen, wenn beispielsweise finanzielle Beweggründe gegen eine weitere Zusammenarbeit sprechen. Bei fest angestellten Mitarbeitern ist dies schon weniger einfach.
Das Outsourcing der IT-Dienstleistungen ist inzwischen ein wichtiger Bestandteil der modernen Wirtschaft. Die Vorteile für Unternehmen liegen dabei auf der Hand:
• Kostenersparnis durch individuelle Beauftragung
• Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen
• Konzentration der Unternehmen auf die eigenen Kernkompetenzen
• Verbesserung der eigenen Marktposition durch optimale Ausnutzung der digitalen Technik
Die Auswahl des passenden IT-Dienstleisters
Der Entschluss steht: Die IT soll ausgelagert werden. Nun geht es um die Suche nach dem passenden IT-Partner, wobei viele verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen. Sicherlich ist es möglich, sich unter Geschäftsfreunden umzuhören oder im Internet nach Bewertungen der jeweiligen Anbieter zu suchen. Welcher IT-Dienstleister wird empfohlen? Generell ist es dabei sinnvoll, auch die negativen Bewertungen der einzelnen Anbieter zu lesen. Sie sind oftmals aussagekräftiger als die vielen positiven Berichte, die häufig in diesem oder ähnlichen Wortlaut gehalten sind: „Alles okay.“ Gern wird auch von einer „professionellen Zusammenarbeit“ und einer „zuverlässigen Absprache“ geschrieben bzw. wird darüber berichtet. Doch was bedeutet das genau? Die negativen Berichte hingegen beziehen sich häufig auf einen konkreten Fall, der sich leicht nachvollziehen lässt. Doch natürlich müssen weitere Kriterien herangezogen werden, wenn der passende IT-Dienstleister für Unternehmen gefunden werden soll.
1. Erfahrung und Kompetenz des Dienstleisters
Der Anbieter sollte über genügend Erfahrung in der Branche verfügen. Meist genügt dafür schon ein Blick in die auf der Internetseite dargestellten Referenzen. Hieraus wird ersichtlich, für welche Unternehmen und welche Branchen der Anbieter bislang tätig war. Wird beispielsweise ein IT-Dienstleister von einem Versicherungsunternehmen gesucht, sollten entsprechende Erfahrungen seitens des Dienstleisters vorliegen. Sicherlich muss auch Neulingen irgendwann die Chance gegeben werden, sich in einen bestimmten Bereich hineinzufinden. In diesem Punkt muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, wie offen und experimentierfreudig es selbst ist, ob es sich Fehlversuche leisten kann und wie schnell Erfolge zu verzeichnen sein sollen.
2. Verfügbarkeit des Anbieters
Der IT-Dienstleister sollte jederzeit erreichbar sein. Gut ist es, wenn schon auf dessen Internetseite auf Notfallnummern und Bereitschaftsdienste hingewiesen wird. Denn: Eine reguläre Betreuung ist bei den meisten Anbietern möglich und stellt kein Problem dar. Geht es aber um echte Probleme, treten diese meist außerhalb der üblichen Bürozeiten auf. Wie gut, wenn dann der Support erreichbar ist. Ein Notfall-Team sollte umgehend reagieren können. Ein Support-Team, das den täglichen 9-to-5-Job erledigt, anderweitig aber nicht erreichbar ist, dürfte für die meisten Unternehmen nicht sinnvoll sein. Dies gilt auch dann, wenn sich der entsprechende Anbieter durch ein kostengünstiges Angebot auszeichnet.
In dem Zusammenhang sei auf sogenannte Service Level Agreements hingewiesen. Dabei handelt es sich um Vereinbarungen, die zwischen Dienstleister und Kunden getroffen werden und die die Leistungen des Anbieters definieren. Darin sollten klare Messgrößen und Ziele genannt werden.
3. Datenschutz und Sicherheit
Bei der Auswahl des IT-Dienstleisters sollte große Sorgfalt auf die Aspekte Sicherheit und Datenschutz gelegt werden. Angemessene Sicherheitsmaßnahmen müssen vom Dienstleister darstellbar sein, damit die Daten des Unternehmens hinreichend geschützt werden können. Als Nachweise dafür können beispielsweise Zertifizierungen gelten, auch Compliance-Maßnahmen sind wichtig. Die entsprechenden Regelungen sollten durch den Dienstleister eingehalten sowie die Einhaltung selbst nachweisbar sein.
Beim Punkt des Datenschutzes ist nicht nur der Schutz der unternehmensinternen Daten wichtig, sondern auch der Kundendaten, die innerhalb des auftraggebenden Unternehmens genutzt werden. Der IT-Dienstleister muss entsprechende Lösungen präsentieren können, die im Alltag des Unternehmens auch umsetzbar sein müssen. Generell sollten sich alle IT-Lösungen durch deren leichte Anwendbarkeit sowie eine selbstverständliche Einfügung in den Unternehmensalltag auszeichnen.
4. Kosten
Die große Nachfrage nach IT-Experten hat auch die Kosten für Unternehmen, die derartige Fachkräfte beschäftigen oder beauftragen wollen, nach oben schießen lassen. Der Kostenfaktor ist damit ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl des passenden Dienstleisters. Um einen Überblick über diese zu bekommen, wird in der Regel ein erstes Angebot seitens des künftigen Auftraggebers angefragt. Dort wiederum sind alle besprochenen Dienstleistungen sowohl inhaltlich als auch preislich genannt. Zum Vergleich sollten mehrere Angebote verschiedener Dienstleister eingeholt werden, wobei ein solcher Vergleich nur möglich ist, wenn die Basis ähnlich ist. Das heißt, dass der absolute Newcomer in der Branche naturgemäß günstiger sein wird als das alteingesessene IT-Unternehmen mit internationalem Renommee.
Ebenfalls wichtig, wenn es um die Kosten geht: Wie flexibel ist der IT-Partner? Ist es möglich, Leistungen auch später hinzuzufügen oder andere zu streichen? Ändern sich die Anforderungen des Unternehmens, sollte auch die IT-Betreuung entsprechend anpassbar sein.
5. Erstellung einer IT-Strategie
Dieser Punkt ist besonders wichtig. Ein fähiger Dienstleister muss dazu in der Lage sein, eine komplette IT-Strategie aufzustellen, die sich langfristig für den Auftraggeber rechnet. Diese Strategie muss stehen, noch ehe die ersten Investitionen getätigt werden und bevor IT-Entscheidungen zu treffen sind. Unternehmen erkennen einen perfekten IT-Partner also auch daran, dass dieser zuerst eine IT-Strategie erstellt, die alle Teilaspekte berücksichtigt. Als zentrale Punkte müssen daher unter anderem diese beachtet werden:
- Planung aller Anwendungen im Unternehmen
- Konzept für die Unternehmensinfrastruktur
- Konzept und Übersicht über Investitionen
- “Fahrplan“ für die Investitionen
- Sourcing-Strategie
Der IT-Dienstleister erstellt somit im Rahmen dieser Strategie eine Art Gerüst, das die Unternehmensinfrastruktur umschließt und weitere Arbeiten ermöglicht. Kosten, Schnittstellen und Zukunftsfähigkeit werden dabei berücksichtigt. Die gesamte Planung muss mittel- bis langfristig ausgelegt werden, kurzfristige Ideen und Lösungen sind hier vielleicht interessant, aber unerheblich.
Im Rahmen der Sourcing-Strategie wird es auch um die Nutzung externer Plattformen gehen sowie um Anwendungen in der Cloud. Am Ende steht ein sinnvolles Konzept, welches sich durch einen hohen Nutzen zu einem fairen Preis darstellt. Die Lösungen, die dabei gefunden werden, müssen für alle Abteilungen des auftraggebenden Unternehmens tragfähig sein. Die IT-Anwendung, die in der Konstruktionsabteilung genutzt werden soll, muss ebenso gut passen wie die allgemeine Büro-Software. Im besten Fall „sprechen“ beide miteinander, sodass die interne Vernetzung auf allen Ebenen gegeben ist.
