Bei der Anlagenbuchhaltung geht es um wertmäßige Veränderungen des Anlagevermögens innerhalb eines Unternehmens. Es steht im Gegensatz zum Umlaufvermögen und besteht aus Werten, die der Firma langfristig dienen und nicht verbraucht werden.
Was ist die Anlagenbuchhaltung genau?
Alle Unternehmen verfügen über Vermögenswerte bzw. Vermögensgegenstände. Dazu zählen beispielsweise:
- Maschinen
- Geschäftsfahrzeuge
- teure Ausstattungen (z. B. EDV-Systeme)
- Geschäftsgebäude und Grundstücke
Generell kann man also sagen, dass alle Vermögensgegenstände, die der Firma dauerhaft im Geschäftsbetrieb nutzen und als betriebsnotwendig angesehen sind, als Anlagen bezeichnet werden. Die damit verbundene Anlagenbuchhaltung ist ein Teil der gesamten Finanzbuchhaltung und im Teilbereich der Kosten-und Leistungsrechnung verortet.
Sie zählt zum externen Rechnungswesen und soll Art und Veränderungen bei den Anlagen einer Firma dokumentieren. Die genaue Definition, die für die rechtliche Bewertung der Anlagenbuchhaltung maßgeblich ist, ergibt sich für den Bilanzbuchhalter aus Satz 2 des § 247 des Handelsgesetzbuchs:
„Beim Anlagevermögen sind nur die Gegenstände auszuweisen, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen.“
Video: Buchführung: Anlagevermögen buchen leicht erklärt
Wie funktioniert die Anlagenbuchhaltung konkret?
Aufgelistet werden die Bestände des Unternehmens in der sogenannten Anlagenkartei, die zu den allgemeinen Sammelkonten der Buchhaltung zählt. Bei der Anlagenverwaltung werden jedem Posten (also jeder Anlage) bestimmte Einträge zugeordnet.
Diese Karten dienen bei der Inventur als Grundlage, wenn für den Jahresabschluss die Aufstellung des Inventars vorgenommen werden muss.
Notiert werden in der Anlagenkartei:
- Anschaffungsdatum
- Anschaffungspreis sowie
- Abschreibungen.
Als Abschreibungen bezeichnet man quasi den Wertverlust. Beim Autokauf kennt jeder das Phänomen, dass ein Neuwagen sofort nach dem Kauf einen großen Teil seines Wertes einbüßt und über die Jahre hinweg weitere Wertverluste „abgeschrieben“ werden müssen.
Diese Abschreibung kann das Unternehmen steuerlich geltend machen, weswegen der Anlagenverwaltung eine große Bedeutung im externen Rechnungswesen zukommt.
Die Bedeutung der Anlagenbuchhaltung für die Volkswirtschaft
Die Dokumentation der Werte und Abschreibung derselben ist nicht nur für den Bilanzbuchhalter ein Thema, sondern für die gesamte Volkswirtschaft. Die Höhe der Abschreibungen der deutschen Volkswirtschaft ist in den letzten 25 Jahren immer weiter angestiegen.
Die statistische Erfassung dient der Messung der Wertminderung des Anlagevermögens, die durch Verschleiß und Verluste durch versicherbare Schadensfälle eintritt. Lag die Höhe der Abschreibungen im Jahr 1991 noch bei 246,01 Mrd. Euro, waren es im Jahr 2001 366,28 Mrd. Euro und im Jahr 2011 bereits 475,54 Mrd. Euro. Für 2018 wurde Anlagevermögen im Wert von 599,86 Mrd. Euro abgeschrieben (vorläufiger Wert).
Der hohe Wert zeigt die Bedeutung der Anlagenbuchhaltung für die Unternehmen, denn zahlreiche Gegenstände aus dem Anlagevermögen haben einen sehr hohen Wert und werden über die Jahre der Nutzungsdauer hinweg nach und nach abgeschrieben. Die Höhe der Abschreibungen in der Anlagenverwaltung hängt sowohl von der Art der Anlage als auch vom Anschaffungswert ab.
Der Zeitrahmen bestimmt, wie lange Sachwerte abgeschrieben werden, ist in den sogenannten AfA-Tabellen festgelegt.
Diese Abkürzung steht für:
- Absetzung für Abnutzung
und bezeichnet die Wertminderung eines Vermögensgegenstandes, der betriebsnotwendig ist, nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.
Als Abschreibungen bezeichnet man quasi den Wertverlust. Beim Autokauf kennt jeder das Phänomen, dass ein Neuwagen sofort nach dem Kauf einen großen Teil seines Wertes einbüßt und über die Jahre hinweg weitere Wertverluste „abgeschrieben“ werden müssen.(#01)
Welche Aufgaben hat die Anlagenbuchhaltung im Rechnungswesen?
Zwei Hauptaufgaben fallen dem Bilanzbuchhalter bei der Anlagenverwaltung zu. Dies sind:
- Bewertung und Buchung von Zu- und Abgängen des Anlagevermögens
- Ermittlung und Buchung der Abschreibungen
Im ersten Schritt werden alle Sachanlagen in der Anlagenbuchhaltung in Form von Anlagekarteien erfasst. Die Zu- und Abgänge werden, bezogen auf den aktuellen Anlagevermögensbestand, im Zuge des Jahresabschlusses für die maßgebliche (vergangene) Rechnungsperiode ermittelt. In der Folge werden außerdem die Besitzsteuern berechnet.
Im zweiten Schritt ermittelt die Anlagenbuchhaltung die kalkulatorischen, bilanziellen und steuerlichen Abschreibungen der betrieblichen Sachanlagen. Sie erhalten, bezogen auf die Wertminderung, jeweils einen neuen Geldwert. Die auf diese Anlagen bezogenen Versicherungen müssen ebenfalls entsprechend angepasst werden.
Neben dieser im Rechnungswesen üblichen Erfassung der Werte, besitzt die Anlagenbuchhaltung für das Unternehmen eine wichtige Informationsaufgabe. Denn mit ihrer Hilfe ist es möglich, jederzeit einen genauen Stand der Vermögenswerte der Firma abzubilden, welche Fahrzeuge, Maschinen, Grundstücke oder andere Sachanlagen sich im derzeitigen Bestand befinden. Aufgrund dieser Daten erstellt das Unternehmen Investitionspläne, nach denen Neuanschaffungen geplant werden.
Der richtige Zeitpunkt ist dafür entscheidend, denn werden die Abschreibungen nicht richtig ausgeschöpft, werden Geldmittel möglicherweise unnötig verschwendet. Je nach Restwert kann der Unternehmer beispielsweise kalkulieren, ob eine Reparatur oder eine Neuanschaffung sinnvoller ist.
Auch hier kann man wieder Parallelen zum Auto ziehen: Ab einem gewissen Punkt werden Reparaturen unwirtschaftlich, wenn sie den Restwert des Fahrzeugs übersteigen, bei einem Unfallschaden spricht man dann auch von Totalschaden. Diese Bewertung, die Privatleute meist nur im Zusammenhang mit Kraftfahrzeugen vornehmen, fällt für Unternehmen ständig an.
Video: Steuertipps: Anlagenbuchhaltung
Die Abschreibungstabelle in der Anlagenbuchhaltung
Wie bereits erwähnt, sind die Werte für die Absetzung des Anlagevermögens (bezogen auf die Abnutzung) in der sogenannten Abschreibungstabelle AfA festgehalten. Da fast alle Unternehmen über Anlagevermögen verfügen, hat diese Tabelle eine wichtige Funktion für alle Firmeninhaber.
Wir erinnern uns: Zum Anlagevermögen zählt jeder Wertgegenstand, der betriebsnotwendig ist und dem Unternehmen für eine lange Zeit zur Verfügung steht. Da der Wert solcher Anlagen in der Regel recht hoch ist (z. B. Gebäude, teure Maschinen und Fahrzeuge), können sie nicht auf einen Schlag abgeschrieben werden, sondern werden über mehrere Jahre hinweg im Wert gemindert.
Die genauen Zeiträume und die Höhe der Abschreibungen sind in der AfA-Tabelle festgelegt. Da es unzählige Arten von Anlagevermögen gibt, die auch noch branchenspezifisch unterschieden werden müssen, gibt es für alle Branchen eigene AfA-Tabellen, die man beim Bundesfinanzministerium einsehen bzw. herunterladen kann.
Wie erfolgt die Berechnung der Abnutzung in der Anlagenbuchhaltung?
