QM Software: Erfolgreicher werden dank digitaler Unterstützung

Braucht wir QM Software? Angesichts des wachsenden Erfolgsdrucks und zunehmender Digitalisierung heißt die Antwort auf diese Frage ganz klar: „Ja“. Vor allem die Qualitätssicherung steht dabei im Fokus.

Darum ist Qualitätsmanagement wichtig

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen sehen sich wachsenden Anforderungen gegenüber, die es ihnen zunehmend schwerer machen, am Markt zu bestehen. Die Konkurrenz wächst, die Wünsche der Kunden werden vielfältiger. Gleichzeitig müssen innerhalb des Unternehmens Umstrukturierungen erfolgen, um dem wachsenden Druck gerecht zu werden. Das heißt auch, dass Projektphasen und –planungen reibungslos ablaufen und aufeinander abgestimmt sein müssen und dass interne Organisationen und Abläufe harmonieren sollen.

Um all diese Ansprüche zu erfüllen, ist die Implementierung einer QM Software sinnvoll. Sie sorgt dafür, dass die drei Hauptbereiche Qualität, Zeit und Geld einen gleich hohen Stellenwert bekommen und dass die Prozesse reibungslos ablaufen. Verantwortlichkeiten und Abläufe müssen festgelegt werden, damit die Qualitätssicherung gewährleistet werden kann. Eine gute QM Software zielt auf die folgenden Aspekte ab:

• Qualitätssicherung
• Steigerung der Qualität
• Abbildung von DIN EN ISO 9001
• Auditmanagement
• Maßnahmenmanagement
• QM-Handbuch
• Steuerung von Prozessen
• Integration des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
• Kostensenkung
• Minimierung von Risiken
• Konstruktive Fehlerbehebung und künftige Vermeidung von Fehlern
• Leichtere interne Organisation und einfaches Einarbeiten neuer Mitarbeiter
• Zuweisung konkreter Verantwortlichkeiten und Kompetenzen
• Sicherung des firmeninternen Know-hows
• Erkennen von Marketingchancen
• Arbeitsentlastung und effiziente Organisation der Abläufe
• Zentrale Speicherung, Dokumentation und Archivierung der QM Dokumente

Durch die Implementierung der QM Software ist es auch kleinen und mittleren Unternehmen möglich, diese Ziele zu erreichen und die drei genannten Teilbereiche Qualität, Zeit und Geld besser miteinander zu verbinden. Denn: Sie sind untrennbar miteinander verbunden und die Beeinflussung eines Bereichs wird sich zwangsläufig auf die anderen beiden Bereiche auswirken.

QM Software ersetzt Mitarbeiter?

Häufig stellt sich die Befürchtung, dass durch noch mehr Digitalisierung und neue Software im Unternehmen weitere Mitarbeiter ersetzt werden. Das ist allerdings nicht der Fall, denn die QM Software „firstaudit“ trägt lediglich dazu bei, die Möglichkeiten der mit der Qualitätssicherung beauftragten Mitarbeiter auch bei geringem Know-How zu erhöhen. Gerade in Unternehmen, in denen nur wenig Zeit dafür ist, die Maßnahmen des Qualitätsmanagements anzuwenden, kommt es auf eine hochwertige technische Unterstützung an, die die beauftragten Mitarbeiter unterstützt und sicherstellt, dass nötige Vorgaben und Normen eingehalten werden.

Leider wird das Qualitätsmanagement QM in vielen Unternehmen eher stiefmütterlich behandelt, weil sowohl Zeit als auch Personal dafür fehlen. Sind die Mitarbeiter anderweitig beschäftigt, wird das Qualitätsmanagement oft zurückgestellt oder nur noch eingeschränkt angewendet. Außerdem neigen viele Mitarbeiter dazu, in stressigen Situationen Fehler zu machen. Dies wiederum wirkt sich auf die Qualitätssicherung aus, bei der Proben und Prüfpunkte mit einer hohen Fehlerquote behaftet sind.

