Business Analytics Tools: Excel und schnelle Reportings

In dem zweiten Teil unserer Serie zu Business Analytics Tools beschäftigten wir uns mit weiteren Problemen, die unser Gesprächspartner Mr. T mit Excel hat. Der Faktor Zeit spielt hier eine wichtige Rolle.

Wie gut ist Excel, wenn der Chef schnell Daten braucht?

Die meisten Anwender kennen das auch wohl nur zu gut: Eine halbe Stunde vor dem anberaumten Meeting, fällt dem Chef ein, dass er unbedingt noch zusätzliche Zahlen braucht.

„Ich arbeite bei einem Online-Händler für Spirituosen“, so Mr. T, „da braucht mein Chef ständig Daten und Zahlen für Marketing-Kampagnen. Die auf die Schnelle zu bekommen, ist mit Excel fast unmöglich. Und aus der IT-Abteilung kann mir innerhalb von 30 Minuten auch Niemand helfen. Das treibt mich regelmäßig an den Rand des Wahnsinns.“

Gerade das Sortieren und Filtern bestimmter Daten, um schnell an verlässliche Reportings zu gelangen ist ein Problem. Dabei sind gerade Sortieren und Filtern die Funktionen, die bei Excel mit am häufigsten verwendet werden. Im Prinzip sind diese Funktionen bei Excel auch sehr nützlich. Problematisch wird es allerdings, wenn die Zahlen schnell gebraucht werden, denn dann wird der Prozess fehleranfällig.

Unter Zeitdruck ist Excel nicht immer zuverlässig

Mitunter kann es recht aufwändig sein, die gewünschten Daten gezielt zu durchsuchen. Großer Aufwand kostet aber Zeit – und die hat man im Arbeitsalltag häufig nicht im Überfluss.

Mr. T berichtet davon, dass er gerade bei komplexeren Oder-Verknüpfungen und auch bei dem Ausschließen von Datensätzen mit bestimmten Eigenschaften schnell an die Grenzen von Excel gerät: „Soll ich mehrere Schritte in Excel nacheinander ausführen und Daten miteinander kombinieren, dann wird es schwierig. Gut möglich, dass man diese Schritte auch mit Excel gut hinbekommt, so schnell, wie der Chef die Daten aber haben will, gelingt mir das nicht. Natürlich könnte ich die Jungs aus der IT-Abteilung fragen, ob sie mir die entsprechenden Anwendungen programmieren, aber in der Kürze der Zeit ist das sehr unrealistisch.“

Die Probleme von Mr. T kennen bestimmt auch andere Anwender von Excel. Denn Excel wurde für diese Form der Anwendung gar nicht konzipiert und so steht man bei kombinierten und vor allem schnell auszuführenden Filterfunktionen schnell vor einem nahezu unlösbaren Rätsel.

Es gibt eine Business Analytics Tool, das die Lösung bringt

Doch es gibt einen Lichtblick am Horizont: InfoZoom. Mr. T kann sein Glück kaum fassen: „Ich konnte es selbst kaum glauben, aber mit dem neuen Tool InfoZoom gelingen mir plötzlich Auswertungen ganz schnell und unkompliziert, die ich mit Excel so nicht machen konnte. Zwei, drei Klicks und schon habe ich genau die Daten, die ich für meine Reportings brauche. Ich kann mir sogar aussuchen, wie viele Schritte und UND- oder ODER-Verknüpfungen ich machen will. Alles ganz simpel und vor allem richtig schnell erledigt.

Mr. T hat seinen Kollegen inzwischen auch von dem neuen Business Analytic Tool erzählt. Schnell sind sich alle einig, sie wollen künftig alle mit InfoZoom arbeiten. (#1)

Das freut nicht nur mich, sondern auch den Chef, denn jetzt kann er ruhigen Gewissens ein paar Minuten vor dem Meeting noch neue Zahlen verlangen. Und wissen Sie, was den Chef außerdem freut? Ich kann alle Analysen selbst machen, ohne dass ich bestimmte Filter programmieren, oder gar die Jungs aus der IT-Abteilung damit beauftragen muss. Das spart Zeit, aber vor allem auch Geld.“

Hier kann InfoZoom also auf ganzer Linie überzeugen:

Durchdachte Filtermechanismen, die sich einfach anwenden lassen.
Verknüpfungen und das Ausschießen von bestimmten Eigenschaften sind problemlos möglich.
Daten können so ganz gezielt nach bestimmten Parametern durchsucht werden.
Einfaches Handling: keine tiefgreifenden IT-Kenntnisse nötig.
InfoZoom spart Ressourcen und Zeit und verringert damit die Kosten im Unternehmen.

Unser Gesprächspartner hat aber noch weitere Excel-Features, bei denen er einen Verbesserungsbedarf sieht. Wie ist es beispielsweise um die Transparenz der Daten bestellt?

Die Transparenz der Daten bei Excel und InfoZoom

Mr. T berichtet uns, dass er mit Excel hin und wieder Probleme hat, wenn er einen Datensatz erhält, den er vorher noch nie gesehen hat. Denn um die Daten analysieren zu können, muss man sie zunächst verstehen – und das kann mit Excel dauern. „Wenn ich mir in Excel einen Überblick verschaffen will“, so Mr. T, „kann das dauern, denn dann heißt es erst einmal scrollen und scrollen, bis ich die gesamten Daten überblickt habe. Das ist mitunter sehr zeitaufwendig und ineffizient, weil ich am Ende des Datensatzes nicht mehr genau rekapitulieren kann, welche Daten ich am Anfang gesehen habe.“

Die Revolution der Business Analytics Tools: Große Datenmengen werden auf kleinstem Raum dargestellt

Doch auch in diesem Fall kann InfoZoom eine echte Erleichterung sein: Mit InfoZoom können auch sehr große Datenmengen auf nur einer Seite übersichtlich dargestellt werden. So bekommt man eine vollkommen neue Perspektive auf Daten und Zusammenhänge, da man den gesamten Datensatz auf einen Blick erfassen kann.

Das sieht auch Mr. T so: „Mit InfoZoom kann ich auch sehr große Datensätze schnell durchschauen. Alle Attribute werden übersichtlich und transparent dargestellt und ich weiß sofort, mit welchen Daten ich es zu tun habe.“

Neuartige visuelle Methode stellt Ergebnisse übersichtlich dar

Möglich wird das alles dank der einzigartigen Methode, mit der die Daten in InfoZoom dargestellt werden. In Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer Institut wurde eine neuartige Form der Darstellung entwickelt, mit der sich auch große Datenmengen auf nur einer Seite überschauen lassen.

So ist es möglich

Auf einen Blick zu sehen, wie viele Datensätze und Attribute vorhanden sind.
Die Attribute in bestimmten Gruppen zusammenzufassen und so eine neuartige Sortierung zu generieren.
Die Häufigkeit eines bestimmten Attributs oder eines Datenwertes schnell zu erfassen. Angezeigt wird das Ganze nämlich durch die Breite der Zelle.
Auf das Scrollen zu verzichten: Die gesamten Daten werden auf einer Seite dargestellt.
Fehlende Werte sofort zu erkennen. Diese werden durch Striche in der Datenübersicht angezeigt.
Die Daten in Wertelisten darstellen zu lassen.
Diagramme ganz einfach und schnell zu erstellen – und zwar interaktiv: Zoomen, um sich bestimmte Daten genauer anzusehen ist mit der Software von InfoZoom jederzeit möglich.

Mr. T ist begeistert von diesem neuen Tool, denn so hat er nun die Möglichkeit, Reportings sehr schnell und vor allem auch selbstständig zu erstellen und genau die Daten herauszufiltern, die er für die aktuelle Fragestellung benötigt.

Aber nicht nur das. Auch das Kombinieren unterschiedlicher Datenquellen klappt mit InfoZoom um Klassen besser als mit Excel.

Mr. T hat sich von den vielen Vorteilen die InfoZoom bietet überzeugen lassen. Die kostenlose Downlodversion war für ihn sehr aufschlussreich. „Einfacher geht es nun wirklich nicht“ sagt er. (#2)

Kombinieren unterschiedlicher Datenquellen

Rufen wir uns noch einmal in Erinnerung: Mr. T arbeitet in der Marketing-Abteilung eines mittelständischen Unternehmens. Daher ist er häufig daran beteiligt, neue Kampagnen zu planen und durchzuführen. Was er dazu braucht sind verlässliche Daten. Die gibt es in der Regel in einem Unternehmen in Hülle und Fülle.

Plant man nun eine neue Kampagne steht man häufig vor der Frage, wie man diese Daten nun miteinander in Beziehung setzen und am besten kombinieren kann.

Natürlich gibt es auch bei Excel eine Funktion, die es möglich macht, verschiedene Datenwerte in einer Auswertung zusammen zu führen. Da Excel aber nicht für diese Art der Anwendung entwickelt wurde, ist dieser Vorgang zeitaufwändig und sehr fehleranfällig. Beides Dinge, die man im Arbeitsalltag nicht unbedingt gebrauchen kann.

Was sagt Mr. T dazu?: „Für die meisten Kampagnen, mit denen ich betraut bin, muss ich Daten aus verschiedenen Quellen miteinander kombinieren, um so beispielsweise die Zielgruppe zu ermitteln. Gerade, wenn die Daten in verschiedenen Formaten vorliegen, kann das sehr umständlich werden. Im Unternehmen arbeiten manche Kollegen mit dem csv-Format, andere mit dem MS Access Format und wieder andere mit Excel Dateien. Will ich diese Daten nun auf einen gemeinsamen Nenner bringen, muss ich zunächst einen eindeutigen Schlüssel festlegen und konstruieren. Dieser Prozess ist meist langwierig und noch dazu fehleranfällig.“

Nicht so mit InfoZoom. Hier erledigt ein spezieller Datenbankassistent genau die Aufgaben, die Mr. T viel Zeit und Nerven kosten. Denn auch bei der Kombination unterschiedlicher Datenwerte genügen bei InfoZoom ein paar Klicks und schon hat man das Ergebnis, das man haben wollte: Die gewünschten Felder können schnell und einfach kombiniert und zu einer Tabelle verjoint werden.

Sehr zur Freude von Mr. T – und es kommt sogar noch besser. Wie gut, erfahren Sie in dem nächsten Teil unserer Serie zu Business Analytics Tools.

Zum Teil 1 unserer Serie um Mr. T
Zum Teil 3 unserer Serie um Mr. T

Quellen: