Checkliste: Der perfekte Messeauftritt

Eine Messe ist die ideale Möglichkeit für ein Unternehmen, sich zu präsentieren. Doch wie schaut der perfekte Messeauftritt aus? Je größer das Unternehmen ist, desto umfassender wird die Darstellung auf einer Messe – nicht selten wird dabei aber aufgrund schlechter Planung das vorhandene Budget deutlich überschritten.

Die Folge: Die nächste Messe wird abgesagt, was aber ebenso ungünstig ist, schließlich sind Ausstellungen auch wichtige Kommunikations- und Marketingmöglichkeiten. Mit den folgenden Checklisten ist es aber ein Leichtes, alles zu bedenken und dennoch im Kostenrahmen zu bleiben.

Planen aus dem Bauch heraus?
Ein Messeauftritt kann nicht aus dem Bauch heraus geplant werden. Natürlich kann jeder Unternehmer eine Idealvorstellung darüber besitzen, was schön wäre und wie der ideale Stand aussehen könnte. Doch zahlreiche Faktoren – allen voran die Kosten – beeinflussen das tatsächliche Aussehen des Standes.

Der Standbau ist übrigens der größte Kostenfaktor bei einer Ausstellung:

Transport,
Reisekosten,
Standmiete und
Nebenkosten

fressen rund die Hälfte des Budgets.

Durch das Anfertigen – und Beachten! – von Checklisten lassen sich jedoch unnötige Kosten verhindern.

Außerdem werden alle relevanten Dinge beachtet, die für den Messeauftritt relevant sind – es werden Kontakte gepflegt, Visitenkarten mitgeführt, Mitgebsel für die Gäste vorbereitet und kleine Reden und größere Präsentationen eingeübt.

Je nach gesetztem Ziel der Messeteilnahme verändert sich die Standkonzeption. Wird zum Beispiel eine neue Produktlinie vorgestellt, muss die Konzeption anders aussehen, als wenn konkrete Vertragsschlüsse das Ziel sind.

Tipps für den erfolgreichen Messeauftritt

Definieren Sie zuerst das Ziel des Messeauftritts.
Was wollen Sie erreichen bzw. wen wollen Sie ansprechen? Wer ist Ihre Zielgruppe und möchten Sie Neukunden gewinnen oder nur alte Kontakte neu beeindrucken? Werden Pressevertreter erwartet?
Setzen Sie auf die richtige Messe!
Dafür müssen Sie wissen, ob Ihre Zielgruppe eher auf regionalen, nationalen oder internationalen Messen zu finden ist. Ist eine Branchen- oder eine Publikumsmesse die richtige Wahl? Wie sieht das Veranstaltungskonzept aus – erreichen Sie damit die Personen, an die Sie sich wenden wollen? Können Sie Rahmenveranstaltungen für eigene Zwecke nutzen?
Planen Sie den Messeauftritt sorgfältig.
Denken Sie an die Ausstellungsfläche, beauftragen Sie den Messebauer, kümmern Sie sich um Strom- und Wasseranschluss und teilen Sie das Standpersonal ein. Eventuell buchen Sie selbst Stellwände und anderes Messezubehör oder nehmen den Aufbau sogar selbst vor. Stellen Sie die Kosten vorab auf und führen Sie die Kalkulation nicht zu knapp durch. Vergessen Sie dabei die zeitliche Planung nicht und integrieren Sie die Messeteilnahme in Ihr Marketingkonzept.
Lernen Sie die Umfangsformen kennen.
Das ist nicht selten ein Problem bei internationalen Messen – hier wird erwartet, dass Sie sich anpassen.
Verschicken Sie die Einladungen zur Messe rechtzeitig.
Idealerweise informieren Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner sowie alle, die Sie gern einladen wollen, einige Zeit vor Stattfinden der Messe und informieren hier nur über Ihre Absicht der Teilnahme. Steht diese konkret fest, versenden Sie noch einmal personalisierte Einladungen. Diese müssen über das gewisse Extra verfügen und sollten dem Kontakt eine Besonderheit bieten.
Messepersonal und Messetand müssen zusammenpassen.
Das Personal muss gut gelaunt und motiviert sein – suchen Sie gezielt die passenden Mitarbeiter dafür aus. Der Messestand soll einladend wirken und muss aufgeräumt sein. Er soll Ihre Produkte oder Leistungen ansprechend darstellen und für sich sprechen können.
Reflektieren Sie die Messe!
Gehen Sie gesammelte Kontakte durch und melden sich bei den Leuten, mit denen Sie dies vereinbart haben. Prüfen Sie, ob Sie den Kostenrahmen eingehalten haben und wenn nicht, an welcher Stelle Sie diesen überschritten haben. Versuchen Sie, den konkreten Erfolg festzulegen und veröffentlichen Sie einen Bericht über die Messeteilnahme in einer relevanten Zeitschrift oder wenigstens auf Ihrer Firmenhomepage.

