Krankenrückkehrgespräch als Personalführungsinstrument

Als Führungskraft und Vorgesetzter steht man immer wieder vor Situationen, die besondere Erfahrung und Fingerspitzengefühl erfordern. Das Krankenrückkehrgespräch stellt so eine Situation dar. Doch es gibt ein paar Tricks, mit denen man den Gesprächsverlauf so steuern kann, dass am Ende eine Win-Win-Situation entsteht.

Eine gute Führungskraft weiß, wie sie Verlauf und Ergebnis eines Krankenrückkehrgesprächs positiv beeinflussen kann. Das Angebot, mit einem nach längerer Krankenfehlzeit zurückgekehrten Mitarbeiter ein Gespräch zu führen, ist sinnvoll und integraler Bestandteil von guter Personalarbeit. Es gibt allerdings Trainer und Berater, die ein solches Krankenrückkehrgespräch schon nach ein bis zwei Tagen Fehlzeit empfehlen.

Ob diese Empfehlung klug ist und befolgt werden sollte, darf jedoch angezweifelt werden. Erstens benötig ein ziel- und ergebnisorientiertes Krankenrückkehrgespräch einer sorgfältigen Vorbereitung – diese kostet Zeit, die ein Personalchef wegen nur ein oder zwei Fehltagen in der Regel nicht aufwenden kann und will. Darüber hinaus entsteht bei der Belegschaft schnell der Eindruck von „Big Brother is watching you”, wenn schon wegen geringer Ausfallzeiten jedes Mal ein Rückkehrgespräch geführt wird. Damit erreicht der Personalverantwortliche dann aber genau das Gegenteil dessen, was eigentlich erwünscht ist:

• Eine konstruktive Unterhaltung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Die Erhaltung von Motivation und Arbeitskraft.
• Sowie die Verminderung von Fehlzeiten.

Deshalb darf bei einem Krankenrückkehrgespräch nicht der Verdacht aufkommen, es handle sich um den Versuch, die Mitarbeiter auszuspionieren oder eine „innerbetriebliche Mini-Inquisition“ durchzuführen. Dies verbietet sich schon aus Gründen des Datenschutzes und der Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers. Immerhin sind bei einem Krankenrückkehrgespräch über den Gesundheitszustand des Arbeitnehmers wichtige Persönlichkeitsrechte und die körperliche Intimsphäre unmittelbar tangiert!

Genauere Informationen zum gesundheitlichen Datenschutz am Arbeitsplatz unter:

• www.datenschutzbeauftragter-info.de/datenschutz-bei…/ oder bei
• www.bfdi.bund.de/…/Datenschutz_in_der_Arbeitswelt

Das Krankenrückkehrgespräch als Instrument der Fürsorgepflicht

Ein kluger Personalverantwortlicher wird stets darauf bedacht sein, die Rechtsvorschriften einzuhalten und ein Krankenrückkehrgespräch so zu gestalten, dass der Mitarbeiter es als Maßnahme der Fürsorge und des betrieblichen Gesundheitsmanagements erfährt. Schließlich kann eine Erkrankung durchaus auch betriebsbedingte Gründe haben oder die Folge eines Arbeitsunfalls sein. Wesentliches Ziel jedes Krankenrückkehrgesprächs sollte also sein, dem Mitarbeiter die Rückkehr in den Arbeitsalltag zu erleichtern und Folgeerkrankungen zu vermeiden.

Damit das klappt, ist es wichtig, einen realitätsnahen Gesprächsleitfaden zu haben und dem Angestellten das Gefühl zu vermitteln, dass auch in seinem eigenen Interesse gehandelt wird, nicht nur im Interesse des Betriebs. Erfahrungsgemäß steigern Krankenrückkehrgespräche die Arbeitszufriedenheit sogar, wenn sie erst einmal etabliert und akzeptiert sind. Dass ein solches Vertrauensverhältnis nicht in wenigen Tagen aufgebaut ist, versteht sich von selbst – hier sind Vorgesetze und Führungskräfte langfristig gefordert. Sie müssen ihre Rechte und Pflichten gut kennen und beziehen im Idealfall von Anfang an Personalvertretung, Betriebsrat oder Behindertenbeauftragen mit ein.

Gut aufgestellte Betriebe verfügen oftmals schon über schriftliche Vereinbarungen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement, in denen dann auch Verhaltensregeln bei einem Krankenrückkehrgespräch enthalten sind. Die wichtigsten Regeln und Gesetze muss natürlich auch jeder Betrieb einhalten, der nicht über solche Vereinbarungen verfügt! Anregungen für die Inhalte einer solchen Betriebsvereinbarung finden Sie hier:
www.boeckler.de/…krankenrueckkehrgespraeche.pdf

Vertraulichkeit, Daten- und Persönlichkeitsschutz

Was zunächst widersprüchlich klingt, gehört dennoch zusammen: Einerseits müssen Personalverantwortliche das gesamte Verfahren und die Gesprächsergebnisse transparent machen gegenüber Mitarbeiter und Arbeitnehmervertretung, andererseits muss absolute Diskretion über die Gesprächsinhalte gewahrt werden. Personalverantwortliche, die ein Krankenrückkehrgespräch führen, benötigen jede Menge Fingerspitzengefühl. Der Gesetzgeber erwartet auch, dass der Arbeitnehmer im Rahmen der betrieblichen Fürsorgepflicht zu Beginn des Gesprächs über seine Rechte und Pflichten aufgeklärt wird.

Auch unter Arbeitsrechtlern gilt jedoch als unumstritten, dass die Frage des Arbeitgebers, ob es sich bei der vorliegenden Erkrankung um eine Ersterkrankung oder um einen Folge- bzw. Wiederholungsfall handelt, erlaubt ist. Der Grund: Nicht alle Ärzte unterscheidet dies bei der Ausstellung eines Krankenscheins. Darüber hinaus kann es sein, dass der Mitarbeiter in der Zwischenzeit den behandelnden Arzt gewechselt hat und dem neuen Arzt die alten Krankenakten nicht vollständig vorlagen, so dass dieser gar nicht wissen konnte, ob es sich um eine Folgeerkrankung handelt. Alle weiteren Details wie Symptomatik, Diagnose und Krankheitsverlauf fallen jedoch unter die ärztliche Schweigepflicht.

Einen Leitfaden zur ärztlichen Verschwiegenheitspflicht finden Sie hier:
www.bsafb.de/…arzt_und_schweigepflicht.pdf

Zielorientierung und Kooperation

Inhaltlich darf sich das Krankenrückkehrgespräch also nur um wichtige betriebliche und abteilungsinterne Belange drehen. Dazu gehören beispielsweise

• Ereignisse die sich während der Abwesenheit ereignet haben
  (diese sollten angesprochen werden, um dem betroffenen Mitarbeiter die die Rückkehr in den Arbeitsalltag zu erleichtern)
• Das aktuelle Befinden des Mitarbeiters
  (zur Feststellung der 100prozentigen Wiederherstellung der Arbeitskraft)
• Eventuelle betrieblich bedingte Gründe für die Erkrankung
  (diese werden angesprochen mit dem Ziel, sie möglichst aus dem Weg zu räumen)

Abhängig davon, wie lange ein Angestellter der Arbeitsstätte fern geblieben ist, ist es im Krankenrückkehrgespräch also legitim nachzufragen, ob es betrieblich bedingte Gründe für die Krankheit gab. Zielsetzung dabei ist es, herauszufinden, ob man innerbetriebliche Maßnahmen gegen eine wiederholte Erkrankung ergreifen kann. Hier können die Fragen lauten wie folgt:

• Besteht Arbeitsüberlastung?
  Falls ja, warum? (Arbeitsverdichtung, Schichtarbeit, geändertes Tätigkeitsprofil etc.)
• Ist der Arbeitsplatz in keinem optimalen Zustand? (Ergonomie?)
• Gibt es Ärger mit Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten?
  (der schlimmste Fall wäre direktes Mobbing – dem sollte unbedingt nachgegangen werden)
• Wäre der Wechsel in eine andere Abteilung oder die Reduktion von Stunden eine nachhaltige Lösung?
• Wie kann das Unternehmen generell dazu beitragen, dass es nicht zu erneuten Ausfallzeiten kommt?

Wichtig ist es, den Arbeitnehmer selbst zu Wort kommen zu lassen und so gemeinsame Strategien zur Wiedereingliederung in den Arbeitsprozess zu erarbeiten. Bereits das Gefühl der Wertschätzung, welches man dem betroffenen Mitarbeiter durch diese Einbeziehung vermittelt, kann schon ein wichtiger Beitrag zur erfolgreichen Wiedereingliederung sein.

Niemals darf der Termin für das Rückkehrgespräch zwischen Tür und Angel „durchgezogen“ werden – ein ruhiger, geschlossener Raum und mindestens fünfzehn bis dreißig Minuten Zeit sind ein Muss. Auch sollte das Krankenrückkehrgespräch ausdrücklich kein Kritik- oder Konfliktgespräch sein. Das schließt nicht aus, dass sich ein solches aufgrund von Ungereimtheiten oder Anhäufungen von Krankschreibungen und Fehlzeiten anschließen kann. Doch dazu mehr unter dem nächsten Stichwort.

Strukturiertes und strategisches Vorgehen

Darüber, dass ein Krankenrückkehrgespräch formal strukturiert bzw. standardisiert sein sollte, wurde bereits gesprochen. Wichtig ist hierbei auch die klare Aufgabenverteilung innerhalb des Betriebs – wer ist zuständig: Der direkte Vorgesetze? Der Personalchef? Oder die Geschäftsleitung/der Vorstand? In diesem Zusammenhang ist wichtig, zu wissen, dass bei „standardisierten Mitarbeitergesprächen“ der Betriebsrat bzw. die Personalvertretung unbedingt einzubeziehen sind (Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Beschluss vom 08.11.1994 – 1 ABR 22/94; bestätigt durch LAG München, Beschluss vom 13.02.2014 – 3 TaBV 84/13). Insgesamt ist die klare Strukturierung des Krankenrückkehrgesprächs für alle Beteiligten eher von Vorteil:

Ablauf und Inhalte sind fixiert und nachvollziehbar, also über jeden Verdacht erhaben. Die Betroffenen können sich auf dieselben Grundlagen beziehen und sich ordentlich vorbereiten. Somit kann ein strukturierter Leitfaden für das Krankenrückkehrgespräch zur Transparenz und Versachlichung des Verfahrens beitragen.

Besonders vorausschauende Personaler gehen noch einen Schritt weiter – sie machen aus dem Krankenrückkehrgespräch ein Begrüßungs- und Willkommensgespräch!

Ein solches Gespräch kann man auch bei anderen Anlässen führen, z.B. nach längeren Urlaubszeiten, nach einem Sabbatical, einer Weiterbildung oder Dienstreise. Dies sind positive Abwesenheitsanlässe und damit sind Rückkehrgespräche raus aus der üblichen Tabuzone. D.h. wenn die Anlässe, zu denen solche Gespräche geführt werden, breiter gestreut sind, nimmt man automatisch auch dem eigentlichen Krankenrückkehrgespräch einen Großteil seines Schreckens und macht sie stattdessen zum normalen Bestandteil der Arbeitsroutine.

Solange Mitarbeiter den Eindruck bekommen, derartige Gesprächen finden nur statt, um „Jagd auf Kranke“ zu machen, werden sie ausweichen oder nicht ganz ehrlich antworten – egal wie gut das Gespräch vorbereitet und strukturiert ist. Damit bleibt auch das Krankenrückkehrgespräch in der Tabuzone und mit dem Makel behaftet, „defizitorientiert“ zu sein. Mitarbeiter und Betriebsräte fürchten, da soll jemand angeklagt werden – und einfühlsame Führungskräfte fürchten, jemand könnte sich angeklagt fühlen. Keine gute emotionale Grundlage für ein konstruktives Gespräch. Deshalb also besser Willkommens- als Rückkehrgespräche führen!

Einen Angestellten nach der Rückkehr aus dem Urlaub oder einer mehrtägigen Weiterbildung kurz nach den Erlebnissen und Eindrücken zu fragen, fällt auch einer eher zurückhaltenden Führungskraft leicht:

„Und, alles klar? War es interessant? Spaß gehabt? Übrigens: Dies und jenes ist in Ihrer Abteilung passiert!“

Dank solcher „Übung“ und auf der Basis des hergestellten Vertrauens ist es dann auch wesentlich einfacher, bei krankheitsbedingter Abwesenheit nachzufragen:

„Wie geht’s? Hatte die Krankschreibung etwas mit der Arbeit zu tun? Sollte am Arbeitsplatz was verändert werden? Was können wir tun, damit es in Zukunft gut läuft?“

Ein paar allgemeine Verhaltensregeln helfen ebenfalls dabei, beim Rückkehrgespräch eine sachlich-freundliche Atmosphäre zu wahren und gute Ergebnisse zu erzielen:

• Führen Sie das Gespräch möglichst zeitnah (in der ersten Woche nach der Rückkehr des Mitarbeiters).
• Geben Sie – insbesondere bei einem „echten“ Krankenrückkehrgespräch – Ihrer Freude über die Rückkehr des Mitarbeiters Ausdruck. („Schön, dass Sie wieder hier sind!“
• Planen Sie ausreichend Zeit und Ruhe ein, damit der Zurückgekehrte Sicherheit gewinnen und sich öffnen kann.
• Erkundigen Sie sich, wie es dem Mitarbeiter geht. Lassen Sie ihn ruhig erzählen, denn aus der Art der Schilderungen lässt sich häufig der Grad der Belastbarkeit aber auch die Einstellung zum Wiedereinstieg in die Arbeit heraushören.
• Fragen Sie den Mitarbeiter nach eigenen Ideen und Anregungen zur Erleichterung beim Wiedereinstieg in die Arbeit.
• Informieren Sie den Zurückgekehrten über wichtige aktuelle Entwicklungen im Betrieb und in seinem unmittelbaren Arbeitsumfeld, die es während seiner Abwesenheit gab.
• Wünschen Sie ihm einen erfolgreichen Start.

Was tun bei problematischen Krankenrückkehrgesprächen?

Was aber tun, wenn echte Schwierigkeiten auftreten? Es gibt schließlich immer wieder Fälle, in denen sich häufige Ausfallzeiten für Abteilung oder Betrieb zu einem Problem entwickeln. Wenn Fehlzeiten ein Ausmaß angenommen haben, das einer dringenden Lösung bedarf, muss dies im Krankenrückkehrgespräch offen angesprochen werden. Suchen Sie gerade auch im „Problemgespräch“ nach einer gemeinsamen Vorgehensweise mit dem Betroffenen und dem Betriebsrat. Diskutieren Sie sachlich darüber, wie Ausfallzeiten reduziert werden können.

• Erklären Sie, welche Folgen die häufigen Abwesenheiten des Mitarbeiters hat: Kunden können nicht mehr optimal betreut werden, Kollegen müssen ständig Mehrarbeit leisten, durch die ständige Überbelastung leidet die Motivation im Team.
• Fragen Sie den Mitarbeiter nach möglichen Ursachen für seine häufigen Fehlzeiten. Aber Achtung: Der Angestellte ist nicht grundsätzlich verpflichtet, Ihnen Details seiner Krankheit mitzuteilen! (der Grund: Datenschutz bzw. Wahrung von Persönlichkeitsrechten)
• Fragen Sie nach, ob eine Veränderung der Arbeitsbedingungen hilfreich wäre. Eine Versetzung oder eine Stundenreduktion kann krank machende Belastungen vermindern oder sogar aus der Welt schaffen.

Manche Erkrankungen sind unnötige Rückfälle, weil Mitarbeiter aus Angst um den Arbeitsplatz zu früh begonnen haben, wieder arbeiten zu gehen. Da wird schon mal eine medizinisch sinnvolle und notwendige Reha-Maßnahme abgelehnt, weil der Beschäftigte sich vor negativen Konsequenzen fürchtet. Auch solche Punkte können und sollen im Krankenrückkehrgespräch geklärt werden. In diesem Zusammenhang ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers von besonderer Bedeutung. Die Fürsorgepflicht ergibt sich aus §§ 617 bis 619 BGB als Nebenpflicht aus dem Arbeitsverhältnis, aber auch andere Gesetze wie das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitssicherheitsgesetz spielen eine wichtige Rolle. Eine besondere Fürsorgepflicht greift z.B. auch, wenn Mitarbeiter schon sehr lange im Unternehmen sind oder wenn durch Unfall und Krankheit dauerhafte Beeinträchtigungen (Schwerbehinderung, Erwerbsminderung) eintreten.

Machen Sie dem Mitarbeiter also klar, dass es keine gute Idee ist, zu früh an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Bieten Sie im Krankenrückkehrgespräch zum Beispiel einen Teileinstieg und stufenweise Heranführung an die volle Arbeitsbelastung an. Fragen Sie auch die Betroffenen selbst danach, was sie sich vorstellen könnten. Beruhigen Sie den Mitarbeiter indem sie erklären, dass dem Betrieb dadurch keine übermäßigen Unannehmlichkeiten entstehen, weil die Krankenkassen einen Teil der Kosten übernehmen. Die meisten Beschäftigten werden diese Herangehensweise mit guter Arbeitsmotivation und hoher Loyalität dem Betrieb gegenüber danken.

Verschiedene Eskalationsstufen meistern

Doch natürlich existieren echte Problemfälle, in denen eine Lösung schwer zu finden sein wird. Da gibt es den notorischen Krankmacher (vorzugsweise Freitag, Montag und an Brückentagen) und da gibt es die Mimose, die vom kleinsten Windhauch gesundheitlich umgeworfen wird. So etwas wird schnell zur ernsten Angelegenheit, wenn betriebliche Abläufe empfindlich gestört werden oder das Team-Gefüge ins Wanken kommt, weil Kollegen gezwungen sind, die Fehlzeiten durch ständige Mehrarbeit auszugleichen.

In diesen Fällen wird das Krankenrückkehrgespräch vermutlich kein Spaziergang. Bei derart problematischen Gesprächen ist auch die Rede von so genannten „Gesprächskaskaden“ mit unterschiedlichen Eskalationsstufen. Erläuterung dieses Modells sowie der Alternative „Willkommensgespräch“ unter findet sich in dem Video auf YouTube.

Manchmal muss der Personalverantwortliche notgedrungen Klartext reden. Verdeutlichen Sie dem Mitarbeiter den Ernst der Lage. Tenor: „Es ist höchste Zeit, jetzt muss was passieren!“ Dennoch sollten sie stets versuchen, das Gespräch in konstruktiven Bahnen zu halten. Beziehen Sie auch jetzt noch den Betroffenen ein so gut es geht: „WIR müssen jetzt gemeinsam etwas tun!“

Idealerweise haben Sie den Betriebsrat oder die Personalvertretung schon vorher über den konkreten Fall unterrichtet. Wenn möglich, holen Sie Ihre Arbeitnehmervertretung inhaltlich mit ins Boot:

• Erklären Sie, weshalb das Verhalten des Mitarbeiters unsozial ist – nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Kollegen gegenüber.
• Verdeutlichen Sie, weshalb das Problem jetzt wirklich angegangen werden muss und welche Kompromisse Sie als letzten Ausweg anzubieten haben.
• Falls Sie Maßnahmen wie eine Versetzung anbieten können, dann bringen Sie das Angebot mit allem Nachdruck vor.
• Machen Sie deutlich, dass die Geduld des Unternehmens (und der Arbeitskollegen!) am Ende ist.

Dass jemand aus dem Betriebsrat gerade bei einem derart heiklen Krankenrückkehrgespräch teilnehmen muss, versteht sich von selbst. Falls Sie in Ihrem Betrieb keine eigene Personalvertretung haben, sollten Sie sich anderweitig Rechtssicherheit verschaffen. Lassen Sie sich beraten oder holen Sie einen spezialisierten Juristen als Unterstützung bei der Vorbereitung dazu.

Vorbeugen ist besser als Nachsorgen

Beim Krankenrückkehrgespräch gilt wie im gesamten Betrieblichen Gesundheitsmanagement eine goldene Regel: Vorbeugen ist besser als Nachsorgen.

IHK-Video zum Thema

Wer sich rechtzeitig Gedanken über förderliche Arbeitsbedingungen und ein positives Betriebsklima macht, der darf mit einem geringen Krankenstand und motivierten Mitarbeitern rechnen. Es ist also im Sinne eines ganzheitlichen Betrieblichen Gesundheitsmanagements, Vereinbarungen zu treffen und Maßnahmen einzuführen, die dafür sorgen, dass Menschen möglichst lange fit, gesund und leistungsfähig bleiben. Falls es dennoch mal zu einer Erkrankung kommt – nicht alles Negative im Leben lässt sich einfach vermeiden – dann sollte in einem gut geführten Betrieb so viel gegenseitiges Vertrauen bestehen, dass man Schwierigkeiten offen ansprechen und gemeinsam lösen kann.

Die meisten Menschen mögen ihre Arbeit und wollen eine gute Leistung abliefern. Und sie tun das gerne, wenn man ihnen dafür ab und zu Anerkennung zollt – wenn sie also wissen, dass ihr Engagement ebenso zur Kenntnis genommen wird wie das „Blau-machen“ mancher Kollegen.

Deshalb noch ein Ratschlag zum Schluss: Ärgern Sie sich nicht über die 2%, die es sich mit dem „Krankschreiben“ allzu leicht machen oder den Karenztag (§ 5 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz EFZG) ständig ausnutzen. Stecken Sie Ihre Energie lieber in die „guten“ 98% Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ordentlich ihren Job machen und sich nur dann krank melden, wenn sie es auch wirklich sind!

Allgemeine weiterführende Links:

1. www.gesetze-im-internet.de
2. www.bundesgesundheitsministerium.de/…publikationen.html
   (Stichwortsuche: betriebliche Gesundheitsvorsorge)
3. www.gesundheitsmanagement24.de

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