Der „Einkauf 4.0“ ist nicht mehr Zukunftsvision, sondern Realität. Durch die Digitalisierung ist heute ein optimierter Einkauf möglich, sowohl im operativen als auch im strategischen Geschäft.
Der digitale Einkauf: Grundsätzliche Gedanken
Die digitalisierten, automatisierten Prozesse im Einkauf gehen mit vielen Veränderungen einher. Die Kommunikation verläuft anders als noch vor einigen Jahren, die Beschaffungsprozesse werden effektiver organisiert und auch Big Data sind ein wichtiges Element in der Industrie und Logistik. Die Umsetzung der Digitalisierung im Einkauf bietet viele Chancen, doch die Unternehmer brauchen auch ein geeignetes Konzept für ihr Arbeitsumfeld.
Nur wenn die Abläufe sichergestellt sind, wirkt sich die Modernisierung im Betrieb nachhaltig auf den unternehmerischen Erfolg aus. Der Einkauf profitiert erst dann von der Digitalisierung, wenn eine gezielte, fallbezogene Bewertung möglich ist. Das bedeutet, dass große Datenmengen verarbeitet werden müssen, um zügige Entscheidungen zu treffen. Durch die zukunftsorientierte Technisierung erfordern die Einkaufsprozesse weniger Aufwand. Dahinter steht das Streben nach besseren Umsatzzahlen.
Eine B2B-Umfrage und ihre Ergebnisse
Von dem Marktplatz „Wer liefert was“ wurde eine Umfragstudie gestartet, in deren Rahmen 930 Einkäufer um ihre Meinung gebeten wurden.
Dabei standen verschiedene Fragen im Fokus, beispielsweise:
- Wie groß ist der Stellenwert des Einkaufs im Betrieb?
- Welche Veränderungen stehen im Beschaffungswesen an?
- Wie stark beeinflusst die Digitalisierung den Einkauf?
- Ist durch den strategischen Einkaufsprozess ein Erfolg zu erreichen?
Durch die moderne Technologie ist es möglich, fast alle Einkaufsprozesse zu digitalisieren. Das bedeutet, dass die Einkäufer inzwischen sehr viel strategischer arbeiten als früher, was 42 % der befragten Personen bestätigten. Aus den operativen Einkäufern sind Prozessmanager geworden. Die verstärkte Digitalisierung wurde von 38 % der Befragten erwähnt. Die Gegenprobe bei der Umfrage zeigt, dass nur etwa 16 % den Einkaufsbereich im Vergleich zu früher als operativer wahrnehmen.
Im Einzelhandel scheint die Digitalisierung langsamer einzusetzen als in anderen Bereichen. Doch auch Einzel- und Großhändler können Nutzen aus den digitalen Prozessen ziehen und diese gewinnbringend einsetzen. (#01)
Wie der Einkauf die Industrie 4.0 fördert
Die Digitalisierung des Einkaufs ist ein Bestandteil der modernen Industrie. Nicht umsonst spricht man von der Industrie 4.0 und inzwischen auch vom Einkauf 4.0. Knapp ein Viertel der Einkäufer sind der Meinung, dass die Beschaffung verstärkt an der Erarbeitung von 4.0-Lösungen mitarbeite. Etwa 14 % hat sogar den Eindruck, dass der Einkauf dabei die Hauptrolle spiele. Andererseits sagen 22 % der befragten Einkäufer, dass ihr Betrieb keine diesbezüglichen Strategien anwende oder entwickele.
Um sich auf dem Markt behaupten zu können, braucht man jedoch einen strategisch ausgerichteten Einkauf, der eine offene Position gegenüber der Digitalisierung einnimmt. Diejenigen Unternehmen, die noch keine zukunftsorientierte Strategie aufgestellt haben, gefährden ihr Überleben und damit auch die Chancen für ihre Mitarbeiter.
Ein Beispiel für digitales Marketing: Outdoor-Produkte
Im Einzelhandel scheint die Digitalisierung langsamer einzusetzen als in anderen Bereichen. Doch auch Einzel- und Großhändler können Nutzen aus den digitalen Prozessen ziehen und diese gewinnbringend einsetzen. Das zeigt sich beispielsweise beim Einkaufsschwerpunkt Outdoor-Artikel.
Durch die Präsentation von Outdoor-Waren mit Fotos von Wanderern oder Bikern wird der besondere Nervenkitzel dieses Bereichs visualisiert. Die Artikel sind nicht nur wegen ihrer Funktionalität attraktiv, sondern auch, weil sie einen bestimmten Lebensstil widerspiegeln. Einerseits das Abenteuer, andererseits die Fitness stehen hier im Fokus. Das Interesse der Einkäufer und Verbraucher wird durch eine geeignete Marketingbotschaft geweckt.
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Digitalisierung im Einkauf, Marketing und Logistik
Die Integration von verschiedenen digitalen Abläufen, zum Beispiel durch einen CDO, wirkt sich auf mehrere Bereiche positiv aus. Durch das Online-Marketing werden mehr Käufer angesprochen, während die Logistik einfacher zu planen ist. Ein Unternehmen, dass seine Digitalisierung vorantreibt, kann seine gesamte Organisation effizienter gestalten. Auch die kleinen und mittelständischen Firmen haben die Chance, durch die richtige Strategie einen Wettbewerbsvorteil zu erreichen. Dabei geht es einerseits um die Optimierung bei der Beschaffung, andererseits um die Weiterentwicklung des Vertriebs.
Bei den Outdoor-Produkten haben die Vorzüge der Digitalisierung zu einer deutlichen Verbesserung des Marktanteilsgeführt. Die Branche ist stark gewachsen, und zwar nicht nur bei den Spezialisten für Outdoor-Artikel, sondern auch bei anderen Unternehmen, die ihr Outdoor-Segment erweitert haben. Der Konkurrenzkampf verstärkt sich durch diese Entwicklung, was dazu führt, dass die Einkäufer mehr Möglichkeiten beim Handeln haben.
Die Chancen des operativen Einkaufs
Auch traditionsbewusste Unternehmen orientieren sich um. Inzwischen sind es 57 % der Einkäufer, die die Vorzüge von strategischen Partnerschaften erkennen. Den direkten Kontakt zu den Lieferanten möchten sie deshalb jedoch nicht missen, auch wenn 28 % der Befragten damit rechnen, dass diese persönliche Schnittstelle allmählich ihre Bedeutung verliert. Mit den neuen, digitalen Technologien scheint der operative Einkauf allmählich ausgedient zu haben.
Bei genauer Betrachtung glauben aber nur 15 % der Einkäufer, dass die operativen Prozesse durch die Digitalisierung komplett ersetzt werden. Das Anforderungsprofil verändert sich zwar und die klassischen Arbeitsabläufe beim Einkauf unterliegen einer drastischen Veränderung, doch in vielen Bereichen zählt noch immer die persönliche Kommunikation. Häufig werden die Datenabgleiche zwar digital durchgeführt, doch die Kontaktaufnahme erfolgt trotzdem noch direkt. Im Rahmen der digitalisierten Einkaufsprozesse gilt es, die bestehenden Werte nicht zu vernachlässigen und trotzdem effektiver zu arbeiten.
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Digitalisierung und Schnittstellenarbeit: Wie sich der Einkauf verändert
Die Modernisierung im Einkauf und im Vertrieb bringt einen Umbruch mit sich, der sich beinahe mit der industriellen Revolution vergleichen lässt. Im Zeitalter der Digitalisierung sind ganz neue Ansätze möglich, um Kompetenzen zu bündeln und Prozesse zu optimieren. Durch die drastischen Veränderungen kommt den Schnittstellen eine immer größere Bedeutung zu. Ein Drittel der Einkäufer ist der Überzeugung, dass durch die veränderten Aufgaben sehr viel mehr Kommunikation zwischen den einzelnen Bereichen nötig ist.
Im Einkauf müssen nicht nur die innerhalb eines Betriebs betroffenen Personen enger vernetzt sein, sondern auch die Einkäufer und die Lieferanten brauchen eine stabile Schnittstelle. Kurze Wege und eine direkte Kopplung vereinfachen die Abläufe und sind ein wichtiges Bauteil für den unternehmerischen Erfolg. Im besten Fall führt die Digitalisierung zu einer starken Vernetzung, die die nationalen und internationalen Kontakte erleichtert. Im Zuge der Globalisierung ist das ein unübersehbarer Pluspunkt.
Die Vorzüge des modernen Schnittstellenmanagements im Einkauf
Wenn die Einkäufer zu Schnittstellenmanagern werden, sind sie für die ideale Vernetzung ihres Arbeitsbereichs zuständig. Neben den firmeninternen Kommunikationswegen ist auch ein externes Netzwerk gefordert. Der Zugriff auf fachliches Know-how und der Austausch mit anderen Firmen ermöglicht es, das Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen. Hier gilt der Einkauf als wichtiger Treiber des Netzwerksystems.
Die folgenden Punkte übernehmen dabei eine wichtige Rolle:
- Durch die Einkäufer werden neue Innovationen in den Betrieb integriert,
- moderne Technologien helfen bei der Realisierung der zielorientierten Strategie,
- kurze Reaktionszeiten werden durch die Digitalisierung ermöglicht,
- die Datenbestände sind von verschiedenen Stellen aus zugänglich.
Durch die Digitalisierung der bisher operativen Einkaufsprozesse wird viel Zeit eingespart. Die IT-Lösungen erlauben eine präzise Abwicklung und Kontrolle. In der Folge sind die strategischen Einkäufer nur noch für die Steuerung zuständig. Sie haben die Aufgabe, die Prozesse zu überwachen, und werden vom operativen Mitarbeiter zum Schnittstellenmanager. Da die Anforderungen im Arbeitsalltag weiter anwachsen, hilft diese Anpassung der Arbeitsaufgaben bei der Verbesserung des Wertbeitrags.
Im Einkauf sind es vorwiegend die Business-Suchmaschinen, die verwendet werden. Zudem profitieren die Unternehmen von den breiten Möglichkeiten der modernen Technologie und von dem großen Netzwerk, auf das sie leicht zugreifen können. (#02)
Die Wertschöpfungskette und die Position des digitalen Einkaufs
Durch die Digitalisierung orientiert sich der Einkauf im Unternehmen neu und stärkt dabei seine Position. Es gibt mehr Optionen durch die Ausnutzung der neuen Kommunikationswege und der zunehmenden Netzwerke. So gesehen kann der moderne Einkauf als Innovator bezeichnet werden.
Die wichtige Funktion des Einkaufs besteht darin, die Lieferkette zu komplettieren und alle mit in die Abläufe einbezogenen Abteilungen bei Änderungen zu informieren. Die Vernetzung erfolgt nicht nur intern im Unternehmen, sondern auch extern zu den Partnern und Lieferanten. Wenn Handlungsbedarf besteht, wird das durch die digitalen Daten sofort erkannt und kommuniziert. Hierbei hilft eine intelligente Software, der alle nötigen Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung stehen.
Ein innovatives System unterstützt den Einkauf dabei, den Markt frühzeitig zu überblicken. Dadurch hat das Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil und kann sich Marktanteile sichern. Unter anderem spielen dabei die kurzen Produktlebenszyklen und die ständig wechselnden Marktverhältnisse eine Rolle.
So arbeiten die modernen Einkäufer
Das traditionelle Berufsbild des operativen Einkäufers gehört schon bald der Vergangenheit an. Durch die Digitalisierung hat sich vieles in der Beschaffung und in der Logistik verändert. Wer früher noch auf direkt Art kommunizierte und viel Zeit für die einzelnen Arbeitsschritte brauchte, hat heute digitale Hilfsmittel zur Verfügung. Die Digitalisierung der Arbeitswelt fordert eine neue Herangehensweise. Darum muss die Ausbildung der modernen Einkäufer anders aussehen als früher. Digitales Werkzeug ist im Einkauf mittlerweile unverzichtbar geworden, zudem ist aufgrund der Globalisierung eine internationale Ausrichtung bei der Berufsausbildung gefragt.
Das Internet bietet eine große Chance für den Einkauf, denn das Beschaffungswesen weiß das Potenzial ebenso zu nutzen wie die Privatverbraucher. Im Einkauf sind es vorwiegend die Business-Suchmaschinen, die verwendet werden. Zudem profitieren die Unternehmen von den breiten Möglichkeiten der modernen Technologie und von dem großen Netzwerk, auf das sie leicht zugreifen können.
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