Planen Sie den Messeauftritt sorgfältig: Ein moderner Messestand muss zu den angesprochenen Kunden passen. (#01)

Checklisten nach zeitlicher Einteilung
Die Messeplanung muss bereits sechs bis zwölf Monate vor dem eigentlichen Termin beginnen, denn nur so ist sichergestellt, dass Sie nichts vergessen und auch ausreichend Zeit dafür haben, alles in die Wege zu leiten bzw. alle nötigen Vorbereitungen zu treffen.

Die folgenden Checklisten helfen Ihnen dabei, die wichtigsten Punkte zu berücksichtigen:

Zeitraum	Erledigungen
Sechs bis zwölf Monate vor der Messe	– Festlegen der Zielgruppe – Festlegen des Messeziels – Grobe Finanzplanung – Wettbewerbsanalyse – Buchung von Teilnahme und Stand – Auswahl des Messepartners (Messebauer so früh wie möglich beauftragen!)
Vier bis fünf Monate vor der Messe	– Aufstellen und Verabschieden des Messekonzepts – Starten der ersten Werbekampagnen – Planung der Finanzen – Auftragsvergabe an weitere Messepartner – Festlegen von auszustellenden Exponaten, Prototypen und Geräten
Zwei bis vier Monate vor der Messe	– Planung der personellen Besetzung des Standes – Aufgabenverteilung an das Standpersonal – Festlegen der Reihenfolge der Gewerke – Buchen von Reisen und Hotels – Beantragung von Ausweisen für internationale Messen – Bewerben des Messeauftritts – Versenden erster Informationen an die Kunden – Planung und Beauftragung von Werbemitteln
Zwei bis vier Wochen vor der Messe	– Versenden konkreter Einladungen – Vorbereitung des Standpersonals – Transport der Ausstellungsstücke, Organisation der Logistik
Ein bis zwei Wochen vor der Messe	– Einrichtung des Messebüros mit Büromaterial, Besprechungsunterlagen und weiterem Zubehör – Aufbau des Messestandes bzw. Überwachung des Aufbaus durch den Messebauer
Ein Tag vor der Messe	– Standabnahme – Feinschliff des Messestandes, letzte Großreinigung desselben – Probelauf von Vorführgeräten, Nachjustierungen vornehmen – Einweisung des Standpersonals – Benennung von Ansprechpartnern – Beauftragung eines Mitarbeiters zur Wettbewerbsbeobachtung – Klären von Arbeitsbeginn und –ende
Am Tag der Messe	– Begrüßung der Mitarbeiter und Klärung von Besonderheiten – Feststellen der Vollzähligkeit von Ansprechpartnern – Am Ende des Tages: Besprechung und Planung für den nächsten Tag – Versorgung der Mitarbeiter – Analyse der Besucherkontakte – Erledigen von Eilaufträgen – Abarbeiten eigener Messetermine
Nach der Messe	– Abgleich des Budgets – Analyse der Kundenkontakte – Kontaktaufnahme wie vereinbart – Analyse der Konkurrenz

Allgemein muss nach der Messe festgestellt werden, ob diese überhaupt sinnvoll war – lohnt es sich, diesen Aufwand im nächsten Jahr wieder zu betreiben?

Wenn während der Messe ein Mitarbeiter mit der Konkurrenzbeobachtung betraut wird, kann hier zudem festgestellt werden, ob der Wettbewerb seine Ziele erreicht hat – sofern diese offensichtlich waren.

Was hat die Konkurrenz besser gemacht?
Waren die Stände ähnlich – wer hat den Kunden mehr angesprochen?

Nicht zuletzt muss auch das Budget berücksichtigt werden. Wenn es eingehalten wurde – gut!

Wenn nicht: Warum nicht?

Die Finanzplanung ist ein überaus wichtiger Aspekt für eine gelungene Messeteilnahme, denn wenn das Budget nicht eingehalten wurde, muss versucht werden, das Minus mit guten Kontakten wieder auszubessern. Ergeben sich durch die Messeteilnahme lukrative Aufträge, kann ein überschrittenes Budget in den Hintergrund treten.

Wenn sich aber weder gute Kontakte noch neue Aufträge ergeben haben und das Budget dennoch überzogen wurde, kann die Messe getrost als Flop verbucht werden. Weder die Umsatzsteigerung wurde dann erreicht noch ein größerer Bekanntheitsgrad, der wirklich von Nutzen ist. Für die nächste Messe müssen entsprechende Schlüsse gezogen werden, die es erlauben, den eigenen Auftritt entsprechend anzupassen und zu verbessern.