Business Analytics Tools: Die nächste Generation der Self Service BI

Viele Business Analytics Tools sind sehr leistungsstark – doch nicht alltagstauglich. So mächtig die programmierten Reporte sind, so wenig können oftmals Anpassungen vorgenommen werden. Diese Erkenntnis gewannen wir, als wir Anwender von Business Intelligence (BI) Lösungen zu deren Erfahrungen im Umgang mit ihren Tools befragten. Welche Konsequenzen das für den Anwender hat, lesen Sie hier.

Braucht man wirklich noch mehr BI und Business Analytics Tools?

Genau diese Frage haben wir uns auch gestellt, als wir mit einem geplagten Controller gesprochen haben – allerdings zu einem ganz anderen Thema. Schnell wurde im Zuge des Gesprächs aber etwas ganz anderes deutlich: Mit den vorhandenen Business Analytics Tools werden alle vorbereiteten Reporte schnell und zuverlässig erstellt. Das Tagesgeschäft der Anwender sieht jedoch meist so aus, dass Vorgesetzte mit spontanen (und stets eiligen – „bis gestern“) Auswertewünschen hereinkommen, die in den Tools nicht programmiert sind. Und genau dann wirft man doch wieder das gute, alte Excel von Microsoft an und versucht, das gewünschte Analyseergebnis zu erreichen. Doch gerade Excel hat seine Grenzen – und an die zu stoßen kann schmerzhaft sein, vor allem wenn der Vorgesetzte schnell seine Zahlen haben möchte.

Eigentlich könnte alles so einfach sein: Zehn Millionen Datensätze analysieren und Zusammenhänge finden. Gibt es nicht? Gibt es doch! Wir betrachten die – laut Anwender – größten Schwächen des über Gebühr strapazierten Excel und stellen eine Alternative vor, die wir gefunden haben.

Self Service Business Intelligence: Die Grenzen von Excel

In unserem Gespräch mit dem Anwender sind einige Dinge zur Sprache gekommen, die man an Excel verbessern könnte. Sechs davon haben unseren Gesprächspartner „Mr. T“ besonders gefrustet:

Die Menge der Daten, die analysiert und ausgewertet werden kann, lässt mit Excel zu wünschen übrig: Mehr als eine Million Datensätze sind mit Excel kaum machbar
Filter- und Sortiermechanismen sind sehr umständlich
Die Transparenz könnte besser sein, denn große Analysen sind sehr unübersichtlich und nur schwer zu durchschauen
Beim Kombinieren verschiedener Datenquellen in Excel stellt man fest, dass es oftmals sehr umständlich ist und fehleranfällig, sollen mehrere unterschiedliche Datenpakete miteinander in Verbindung gebracht werden.
Es gibt keine befriedigende Möglichkeit, die Qualität der Daten zu überprüfen
Excel zieht kaum Querverweise und deckt keine Zusammenhänge auf

Ziemlich viele Punkte für ein Kalkulations-Tool, das von derart vielen Anwendern quasi als BI-Tool genutzt wird – wofür es eigentlich nicht entwickelt wurde: Für Massendatenverarbeitung und spontane Reportings.

Was will man mit Business Analytics Tools erreichen?

Um zu verstehen, wie frustrierend und vor allem auch zeitaufwendig ein Analytics Tool ist, mit dem man nicht das herausfinden kann, was man möchte und auch sollte, muss man wissen, wofür Business Inteligence (BI) eigentlich gemacht ist. Mit Business Analytics Tools sollen die Daten des Unternehmens analysiert und so aufbereitet werden, dass man daraus Schlüsse für die weitere Entscheidungen ziehen kann.

Diese weiteren Begriffe sollte man in diesem Zusammenhang kennen:

Früher wurden diese Auswertungen in den IT-Abteilungen programmiert, die dafür manchmal Wochen brauchten. Reichen die bestehenden Reports nicht aus, werden in den Fachabteilungen selbst Auswertungen durchgeführt – und zwar von Anwendern, die nicht immer das tiefgreifende technische Verständnis eines Programmierers haben. Dennoch erwarten Vorgesetzte, dass Reports oftmals innerhalb „einer Viertelstunde“ vorliegen.

So oder so ähnlich geht es auch unserem Fachanwender, Mr. T, der regelmäßig sehr große Datenmengen analysiert, für die in den BI Tools des Hauses keine Reporte definiert sind.

