Mobile Datenerfassung: So vielseitig wie ihre Herausforderungen

Aus modernen Unternehmen mit Tätigkeitsbereich in der Industrie, in der Produktion oder im Handel sind sie nicht mehr wegzudenken: MDE Scanner und andere Geräte zur Mobilen Datenerfassung haben die Wirtschaft in vielerlei Hinsicht revolutioniert.

Mobile Geräte machen es möglich, eine große Menge unterschiedlichster Daten ohne einen direkten Computerzugang zu erfassen oder abzurufen. Als Basisdatenbank für den Prozess der mobilen Datenerfassung dient entweder ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) oder ein klassisches Warenwirtschaftssystem (WWS).

Das Abrufen von Daten aus oder das Erfassen von Daten für die Basisdatenbank geschieht unabhängig vom Zentralsystem über mobile Hardwaregeräte, die über eine sehr große oder sogar unbegrenzte Reichweite mitgeführt werden können. Klassische Einsatzbereiche sind zum Beispiel Warenlager, Regale und Kassen in Supermärkten, Auslieferung und sonstiger Außendienst wie die Ablesung von Zählerständen oder Produktionsstraßen.

Die erfassten Daten werden im ersten Schritt im mobilen Gerät gespeichert. In einem zweiten Schritt werden die gespeicherten Daten an die Basisdatenbank, den so genannten Host-Rechner, übertragen. (#01)

Für die Übertragung der Daten stehen zwei verschiedene Modelle zur Verfügung

Datenübertragung per Offline-System:
Die erfassten Daten werden im ersten Schritt im mobilen Gerät gespeichert. In einem zweiten Schritt werden die gespeicherten Daten an die Basisdatenbank, den so genannten Host-Rechner, übertragen. Die Übertragung erfolgt über eine Docking Station. Die gespeicherten Daten werden in Stapeln übertragen, im Englischen Batch genannt, weshalb das Übertragungsverfahren per Offline-System auch als Batch-Verfahren bezeichnet wird.
Datenübertragung per Online-System:
Bei Online-Systemen werden die Daten ebenfalls mit dem mobilen Gerät erfasst und gleich im Anschluss über Funk an die Basisdatenbank übertragen, zum Beispiel über eine Bluetooth-Schnittstelle, das WLAN oder über ein Mobilfunknetz mit GSM oder GPRS.

(Quelle: https://www.aisci.de/Produkte/Mobile-Datenerfassung/)

Die Vorteile, die moderne MDE-Technologien für Unternehmen in den verschiedensten Branchen bereithalten, sind ebenso vielfältig wie offenkundig:

Die Unabhängigkeit von der Basisdatenbank ermöglicht die Optimierung verschiedenster Arbeitsprozesse und bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich.
Eine doppelte Datenerfassung wird überflüssig
Medienbrüche können vermieden werden
Die mobile Erfassung, Weiterleitung und Abrufung von Daten sorgt dafür, dass auch die Basisdatenbank immer auf einem aktuellen Stand ist
Übertragungsfehler können auf ein Minimum reduziert werden
Der Einsatz von moderner MDE-Technologie optimiert Prozesse, spart Zeit, Materialeinsatz und Arbeitskraft ein und kann Fehler reduzieren. Dadurch ist es für ein Unternehmen möglich, innerhalb kürzester Zeit die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken.

Für Unternehmen stellen die Möglichkeiten der modernen MDE einen Quantensprung dar, der ohne die Entwicklung verschiedener Vorstufen nicht möglich gewesen wäre.

Die tatsächliche Revolution im Bereich der mobilen Datenerfassung war allerdings die Entwicklung der Strichcodes, auch Streifencodes oder Barcodes genannt. (#02)

Elektronische Datenverarbeitung bei der mobilen Datenerfassung: Die Wiege der MDE Scanner

Wie jede andere Form der Technologie steht auch die moderne MDE am Ende verschiedener Vorstufen und Zwischenschritte, von denen jeder für sich eine Weiterentwicklung der vorherigen Technologie bedeutete. Als Wiege der heute im Einsatz befindlichen MDE Scanner kann sicher die elektronische Datenverarbeitung im Allgemeinen betrachtet werden. In ihren Kinderschuhen war diese Technologie sehr fehleranfällig, da sie zu stark abhängig war von manuellen Eingaben.

Die Weiterentwicklung der elektronischen Datenverarbeitung, das so genannte mobile Computing, war bereits mehr darauf ausgerichtet, potentielle Fehlerquellen zu minimieren, indem das Zusammenwirken der Datenerfassung und der Datenverarbeitung durch optimierte Prozesse verbessert wurde.

Die tatsächliche Revolution im Bereich der mobilen Datenerfassung war allerdings die Entwicklung der Strichcodes, auch Streifencodes oder Barcodes genannt. Die parallelen Balken in unterschiedlicher Stärke mit dazwischenliegenden Lücken sind binäre Symbole, die optoelektronisch ausgelesen werden können.

Dadurch lässt sich eine große Menge detaillierter Informationen automatisch darstellen und auslesen. Erst durch die Entwicklung des Barcodes wurde es möglich, Daten maschinell zu erfassen und elektronisch zu verarbeiten. Die Lücke zwischen der erforderlichen Eingabe von Daten und ihrer elektronischen Weiterverarbeitung war geschlossen.
(Quelle: https://www.nexgen.ch/blog/was-ist-mobile-datenerfassung)

Bis heute hat die Technologie der MDE einen weiten Weg zurückgelegt, und das innerhalb kürzester Zeit. Nachdem die Basis für die prozessoptimierte elektronische Datenverarbeitung geschaffen war, hat sich die Technologie sehr schnell weiter entwickelt und ist den Anforderungen moderner Unternehmen heute in vieler Hinsicht mühelos gewachsen. Gleichzeitig wurde es möglich, die Hardware-Geräte und die verschiedenen Betriebssysteme und MDE Scanner zu sehr verbraucherfreundlichen Preisen zu produzieren und zu vertreiben, sodass die Technologie in den verschiedensten Branchen und Unternehmensmodellen rasch Fuß fassen konnte.

Die Einsatzmöglichkeiten der modernen MDE sind so vielfältig wie die Ansprüche der einzelnen Unternehmen. (#03)

Verschiedene Betriebssysteme für die mobile Datenerfassung

Die Einsatzmöglichkeiten der modernen MDE sind so vielfältig wie die Ansprüche der einzelnen Unternehmen. Ein Datenerfassungssystem ist deshalb nur sinnvoll, wenn es sich möglichst flexibel den individuellen Anforderungen einzelner Branchen und Einsatzbereiche anpassen kann. Verschiedene Betriebssysteme für mobile Datenerfassungsgeräte sollen möglichst prozessoptimierte Lösungen für die verschiedenen Anwendungsbereiche bieten:

Mobile Datenerfassung über Android-Systeme
Soll die mobile Datenerfassung über ein Android-System erfolgen, ist dafür ein Barcode-Scanner in Verbindung mit einem mobilen Device oder einem Smartphone oder Tablet erforderlich. Der Barcode-Scanner erfasst die Daten und übermittelt sie über eine Bluetooth-Schnittstelle oder per Mobilfunk an das verarbeitende Gerät. Die Eingabe der Daten erfolgt entweder über eine Tastatur in ein vorgesehenes Eingabefeld oder direkt über eine auf dem Endgerät installierte App.
Mobile Datenerfassung über Windows-Betriebssysteme
Für diese Form der MDE ist ein mobiles Gerät mit vorinstalliertem Windows-Betriebssystem erforderlich, in der Regel Microsoft Windows CE. Das Gerät enthält einen Barcodescanner, der die auszulesenden Daten erfasst. Das Betriebssystem kann mit verschiedenen Versionen wie Visual Studio 2006 oder verschiedenen C-Varianten programmiert werden. Individuellere Lösungen sind ohne eine spezielle Programmierung aber in Verbindung mit einem Inter- oder Intranet umsetzbar. Geräte, die die mobile Datenerfassung mithilfe von Windows- Betriebssystemen ermöglichen, sind meist besonders kompakt und schnell einsatzbereit.
Mobile Datenerfassung über Proprietäre Betriebssysteme
Geräte für die MDE mit proprietären Betriebssystemen sind vollkommen unabhängig und ohne große Vorkenntnisse einsetzbar. Sie verfügen über einen Applikations-Konfigurator, der auf die eigenen Bedürfnisse und Prozessabläufe eingestellt werden kann. Die erforderliche Software ist bereits auf dem Gerät installiert oder wird zur Vorabinstallation mitgeliefert. Die Konfiguration erfolgt über die integrierte Tastatur, die in verschiedenen Detailoptionen und Benutzeroberflächen verfügbar ist. Die Geräte bringen einen integrierten Barcodescanner mit, der in verschiedenen Ausführungen gewählt werden kann. Da die integrierte Technologie sehr einfach gehalten ist und die Displays nur über eine monochrome Anzeige verfügen, ist eine besonders hohe Akkulaufzeit zu erwarten. Proprietäre Betriebssysteme überzeugen durch eine einfache Bedienung und eine hohe Energieeffizienz.
Mobile Datenerfassung über Datensammler
Datensammler sind die einfachste Variante der MDE Scanner. Die sehr kleinen und kompakten Geräte sind mit einem Barcodescanner ausgestattet und erfassen Daten, die sie in einen mobilen Speicher übertragen. Erst in einem zweiten Schritt werden die erfassten und gespeicherten Daten an den Host-Rechner übermittelt und so für die elektronische Datenverarbeitung in einem Warenwirtschaftssystem oder einem ERP zur Verfügung gestellt.

Die Datenerfassung und -übertragung erfolgt bei Datensammlern in der Regel per Offline-System und dadurch zeitverzögert. Es gibt allerdings auch komplexere Geräte, die über eine integrierte Bluetooth-Schnittstelle oder eine andere Funkübertragungsoption verfügen und die Daten so auch ohne Docking-Station an die Basisdatenbank übertragen können. Datensammler sind besonders kostengünstig und schnell einsatzbereit. Sie werden beispielsweise bei der elektronisch unterstützten Inventur eingesetzt.

Technologien zur mobilen Datenerfassung werden auch in Bereichen eingesetzt, in denen das Thema Datenschutz von großer Bedeutung ist. (#04)

Mobile Datenerfassung und der Datenschutz

Technologien zur mobilen Datenerfassung werden auch in Bereichen eingesetzt, in denen das Thema Datenschutz von großer Bedeutung ist. So sind inzwischen zum Beispiel Rettungsdienste, Pflegeheime, Krankenhäuser oder auch mobile Pflegedienste mit Geräten zur mobilen Datenerfassung ausgestattet. Werden MDE Scanner und andere technische Hilfsmittel in Bereichen eingesetzt, in denen personenbezogene Daten erfasst, gespeichert und verarbeitet werden, ist der Datenschutz ein zentrales Thema.

Unternehmen, die in relevanten Branchen tätig sind, sollten sich deshalb vor dem ersten Einsatz entsprechender Geräte mit der neuen europaweit gültigen Datenschutz-Grundverordnung befassen und sich darüber informieren, welche Schritte in die Wege geleitet werden müssen, um auch beim Einsatz von MDE Scannern und vergleichbaren Geräten jederzeit einen verantwortungsvollen und gesetzeskonformen Umgang mit personenbezogenen Daten zu garantieren. Eine besonders übersichtliche und benutzerfreundliche Aufbereitung der Thematik finden Unternehmer zum Beispiel auf der Internetseite www.dsgvo-gesetz.de.

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