C-Artikel-Management ist Aufgabe des Einkaufs. Bei einer ABC-Analyse unterteilen Unternehmen die Artikel, die zum Laufen des Unternehmens beitragen, nach Wert und Umsatzanteil und in drei Gruppen:
- A-Artikel
- B-Artikel
- C-Artikel
Dabei sind A-Artikel zum Beispiel wertvolle Rohstoffe, die weiterverarbeitet werden sollen. C-Artikel besitzen auf der anderen Seite bei großer Stückzahl einen sehr geringen Warenwert, sind aber unerlässlich für das Funktionieren eines Betriebs.
C-Artikel-Management
C-Artikel sind typische Büromaterialien wie Stifte, Blöcke und Druckerpapier, aber auch Hygieneartikel oder Werkzeuge. Hier ist das Ziel eine Verminderung der Prozesskosten. Denn oftmals kostet beispielsweise die Bestellung von C-Artikeln genauso viel Zeit wie die von A-Artikeln. Tatsächlich sind oftmals etwa 60 Prozent der Bestellungen die von C-Artikeln. Drei Viertel der Lieferanten transportieren C-Artikel. Und dabei machen diese Artikel nur 5 Prozent am Einkaufsvolumen aus. Andere Faktoren wie deren Lagerhaltung etc. werden gar nicht dokumentiert und liegen so in einem Graubereich. Einige Dienstleister sind aufs C-Artikel-Management spezialisiert und nehmen Unternehmen diese Aufgabe soweit möglich ab. Zu den Aufgaben, die hierbei anfallen, gehören:
- Beschaffung,
- Lagerhaltung,
- Bestandsaufnahme und -führung,
- Statistikenerstellung und
- Organisation der bedarfsgerechten Lieferung.
Vor allem im Unternehmen selbst sind oft für die Ausführung jedes Punktes mehrere Instanzen gefragt. Die Bestellung etwa muss erst überprüft und dann in einem weiteren Schritt auf Nachfrage korrigiert oder freigegeben werden. Das macht sie anfällig für die Dopplung von Arbeitsschritten und das Auftreten von Missverständnissen, was beides zu Zeitverlust führt. Es gilt daher solche Vorkommnisse möglichst gering zu halten und zugehörige Abläufe sinnvoll zu organisieren.
Vorteile von Direct Purchasing
Hohe Effizienz bietet die dezentrale Beschaffung des Direct Purchasing, bei dem die Mitarbeiter einer Firma selbstständig aus einem Katalog Artikel auswählen und bestellen können, ohne dass die Einkaufsabteilung involviert sein muss. Dabei können oftmals die Hälfte der Kosten eingespart werden. Das liegt daran, dass Preise vorher einmalig verhandelt werden und weniger Aktivitäten beim Bestellvorgang nötig sind. Außerdem entstehen weniger Missverständnisse und Fehlbestellungen, es sind weniger Lieferanten involviert und nur geringe Systemvoraussetzungen sowie wenig Aufwand für Kontrolle und Wartung vonnöten.
Alternative Möglichkeiten
Gleichzeitig legt man sich dadurch natürlich auf einen Produkt-Katalog fest, muss Mitarbeiter neu instruieren und mutet ihnen weitere Aufgabenfelder und Verantwortungsbereiche zu. Dieses Modell bietet sich also nicht für jedes Unternehmen an und gerade kleinere finden auch andere Möglichkeiten ihre Prozesse zu optimieren. So kann zum Beispiel beim Kauf eines neuen Druckers darauf geachtet werden, einen Laserdrucker anzuschaffen. Dessen Toner trocknen nicht ein und können so auch längere Zeit gelagert werden. Dadurch ist es möglich, bei Online-Händlern wie TonerPartner Sammelbestellungen in Auftrag zu geben, die einige Kosten sparen. Zum einen erhält man dort oft Mengenrabatte, zum anderen entstehen die Versandkosten einmalig und auch der Bestellvorgang muss vom zuständigen Mitarbeiter nur einmal bzw. in viel größeren Abständen getätigt werden. Hierbei ist es gleichzeitig aber sinnvoll, zu kalkulieren, ob diese Einsparungen ein eventuelles Mehr an Lagerkosten ausgleichen.
Darüber hinaus sollte versucht werden, sich von möglichst wenigen unterschiedlichen Lieferanten beliefern zu lassen. So bleibt der Prozess überschaubarer und es fallen weniger Termine an, die eingehalten werden müssen. In dem Zuge können Nachverhandlungen sinnvoll werden, um weitere Mengenrabatte einzufordern bzw. für einzelne Artikel nicht mehr als vorher zu zahlen. Außerdem sollten eventuell die Vorschriften zum Verbrauch von C-Artikeln hausintern verschärft werden, sodass beispielsweise nicht unbegrenzt gedruckt werden kann. Auch das gehört zum C-Artikel-Management.
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