Ist gar nur unerfahrenes Personal vorhanden, welches für das Qualitätsmanagement eingesetzt werden kann, zeigt sich das unter anderem im Umfang der Prüfungen und der angewendeten Maßnahmen. Selbst dann, wenn Checklisten an die Hand gegeben werden, ersetzen diese kein Fachwissen. Die Software wirkt genau an dieser Stelle gezielt entgegen.

QM Software gibt Hilfestellungen

Die QM Software „firstaudit“ ist für die Qualitätssicherung insofern unverzichtbar, denn sie gibt den beauftragten Mitarbeitern alle nötigen Arbeitsprozesse an die Hand. Es werden Checklisten angeboten, die im Rahmen der Überprüfungen einer Qualitätssicherung anwendbar sind. Die Software prüft, ob diese Listen vollständig abgearbeitet wurden und weist auf weitere Prüfungen hin. Gleichzeitig werden Protokolle erstellt, mit denen die gesamten Maßnahmen auch später noch nachvollziehbar sind. Die internen Prozesse können somit optimiert werden und die QM Dokumente sind immer auf dem aktuellsten Stand.

Doch die Qualitätssicherung mit dem Ziel, die seitens des Qualitätsmanagements vorgegebenen Maßnahmen und Ziele sicherzustellen, ist nur ein Teil des gesamten Qualitätsmanagements. Auch die Qualitätsplanung lässt sich mithilfe der Software besser vornehmen, denn hier werden die gestellten Anforderungen und Merkmale der gewünschten Qualität ebenso erfasst wie neue Vorgaben geplant. Gleichzeitig lassen sich Rahmenbedingungen festlegen und neue Konzepte und Abläufe erarbeiten.

Die Qualitätslenkung als weiterer Bestandteil des Qualitätsmanagements spielt hier ebenfalls mit hinein, denn sie sorgt für die Einhaltung der gesetzten Maßgaben und überwacht sämtliche Prozesse. Die Ursachen für nicht zufriedenstellende Ergebnisse sollen mithilfe der Software eliminiert werden. Damit einher geht die gewünschte Verbesserung der Qualität, wobei sich dieser Punkt als kontinuierlicher Prozess darstellt.

QM Software für eine leichtere Qualitätssicherung

QM Software: auf mobilen Geräten stellt die QS-App bw. Software stets sicher, dass alle Prüfpunkte eines QS-Audits vollständig absolviert werden. Das QS-Tracking ermöglicht eine spätere Prüfung des gesamten QS-Vorgangs. (Foto: Firstaudit)

Sämtliche Maßnahmen, die im Rahmen des Qualitätsmanagements angewendet werden, beginnen mit den Überprüfungen durch die Qualitätssicherung. An dieser Stelle tritt „firstaudit“ auf den Plan und sorgt durch die Sammlung und einfache Weitergabe gesammelter Daten dafür, dass Informationsflüsse gesteuert werden. Nicht selten gibt es in Unternehmen teilweise enorme Defizite, was die Weitergabe von Informationen angeht. So werden Aufgaben doppelt oder gar nicht erledigt, weil sich niemand wirklich verantwortlich fühlt.

Der Hintergrund ist wieder mangelndes Fachwissen und keine korrekte Zuweisung von Kompetenzen. Durch die Software, die für eine bessere Qualitätssicherung QM unverzichtbar ist, werden alle nötigen Informationen weitergegeben. Gesammelte Daten und angelegte Checklisten werden der Archivierung zugeführt und in einer zentralen Datenbank gespeichert. Durch die direkte Zuweisung von Rollen für einzelne Mitarbeiter(Verantwortliche werden ihrer Aufgabe entsprechend mit einer Rolle bedacht) ist es möglich, dass die Berechtigungen für die Nutzung der Software geregelt werden und dass jeder Zugriff auf die nötigen Daten bekommt, der sie für weitere Auswertungen oder Maßnahmen benötigt.

Dank der Ergänzung der QM Software durch eine leistungsfähige App sind sogar papierlose Rundgänge und Kontrollen möglich, deren Ergebnisse in der Software gespeichert werden können.

Mit der QM Software komplexe Vorgänge bearbeiten

Mithilfe der QM Software „firstaudit“ der Firma „reinstil GmbH & Co. KG“ bekommen Unternehmen ein digitales Tool an die Hand, mit dem sich die Qualitätssicherung einfacher und mit deutlich geringerer Fehlerquote durchführen lässt. Die Checklisten umfassen dabei verschiedene Bereiche und beziehen sich auf Audits ebenso wie auf Inspektionen und Kontrollgänge.

Verschiedene Features ergänzen die Software, außerdem werden alle Daten in der zentralen Datenbank gespeichert. Somit ergibt sich bei späteren Überprüfungen die Möglichkeit, auf diese Daten zurückzugreifen und bereits absolvierte Prüfungen erneut einzusehen bzw. in die Auswertungen einzubeziehen. Normalerweise wird „firstaudit“ auf mobilen Endgeräten verwendet und bietet damit die Möglichkeit, jederzeit und ortsunabhängig Überprüfungen durchzuführen. Allerdings ist auch eine Version für den Browser erhältlich, sodass sich das Tool auf PC und Notebook nutzen lässt.

Jede Überprüfung beginnt mit der Erstellung einer Checkliste, die beispielsweise über einfache Seiten im Browser eingegeben werden kann. Zudem bietet der Hersteller an, gemeinsam mit dem Kunden individuelle Checklisten zu erstellen, die auf den jeweiligen Bedarf zugeschnitten sind und genau die zu prüfenden Punkte umfassen. Zu prüfende Projekte können überdies aus SAP oder aus dem ERP-System übernommen werden. firstaudit kann somit als Stand-alone-Lösung betrieben werden oder kann als Erweiterung dort eingesetzt werden, wo das ERP-System aufhört.

Individuelle Anpassung der QM Software

Das Qualitätsmanagement ist nicht allgemeingültig und die Maßnahmen, die für ein Unternehmen gut und richtig sind, müssen für eine andere Firma oder Organisation längst nicht passen. Das heißt, dass das Qualitätsmanagement individuelle Maßnahmen vorsieht, wenngleich sich einzelne Punkte immer ähneln können.

Vor allem im Rahmen der Qualitätssicherung und dem Abarbeiten von Checklisten können Ähnlichkeiten unter verschiedenen Unternehmen vorkommen. Doch je nach fachlicher Ausrichtung sowie gesetztem Ziel müssen andere Maßnahmen abgeleitet werden, wobei die QM Software unterstützen soll. Der Hersteller bietet eine Erarbeitung nötiger Punkte gemeinsam mit dem Verantwortlichen für das Qualitätsmanagementinnerhalb eines Unternehmens an, sodass eine Software entsteht, die individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist. Möglich ist es beispielsweise, verschiedene Checklisten zu erstellen, die exakt die zu prüfenden Punkte umfassen. Diese Checklisten wiederum werden mit Prozessbeschreibungen verknüpft, die von den Mitgliedern des Qualitätsmanagement-Teams einsehbar sind.

Mithilfe der Software kann der verantwortliche Mitarbeiter alle relevanten Punkte der Checkliste abarbeiten, wobei die Software an Punkte erinnert, die noch nicht ausgeführt worden sind.

Möglich ist die Implementierung der Funktion, Sensordaten direkt mit dem mobilen Endgerät aufzunehmen und zu speichern. Der Hersteller gibt dazu entsprechende Auskünfte und Hilfestellungen, denn es handelt sich nicht um einen festen Standard bei dieser Software. Vielmehr ist es potenziell möglich, derartige Funktionen in den Leistungsumfang aufzunehmen.

QM Software: In Räumen mit schlechtem oder gar keinem Empfang bietet der Offline-Modus trotzdem die Möglichkeit der Qualitätssicherung mit Mobile Devices. (Foto: shutterstock . ALPA PROD)

Die erfassten Daten werden gespeichert und in der zentralen Datenbank abgelegt, sodass sie sowohl von den mobilen Endgeräten als auch von der Browserversion einsehbar sind. Besonders hilfreich ist dabei der Offline-Modus der Software, die auf dem Smartphone oder auf dem Tablet verwendet wird. Bei manchen Kontrollgängen ist keine Verbindung zum Server vorhanden, daher ist es in diesen Fällen ratsam, den Offline-Modus zu verwenden. Die Daten werden ebenso gesammelt und gespeichert, später erfolgt bei Vorhandensein der Verbindung zum Server eine Synchronisierung der Daten.

Durch die Tracking-Funktion kann ein individueller Bearbeitungszustand im Rahmen des Qualitätsmanagements erkannt werden. Das heißt, dass bei Nutzung dieser Funktion klar wird, an welcher Stelle des Kontrollgangs sich der Mitarbeiter gerade befindet und welche Punkte bereits abgearbeitet worden sind bzw. welche Daten noch fehlen. Die Daten sind somit immer auf dem aktuellsten Stand.

Mehrsprachige Software für das Qualitätsmanagement nutzen

Die Globalisierung bringt auch die Notwendigkeit mit sich, in anderen Sprachen miteinander zu kommunizieren. „Firstaudit“ lässt sich in verschiedenen Sprachen anwenden, sodass beispielsweise Checklisten und Maßnahmen in anderen Sprachen zur Verfügung stehen. Dies hat auch den Vorteil, dass einzelne Maßnahmen der Qualitätssicherung und des Qualitätsmanagements an unterschiedlichen Standorten und somit in verschiedenen Ländern durchgeführt werden können.

Die Daten werden in den jeweiligen Sprachen aufgenommen und gespeichert, in der zentralen Datenbank aber in eine gemeinsame Sprache umgewandelt. So haben die Mitarbeiter aus allen Ländern Zugriff auf diese Daten und können sie für Auswertungen nutzen. Die Sprache desjenigen, der die Checklisten aufnimmt oder die Auditergebnisse einträgt, ist nicht mehr relevant. Wichtig ist dafür, dass die Listen und Maßnahmen schon zu Beginn mehrsprachig angelegt werden und dass der jeweilige Mitarbeiter die für ihn vorgesehene Variante auf seinem mobilen Endgerät hat. In der zentralen Datenbank werden alle Daten zusammengeführt, sodass diese gegenübergestellt werden können.

So ergibt sich beispielsweise ein Bild von der Produktivität eines Standorts, der mit einem anderen Standort und dessen Produktivität verglichen werden kann – und das, obwohl die zugehörigen Checklisten in unterschiedlichen Sprachen ausgefüllt worden sind!

Wichtige Dokumentationen speichern

Die Qualitätssicherung und das Qualitätsmanagement können immer nur so gut bzw. effektiv sein, wie die Dokumentation der Überprüfungen und Audits. Das bedeutet, dass alle Ergebnisse auch später noch nachvollziehbar sein müssen, um bestimmte Maßnahmen abzuleiten oder einzelne Prüfpunkte isoliert zu betrachten und mit neuen Ergebnissen zu vergleichen.

Die QM Software „firstaudit“ bietet genau diese Funktion und lässt beispielsweise Barcodes an Maschinen einscannen. Dabei wird nicht nur die jeweilige Maschine oder Anlage gespeichert, sondern auch der Zeitpunkt der Überprüfung kann erfasst werden. Somit ist es später möglich, diese Aspekte genau zu nachzuvollziehen. Möglich ist dabei die Aufnahme von Fotos. Einzelne Prüfpunkte werden fotografiert und stehen dank der Speicherung in der zentralen Datenbank später zur Auswertung und als Beleg zur Verfügung.

In vielen Fällen ist es unabdingbar, Belege beizubringen und klarzustellen, welche Prüfobjekte erfasst worden sind. Ein Beleg ist daher unverzichtbar und kann dank der Software auf besonders einfache Art und Weise als Foto beigebracht werden. Auf den Bildern selbst lassen sich überdies Markierungen erstellen, sodass alle relevanten Punkte auf den ersten Blick sichtbar werden.

Zum Umfang der Speicherungen zählen überdies Notizen: Reicht es nicht, einen Listenpunkt mit einem Haken zu versehen, sondern sind umfassendere Beschreibungen gefragt, hilft die Notizfunktion weiter. Der Auditor kann Notizen hinzufügen und diese für die spätere Auswertung nutzen. Damit ergeben sich umfassendere Möglichkeiten für das Qualitätsmanagement, das vor allem auf den Erkenntnissen der Qualitätssicherung aufbaut und aus diesen Maßnahmen und Kompetenzen ableitet.

Die Beobachtungen können dabei sogar über die Spracherkennung eingegeben werden, was sich vor allem bei der Nutzung mobiler Endgeräte als sehr positiv erweist.

Der Sicherheitsaspekt bei der QM Software

QM Software: Die elektronische Unterschrift dokumentiert den Prozess der Qualitätssicherung zuverlässig. (Foto: Firstaudit)

Jede digitale Unterstützung im Unternehmen bringt das Risiko eines Hackerangriffs mit sich. Immer entstehen undichte Stellen, die durch besondere Tools abgesichert werden müssen. Die QM Software „firstaudit“ hingegen bietet vor allem vor diesem Hintergrund einige Vorteile.

Zum einen ist der Auditor exakt zu benennen und muss sich über eine digitale Signatur ausweisen. So können Reviews immer der verantwortlichen Person zugewiesen werden und bleiben daher nachvollziehbar. Es kann jederzeit nachverfolgt werden, welche Person das Audit durchgeführt hat und welches Gerät diese Person dabei im Einsatz hatte. Die elektronische Unterschrift ist der Beleg dafür und wird in der zentralen Datenbank abgelegt.

Die Zugriffskontrolle der QM Software erfolgt des Weiteren über die bereits erwähnte Vergabe von Rollen. Diese sind immer dann nötig, wenn mehrere Personen Zugriff auf die Daten bzw. auf die Software haben oder wenn ganze Teams mit den Aufgaben des Qualitätsmanagements betraut sind.

Die Zugangserkennung wird dann nötig, wobei bei „firstaudit“ sämtliche Berechtigungen an die vergebenen Rollen geknüpft sind. Damit hat nicht jede Person, die am Qualitätsmanagement beteiligt ist, automatisch Zugang zu allen Daten und zum gesamten Nutzungsumfang. Dies ist sicherlich in kleinen Unternehmen nicht nötig, in denen nur eine oder wenige Personen mit dem Qualitätsmanagement betraut sind und entsprechende Überprüfungen und Auswertungen vornehmen.

Schnittstellen und Auswertungen der QM Software

Die QM Software soll nicht für sich allein arbeiten, sondern muss innerhalb des Unternehmens auch mit anderen Geräten nutzbar sein bzw. kommunizieren. Daher sind Schnittstellen zur ERP-Software wichtig. Diese Schnittstellen sind von der zentralen Datenbank aus angelegt und können von hier aus an alle Systeme des Unternehmens übergeben werden. Momentan bestehen bei „firstaudit“ Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen. Werden weitere Schnittstellen benötigt, können diese im Rahmen der individuellen Anpassung der Software in Zusammenarbeit mit dem herstellenden Unternehmen „reinstil“ entwickelt werden.

Die Auswertung der gesammelten Daten ist vor dem Hintergrund wichtig, als dass jede Überprüfung zum Erreichen der eingangs erwähnten Ziele des Qualitätsmanagements beitragen soll. Es geht darum, konkurrenzfähiger zu werden und die Ansprüche von Kunden und Geschäftspartnern jederzeit erfüllen zu können. Das wiederum ist aber nur möglich, wenn Auswertungen von gesammelten Daten vorhanden sind und diese zum Formulieren von Zielen für das Unternehmen hilfreich eingesetzt werden können. Eine gute QM Software bietet daher zwei Möglichkeiten zur Auswertung.

• Zum einen sollen dabei die Daten, die während eines Rundgangs gesammelt werden, ständig einsehbar bleiben, was über die Echtzeit-Optionmöglich ist. Diese steht den Nutzern zur Verfügung und ermöglicht die Einsicht in alle Vorgänge eines Audits. Allerdings sind Checklisten im Backend beispielsweise durch den Auditor nur einsehbar, wenn die prüfende Person das W-LAN nutzt bzw. im vorhandenen Netz aktiv ist. Im Offline-Modus steht die Funktion der Echtzeitkontrolle nicht zur Verfügung.
• Zum anderen muss eine Auswertung die Verdichtung von gesammelten Daten und von ganzen Auditgruppenermöglichen.
  Dabei ist wichtig zu wissen, dass es für „firstaudit“ ein besonderes Scoring-Modul gibt, welches gemeinsam mit einem Ampelsystem dafür sorgt, dass Antworten und Bewertungen besser beurteilt werden können. Hierfür werden Punkte vergeben, die zu einer „bestandenen Qualitätsprüfung“ oder zu einer „nicht bestandenen Qualitätsprüfung“ führen. Damit diese Auswertung noch übersichtlicher wird, wurde ein Ampelsystem integriert, welches die Reportings in Rot, Grün und Orangeentsprechend der erreichten Prozentzahl darstellt. Zudem können Ihre iso 9001 Listen in das QM System übertragen werden.

Weitere Funktionen der QM Software

• Nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens sollen Zugriff auf die zentrale Datenbank bekommen?
  Dann ist der Mailversand eine gute Option, um die gewünschten Daten zugänglich zu machen. „Firstaudit“ bietet eine derartige Funktion und lässt damit die betreffenden Mitarbeiter an Auditergebnissen teilhaben. Es ist somit möglich, ausgewählte Daten an Personen oder Gruppen zu senden.
• Die QM Software trägt dazu bei, dass einzelnen Teams, die mit dem Qualitätsmanagement befasst sind, gesteuert werden können. Es werden Arbeiten und Abläufe synchronisiert, des Weiteren sind verschiedenen Kontrollmechanismen integriert. Die Software nutzt dabei verschiedene Punkte zum Anknüpfen an die Steuerung der Arbeitsabläufe und Prozesse sowie iso 9001 im Unternehmen. Zudem kann der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) im QM System abgebildet werden.
• Eine weitere Funktion der QM Software betrifft sich wiederholende Vorgänge. Viele Aufgaben werden innerhalb der Qualitätssicherung und des Qualitätsmanagements regelmäßig ausgeführt.
• Derartige Aufgaben lassen sich über die Software als sich wiederholend kennzeichnen. Wichtige Hilfe: Der Auditor bekommt eine Nachricht auf sein Smartphone, wenn die jeweilige Überprüfung oder Auswertung fällig ist.
• Die Software beinhaltet eine Erfolgskontrolle, mit der sich sicherstellen lässt, dass alle anstehenden Arbeiten und Aufgaben ausgeführt wurden. Kennzahlen (KPI) können über die Analyse aufgerufen werden.
• Die Software bietet ein Mangelmanagement, über das sich Fehler nachverfolgen und ausbessern lassen. Das System erkennt Fehler und sendet eine entsprechende Nachricht an die verantwortlichen Prüfpersonen. Dabei behält der Administrator jederzeit den Überblick und kann prüfen, welche Mängel behoben wurden, welche noch offen sind und welche Fehler am häufigsten auftreten.
• Wichtiger Punkt: Dank der neuen DSGVO ergeben sich zahlreiche Missverständnisse und Unsicherheiten in Bezug auf den Datenschutz. Dieser spielt natürlich auch bei der Nutzung der QM Software eine große Rolle, zumal hier eine Fülle von Daten gesammelt wird. Der Hersteller vertreibt seine Software daher nur als „On-Premise-Lizenz“, was die Daten und ihre Sicherheit der Hoheit des Unternehmens übergibt.
• Zudem können die Anforderungen z.B. an spezielle interne Prozesse individuell umgesetzt werden.
• Abbildung von OHSAS DIN ISO 18001 und 45001, sipoc, Risikomanagement: Dokumentation nach ISO 31000, 8D Report, 5s Methode, VDA 6.3 Prozessaudits
• Zu guter Letzt ein wichtiger Punkt: Ein QM System kann immer nur so gut sein wie ihr Bediener. Weiß dieser einmal nicht weiter, sollte ein hilfreicher Support erreichbar sein. Bei „firstaudit“ ist das immer der Fall. Der Support unterstützt bei allen Fragen und hilft bei der individuellen Anpassung der Software. Eventuelle Probleme werden damit bereits im Vorfeld vermieden.