Berechnet wird die Absetzung für Abnutzung aus der wahrscheinlichen Nutzungsdauer sowie der Höhe der Anschaffungskosten.
Zwei wichtige Unterschiede gibt es dabei:
- die lineare Abschreibung und
- die degressive Abschreibung.
Während bei der linearen Abschreibung die Beträge für die Abnutzung über den gesamten Abschreibungszeitraum hinweg gleich hoch bleiben, verringert sich der Anlagenwert bei der degressiven Abschreibung jedes Jahr um einen bestimmten Prozentsatz.
Wichtig: Dieser Prozentwert wird stets vom aktuellen Restwert abgezogen und nicht vom Ursprungswert. Dadurch kann die Anlage nie auf den Wert Null fallen, sondern hat immer noch einen Restwert, egal, wie lange die Nutzungsdauer ist. Welche Abschreibungsart angewendet wird, ergibt sich aus den AfA-Tabellen.
Nicht jedes Unternehmen unterliegt der Bilanzierungspflicht und muss einen Bilanzbuchhalter beschäftigen. Das ist etwa bei Kleinunternehmen der Fall.(#02)
Wie sieht es bei nicht bilanzierungspflichtigen Unternehmen mit der Anlagenbuchhaltung aus?
Nicht jedes Unternehmen unterliegt der Bilanzierungspflicht und muss einen Bilanzbuchhalter beschäftigen. Das ist etwa bei Kleinunternehmen der Fall. Dennoch können auch solche Firmen natürlich bestimmte Dinge steuerlich abschreiben, etwa den Computer für die Heimarbeit oder das Firmenfahrzeug. Unterliegt die Firma nicht der Bilanzierungspflicht, kommen nicht die rechtlichen Grundlagen des HGB (§ 247 / 253) zur Anwendung, sondern die Regelungen der Absetzung für Abnutzung (AfA) des deutschen Einkommenssteuergesetzes.
Elektronische Anlagenbuchhaltung mit Software
Es macht heutzutage Sinn, die Anlagenbuchhaltung mittels Software zu erledigen. Mit einem geeigneten Programm kann man die Anlagegüter über ihre gesamte Nutzungsdauer hinweg einfach verwalten. Gute Software berücksichtigt dabei alle Abschreibungsarten (z. B. linear, degressiv), kann die AfA-Tabellen je nach Branche automatisch integrieren und im Idealfall die Daten direkt mit dem Steuerberater austauschen.
Auch die Generierung der Anlagekartei und der aktuellen Inventarlisten ist mit Software wesentlich einfacher, zumal damit auch die jährliche Inventur erleichtert wird. Die strukturelle Gliederung kann analog zu anderen Konten in der Buchhaltung erfolgen, also gegliedert nach Maschinen, Fuhrpark, EDV, Gebäude etc. Eine Grenze für die Zahl der Anlagegüter sollte es natürlich nicht geben, hierfür ist aber in der Regel der Kauf einer Vollversion zu empfehlen.
Als Teillösung kann man viele Aspekte der Anlagenbuchhaltung auch mit Excel realisieren, doch die fachspezifischen Softwarelösungen können im Allgemeinen mehr und sind einfacher zu bedienen. Zudem bieten sie häufig weitere Funktionen wie etwa Lohnabrechnung und andere Aspekte im Rechnungswesen.
Fazit: Die Anlagenbuchhaltung informiert über den aktuellen Wert des Anlagevermögens
Neben den steuerrechtlichen Anforderungen und Voraussetzungen, die eine Anlagenbuchhaltung erforderlich machen, hat sie auch praktische Vorteile für den Unternehmer. Sie bildet zu jeder Zeit den genauen Wert aller Anlagegegenstände ab und kann somit zur Planung von Investitionen und zur einfachen Abwicklung der Inventur herangezogen werden. Grundlage für die Abschreibungen von Anlagegütern ist die sogenannte AfA-Tabelle, die es für jede Branche gibt.
Heute ist die Abwicklung über Software am unkompliziertesten und bietet die Möglichkeit, die Daten immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Der Einsatz von Software zur Anlagenbuchhaltung ist also nicht nur in fiskalischer Hinsicht sinnvoll, sondern macht die Erfassung von Inventur und anderen Vorgängen wie der Lohnabrechnung deutlich übersichtlicher und schneller.
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