10 Tipps für die Warenwirtschaft

Bereits Unternehmen mittlerer Größe kommen nicht umhin, sich für ein Warenwirtschaftssystem zu entscheiden. Doch damit das System erfolgreich eingeführt und genutzt werden kann, bedarf es der Berücksichtigung einer wichtiger Faktoren.

Recap: die Vorteile von Warenwirtschaftssystemen

Zuerst: Um Erfolg in der Möbelbranche oder in anderen Branchen zu haben, braucht es ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem. Ideal ist es, wenn es sich nicht um einen Allrounder handelt, sondern um eine Lösung, die branchenspezifisch entwickelt wurde.

Die Vorteile der Nutzung liegen aber auf der Hand:

• mehr Transparenz durch elektronische Erfassung aller nötigen Informationen und Daten
• leichte Auswertung der Betriebsprozesse
• leichtere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Vermeidung von Fehlern durch automatische Datenübertragung
• Zeitersparnis

Doch es wird bei der Anwendung von Warenwirtschaftssystemen nicht nur Zeit gespart, sondern auch Nerven und Geld. Geld vor allem dadurch, dass die Bearbeitung der einzelnen Projekte deutlich effektiver und schneller möglich wird, was wiederum dafür sorgt, dass diese zügiger zum (erfolgreichen) Abschluss gebracht werden können.

Bereits Unternehmen mittlerer Größe kommen nicht umhin, sich für ein Warenwirtschaftssystem zu entscheiden. Doch damit das System erfolgreich eingeführt und genutzt werden kann, bedarf es der Berücksichtigung einer wichtiger Faktoren. (#01)

10 Tipps für die Einführung der Warenwirtschaftssysteme

Kein Unternehmen kann sagen, dass es sein gesamtes System von heute auf morgen auf die Verwendung eines Warenwirtschaftssystems umstellt. Die Einführung solcher Systeme muss überlegt und schrittweise erfolgen. Damit Sie damit eine Chance auf Erfolg haben, bieten wir Ihnen im Folgenden 10 Tipps für die Einführung der Softwarelösungen:

1. Gezielte Anbieterauswahl
   Der Erfolg beginnt mit der Auswahl des Anbieters. Unternehmen sollten eine Ausschreibung erstellen und hier die nötigen Leistungen festlegen. Diese werden bei verschiedenen Anbietern erfragt. Wichtig: Das mögliche Budget muss von Anfang an feststehen. Gehen die Angebote ein, können Bietergespräche erfolgen, daraufhin werden modifizierte Angebote erfragt. Kleine Unternehmen kommen meist mit der erstmaligen Angebotserfragung aus.
2. Prozessanalyse beim Kunden
   Um einen seriösen Anbieter zu finden, gibt es einen einfachen Trick: Der „Auserwählte“ sollte eine umfassende Prozessanalyse im Unternehmen des Kunden anbieten. Die Ist-Analyse erfolgt in der Regel in Form eines Workshops, in dessen Rahmen die aktuell genutzten Softwares ebenso aufgenommen werden wie vorhandene und nötige Schnittstellen und gewünschte Funktionen. Auch die momentane Art der Datenerfassung spielt eine Rolle, denn darauf muss der Anbieter der Warenwirtschaftslösung sein Angebot aufbauen.
3. Vorsicht – Anbieter ohne Leistungsverzeichnis
   Manche Anbieter verlangen von den Unternehmen kein Pflichtenheft und können auch selbst kein genaues Verzeichnis ihrer Leistungen vorzeigen. Hier ist Vorsicht geboten, denn diese arbeiten meist nicht seriös und zuverlässig. Denn genau diese Lasten- und Pflichtenhefte bilden die Grundlage für die Erstellung eines spezifischen Angebots und ermöglichen das Umreißen aller gewünschten Leistungen und Funktionen. Wer nicht weiß, was gewünscht wird, kann auch keine Lösung anbieten! Anforderungen und Erwartungen müssen genau definiert werden, und zwar vor Beginn der Einführung des Systems Warenwirtschaft.
4. Definition der Schnittstellen
   Damit der Datenfluss ungehindert möglich ist, sind verschiedene Schnittstellen erforderlich – diese wiederum müssen vorab exakt definiert sein. Vor allem die Verbindung zu anderen, täglich genutzten Programmen (Buchhaltung, Kassensystem u. a.) ist hier zu nennen. Vorteilhaft ist es allerdings, wenn nicht allzu viele dieser Schnittstellen benötigt werden und wenn das System einige Details vereint. Dies erleichtert die alltägliche Arbeit ungemein, denn es müssen keine ständigen Abgleiche zwischen den Systemen vorgenommen werden.
5. Adaptierung an Kundenprozesse
   Ein System zur Warenwirtschaft soll an die Kundenprozesse adaptierbar sein. Die Vorgabe lautet hier, dass dieses Adaptieren ohne Notwendigkeit der neuen Programmierung möglich sein muss. Außerdem soll sich nicht das Unternehmen an die Software anpassen, sondern diese an den Betrieb.
6. Manpower ist wichtig
   Ohne Manpower geht nichts und das gilt auch für die Umsetzung der neuen Warenwirtschaftssysteme. Wie viele Personen genau für die Einführung des Projekts „Warenwirtschaft“ eingesetzt werden, ist abhängig von der Größe des Unternehmens und damit von der Anzahl der Angestellten. In jedem Fall muss aber mindestens ein Verantwortlicher vorhanden sein, der sich um nichts anderes als um dieses Projekt kümmert. Andernfalls wird die Warenwirtschaft immer ein wenig als Stiefkind gelten, das „nebenbei erledigt“ wird. Für eine effiziente Nutzung ist dies natürlich kontraproduktiv.
7. Zeitpläne erstellen
   Ohne Planung geht nichts und das gilt auch für die Umsetzung des Projekts „Einführung der Warenwirtschaft“. Hierfür ist ein Umsetzungs- und Zeitplan von immenser Wichtigkeit. Abhängig ist dieser Plan aber von einigen Faktoren, die seitens des Unternehmens vorgegeben werden. Zum einen geht es dabei um die Anzahl der abzustellende Mitarbeiter (neben dem Verantwortlichen für dieses Projekt), zum anderen um die Koordination des Projekts sowie um die Anzahl der Module, die im Unternehmen zum Einsatz kommen sollen. Auch die Informationen, die hier insgesamt vorliegen, sind im Hinblick auf ihre Qualität zu berücksichtigen und zu bewerten. Werden all diese Punkte berücksichtigt, verkürzt sich die Zeit zwischen Einführung des Systems und tatsächlich effektiver Nutzbarkeit im warenwirtschaftlichen Sinne auf ein Minimum – zwei bis drei Monate sind dann realistisch. Werden zusätzliche Funktionen implementiert, verlängert sich diese Zeit aber natürlich.
8. Key-User nutzen
   Jedem Unternehmen sei geraten, auf sogenannte Key-User zu setzen. Vor allem für die Bereiche Einkauf und Buchhaltung müssen Verantwortliche integriert werden, damit das Projekt eine Chance auf Erfolg hat. Ist eine Veranstaltungsabteilung vorhanden, muss diese ebenfalls zwingend eingebunden werden – und zwar rechtzeitig!
9. Vorgabe der Geschäftsleitung versenden
   Viele Mitarbeiter hängen an alten Gewohnheiten und sehen die Notwendigkeit, ein neues System zu nutzen bzw. die Ergebnisse eines Projekts anzuwenden, nicht ein. Die Geschäftsleitung muss daher eine Vorgabe versenden bzw. an alle Mitarbeiter verteilen, aus der klar hervorgeht, dass die neue Software eingesetzt werden muss. Solche Projekte können nicht von Erfolg gekrönt sein, wenn nur einige Abteilungen sporadisch damit arbeiten. Die Warenwirtschaft muss im gesamten Unternehmen umgesetzt werden und erfordert, dass sich alle Abteilungen beteiligen.
10. Schulungen besuchen
    Unternehmen sollten nicht am falschen Ende sparen. Das wäre aber der Fall, wenn Schulungen und eine seitens des Anbieters offerierte Umsetzungsbegleitung wegfallen würden. Kein Mitarbeiter kann sich alle Kenntnisse über die Materialwirtschaft allein erarbeiten – die Wissensweitergabe ist unverzichtbar. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass das Ausscheiden von Mitarbeitern von immenser Bedeutung sein kann. Das Wissen muss im Unternehmen bleiben, daher sollte rechtzeitig eine Einarbeitung neuer Mitarbeiter erfolgen. Diese Einarbeitung muss durch einen Angestellten erfolgen, der über ausreichend Praxiserfahrung verfügt und die allgemeinen Prozesse und Abläufe im Unternehmen kennt. Generell ist das Sparen an Schulungen und Wissensweitergaben der falsche Weg, wenn das Unternehmen zum Erfolg geführt werden soll.

