Controller arbeiten regelmäßig mit BI-Tools (Business Intelligence). Sie zeichnen sich dadurch aus, auch komplexe Aufgaben elegant lösen zu können. Aber das altbewährte Office-Programm Excel ist noch lange nicht vergessen, vor allem Enduser bleiben der Software treu. Neue Ansätze verbinden die beiden Lösungen miteinander.
BI-Tools und Microsoft Excel
BI-Werkzeuge sind aus einer modernen Controlling-Abteilung nicht wegzudenken. Das reine Angebot der Tools bedeutet jedoch nicht, dass die Mitarbeiter das Tool auch in vollem Umfang nutzen. Für die Datenanalyse und in vielen anderen Bereichen wird ein altbekannter Klassiker häufig bevorzugt: Microsoft Excel kommt regelmäßig zum Einsatz.
Und das nicht ohne Grund. Das weltbekannte Office-Programm ist seit vielen Jahren in erfolgreichem Einsatz. Die Mitarbeiter der Controlling-Abteilungen auf jedem Kontinent kennen sich mit dem Tool aus. Auch die Möglichkeit, andere Office-Anwendungen problemlos zu integrieren, scheint überzeugend. Warum also Zeit und Geld in das Anlernen für neue Programme stecken?
Für die Datenanalyse und in vielen anderen Bereichen wird ein altbekannter Klassiker häufig bevorzugt: Microsoft Excel kommt regelmäßig zum Einsatz.(#01)
Was haben BI-Tools zu bieten?
Bequemlichkeit und Gewohnheit sind auf lange Sicht kein gutes Argument für das Office-Tool. Im direkten Vergleich ist schnell zu erkennen, dass die modernen BI-Tools und Business Analytics Tools für eine Vielzahl von Bereichen umfangreichere Leistungen zu bieten haben als Excel.
Ein BI-Tool hat im Wesentlichen drei große Pluspunkte im Angebot:
- Viele Prozesse sind automatisiert. Wo bei Excel auf die manuelle Handarbeit gesetzt wird, können sich die BI-Sheets nahezu von alleine füllen. Das beschleunigt den Arbeitsablauf und ist weniger fehleranfällig.
- Die fehlende Änderungshistorie von Excel ist ein nennenswertes Manko. Verlaufsfehler lassen sich kaum nachvollziehen.
- BI-Tools können außerdem an vielen Enden in die laufenden Prozesse integriert werden. Das Datenmanagement wird so auf vielen Ebenen optimiert. Ein wichtiger Schritt in Richtung einer optimierten Datenqualität.
Das Beste aus beiden Welten
In der Datenanalyse kommt es schnell zu komplexen Konstrukten, die anfällig für Fehler aller Art sind. Je größer die zu bearbeitenden Datenmenge, umso besser muss die Softwarelösung aufgestellt sein. Eine Möglichkeit, die steigenden Anforderungen der Datenanalyse zu decken, ohne den Arbeitsalltag zu sehr zu beeinflussen ist, ist die Verbindung von BI-Tools, Business Analytics Tools und Microsoft Excel.
So gibt es bereits Modelle, die für die Datenerfassung im Frontend mit der Excel-Oberfläche arbeiten, bei denen im Hintergrund jedoch ein BI-Tool am Werk ist. Die Mitarbeiter müssen hier nicht spezifisch angelernt werden. Die Datenanalyse wird in vielen Bereichen quasi unsichtbar optimiert.
Nach der Datenaufnahmen werden die Informationen dann sofort in das BI-Tool eingespeist. Wo in der Vergangenheit lange und komplexe Excel-Formeln benötigt wurden, greifen heute die intelligenten BI-Strukturen.
Diese zentrale Datenbearbeitung optimiert die Datenqualität in mehreren Bereichen:
- Automatische Datenpflege
- Minimierung der manuellen Arbeit
- Schnittstellenoptimierung
Somit ist es möglich, über die Zusammenlegung von Excel und BI-Tool eine sehr leistungsstarke Datenanalyse zu gewährleisten. Deren Nutzung ist dabei für den Enduser einfach gestaltet. Eine aufwendige Anlernphase entfällt nahezu komplett.
In der Datenanalyse kommt es schnell zu komplexen Konstrukten, die anfällig für Fehler aller Art sind. (#02)
Fazit: BI-Tools sind der Weg in die Zukunft
Jede Branche befindet sich auf dem Weg in die Digitalisierung. Dies bringt neue und bisher unbekannte Herausforderungen mit sich. Möchte man in der Lage sein, das eigene Unternehmen an der Branchenspitze zu halten, sind maßgeschneiderte Lösungen unerlässlich. Für die Integration von neuen Tools, wie zum Beispiel dem IB-Tool, wird im Idealfall eine Kombination aus bestehenden Systemen und der neuen Technologie gefunden. Dies erleichtert die Umstellung des Arbeitsprozesses für alle Beteiligten.
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