Moderne und clevere Konferenzraumlösungen sehen vielfältige Möglichkeiten der Einrichtung vor. Dabei stehen große Konferenzräume ebenso im Fokus wie Huddle Rooms. Vor allem die technische Ausstattung ist relevant.
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Planung eines cleveren Konferenzraums: Das ist zu berücksichtigen
Unternehmen sehen sich großen Herausforderungen gegenüber. Sie sollen wirtschaftlich arbeiten, die Teams so effizient wie möglich sein. Damit das gelingt, sind häufig Absprachen nötig, die auch abteilungsübergreifend stattfinden.
Der Harvard Business Manager hat in Umfragen ermittelt, dass leitende Angestellte durchschnittlich mehr als 60 Meetings im Monat haben. Andere Mitarbeiter hingegen sind vielleicht nur einmal in der Woche bei einem Meeting zugegen, das dann allerdings länger dauert.
Große Konferenzräume für tageweise dauernde Meetings werden ebenso benötigt wie kleine Räume, in denen sich zwei bis vier Personen besprechen können („Huddle Rooms“). Die jeweiligen Konferenzräume müssen entsprechend darauf ausgerichtet sein und es braucht hier individuelle Konferenzraumlösungen, die allen Ansprüchen gerecht werden.
Die wichtigsten Tipps zur Ausstattung der Konferenzräume
Moderne Konferenzräume entstehen nicht von selbst, sondern sind das Ergebnis einer umfassenden Planung. Diese wiederum beginnt bei der Bestuhlung, geht über die Beleuchtung bis hin zur technischen Ausstattung. Ehe aber clevere technische Konferenzraumlösungen gefunden werden können, muss es um das große Ganze gehen. Ganz wichtig dabei: Der Konferenzraum muss sich an die Nutzer anpassen, nicht umgekehrt. Daher muss zu Beginn klar sein, welche Anforderungen an den Meetingraum gestellt werden und welchen Verwendungszwecken er dienen soll.
Beispiele dafür sind:
- Abhalten von kleinen und großen Konferenzen
- Meetings mit wenigen Teilnehmern
- Bereitstellung von internen Besprechungsplätzen
- Abhalten von Kundenberatungen
- Wahrnehmung von Lieferantengesprächen
- Schulungen von Mitarbeitern und externen Gästen
- zusätzliche Nutzung des Raums zum Essen
Natürlich spielt bei diesen Betrachtungen die Branche und die Art des Unternehmens eine Rolle. Ein Kreativunternehmen stellt andere Ansprüche als ein Produktionsbetrieb. Sind diese Fragen geklärt, kann es an die Raumplanung gehen: Wie viele Personen sollen hier Platz finden? Sind genügend Laufwege vorhanden beziehungsweise ist es möglich, den nötigen Platz dafür bereitzustellen? Merke: Konferenzräume werden lieber großzügig als zu knapp geplant!
An die technische Ausstattung denken
Ein Konferenzraum braucht einen großen Tisch, die nötige Anzahl an Stühlen und bestenfalls Ablagemöglichkeiten. Jalousien ermöglichen die gezielte Verdunkelung und sind auch bei vollverglasten Wänden unverzichtbar. Eine zusätzliche künstliche Beleuchtung, die blendfrei für die nötige Ausleuchtung des Raumes sorgt, ist ebenfalls unverzichtbar.
Darüber hinaus sind folgende Aspekte wichtig:
- Sind genügend Steckdosen vorhanden?
- Gibt es ausreichend Anschlüsse für alle technischen Geräte?
- Ist ein Beamer vorhanden und dieser leistungsstark genug?
- Kann der Raum belüftet werden?
Auch wenn gerade der Punkt der Steckdosen banal erscheint, wird gerade so etwas häufig vergessen. Doch es sind die Kleinigkeiten, die am Ende dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer an einer Konferenz oder Schulung wohlfühlen. Zudem ist es möglich, durch ein angenehmes Umfeld und Gespräche für mehr Beteiligung sorgen. Diese ist jedoch ebenfalls vom Umfeld abhängig. Daher: Bei der Ausstattung des Konferenzraums sollte bereits an künftige Meetings gedacht und das Wohlbefinden aller Teilnehmer gedacht werden.
Ein Konferenzraum braucht einen großen Tisch, die nötige Anzahl an Stühlen und bestenfalls Ablagemöglichkeiten. ( Foto: Adobe Stock- matteo )
Moderne Technik für komfortable und effizient zu nutzende Konferenzräume
Werden clevere Konferenzraumlösungen gesucht, muss das Rad nicht neu erfunden werden. Es gibt mittlerweile zahlreiche technische Möglichkeiten, mit denen Konferenzen und Meetings einfacher, komfortabler und in Bezug auf den Datenschutz sicherer werden.
Gleichzeitig ist festzustellen, dass sich moderne Arbeitsplätze immer weiter entwickeln. Mitarbeiter sind nicht mehr nur vor Ort im Unternehmen, sondern arbeiten Remote oder im Homeoffice.
Dennoch sollen sie an Meetings teilhaben, was über Videokonferenzen möglich ist. Diese gelten mittlerweile als Standard und weisen viele Vorteile auf. Wichtig ist dabei aber stets die einfache Zugänglichkeit der nötigen Applikationen sowie die Einfachheit der Benutzung.
Bei der Planung des Konferenzraums sollte bedacht werden, wie groß der Raum ist und wie viele Teilnehmer dort untergebracht werden müssen.( Foto: Adobe Stock-ostap25)
Einflüsse von außen minimieren
Bei einem Meeting gilt es, störende Einflüsse von außen zu verhindern. Dafür wiederum ist es wichtig, auf eine gute Raumakustik zu setzen. Häufig kommt diese bei der Planung der Konferenzraumlösungen zu kurz, weil nur auf die Beleuchtung gesetzt wird. Diese ist ohne Frage relevant, hängt von ihr doch im hohen Maße die Konzentrationsfähigkeit ab. Doch auch bei einer idealen Beleuchtung können sich andere Störfaktoren ergeben.
Der Konferenzraum sollte wenigstens abschließbar sein, damit die Geräuschkulisse aus dem restlichen Gebäude nicht in den Raum dringen kann. Ebenso wichtig ist ein Sichtschutz, sollte es sich um eine Vollverglasung handeln. Es sollte den übrigen Mitarbeitern des Unternehmens nicht möglich sein, durch die Wände nach den Geschehnissen bei der Konferenz zu sehen, umgekehrt sollten die Teilnehmer keinen freien Blick nach außen bekommen, um möglichst ablenkungsfrei diskutieren zu können.
Fenster sollten, wenn der Raum zur Straße liegt, geschlossen werden können. Für eine ausreichende Belüftung ist eine Klimaanlage oder Belüftungsanlage sinnvoll. Hilfreich und konzentrationsfördernd ist das Lüften in Pausen sowie vor Beginn des Meetings, daher sollten die Fenster unbedingt zu öffnen sein.
Ebenfalls sinnvoll sind Pflanzen: Sie helfen dabei, dass sich die Teilnehmer wohlfühlen und dass eine Atmosphäre erzeugt wird, in der alle gern diskutieren und zuhören. Der Sinn von Pflanzen wird häufig unterschätzt, dabei ist es gerade ihr schmückender Charakter, der für mehr Wohlbefinden sorgt. In einem sterilen Raum fühlt sich kaum jemand wohl und gerade in Räumen, in denen oft tagesfüllende Veranstaltungen abgehalten werden, sollten Pflanzen zur Grundausstattung zählen.
Moderne und clevere Konferenzraumlösungen sehen vielfältige Möglichkeiten der Einrichtung vor. Dabei stehen große Konferenzräume ebenso im Fokus wie Huddle Rooms. ( Foto: Adobe Stock- Karrrtinki )
Clevere Konferenzraumlösungen entstehen aus überlegter Planung
Der Überschrift ist nichts hinzuzufügen! Bei der Planung des Konferenzraums sollte bedacht werden, wie groß der Raum ist und wie viele Teilnehmer dort untergebracht werden müssen.
Auch die Nutzungsmöglichkeiten sollten berücksichtigt werden, denn ein kleiner Besprechungsraum für zwei Personen kann anders ausgestattet werden als ein großer Meetingraum für 20 oder mehr Teilnehmer.
Darüber hinaus ist klar, dass moderne Technik im Büro und Meetingraum üblich ist.
Zur nötigen Hardware, die ein solcher Raum aufweisen muss, gehört unter anderem:
- Anzeigemedien zur Präsentation (Leinwand, Beamer, Display etc.)
- Lautsprecher für die Tonausgabe
- Wandanschluss, Tisch- oder Bodentank als Eingabequellen
- Möglichkeiten zur Signalübertragung
- Bedienmedien wie Touchpanel oder iPad
- Mikrofone oder All-in-One-Geräte
- Videokonferenzlösungen
Zu beachten ist dabei, dass externe Teilnehmer häufig ihre eigenen Computer mitbringen und diese im Besprechungsraum nutzen wollen. Das Meeting sollte von jedem Notebook aus zu starten sein, was über USB-C Hybrid Dockings möglich ist.
Damit können zudem kleine Meetingräume und Huddle Rooms ausgestattet werden, sofern diese nicht nur für Besprechungen von Angesicht zu Angesicht genutzt werden sollen, sondern auch für Videokonferenzen.
Den passenden Konferenztisch für jedes Meeting auswählen
Es darf nicht nur darum gehen, dass der Konferenztisch in den Raum passt und dem Unternehmer gefällt. Vielmehr muss dieser Tisch hohen Anforderungen genügen, die sich auch um die Elektrifizierung des Konferenzraums drehen.
Dafür wiederum ist wichtig, ob nur der Konferenzredner eine Möglichkeit braucht, um sein Notebook anzuschließen, oder ob dies allen Teilnehmer ermöglicht werden soll.
Wenn jeder Platz eine Elektrifizierung benötigt, ist es sinnvoll, den Konferenztisch rund zu wählen, sodass die nötigen Kabel in der Mitte des Tisches beziehungsweise des Raums gebündelt und verteilt werden können. Kabelauslässe und Kabelwannen lassen sich derart gestaltet leichter realisieren.
In dem Zuge sei auf einen wichtigen Sicherheitsaspekt hingewiesen: Es dürfen keine Kabel auf Laufwegen zu liegen kommen! Auch diese müssen daher bei der Planung es Konferenzraums berücksichtigt werden.
Es kann keine clevere Raumlösung vorliegen, wenn hier Gefahrenquellen bewusst hingenommen oder überhaupt erst ermöglicht werden. Kabelschläuche sollten sich zudem unter dem Tisch befinden und dort zu den Steckdosen führen.
