Inventuretiketten: Kleiner Invest mit großer Wirkung

Viele Unternehmen schließen den Betrieb für mindestens zwei Tage, um die Inventur durchzuführen. Zwei Tage, angefüllt mit dem Schreiben von Listen und dem Zählen der Ware. Mit Etiketten geht das viel einfacher!

Inventur: Lästiges Übel im Unternehmen

Wer als Kaufmann tätig ist, muss vor Beginn seiner Geschäftstätigkeit eine Inventur durchführen, damit er seine Eröffnungsbilanz erstellen kann. Dies regelt der Paragraf 240 des Handelsgesetzbuches. In der Inventur wird jeder einzelne Posten des Unternehmens aufgeführt, es geht um Büromöbel und –materialien, um Lagerbestände, zum Verkauf fertige Produkte und Betriebsanlagen. Die Summe aller Dinge ergibt das Inventar, welches einen Teil des Vermögens des Unternehmens darstellt. Das zugehörige Verfahren zum Zählen und Aufstellen aller Gegenstände und Werte wird als Inventur bezeichnet.

Ein Wort, das so manchem Mitarbeiter kalte Schauer über den Rücken laufen lässt, denn die Inventur steht nicht nur bei Geschäftsbeginn an, sondern auch später noch, wenn das Geschäfts- oder Kalenderjahr beendet ist und der Jahresabschluss erstellt werden muss. Die Inventur wird des Weiteren erstellt, wenn der Geschäftsbetrieb des Unternehmens aufgegeben wird und der Wert der Firma erfasst werden muss.

Immer wieder wird nach Möglichkeiten geforscht, wie das leidige Zählen und Aufstellen von Listen vereinfacht werden kann. (#01)

Etiketten als Lösung für eine moderne Inventur

Immer wieder wird nach Möglichkeiten geforscht, wie das leidige Zählen und Aufstellen von Listen vereinfacht werden kann. Es gibt inzwischen sogar Computerprogramme, die bei der Inventur helfen sollen und die es vor allem einem Betriebsprüfer leicht machen, die Inventur nachzuvollziehen.

Wichtig: Bei einer Inventur müssen alle Teile gekennzeichnet werden, damit überprüfbar wird, welches Teil zum Inventar gehört und welches nicht. In vielen Bereichen ist das gar kein Problem, weil die Barcode-Nummern ohnehin auf den Produkten zu finden sind. Sie lassen eine eindeutige Zuordnung zu.

Bei Büchern ist es ebenfalls noch einfach, hierbei gibt es die ISBN-Nummern, die für jedes Buch einmalig vergeben werden. Doch wie sieht es in anderen Unternehmen aus, die derartige Zuordnungen und Kennzeichnungen nicht kennen? Hier helfen sogenannte Inventaraufkleber, die eine klare Zuordnung der Gegenstände ermöglichen. Derartige Etiketten lassen die Inventur auch für den Betriebsprüfer leicht nachvollziehbar werden und können als professionelle Lösung gesehen werden.

Unterschiede zwischen Papieraufkleber und Inventaretiketten

So mancher Unternehmer könnte nun meinen, dass ein Etikett „Marke Eigenbau“ doch völlig ausreichend sei und dass sich damit eine genügende Zuordnung der Gegenstände erreichen ließe. Doch wer auf die einfachen Post-it setzt, wird schnell Probleme bekommen. Spätestens dann, wenn mehrere solcher Zettel am Boden liegen, stellt sich nämlich die Frage, zu welchem Inventargegenstand sie wohl gehören könnten. Eine eindeutige Zuordnung ist nicht mehr möglich, was auch dem Betriebsprüfer negativ auffallen dürfte.

Professionelle Etiketten für das Inventar zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:

Sie besitzen einen speziellen Kleber, der sie fest haften lässt.
Sie sind nicht aus Papier, sondern aus Folie gefertigt.
Inventuretiketten können damit sogar feucht abgewischt werden, ohne dass Daten verschwinden oder verblassen.
Sie sind mit einem speziellen Stift zu beschreiben und werden als „ungültig“ markiert, wenn sie versehentlich oder absichtlich abgezogen werden.

Ein bloßes Etikett aus Papier ist damit keine Alternative zum modernen Inventaretikett, welches eindeutig und nachvollziehbar Gegenstände und Produkte kennzeichnen kann.

Wer als Unternehmer auf professionelle Inventuretiketten setzt, zeigt seinem Betriebsprüfer einiges über die hier an den Tag gelegte Professionalität.(#02)

Innovative Lösungen für Inventaretiketten

Wer als Unternehmer auf professionelle Inventuretiketten setzt, zeigt seinem Betriebsprüfer einiges über die hier an den Tag gelegte Professionalität. Derartige Prüfungen können alle zwei bis drei Jahre anstehen und gehören gerade in größeren Firmen zum alljährlichen Standardprogramm. Die Betriebsprüfung aber stellt hohe Anforderungen an das zu prüfende Unternehmen: So müssen beispielsweise Kontobuchungen und Inventuren nachvollziehbar und nicht nachträglich veränderbar sein. Ein Inventuretikett haftet fest an dem betreffenden Gegenstand und lässt sich damit nur schwer wieder ablösen. Dies wiederum bedeutet, dass es nicht einfach ausgetauscht werden kann, der Inventurgegenstand wird zwar nicht fälschungssicher, ist aber nahe dran.

Da das Inventar fortlaufend zu nummerieren ist, kann über das nicht auswechselbare Etikett jedes Teil optisch und auch elektronisch zugeordnet werden. Der Vorteil: Wenn ein Betriebsprüfer sieht, dass das zu prüfende Unternehmen genau gearbeitet und sich perfekt vorbereitet hat, wird er seine Prüfung auf die wesentlichen Dinge beschränken. Hier gibt es nichts, was aufgedeckt oder beanstandet werden kann, zumindest nichts, was nicht eine Unmenge an Arbeit erfordern würde. Verständlicherweise ist daran auch keinem Betriebsprüfer gelegen!

Ordnung nicht nur für die Betriebsprüfung

Die gewünschte Ordnung im Unternehmen ist nicht nur für die Betriebsprüfung wichtig, sondern auch während all der anderen Zeit der Geschäftstätigkeit. Denn ein Unternehmen ist dazu verpflichtet, seine Aktiva und Passiva jederzeit aufzeigen zu können. Sollte das Finanzamt also auf die Idee kommen, Sie und Ihr Unternehmen zwischendurch überprüfen zu wollen, so können Sie diesem Anliegen gelassen ins Auge blicken.

Mithilfe der Etiketten, die die eindeutige Zuordnung der Gegenstände ermöglichen, haben Sie das gesamte Inventar lückenlos dokumentiert. Wird etwas aus dem Unternehmen entfernt, streichen Sie auch die Nummer in der Inventarliste und sind wieder auf dem aktuellen Stand. Am Jahresende müssen dann nur noch die Nummern auf den Etiketten mit der Inventarliste verglichen werden. Die Forderung nach einer genauen Zuordnung der Gegenstände ist damit allemal erfüllt.

Eigene Gestaltung möglich

Die Zeiten, in denen Inventaraufkleber einfache Rechtecke waren, die auf hellem Grund eine Beschriftung mit dunkler Farbe ermöglichten, sind vorbei. Dank moderner Druckmethoden ist es heute möglich, dass sich jedes Unternehmen seine individuellen Etiketten drucken lässt. Farbe, Form und Design werden spezifisch festgelegt. Hier sind es die eigenen Vorstellungen und Ideen, die ausgelebt werden können, wenngleich ein Inventaretikett natürlich keine künstlerische Freiheit lässt. Die Etiketten sind immer noch als solche zu erkennen und erfüllen in erster Linie einen praktischen Zweck.

Tipp: Lassen Sie die Etiketten in einem einheitlichen Design drucken und verwenden Sie dafür beispielsweise die Unternehmensfarben oder wenigstens eine Farbe davon. Somit tragen Inventuretiketten auch zum Corporate Design bei und Sie erhalten einen individuellen Aufkleber, der zu Ihrem Unternehmen passt und dennoch seinen Zweck erfüllt.

Sie entscheiden auch, ob Sie eine fortlaufende Nummerierung für die Kennzeichnung wählen oder ob Sie einen Barcode wünschen. Nummerierung und Beschriftung lassen die eindeutige Zuordnung der Gegenstände zu und sorgen für eine hohe Akzeptanz bei Betriebsprüfern und anderen Mitarbeitern des Finanzamts.

Ende eines Schreckgespenstes

Schon allein das Wort „Inventur“ reicht bei vielen Mitarbeitern mit den entsprechenden Negativerfahrungen, dass sie sich am liebsten spontan krankmelden würden. Da das nicht möglich ist, erscheint niemand hoch motiviert am Tag der Inventur im Unternehmen und beginnt lustlos mit der Bestandsaufnahme. Je nach Größe des Unternehmens zieht sich das Problem über einen oder mehrere Tage hin und kann beim besten Willen nicht positiver als „Herausforderung“ bezeichnet werden!

Dank der Inventuretiketten hingegen verliert das Schreckgespenst Inventur rasch an Bedeutung und der Zeitaufwand für dieses Vorhaben wird deutlich verringert. Zahlreiche Praxisfälle zeigen, wie einfach die Inventur mithilfe der Etiketten sein kann und dass es sich hier um eine professionelle Lösung handelt. Die einzige Frage, die sich dabei stellt, ist: Warum hat es so lange gedauert, bis sich die Etiketten auf dem Markt durchsetzen konnten?

Dank der Inventuretiketten hingegen verliert das Schreckgespenst Inventur rasch an Bedeutung und der Zeitaufwand für dieses Vorhaben wird deutlich verringert. (#04)

Organisation ist alles

Wie auch bei allen anderen unternehmerischen Tätigkeiten kommt es bei der Inventur darauf an, dass alles perfekt vorbereitet worden ist. Hierbei helfen wiederum zum einen Fachkenntnis und Erfahrung, zum anderen aber eine Inventory Management Software, die die Inventur noch einmal vereinfacht. Doch auch ohne zusätzliche Software ist es dank penibler Führung der Inventarlisten und der Nutzung der hier beschriebenen Inventuretiketten möglich, die Bestandsaufnahme im Unternehmen so rasch wie möglich hinter sich zu bringen und dabei fehlerfrei zu arbeiten.

Denn das Risiko für Fehler ist bei einer herkömmlichen Inventur immer gegeben: Doppelzählungen, fehlende Bestandsaufnahmen oder das Hinzurechnen von Kommissionsware sind nur drei Beispiele für mögliche Fehler, die mit der richtigen Kennzeichnung des Inventars nicht passiert wären. Wer also auf Nummer sicher gehen möchte und gleichzeitig seinen Mitarbeitern das Thema Inventur erleichtern will, setzt auf professionelle Inventuretiketten, die die Zuordnung der Waren, Produkte und Güter sowie Anlagen und Materialien erleichtern.

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