Auditierbare Stammdaten: Anforderungen an das Rückgrat der Unternehmensdaten

Stammdaten bilden das Rückgrat der Unternehmensdaten, denn mit ihnen werden die Business-Objekte beschrieben. Dazu gehören vor allem Produkte, Materialien, Mitarbeiter und Kunden. Stammdaten enthalten alle Informationen der Business-Objekte, die für die Produktion aktuell erforderlich sind. Diese Datensätze werden auch statische Daten, Grund- oder Referenzdaten genannt.

Die Datensätze sind über einen gewissen Zeitraum unveränderlich und für das gesamte Unternehmen gültig. Oft erfolgt die Aktualisierung nicht permanent, sondern periodisch. Die Auditierbarkeit gewährleistet die revisionssichere Nachvollziehbarkeit des Stammdatenbestands. Eine Grundlage, welche von verwendeten Business Analytics Tools vorausgesetzt werden.

Warum sollten Stammdaten auditierbar sein?

Auditierbarkeit beinhaltet die vollständige Rückverfolgbarkeit und entspricht somit einer wesentlichen Anforderung der Kunden. Es ist seit vielen Jahren selbstverständlich, dass Richtlinien des Qualitätsmanagements und Arbeitsanweisungen rückverfolgbar dokumentiert werden. Diese Anforderung auch hinsichtlich der gesamten Stammdaten eines Unternehmens umzusetzen, ist aufgrund stark wachsender Datenvolumina und der Berücksichtigung immer neuer Datenquellen schwierig.

In den Firmen entstehen außerdem durch niedrige Losgrößen und eine steigende Zahl an Varianten sowie kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen riesige Datenmengen, die berücksichtigt werden müssen. Oft unterscheiden sich die Datensätze dabei lediglich in einem Feld. Für Unternehmen wird das Beherrschen derartig großer Datenmengen immer mehr zur Herausforderung, von deren Bewältigung es abhängt, ob die Firma erfolgreich ihre Wettbewerbsposition verteidigen oder sogar ausbauen kann. Gelingt es jedoch, die Datenflut perfekt zu managen, ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung erreicht und die papierlose Produktion kann realisiert werden.

Die digitale Transformation und die Realisierung von Industrie 4.0 führen dazu, dass im Umfeld von Big Data alle unternehmerischen Entscheidungen auf Datenanalysen basieren. Die Vollständigkeit und Verlässlichkeit der Datenbasis ist somit ganz entscheidend. Auditierbare Stammdaten tragen wesentlich zur Erfüllung dieser Anforderungen bei. Besonders für sicherheitskritische Produkte ist die Rückverfolgbarkeit zwingend erforderlich.

Der Lebenszyklus von Daten

Oft wird nicht beachtet, dass auch Datensätze einem Lebenszyklus unterliegen. Es ist wichtig, den Lebenszyklus der Stammdaten zu ordnen, gestalten und dokumentieren. Ansonsten können die Datensätze nicht ihre Funktion wahrnehmen, unternehmerische Entscheidungen abzusichern. Es ist hilfreich, eine vorgelagerte Steuerung, eine Data Governance, zu implementieren, die den Ordnungsrahmen für das betriebliche Informationsmanagement bildet.

Bereiche, in denen die Data Governance zur Verbesserung der Datenbasis des Unternehmens führt:

Data Quality
Data Privacy
Data Maintenance
Master Data Management

Im Bereich Master Data Management geht es darum, das Stammdatenmanagement innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Viele Firmen haben in diesem Bereich einen akuten Handlungsbedarf, sodass die Auswertung von Material- und Artikeldaten nicht fehlerfrei möglich ist. Ziel des verbesserten Stammdatenmanagements ist die Harmonisierung und Konsolidierung der Material-, Lieferanten-, Artikel- sowie Kundenstammdaten. Wenn dies gelingt, verfügt die Firma über eine einheitliche, auditierbare Stammdatenbasis und kann daraus verlässliche Reports sowie Entscheidungsgrundlagen generieren. Alle im Unternehmen vorhandenen Stammdatensätze sollen zu einer Datenbasis zusammengefügt werden, dem sogenannten „Golden Record Master“ oder „Single Point of Truth“.

Oft wird nicht beachtet, dass auch Datensätze einem Lebenszyklus unterliegen. Es ist wichtig, den Lebenszyklus der Stammdaten zu ordnen, gestalten und dokumentieren. (#01)

Die Relevanz verlässlicher Stammdaten

Das Vorhandensein verlässlicher, auditierbarer Stammdaten ist ein wichtiger Erfolgsfaktor der datengestützten Unternehmensführung.

Diese Datensätze sind für folgende Bereiche relevant:

Automatisierung von Geschäftsprozessen
Modernisierung und Ersatz veralteter Software Lösungen
Generierung datenbasierter Geschäftsmodelle
Aktualisierung bestehender IT-Infrastrukturen
Stammdatenmanagement i.e.S.

Auswirkungen fehlerhafter Stammdaten

Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist unumstritten und auch der Zusammenhang zwischen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten und der zugrunde liegenden Stammdatenbasis ist bekannt. Aus diesem Grund ist die Sicherstellung einer hohen Datenqualität ein wichtiger Schritt für die erfolgreiche Gestaltung der digitalen Transformation.

Solide, auditierbare Stammdatenbestände sind eine wichtige Voraussetzung für das datengestützte Produktionsmanagement. Aus diesem Grund ist es wichtig, die richtigen Daten aufzuzeichnen und nachvollziehbar zu speichern. Die Erfassung der Prozessdaten muss lückenlos und fehlerfrei sein. In diesem Zusammenhang ist darauf zu achten, dass die Erfassung der Betriebsdaten auf aktuellen Arbeitsabläufen basiert. Verändern sich die Abläufe, weil beispielsweise ein Austausch von Schrauben nicht korrekt dokumentiert wurde, ist die Datenbasis fehlerhaft und führt demzufolge zu falschen Handlungsempfehlungen nach erfolgter Datenanalyse. Auch die intendierte Optimierung der Prozesse, die durch die lückenlose Erfassung der Maschinendaten erreicht werden soll, wird scheitern, wenn Randdaten falsch oder gar nicht archiviert werden.

Eine optimale Datenbasis verringert den Aufwand

Sicherstellen der Qualität
Identifizieren von Optimierungspotentialen
Vermeiden von Verschwendung
Gewinnen von Erkenntnissen für künftige Prozesse
Verhindern von Fehlern
Einsparen von Zeit und Kosten

Damit diese Ziele realisiert werden, sollten die produktionsrelevanten Stammdaten innerhalb einer Plattform basierend auf einem einheitlichen Datenmodell archiviert und dokumentiert werden. Es werden Prozess-, Mess-, Betriebs- und Maschinendaten erfasst und mit der aktuellen Version der Arbeitsanweisung in Beziehung gesetzt. Außerdem erfolgt eine Anreicherung mit Datensätzen aus dem ERP-System der Firma.

Mit der geeigneten Software Lösung läuft dieser Prozess redundanzfrei ab, wobei ein möglichst smarter Informationsfluss realisiert wird und weder zeitliche Verzögerungen vorkommen, noch aufwendige Maßnahmen zur Pflege der Stammdatenbestände erforderlich sind. Auf diese Weise werden auditierbare Stammdaten ohne Zeitverlust und produktspezifisch archiviert. Für diese Vorgehensweise stehen automatisierte oder manuelle Verfahren zur Verfügung. Bei den manuellen Verfahren werden die Mitarbeiter durch die Software manövriert, sodass fehlerhafte Eintragungen vermieden werden.

Solide, auditierbare Stammdatenbestände sind eine wichtige Voraussetzung für das datengestützte Produktionsmanagement. Aus diesem Grund ist es wichtig, die richtigen Daten aufzuzeichnen und nachvollziehbar zu speichern. (#02)

Webbasierte Lösungen zur Standardisierung der Stammdaten

Mit innovativen webbasierten Lösungen sparen Unternehmen bei der Stammdatenpflege Zeit und Geld. Besonders die Hauptquelle einer mangelhaften Qualität der Stammdaten, das Vorhandensein von Dubletten, kann auf diese Weise optimal verhindert werden. Dubletten werden häufig bei der manuellen Eingabe von Stammdaten erzeugt. Unklarheiten im Hinblick auf Abkürzungen reichen aus, um doppelte Eingaben zu verursachen. Webbasierte Software Lösungen beinhalten Algorithmen, mit denen Dubletten identifiziert und entfernt werden.

Wichtig: Einbeziehung möglichst vieler Datensätze

Eine optimale Datenbasis verschafft den Unternehmen viele Vorteile und ist unverzichtbar, um die papierlose Produktion zu realisieren. Handelt es sich dabei um auditierbare Stammdaten, werden systematische Fehler effektiv vermieden und auf diese Weise Nachbearbeitungskosten gesenkt.

Auditierbare Datenbestände bieten außerdem den großen Vorteil, dass Nachweispflichten gegenüber den Kunden problemlos erfüllt werden können. Dabei kann es sich bei den Kunden sowohl um Endverbraucher als auch um andere Firmen handeln. Es wird möglich zu beweisen, dass spezifische Anforderungen in der gewünschten Qualität erfüllt wurden.

Auditierbare Datenbestände umfassen dabei nicht nur Maschinen-, Prozess-, Material- und Betriebsdaten, sondern darüber hinaus „weiche“ Daten. Bei diesen weichen Datensätzen handelt es sich um Metadaten, die meist nur sporadisch auftreten und aus diesem Grund wenig strukturiert sind. Beispiele für derartige Metadaten sind Materialänderungen oder Support-Tickets. Aus diesen Metadaten werden ebenfalls auditierbare Datenbestände, wenn sie sofort beim Auftreten während des Arbeitsprozesses erfasst werden und dabei strikt auf eine seriennummern- und arbeitsschrittgenaue Dokumentation geachtet wird.

Auditierbare Stammdaten: Vorteile für das gesamte Unternehmen

Auditierbare Datenbestände zu generieren, ist eines der Ziele des Datenmanagements. Mit ihrer Hilfe können Mitarbeiter dabei unterstützt werden, Fehler in Zukunft zu vermeiden. Auch bei der Fehlersuche und anschließenden Fehlerbehebung sind auditierbare Datenbestände eine große Hilfe. Damit diese Potentiale realisiert werden können, ist es notwendig sicherzustellen, dass jederzeit und an jedem Ort ein Zugriff auf den Datenbestand des Unternehmens möglich ist. Mit Hilfe von Lean-Office Funktionen werden die Informationen zentral verwaltet und dabei gewährleistet, dass ein globaler Zugriff erfolgen kann.

Verfügt ein Mitarbeiter über die entsprechenden Nutzerrechte, kann er jederzeit Produktionszahlen, Schichtberichte oder auch Support-Tickets einsehen. Der Zugriff erfolgt vom stationären PC aus, ist aber auch mit den mobilen Devices möglich. Damit aus den Datenbeständen für die Mitarbeiter nachvollziehbare Informationen werden, mit denen sie die Qualität ihrer Entscheidungen verbessern können, muss für eine entsprechende Visualisierung gesorgt werden. Auditierbare Stammdaten bieten eine hervorragende Möglichkeit der Absicherung und sind somit ein wichtiger Baustein eines unternehmensweiten Risikomanagements.

Den größten Nutzen entfalten auditierbare Stammdatenbestände bei produktionskritischen Datensätzen, denn hier ist es besonders wichtig, Änderungen feldgenau verfolgen zu können. Mit diesem „Field Level Auditing“ wird es möglich, dass unvorteilhafte Änderungen problemlos revidiert werden. Aus dem Änderungskommentar wird jederzeit ersichtlich, wer die Änderungen wann und aus welchem Grund vorgenommen hat.

Mit einer soliden Stammdatenbasis können relativ einfach verschiedene Ziele zuverlässig erreicht werden (#03)

Anwendungsfall: Überprüfung von Arbeitsplätzen

Mit dem Field Level Auditing können Arbeitsplätze überprüft werden, in dem ein Mitarbeiter am PC des betreffenden Arbeitsplatzes das Audit ausführt. Eine schrittweise Führung durch Texte, Bilder oder Videos erleichtert die Durchführung eines korrekten Audits. Während des Audits wird festgestellt, ob alle Vorgaben der Revision erfüllt werden. Diese Vorgaben können darin bestehen, dass der Arbeitsplatz sauber ist, alle Werkzeuge vorhanden sind und funktionieren. Obwohl diese Vorgaben nicht direkt mit dem gefertigten Produkt zusammenhängen, beeinflussen sie doch indirekt dessen Qualität.

Auditierbare Stammdaten bieten ein entscheidendes Plus an Sicherheit

Auditierbare Daten sind rückverfolgbar und somit kann jederzeit nachvollzogen werden, wer zu welchem Zeitpunkt Änderungen an der Datenbasis des Unternehmens vorgenommen hat. Dadurch wird das Risiko einer nicht-autorisierten Nutzung minimiert. Nicht gewünschte Datenzugriffe werden verhindert und auf diese Weise wird auch die Rechteverwaltung optimiert. Firmen werden immer mehr zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen im Rahmen des Access Governance verpflichtet, sodass sie zwingend auditierbare Systeme des Datenmanagements einsetzen müssen. Diese Systeme dienen einerseits der Verbesserung aller unternehmensinternen Abläufe und andererseits sind sie ein wichtiger Bestandteil eines unternehmensweiten Konzepts der Datensicherheit.