Ohne das Smartphone läuft heute nur noch wenig. Mobil von unterwegs aus auf Emails und Anfragen zu reagieren, ist heute beinahe Standard und besonders für Außendienstler, die gehäuft außerhalb des Office ihrer Arbeit nachgehen, ein absolutes Muss im Job. Damit das gewährleistet ist, müssen Arbeitgeber nicht auf das private Gerät des Mitarbeiters hoffen: besser und reibungsloser ist der Ablauf, wenn ihm dafür ein Diensthandy zur Verfügung gestellt wird. Was es bei der Nutzung für beide Seiten zu beachten gibt: hier im Überblick.
Die Nutzungsvereinbarung: rein geschäftlich oder auch privat?
Die Vereinbarung über die Nutzung des Diensthandys ist individuell festzulegen. Von Arbeitgeberseite ist es sowohl möglich, das Handy schlicht zur betrieblichen Nutzung zu überlassen, als auch für private Zwecke freizugeben. Besonders jetzt, da moderne Handytarife nur selten ohne Flatrate abgeschlossen werden, sind für die private Nutzung keine zusätzlichen Kosten zu erwarten, da weder Nachrichten noch Telefongespräche gesondert berechnet werden. Hier sollte allerdings festgelegt werden, welche Regelungen für das Ausland gelten und in wie weit Applikationen runtergeladen werden dürfen – rechtlich gesehen ist das Handy schließlich Eigentum der Firma. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss es entsprechend auch zurückgegeben werden.
Wird das Handy ausschließlich für geschäftliche Zwecke rausgegeben, darf der Mitarbeiter absolut keine privaten Tätigkeiten damit ausführen und es weder für Telefongespräche, noch für privates Surfen nutzen. Eine Missachtung kann in dem Fall zur Abmahnung oder sogar zur fristlosen Kündigung führen.
Verpflichtungen des Mitarbeiters: Verlust und Sorgfaltspflicht
Wer das Recht bekommt, ein Firmenhandy zu nutzen, für den gibt es natürlich auch gewisse Verpflichtungen. Dadurch dass das Gerät der Firma gehört, ist natürlich eine Sorgfaltspflicht geboten – das heißt, die Firma kann unter bestimmten Umständen Schadensersatz fordern. Das ist schneller der Fall als gedacht: „Meistens unterschätzen die Arbeitnehmer ihre Haftungspflicht – leider und immer noch“ sagt Arbeitsrechtler Jan Tibor Lelley. Der Mitarbeiter ist zum Beispiel dann Schuld am Verlust, wenn das Handy durch grobe Fahrlässigkeit weg kommt – es beispielsweise auf dem Tische eines Straßencafés ohne Code-Sperre offen herum liegt. Beim Verlust oder Diebstahl, bei dem nur eine leichte Fahrlässigkeit besteht, besteht allerdings keine Haftungspflicht für den Mitarbeiter. Auch wenn das Gerät runterfällt, oder durch versehentliche, falsche Bedienung kaputt geht, kann das dem Mitarbeiter nicht zu Lasten gelegt werden.
Diensthandy : Das Smartphone gehört zum Geschäftsalltag dazu – ob zur mobilen Beantwortung von Emails oder zum Eintragen von Terminen. Besonders Mitarbeitern, die häufig unterwegs sind kann mit dem Stellen eines Diensthandys der Arbeitsablauf erleichtert werden.( #01 )
Erreichbarkeit: auch außerhalb der Arbeitszeit?
Wer ein Diensthandy bekommt, dessen Erreichbarkeit hat einen gewissen Stellenwert für das Unternehmen. Heißt das, dass das Handy für den Mitarbeiter ein Garant für Erreichbarkeit rund um die Uhr ist?
Ganz klar – nein, das ist natürlich nicht der Fall. Die Erreichbarkeit des Mitarbeiters und die Möglichkeit, von unterwegs aus Emails zu versenden und Nachrichten zu empfangen, ist technisch zwar gegeben, aber eine Verpflichtung zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit gibt es nicht. Diese kann zwar vertraglich festgelegt sein, wenn der Job es erfordert – man denke zum Beispiel an einen Projektleiter der bei dringenden Problemen zur Verfügung stehen muss – ist aber nicht die Regel, die mit dem Diensthandy einhergeht. Eine Rufbereitschaft muss also im Vorfeld festgelegt sein und auch entsprechend vergütet werden. Ist das nicht der Fall, ist ein Ausschalten des Diensthandys nach Ende der Arbeitszeit also legitim.
Es gibt inzwischen auch Mitarbeiter, die das Gerät gerne ablehnen würden, da sie es mit einer Art „elektronischer Fußfessel“ assoziieren. Das ist jedoch nicht immer möglich und grenzt je nach Schwere an Arbeitsverweigerung.
Steuerliche Hintergründe: wer zahlt was?
Steuerlich ist das Diensthandy, das dem Mitarbeiter auch zur privaten Nutzung überlassen wird, kein geldwerter Vorteil für ihn. Das heißt, dass der Mitarbeiter den Gegenwert nicht versteuern muss und gleichzeitig das Unternehmen die Kosten absetzen darf. Galten seit 2012 bereits die Nutzung aller System- und Anwendungsprogramme, die im Betrieb verwendet werden auch im Home-Use Bereich als steuerfrei – inklusive Kauf des Programms und der Installation durch die hauseigene EDV-Abteilung – wurde das 2013 auch auf die Schenkung dieser Produkte ausgeweitet. Ebenfalls kann der Arbeitgeber die Nutzung von privaten Geräten für betriebliche Zwecke weiterhin bezuschussen.
Für die Kosten abseits der Steuer, kann zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch eine „Twin-Bill-Regelung“ getroffen werden. Dafür gibt es spezielle SIM Karten, die in einem Gerät auf zwei Nummern reagieren und entsprechend unter betrieblicher und privater Nutzung unterscheiden. Die Rechnung kann hinterher gesplittet werden – so ist sichergestellt, dass der Arbeitgeber nur für die tatsächlich geschäftliche Nutzung zahlt.
Mit dem Smartphone von überall aus arbeiten zu können klingt für manche Arbeitnehmer so attraktiv wie eine elektronische Fußfessel zu tragen – abgelehnt werden darf es aber nicht und praktisch gesehen erzwingt das Diensthandy auch keine Erreichbarkeit über die Arbeitszeit hinaus. ( #02)
Datensicherheit: sensible Daten schützen
Wie bei jedem Internetendgerät muss auch hier die Datensicherheit gewährleistet sein. Das heißt, dass der Arbeitgeber bei einem Diensthandy, unabhängig davon ob es nur für geschäftliche oder auch für private Zwecke freigegeben ist, durch Virenschutzprogramme und Einschränkung gewisser Funktionen wie Kamera und App Store sicherstellen darf, dass keine sensiblen Daten der Firma angetastet werden können. Dazu zählt auch, dass dem Mitarbeiter untersagt werden kann, sich in öffentliche Netzwerke einzuwählen und nur zuhause oder im Office das WLAN nutzen darf. Dann braucht der Mitarbeiter auf Dauer zwar einen schnellen Internetanschluss zu Hause, um die Vorteile des Dienst-Smartphones nutzen zu können, doch aufgrund aktueller Entwicklungen und neuer Technologien wird das Netz in den nächsten Jahren noch deutlich weiter ausgebaut werden, so dass jeder Privathaushalt über eine schnelle Glasfaserleitung verfügt.
Problematisch wird das Thema Datensicherheit, wenn das Diensthandy sensible Daten der Firma gespeichert hat und gestohlen oder verloren wird. Wenn dann ein Schaden damit entsteht und der Mitarbeiter beim Verlust fahrlässig gehandelt hat, kann er für den Schaden haftbar gemacht werden. Denkt man dabei an Industriespionage und die Daten, die Handys von hochrangigen Mitarbeitern enthalten können, kann dieser in die Milliardenhöhe gehen.
Mit der Datensicherheit für das Unternehmen geht auch der Datenschutz des Mitarbeiters einher. Wird das Gerät des Unternehmens zur privaten Nutzung freigegeben, darf der Arbeitgeber nicht kontrollieren, was sich auf dem Smartphone befindet – weder geschäftliche, noch private Inhalte dürfen dann überprüft werden.
Homeoffice und mobiles Arbeiten: Weitere Geräte zur Nutzungsüberlassung
Neben dem Smartphone gibt es auch weitere Geräte, die Arbeitgeber den Mitarbeitern für geschäftliche wie private Zwecke zur Nutzung überlassen können. Dazu zählen zum Beispiel auch Laptops, die im Falle von den genannten mobilen Geräten zum Kunden mitgeführt werden, um Präsentationen oder ähnliches zu zeigen. Zu den jeweiligen Geräten gehören wie oben erwähnt auch Programme, die auch innerhalb des Unternehmens verwendet werden. Gesetzlich gesehen gehören diese zu Betriebsausgaben, so dass sie von der Steuer abgesetzt werden können und der Mitarbeiter den Gegenwert nicht versteuern muss.
Diensthandy für die Mitarbeiter, was meint das Finanzamt dazu? Steuerlich ist das Diensthandy, das dem Mitarbeiter auch zur privaten Nutzung überlassen wird, kein geldwerter Vorteil für ihn. ( #03)
Fazit: Vorteil für beide Seiten?
Das Diensthandy kann einen Vorteil für beide Seiten sein und den Arbeitsablauf erleichtern, vor allem wenn der Mitarbeiter oft unterwegs ist und vom Auto oder dem Zug aus arbeiten muss. Da es nicht als geldwerter Vorteil angesehen wird, ist es für beide Seiten außerdem finanziell entspannt geregelt und dank moderner Flatrate-Tarife ist es oftmals auch kein zusätzlicher Kostenfaktor, wenn der Mitarbeiter das Handy privat nutzen darf: in dem Fall muss der Arbeitgeber jedoch beachten, dass die Datenkontrolle dem Fernmeldegeheimnis unterliegt und das Gerät nicht überprüft werden darf. Da das Diensthandy rechtlich gesehen trotzdem im Besitz der Firma bleibt, darf es natürlich jederzeit zurück gefordert werden, spätestens mit der Kündigung. Der Mitarbeiter hat jedoch vorher das Recht, alle Daten von dem Gerät zu löschen. Welche Regelung individuell richtig ist, hängt von der jeweiligen Situation ab – diese sollte jedoch grundsätzlich vertraglich festgelegt werden.
Ob es überhaupt immer sinnvoll ist, ein Smartphone vom Arbeitgeber zu besitzen, ist auch fraglich. Denn nicht jeder Mitarbeiter wünscht sich ein Diensthandy. Viele würden diese Meinung aber nur ungerne zugeben. Denn auch wenn in vielen Fällen gar keine ständige Erreichbarkeit gefordert wird, bedeutet es doch indirekt, dass das Arbeiten mit nach Hause genommen wird. Spätestens wenn dann wie in einigen Fällen der Mitarbeiter per E-Mail erreicht und aufgefordert wird, sich doch bitte mit dem Diensthandy zu melden, ist es mit dem Feierabend vorbei.
Auch wenn das nur selten passiert: Man ist niemals zu 100 Prozent in der Freizeit und deshalb empfinden Arbeitnehmer das berufliche Handy häufig als Belastung. Und selbst wenn der Chef gar nicht anruft, muss man höllisch aufpassen, dass dieses Gerät, welches ja sensible Daten beinhaltet, nicht verloren geht oder gar gestohlen wird. Dann kann der Mitarbeiter haftbar gemacht werden. Vor allem, wenn dieser fahrlässig gehandelt hat.
Dennoch: Das Diensthandy kann selbstverständlich sinnvoll sein. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen aber bereits im Vorfeld exakt klären, wann und ob eine eventuelle Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten gewünscht oder sogar nötig ist. Während der üblichen Zeiten erleichtert ein solches Handy sehr die Arbeit, speziell wenn der Vorgesetzte oder sein Mitarbeiter nicht im selben Büro arbeiten oder oft unterwegs sind. Aber wichtig ist immer eine individuelle Vereinbarung. Darauf sollte jeder Mitarbeiter drängen, der ein dienstliches Handy nutzen soll. Und diese Vereinbarung sollte auch schriftlich in einer Art Vertrag festgelegt werden. Ist alles so fixiert, hat der Mitarbeiter bessere Möglichkeiten, zu intervenieren und der Arbeitgeber kann nicht so einfach ständig Abrufbereitschaft erwarten.
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