Selbständige, die der doppelten Buchführungspflicht unterliegen, kennen sich häufig nicht mit den Feinheiten der Buchhaltung aus. Doch Fehler werden vom Finanzamt nicht toleriert. Gerade das Thema Buchungssätze verwirrt viele Existenzgründer von Beginn an.
Soll an Haben: Was bedeuten Buchungssätze?
Die doppelte Buchführung erfasst sämtliche Transaktionen, die innerhalb eines Unternehmens durchgeführt werden. Generell müssen dabei immer mindestens zwei (manchmal auch mehr) Konten „angesprochen“ werden. Jeder Geschäftsvorfall muss korrekt gebucht und in mindestens einem Soll- und einem Habenkonto festgehalten werden. Neben der Buchung der Zahlen in den Konten selbst muss jeweils ein Buchungssatz formuliert werden, der den Vorgang beschreibt.
Als Faustregel kann man sich merken, dass eine Buchung immer von „Soll an Haben“ durchgeführt wird. Achtung: Die Begriffe werden oft missverstanden, da die meisten Menschen, die sich erstmals damit beschäftigen, automatisch die Verben „sollen“ und „haben“ in Bezug setzen.
Damit hat die buchhalterische Verwendung dieser Worte jedoch nichts zu tun. Beide Begriffe bezeichnen nur die jeweiligen Seiten eines Kontos, das im Rechnungswesen für die Buchhaltung benötigt wird. Das „SOLL“ bezeichnet immer die linke Seite eines Kontos, das „HABEN“ entsprechend die rechte Seite.
Dabei spielt es keine Rolle, um welche Art Konto es sich handelt, also etwa Bestandskonto oder Erfolgskonto. Um Buchungssätze zu bilden, muss man sich also an die Regel „Soll an Haben“ halten. Das klingt für ungeübte Ohren zunächst sehr kryptisch. Formulierungen wie „Bank an Kasse“ sagen dem Laien nichts, sind aber genau das, worum es beim Thema geht.
Die Logik dahinter zu verstehen, ist gar nicht so schwer, wenn man sich an die folgenden Regeln hält:
- Buchungssätze gehen immer SOLL AN HABEN
- SOLL und HABEN haben nichts mit „sollen“ oder „haben“ zu tun
- SOLL steht im Konto immer links
- HABEN steht im Konto immer rechts
Selbständige, die der doppelten Buchführungspflicht unterliegen, kennen sich häufig nicht mit den Feinheiten der Buchhaltung aus. Doch Fehler werden vom Finanzamt nicht toleriert.(#01)
Geschäftsvorfälle korrekt in Buchungssätze umwandeln
Die Formulierung von Buchungssätzen lässt sich am ehesten mit einem Beispiel erklären. Nehmen wir an, das Unternehmen kauft Waren ein und muss diesen Geschäftsvorfall nun in einem Buchungssatz festhalten.
Zu klären sind dabei folgende Fragen:
- Welche Konten werden bei dem Geschäftsvorfall angesprochen?
- Sind Aktivkonten oder Passivkonten betroffen?
- Welches Konto wird gemindert und welches gemehrt?
In unserem Beispiel sprechen wir die Konten „Waren“ und „Verbindlichkeiten“ an. Andere oft verwendete Konten sind etwa die Privatentnahme oder Konten für die Wertberichtigung, wie die Grundsteuer oder auch die Vorsteuer. Die korrekte Kontoauswahl ist natürlich wichtig für die Bildung von korrekten Buchungssätzen. Im vorliegenden Beispiel ist das erste ein Aktiv-Konto, das andere ein Passiv-Konto.
Wichtiger Unterschied: Aktiva bezeichnen Vermögensgegenstände, Passiva bezeichnen Eigen- oder Fremdkapital.
Waren zählen also zu den Aktiva, die Verbindlichkeit zu den Passiva. Das „Waren“-Konto mehrt sich im SOLL, weil die gekauften Waren hinzukommen. Das Verbindlichkeiten-Konto mehrt sich ebenfalls, da die Ware bezahlt werden muss. Dieses passive Konto mehrt sich auf der HABEN-Seite. Wir erinnern uns, dass Buchungssätze immer nach dem Prinzip SOLL an HABEN formuliert werden.
Demnach muss der Satz in diesem Falle lauten: WAREN an VERBINDLICHKEITEN. Sind nur zwei Konten von der Buchung betroffen, spricht man von einfachen Buchungssätzen, bei mehreren Konten werden zusammengesetzte Buchungssätze formuliert. Das wäre in unserem Beispiel etwa der Fall, wenn die Vorsteuer ebenfalls einbezogen wird. Dann lautet die Formulierung: WAREN und VORSTEUER an VERBINDLICHKEITEN.
Es würde zu weit führen, alle Beispiele und Möglichkeiten in diesem Artikel aufzuzählen. Es gibt jedoch im Internet viele Seiten und Video-Tutorials, mit deren Hilfe man tiefer in die Materie eintauchen kann, als wir es hier darstellen können.
Warum sind die GoBD so wichtig für Unternehmen?
Für jedes Unternehmen sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff wichtig. Abgekürzt sprechen Fachleute von der GoBD. Diese Grundsätze definieren die Anforderungen an eine korrekte Buchführung im Zeitalter der Digitalisierung. Insbesondere die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sind dabei wichtig.
Klar: Früher lagen alle Belege, Rechnungen und andere Unterlagen in Papierform vor. Im modernen Zahlungs- und Warenverkehr werden jedoch oft nur noch digitale Rechnungen erstellt, um Papier und bürokratischen Aufwand (Zeit = Geld!) zu sparen. Das Finanzamt hat damit aber ein Problem, denn während die Aufzeichnungen auf Papier nicht ohne Weiteres im Nachhinein zu manipulieren waren, müssen für die digitale Aufbereitung der Daten bestimmte Standards festgelegt und eingehalten werden.
Die GoBD ist also quasi eine Anleitung dafür, wie Belege heute erfasst und archiviert sein müssen, damit das Finanzamt sie anerkennt. Denn wer die Unterlagen im Nachhinein nochmal für die Steuerbehörde ausdruckt, verliert den Vorteil der digitalen Erfassung und Bearbeitung, die Zeit, Geld und Ressourcen einspart.
Den genauen Wortlaut der GoBD kann man beim Bundesfinanzministerium nachlesen und herunterladen. Für Unternehmen ist die GoBD auch deswegen wichtig, weil diese Vorgaben die IT-gestützte Buchführung praxisnah zusammenfasst und Rechtsklarheit für Unternehmer bringt. Für Existenzgründer und Unternehmer, die sich mit der Buchhaltung nicht gut auskennen, ist es dennoch schwierig, das alles ohne Hilfe umzusetzen.
Die meisten Unternehmen nehmen die Dienste von Steuerberatern in Anspruch.(#02)
Kann der Steuerberater nicht alles erstellen?
Die meisten Unternehmen nehmen die Dienste von Steuerberatern in Anspruch. Aktuell liegt die Selbständigenquote in Deutschland bei 10,4 Prozent (2017, Quelle: https://www.destatis.de/DE/ZahlenFakten/LaenderRegionen/Internationales/Thema/Tabellen/Basistabelle_Selbststaendigenquote.html), wobei die Zahl der neugegründeten Firmen im Klein- und Kleinstunternehmerbereich weiter ansteigt.
Die Zunahme bei den Unternehmensgründungen hat auch zu einem Zuwachs in der Steuerberater-Branche geführt. Waren im Jahr 2009 noch 7.870 Steuerberatungsgesellschaften als Mitglieder bei der Bundessteuerberaterkammer gemeldet, waren es 2013 bereits 8.858. Im Jahr 2018 stieg diese Zahl auf 9.897 an – und ein Ende ist vorerst nicht in Sicht (Quelle).Doch für Unternehmer, die gerade am Anfang stehen, ist ein Steuerberater natürlich immer auch eine Kostenfrage.
Die wenigsten Kleinunternehmer verfügen über die eigenen Kompetenzen zur fehlerfreien Durchführung der Buchhaltung und haben auch nicht die Zeit, sich dieses Wissen detailliert anzueignen. Eine eigene Abteilung für die Finanzbuchhaltung ist aber für solche Unternehmer auch keine Alternative, weil sie zu hohe Kosten verursachen würde.
Der Steuerberater ist die klassische Outsourcing-Lösung, denn natürlich kann dieser alle Aufgaben rund um die Buchführung übernehmen und Buchungssätzen korrekte Form zu verleihen. Das ändert aber weder etwas an den hohen Kosten, die eine derart umfangreiche steuerberatende Tätigkeit erzeugt, noch an der Tatsache, dass jeder steuerpflichtige Selbständige alleine für die ordnungsgemäße Unternehmensbuchführung haftet.
Die Sorgfaltspflichten, die sich aus der GoBD ergeben, gelten also auch dann, wenn man einen Steuerberater einschaltet oder eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware verwendet. Letztere ist aber zumindest eine erhebliche Hilfe, denn es gibt heute intelligente Software-Lösungen, die sowohl den Aufwand für die Buchhaltung reduzieren als auch die Regeln der GoBD erfüllen.
Dazu gehört unter anderem, dass:
- Belege und Buchungen unveränderbar gespeichert werden
- Daten lückenlos und nachvollziehbar archiviert werden
- Änderungen nachvollziehbar und nachprüfbar dokumentiert werden
- die Aufbewahrungspflicht digital auf GoBD-konformen Servern aufgezeichnet werden
Buchungssätze bleiben aber auch bei vielen Softwarelösungen erforderlich, um die Buchungen richtig zuzuordnen. Obwohl viele Computerprogramme hierbei Hilfestellung geben, sollte man sich ein bisschen mit der Materie befassen, um die oben erwähnten Unterschiede zwischen Aktiv- und Passivkonten sowie den Begriffen „SOLL“ und „HABEN“ zu verstehen. Wichtig ist, dass Buchungen am Ende korrekt sind und alles rechtssicher protokolliert wird.
Bei der Kontoauswahl gibt es bei der Softwarelösung meist vorgegebene Konten, um Laien den Einstieg zu erleichtern, etwa Kasse, Privatentnahme und andere gängige Bezeichnungen. Entscheidend ist, dass das Schlussbilanzkonto am Ende stimmt und jede Wertberichtigung nachvollziehbar dokumentiert wird. Denn natürlich muss man nicht nur Einnahmen korrekt verbuchen, sondern auch die Wertberichtigung im Schlussbilanzkonto (z. B. durch Zahlung der Grundsteuer, Vorsteuer, Privatentnahme, Verluste etc.) richtig erfassen.
Kommt es zu einer Steuerprüfung oder einfachen Rückfragen des Finanzamts, müssen sämtliche Daten vorgelegt werden, die eine steuerliche Relevanz besitzen.(#03)
Buchungssätze dienen der Nachvollziehbarkeit von Buchungen
Damit die Zahlen auf den Konten Sinn machen, kommt Buchungssätzen eine besondere Bedeutung zu. Wie wir bereits festgestellt haben, muss jeder Unternehmer die Verantwortung für die ordnungsgemäße Einhaltung der Buchführung selbst übernehmen. Kommt es zu einer Steuerprüfung oder einfachen Rückfragen des Finanzamts, müssen sämtliche Daten vorgelegt werden, die eine steuerliche Relevanz besitzen.
Dazu gehört natürlich auch die Formulierung von Buchungssätzen, denn sie sind bei einer Überprüfung für das Verständnis der Aufzeichnung besonders wichtig. Sie müssen unveränderbar gespeichert werden und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen nicht vernichtet werden. Früher bedeutete dies vor allem einen Haufen Aktenordner, der voll war mit Rechnungen, Belegen und anderen Dokumenten. Wer ein Unternehmen gründet, sollte sich bereits frühzeitig (am besten von Beginn an) mit den Anforderungen nach der GoBD auseinandersetzen, denn die digitale Buchführung ist definitiv die Zukunft – und wird am Ende vieles erleichtern.
Denn was viele nicht wissen: Eine rückwirkende Umsetzung der GoBD-Konformität ist nicht möglich, man kann also zurückliegende Zeiträume nicht mehr korrigieren, in denen die GoBD nicht korrekt eingehalten wurde.
Was passiert, wenn die Buchführung fehlerhaft ist?
Schleichen sich Fehler ein oder besteht sogar der Verdacht auf Manipulation, kann das unschöne Folgen für den Unternehmer haben. Ein paar falsche Buchungssätze sind noch kein Anlass zu übermäßiger Sorge, aber Fehler sollten nach Möglichkeit überhaupt nicht passieren. Finanzämter schicken in unregelmäßigen Abständen Betriebsprüfer in die Firmen, um unter anderem die Einhaltung der GoBD zu überprüfen.
Werden fehlerhafte Buchungen festgestellt, führt das im Regelfall dazu, dass das Finanzamt die Einnahmen mit sogenannten Zuschätzungen versieht – also von anderen Zahlen ausgeht, als die falschen Einträge nahelegen. Das läuft fast immer auf Nachforderungen der Steuerbehörde hinaus und bisweilen auf gerichtliche Auseinandersetzungen. Je mehr man auf GoBD-Konformität achtet und je früher diese erfüllt wird, desto geringer das Risiko für solche Fehlentwicklungen.
Wer ein kleines oder sogar ein Kleinstunternehmen gründet, hat in der Regel keine Ressourcen für die Einrichtung einer eigenen Finanzbuchhaltung. Kennt man sich aber nicht selbst mit der Buchhaltung aus, ist man auf die Hilfe von Steuerberatern angewiesen, um Fehler zu vermeiden.(#04)
Fazit: Jeder Unternehmer sollte Buchungssätze verstehen und formulieren können
Wer ein kleines oder sogar ein Kleinstunternehmen gründet, hat in der Regel keine Ressourcen für die Einrichtung einer eigenen Finanzbuchhaltung. Kennt man sich aber nicht selbst mit der Buchhaltung aus, ist man auf die Hilfe von Steuerberatern angewiesen, um Fehler zu vermeiden. Insbesondere die doppelte Buchführung ist dabei ein Fallstrick für Unternehmen, die nicht über die notwendigen Kapazitäten verfügen. Buchungssätze sind ein elementarer Bestandteil der doppelten Buchführung und müssen korrekt formuliert werden, um die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen zu gewährleisten.
Da in den letzten Jahren die Digitalisierung auch die Buchführung revolutioniert, kann die Nutzung von Buchhaltungssoftware vieles erleichtern. Dabei sollte man jedoch unbedingt auf Konformität mit der GoBD achten, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Am Ende gilt für Buchungssätze ebenso wie für den Jahresabschluss: Der selbständige Unternehmer ist der Finanzbehörde gegenüber persönlich verantwortlich, nicht der Steuerberater und auch nicht die Software. Deswegen sollte man sich mit den Grundsätzen der Buchführung in jedem Fall beschäftigen, wenn man sich selbständig macht.
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