Die Software Möbelpilot gehört bereits seit Jahren zu den führenden Softwares der Möbelbranche und wurde speziell für diese entwickelt. Das Softwareprogramm unterstützt Unternehmen verschiedener Größe in Bezug auf ihre Warenwirtschaft – Stammdaten und Aufträge werden verwaltete, das Controlling und Marketingmaßnahmen lassen sich besser koordinieren und überwachen. (#02)

Warenwirtschaftssysteme für ausgewählte Branchen

Im Folgenden stellen wir drei Warenwirtschaftssysteme vor, die extra für die jeweilige Branche konzipiert wurden. Mit dabei ist eines der Warenwirtschaftssysteme für die Möbelbranche, welches als „Möbelpilot“ bekannt ist. Die Software bietet eine beinahe perfekte Warenwirtschaft für den Möbelhändler.

1. Möbelpilot
   Die Software Möbelpilot gehört bereits seit Jahren zu den führenden Softwares der Möbelbranche und wurde speziell für diese entwickelt. Das Softwareprogramm unterstützt Unternehmen verschiedener Größe in Bezug auf ihre Warenwirtschaft – Stammdaten und Aufträge werden verwaltete, das Controlling und Marketingmaßnahmen lassen sich besser koordinieren und überwachen. Außerdem ist der Überblick über den aktuellen Bestand jederzeit gegeben. Die Grundidee hinter Möbelpilot ist, dass die Warenwirtschaft besonders effizient möglich wird und Routineaufgaben weitgehend automatisiert ablaufen können. Gleichzeitig soll der Anwender in der Lage sein, auf spezifische Geschäftsvorgänge schnell und angemessen zu reagieren. Das System zeichnet sich durch seine besondere Anwenderfreundlichkeit aus und lässt sich effizient nutzen. Der Nutzer hat vom Rechner, Tablet oder Smartphone aus Zugriff auf seine Daten – der Möbelpilot kann daher unabhängig vom Standort des Nutzers angewendet werden. Welche Daten wie genutzt werden können, entscheidet das Unternehmen aber selbst. Mit der Warenwirtschaft werden weitere Bereiche des Unternehmens verbunden, sodass auch Planungs- und Archivsysteme integriert sind.
2. VARIO
   Die VARIO-Software erleichtert die gesamten Arbeitsprozesse in Unternehmen und bietet dafür spezielle Funktionen für Verwaltung und Fakturierung von Handys, Tablets und Co. VARIO ist direkt auf die Erfordernisse der Mobilfunkbranche ausgelegt und bietet Händlern ein umfassendes CRM mit verschiedenen Tools zur Verwaltung der Provider sowie zur Vertragsakquise. Die Software zeichnet sich durch ihre besondere Leistungsfähigkeit aus und verbindet Funktionen wie Kundenvertragserfassung, Nummernverwaltung und Tarifartikelzuordnung. Außerdem ist VARIO mehrlagerfähig, was bedeutet, dass die Artikel an verschiedenen Lagern einzeln verwaltet und zugeordnet werden können. Die Verwaltung der Chargen und Seriennmmern ist hierbei selbstverständlich. Besonders hilfreich sind zudem die Tools zur Kassenverwaltung sowie zur Erstellung von Statistiken.
3. Salt-Solutions
   Die Warenwirtschaft im Einzelhandel ist ziemlich komplex und natürlich abhängig von der Größe des Unternehmens. Danach richtet sich auch der Umfang der zu betreibenden Logistik, die Erfassung von Warenein- und -ausgang sowie die Verwaltung der Lagerbestände. Mit Salt-Solutions, das im Jahr 2016 sogar als ERP-System des Jahres ausgezeichnet wurde, ist die Warenwirtschaft und Lagerhaltung auch bei großen Unternehmen und mehreren Lagern kein Problem. Durch das Computersystem müssen weniger Inventuren umgesetzt werden, Absatz und Lagerbestände lassen sich ständig und in kürzester Zeit abrufen. Nachbestellungen werden leichter, die gesamte Verwaltungsarbeit wird reduziert. Mit diesem System werden Artikel klassifiziert, Nachbestellungen sind mithilfe von Einkaufslimits und Filialclustern deutlich einfacher möglich.

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