Der externe Datenschutzbeauftragte ist dafür zuständig, Daten in Unternehmen vor der unerlaubten Speicherung, Veränderung oder Übermittlung durch unbefugte Dritte zu schützen. Der gesamte Umgang mit dem vorhandenen Bestand an Daten wird durch den externen Datenschutzbeauftragten kontrolliert. Darüber hinaus ist es die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten, die Mitarbeiter der Firma für Datenschutzbelange zu sensibilisieren und auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu drängen.
Berufsbild des Datenschutzbeauftragten
Der externe Datenschutzbeauftragte ist Ansprechpartner bei allen Fragen rund um die Nutzung sensibler Datenbestände. Gleichzeitig sorgt er für Transparenz bei Datenerhebungen und arbeitet an der Erstellung von Personalfragebögen mit. Bei Datenverarbeitungen wird oft eine Vorkontrolle vorgenommen, die Aufgabe des externen Datenschutzbeauftragten ist.
Die Eigentümer der Daten haben ein festgeschriebenes Selbstbestimmungsrecht über die Verwendung der Daten. Über dieses Recht wacht der externe Datenschutzbeauftragte und stellt sicher, dass die betreffende Person jederzeit über die Nutzung ihrer Daten bestimmen kann.
Bei Datenschutzproblemen ist der externe Datenschutzbeauftragte für das Einholen von Genehmigungen zuständig und kooperiert gegebenenfalls mit Anwälten und Gerichten. Außerdem steht der Datenschutzbeauftragte stets mit den Landesdatenschutzbeauftragten in Kontakt.
Aufgaben des externen Datenschutzbeauftragten
Auch wenn der externe Datenschutzbeauftragte kein festangestellter Mitarbeiter des Unternehmens ist, nimmt er dennoch feste Aufgaben wahr. Dazu zählt, dass er sich einen Überblick über sämtliche Vorgänge, die mit der Datenverarbeitung und Datennutzung in Zusammenhang stehen, verschafft. Er übernimmt auch die Schulung von Mitarbeitern und weist diese in die Verarbeitung personenbezogener Daten ein. Dies ist insbesondere dann nötig, wenn es um die Anwendung von Kundendaten sowie um deren Speicherung geht. Werden neue Geschäftsprozesse eingeführt, so müssen diese auf ihre datenschutzrechtliche Konsequenz hin überprüft werden – ebenfalls eine Aufgabe des Datenschutzbeauftragten. Wird ein gewisses Optimierungspotenzial bei der Speicherung, Verwaltung oder Nutzung von Daten festgestellt, so wird die Geschäftsleitung durch den Datenschutzbeauftragten darüber informiert.
Voraussetzungen und Ausbildungswege
Als Voraussetzung für die Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter ist das Studium der Informationstechnik zu sehen. Auch eine Aus- und Weiterbildung ist möglich, wenn hier der Schwerpunkt auf dem Bereich Informatik und Datenverarbeitung liegt. Mit folgenden Berufen lässt sich ein Zugang zur Tätigkeit erreichen:
- Datenschutzbeauftragter/Datenschutzbeauftragte
- Assistent für Informatik/Assistentin für Informatik
- Betriebsinformatiker/Betriebsinformatikerin
- Fachberater für integrierte Systeme/Fachberaterin für integrierte Systeme
- IT-Sicherheitskoordinator/IT-Sicherheitskoordinatorin
- Fachinformatiker/Fachinformatikerin
- Informatikkaufmann/Informatikkauffrau
- Kaufmännischer Assistent/Kaufmännische Assistentin für Informationsverarbeitung
Neben diesen Berufen kommen noch zahlreiche weitere Zugangsberufe infrage wie zum Beispiel Wirtschaftsinformatiker/-in oder Fachinformatiker/-in.
Entsprechend der verschiedenen Zugangsmöglichkeiten gibt es auch diverse Studienfächer, die für die spätere Berufsausübung als Basis gesehen werden können. Beispiele dafür sind Bioinformatik, Medieninformatik, Umweltinformatik, Informatik, Verwaltungsinformatik und Wirtschaftsinformatik.
Wichtig ist das Vorhandensein von einem Fachkundenachweis und Zuverlässigkeitsnachweis. Der Fachkundenachweis erfolgt bereits über die Qualifikation als Datenschutzbeauftragter. Der Zuverlässigkeitsnachweis kann durch ein Führungszeugnis, welches die Polizei ausstellt, erbracht werden.
Kompetenzen des externen Datenschutzbeauftragten
Für die Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter sind verschiedene Kernkompetenzen erforderlich. Dazu zählen das Fachwissen im Bereich des Datenschutzes, die Kenntnis über rechtliche Regelungen und Gesetze sowie das Expertenwissen im Bereich IT-Recht. Wer als externer Datenschutzbeauftragter tätig werden möchte, muss sich außerdem mit dem Gebiet der Kundenberatung und Kundenbetreuung auskennen. Nützlich ist darüber hinaus das ausreichende Wissen über die Anfertigung von Berichten und über den Informationsfluss im Unternehmen. Der Datenschutzbeauftragte sollte sich mit Informations- und Computertechnik bestens auskennen, darüber hinaus mit der Sicherheitstechnik oder der Datensicherheit. Internet und Onlinerecht spielen ebenfalls eine Rolle.
Zu all der Fachkenntnis gesellen sich persönliche Kompetenzen, die nicht außer Acht gelassen werden sollten. Der externe Datenschutzbeauftragte muss über so viel Selbstbewusstsein verfügen, dass er auch zu Vorträgen in fremden Unternehmen fähig ist. Außerdem muss er durchsetzungs- und teamfähig sein, denn von ihm wird verlangt, dass er die Mitarbeiter des Unternehmens anleitet und in puncto Datensicherheit belehrt.
Stundensatz und Kosten
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten variieren zwischen 80 und 180 Euro in der Stunde. Maßgeblich für die tatsächliche Höhe des Gehalts ist zum einen die Erfahrung, die der Betreffende mitbringt, zum anderen seine Ausbildung bzw. nachweisbare Abschlüsse.
Generell ist auf Dauer gesehen der externe Datenschutzbeauftragte für das Unternehmen als die Einstellung eines internen Datenschutzbeauftragten. Der Grund dafür ist, dass für den internen Mitarbeiter auch Weiterbildungskosten anfallen, dazu ist die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder in der Urlaubszeit notwendig. Hinzu kommt, dass der externe Datenschutzbeauftragte leichter austauschbar ist, wenn seine Arbeit nicht zufriedenstellend ist.
Art der Tätigkeit
Externe Datenschutzbeauftragte sind selbstständig tätig und wechseln je nach Bedarf den Auftraggeber. Zu unterscheiden ist zwischen normalen Selbstständigen und Kleinunternehmern, die durch die fehlende Berechnung der Umsatzsteuer oftmals günstiger für das Unternehmen sind. Selbstständige Datenschutzbeauftragte müssen sich beim Finanzamt und beim Gewerbeamt anmelden, ehe sie ihrer beruflichen Tätigkeit nachgehen können.
Weiterbildungsmöglichkeiten
Durch Weiterbildungen kann sich ein Datenschutzbeauftrager neue Berufsfelder erschließen und zum Beispiel im Bereich der IT-Sicherheit spezifische Kompetenzen erlangen. Auch Fortbildungen zu den Themen Datenschutzrecht oder Software-Qualitätssicherung sind möglich. Durch zusätzliche Studiengänge bzw. das Belegen weiterer Kurse ist die Ausbildung zum Betriebsinformatiker oder zum IT-Sicherheitskoordinator möglich. Ein weiterer Abschluss ist als geprüfter Wirtschaftsinformatiker zu erlangen.
Externe Datenschutzbeauftragte können überdies durch die Festanstellung in einem Unternehmen in den Status des internen Mitarbeiters wechseln, was für die betreffende Person durchaus Vorteile haben kann, wenn auch die berufliche Unabhängigkeit aufgegeben werden muss.
Vorteile des externen Datenschutzbeauftragten
Der externe Datenschutzbeauftragte bringt zahlreiche Vorteile für das Unternehmen, welches auf seine Hilfe setzt. Zum einen ist die Praxiserfahrung zu nennen, die sich aufgrund der Tätigkeit für verschiedene Auftraggeber und Unternehmen ergibt. Zum anderen ist es die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten, aktuelle Gerichtsurteile im Blick zu haben, sodass neue rechtliche Regelungen direkt im Unternehmen zum Einsatz kommen können. Die Erfahrung, die der externe Datenschutzbeauftragte mitbringt, stammt aus verschiedenen Bereichen und Branchen. Nicht selten verfügt der Datenschutzbeauftragte über ein sehr gutes Netzwerk, das sich für die Arbeit in unterschiedlichen Firmen nutzen lässt. Somit können auch komplexe Fragestellungen beantwortet werden. Der externe Datenschutzbeauftragte ist jederzeit einsatzbereit und das anstellende Unternehmen muss keine zusätzlichen Kosten neben dem Honorar übernehmen. Fachwissen in Kombination mit einem festen Honorar, das keine Zusatzgelder nötig werden lässt, ist der Hauptgrund für die meisten Firmen, in Bezug auf den Datenschutz auf externe Hilfe zu setzen.
Fazit: Eine klare Empfehlung für den externen Datenschutzbeauftragten. In unseren heutigen Zeiten mit der fahrlässigen Verwendung fremder Daten ist es unerlässlich, die eigenen oftmals intimen Zahlen und Dokumente sicher zu schützen. Natürlich muss ein solcher Beauftragter über einen gewissen Bildungshintergrund verfügen, speziell in IT-Recht und Betriebswirtschaft. Fast noch wichtiger ist aber seine Persönlichkeit: Fähige Beauftragte verfügen auch über konkrete Kenntnisse in der Kundenberatung und im Schreiben überzeugender Berichte. Der Grund, warum diese Fähigkeiten gefragt sind, liegt in der Wichtigkeit, selbstbewusst aufzutreten und seine Aufgabe, sensible Daten von Mitarbeitern oder Kunden zu schützen, überzeugend darzulegen. Jeder Beauftragter sollte also in der Lage sein, kraftvoll seinen Standpunkt zu vertreten. Nur dann hinterlässt er einen nachhaltigen Eindruck.
Charisma und eine hartnäckige Persönlichkeit gehören also unverzichtbar zu einem guten Datenschutzbeauftragten. Und wenn dieser extern tätig ist, kann man sich auch etwaige Sozialkosten sparen, weil es sich um eine Tätigkeit auf Honorar-Basis handelt. Der weitere Vorzug, einen Freiberufler zu engagieren, liegt naturgemäß in der größeren Flexibilität, falls wirklich einmal der Beauftragte gewechselt werden soll oder muss. Denn es gibt auch weniger fähige Mitarbeiter in diesem Bereich. Datenschutzbeauftragte müssen selbst aktiv werden und in Prozesse eingreifen, falls der Datenschutz gefährdet ist. Das erfordert eben einen bestimmten Persönlichkeitstyp. Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen gründlich nach kompetenten Datenschutzexperten suchen und sich glücklich schätzen, eine fähige externe Fachkraft gewonnen zu haben. In Zukunft dürften die Anforderungen sogar noch wachsen, die Online-Welt mit ihrer extrem schnellen Weitergabe sensibler Daten lässt grüßen. Es gibt also in den nächsten Jahren eher noch mehr zu tun für Experten in Sachen Datenschutz.
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