„Mein Vorgesetzter verlangt ständig Reportings und Geschäftsberichte, bei denen ich unglaublich viele Daten miteinander in Beziehung setzen soll – und das innert kürzester Zeit“, so Mr. T. „Mit Excel ist das eh nicht zu machen, weil bei etwas mehr als einer Million Daten Schluss ist. Da muss man tricksen, damit überhaupt was geht.“

Uns hat verwundert, dass es in Zeiten von Big Data noch einen solchen Flaschenhals geben soll. Das hat uns neugierig gemacht, zu erfahren, ob die Anbieter von einem Analytics Tool nicht eine Zusatzanwendung anbieten, mit der spontane Anfragen bedient werden können, wenn die Zeit für die Programmierung komplexer Reports nicht da ist. Soviel vorab: Wir sind fündig geworden – nicht überall, aber letztlich sehr zur Freude von Mr.T.

Business Analytics Tool: Die große, weite Welt der Datenmengen

Erinnern wir uns noch einmal: Excel war ursprünglich gar nicht dafür konzipiert, als BI-Tool eingesetzt zu werden. Das merkt man unter anderem dann besonders deutlich, wenn man große Datenmengen analysieren möchte. Die schafft Excel nämlich nicht: Bei etwas mehr als einer Million Daten ist tatsächlich Schluss. Es gibt aber eine Software, die uns bei unseren Recherche aufgefallen ist und die hier erst richtig anfängt: InfoZoom von humanIT. Dabei will InfoZoom keine Konkurrenz für andere BI-Lösungen sein, sondern unter anderem ein Tool für spontane Auswertungen auch großer Datenmengen.

Infografik: Screenshot des Business-Analytics-Tools Infozoom mit 10 Millionen Datensätzen im Bauch. (#1)

Klingt erst einmal sehr vielversprechend. Uns hat natürlich interessiert, was sich hinter den Anpreisungen der Webseite verbirgt. Der Gratis-Download einer Testversion machte uns neugierig, mal den Poweruser (unseren Mr.T.) einen Blick darauf werfen zu lassen.

Was sagte unser Anwender, Mr.T dazu? „Es ist unglaublich! Nach nur wenigen Minuten hatte ich diejenigen Daten zusammen, für die ich mit Excel ewig gebraucht hätte. Meine Arbeit lässt sich mit einem Schlag viel einfacher erledigen. Mit InfoZoom sehe ich auf einen Blick, wo der Schuh drückt und wo alles aktuell in Butter ist.“ Und das alles ohne Programmierung.

Visualisierung lautet eins der Geheimnisse guter Business Analytics Tools

Mit einem solch überschwenglichen Feedback hätten wir jetzt nicht gerechnet. Es hat uns aber dann doch das Gespräch mit dem Softwarehersteller zu suchen und einmal über die Hintergründe zu sprechen. InfoZoom wendet ein Vorgehen an, das ebenso einfach wie genial ist: Die Erkenntnisse, die man aus den gewaltigen Datenmengen gewinnen konnte, werden dem Anwender vor Augen geführt – im wahrsten Sinne des Wortes.

Denn eine spezielle Methode, die am Fraunhofer Institut entwickelt wurde, visualisiert die Ergebnisse. So kann man als Anwender innerhalb einiger weniger Minuten valide Daten bekommen, um das nächste Reporting erstellen zu können.

Das ist aber noch nicht alles: Mr. T. berichtete außerdem darüber, dass er die Daten nicht nur schnell und einfach am Bildschirm sehen kann, sondern gleich einen ganz neuen Blickwinkel auf den Sachverhalt bekommt: „Ich hätte mir nicht träumen lassen, dass sich meine 6,7 Millionen Datensätze auf einer Bildschirmseite darstellen lassen. Aber es geht.“

In Bezug auf die zu analysierende Datenmenge hat InfoZoom dem Excel also einiges voraus. Aber wie sieht es mit den anderen Punkten aus, die wir weiter oben angesprochen haben?

Das erfahren Sie in dem nächsten Teil unserer Serie „Business Analytics Tools“.

Zum Teil 2 unserer Serie um Mr. T
Zum Teil 3 unserer Serie um Mr. T

Quellen: