Die automatisierte Buchhaltung befasst sich vorwiegend mit den recht trivialen Vorgängen wie Rechnungslegung sowie Übernahme und Verbuchung der Zahlungsdaten von der Bank.
Geht es aber zum Beispiel in die Produktion, in der fertige und unfertige Erzeugnisse entstehen, Materialien aus dem Lager der Produktion zufließen, Halbzeuge ins Lager wandern, so bleibt die Buchhaltung hier oftmals außen vor. Das muss aber nicht sein, denn die automatisierte Buchhaltung kann auch in der Produktion greifen.
Produktion & Automatisierte Buchhaltung: das ERP bringt beide zusammen
Viele Unternehmen haben Bereiche, die schon jetzt einen sehr hohen Anteil an Digitalisierung zeigen. Die sich ergebenden Vereinfachungen bewirken oft ein starkes Interesse an einer noch weitergehenden Digitalisierung.
Naturgemäß sind Einkauf und Produktion intensiv mit dem Thema Industrie 4.0 befasst. Auch beim Verkauf sind viele Abläufe digitalisierbar. Während man bei der Produktion vorwiegend an die Steuerung der Produktion denkt, wäre gerade hier ein Ansatz für die Einführung der automatisierten Buchhaltung.
Die Wahl der richtigen Software: das Inselproblem
Die Software bestimmt die Möglichkeiten. Hat man für den Bereich der Buchhaltung eine reine Buchhaltungssoftware erworben, wird diese die dortigen Aufgaben sicher lösen können. Offen bleibt jedoch gerade für Mittelständler und Großunternehmen, wie die Daten z.B. aus der Produktion dort einfließen können.
Eine Dateischnittstelle ist hier nur eine Notlösung, stellt aber keine automatisierte Buchhaltung dar. Somit bildet sich die Buchhaltungssoftware als echte Insellösung heraus, die eine digitale Weiterentwicklung des Unternehmens ausschließt – oder mit ihren benötigten Schnittstellen sehr kostspielig werden lässt.
Eine Automatisierung ist dann möglich, wenn der Bereich der Buchhaltung zum Beispiel in der ERP-Software integriert ist. In diesem Fall ist eine automatisierte Weitergabe der relevanten Daten von der Produktion zur Buchhaltung möglich.
Viele Unternehmen haben Bereiche, die schon jetzt einen sehr hohen Anteil an Digitalisierung zeigen. ( Foto: Shutterstock- Funtap )
Buchungssätze entstehen im Verlauf der Produktion
Um das Kind beim Namen zu nennen: der Vorteil der automatisierten Buchhaltung in der Produktion liegt in diesem Fall tatsächlich bei der automatischen Erzeugung der Buchungssätze. Wird ein unfertiges Erzeugnis hergestellt, kann es für die Buchhaltung entsprechend gewürdigt, sprich: verbucht werden.
Vom Lager und von fertigen und unfertigen Erzeugnissen
An einer Stelle allerdings wird der Mensch nicht ersetzt werden können: das ist die Bewertung. Während im Lager Stückzahlen verbucht werden, interessiert sich die Buchhaltung ausschließlich für Werte.
Eine Entnahme aus dem Lager für die Zuführung von Materialien zur Produktion ist noch trivial. Hier hat jede Position ihren Bezugspreis. Das gilt auch für bezogene Halbzeuge. Spätestens dann, wenn am Ende des Produktionsprozesses Erzeugnisse entstanden sind, muss eine Bewertung erfolgen.
Fertige Erzeugnisse können abverkauft werden – sind oft Bestandteil eines Auftrags zur Lieferung einer gewissen Stückzahl an einen Kunden. Unfertige Erzeugnisse müssen ebenfalls bewertet werden, denn unfertige Erzeugnisse oder Halbfabrikate sind Artikel des Unternehmens, die sich zwar noch in der Produktion befinden und daher noch nicht zu den fertigen Erzeugnissen zählen.
Doch insbesondere zum Bilanzstichtag wird gerade den sogenannten Halbfabrikaten eine besondere Rolle zuteil: sie fließen als Vermögensgegenstände in die Bilanz ein.
Fertige Erzeugnisse können abverkauft werden – sind oft Bestandteil eines Auftrags zur Lieferung einer gewissen Stückzahl an einen Kunden. ( Foto: Shutterstock-Marcin Balcerzak )
Wie fließen Kosten in die Bewertung ein?
Bei der Bewertung unfertiger Erzeugnisse kann gerade das ERP-System wichtigen Input liefern, denn in die Bewertung von unfertigen Erzeugnissen fließen diese Kennzahlen ein, welche aus dem ERP-System zufließen können.
- Einzelkosten
- Materialkosten
- Fertigungslöhne
Hier liegen die Daten direkt im PPS vor. Eine Weiterreichung an die automatisierte Buchhaltung ist möglich.
- Sondereinzelkosten
Als Sondereinzelkosten fallen in der Fertigung produktbezogene und mengenunabhängige Kosten an. Hierzu zählen Lizenzkosten, Modellkosten, Werkzeugkosten und auch die Entwicklungskosten. Sollen hier auch Kostenstellenkosten zugerechnet werden, sind diese eventuell besser bei den Gemeinkosten aufgehoben. - Gemeinkosten
Die Fertigungsgemeinkosten umfassen alle Kosten, welche nicht direkt zurechenbar sind. Dies umfasst Abschreibungen für Maschinen, aber auch Lohnkosten und Lohnnebenkosten für Vorarbeiter wie auch beispielswiese die Stromkosten der Hallenbeleuchtung.
Darüber hinaus ist zu erwähnen, dass die Bewertung der unfertigen Erzeugnisse „verlustfrei“ erfolgen muss.
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Die Bewertung bei Einzel- und Mehrfachfertigung
Unfertige Erzeugnisse aus Mehrfachfertigung umfasst zum einen Einzelteile, die sich in Bearbeitung befinden oder solche Teile, welche aus Einzelteilen zusammengesetzt sind. Zum anderen zählen hierzu Erzeugnisse und Baugruppen, die sich in der Montage befinden. Auch bei komplexen und mehrstufigen Fertigungsprozessen lassen sich die Materialzuflüsse nachvollziehen und für eine Bewertung verwenden.
Hier unterscheidet sich die Aufwandsbuchung nur dahingehend, ob sie
- im Just-in-Time-VerfahrenEinkäufe von Werkstoffen und Materialien werden sofort als Aufwand auf die zugehörigen Aufwandskonten (Beispiel: Aufwendungen Rohstoffe) gebucht.
- oder auf Basis von Materialentnahmescheinen (digital oder analog)Einkäufe von Werkstoffen und Materialien werden zuerst auf ein Bestandskoto für den jeweiligen Werkstoff gebucht. Erst wenn die Materialien aus dem Lager entnommen und verarbeitet werden, erfolgt die Aufwandsbuchung.
durchgeführt wird.
Bei der Betrachtung der Einzel- und Mehrfachfertigung zum Inventurzeitpunkt muss unterschieden werden. Bei der Mehrfachfertigung werden die bis zum Inventurstichtag durchgeführten Arbeitsvorgänge betrachtet. Bzgl. der Materialien werden Stücklisten zugrunde gelegt, um die Abgänge aus dem Lager zu prüfen. Bei der Einzelfertigung wird die „bis zum Stichtag“ erfüllte Stückliste betrachtet.
Wesentlich einfacher ist der Bewertungsvorgang, wenn dieser aus der Produktion heraus automatisiert erfolgt. In aller Regel „weiß“ das PPS sehr exakt, welche Materialien (Stückzahlen, Teilenummern) der Produktion zufließen.
Es ist auch zu jedem Zeitpunkt möglich, zu betrachten, welche Erzeugnisse sich im Produktionsprozess befinden und welche diesen bereits verlassen haben. Somit lassen sich die für die Bewertung nötigen Daten der Einzelkosten sehr genau ermitteln und daher automatisiert verbuchen. die bis zum Inventurstichtag durchgeführten Arbeitsvorgänge betrachtet
Die Sondereinzelkosten
Für die Zubuchung der Sondereinzelkosten muss eine Zuordnung bereits im PPS erfolgen. Geschieht dies, können entstehende Sondereinzelkosten der automatisierten Buchhaltung in der Produktion zugeführt werden.
Die Gemeinkosten
Für die Einbringung der Gemeinkosten in die Bewertung von fertigen oder unfertigen Erzeugnissen muss in jedem Fall eine (Daten-)Anleihe beim ERP-System gemacht – und smart geschlüsselt werden. Hier kommt aus der analogen Welt der BAB oder Betriebsabrechnungsbogen zum Einsatz – typischerweise natürlich in digitaler Form.
Der Betriebsabrechnungsbogen hat die Aufgabe, alle Gemeinkosten über individuelle Umlageschlüssel auf Kostenstellen zu verteilen. Aus dieser Betrachtung der Kostenstellen errechnen sich so dann Zuschlagssätze für die Produkte (Kostenträger).
Bei der Mehrfachfertigung werden die bis zum Inventurstichtag durchgeführten Arbeitsvorgänge betrachtet ( Foto: Shutterstock-Jenson)
Fazit
Die automatisierte Buchhaltung in der Produktion ist keine Utopie, es ist eine sehr lösbare Aufgabe. Allerdings ist die automatisierte Buchhaltung keine Plug-and-Play-Lösung, sondern erfordert nach der Einführung der Software eine exakte Parametrisierung. Ohne die Parametrisierung ist eine automatisierte Buchhaltung in der Produktion nicht denkbar.
Was auch deutlich ist, das ist eine klare Anforderung an die Buchhaltungssoftware: sie soll bitte schön Bestandteil einer ganzheitlichen ERP-Lösung sein. Anders sind die nötigen Datenflüsse nur mit fehleranfälligen und zeitraubenden Medienbrüchen oder kostspieligen Schnittstellen zu realisieren.
Wer sich mit dem Gedanken trägt, seine fertigen und unfertigen Erzeugnisse künftig automatisiert in die Buchhaltung fließen zu lassen, ist gut beraten, eine anvisierte Softwarelösung gerade hinsichtlich der ganzheitlichen Datenflüsse genau zu untersuchen. Von daher ist dieser Artikel ein Abgesang auf die Insellösungen in Unternehmen und eine Ode an ganzheitliche ERP-Systeme.>Video:
