Es sollten in jedem Notfallplan „Stromausfall“ und ähnliche Szenarien erfasst werden. Dabei ist es vor allem der Stromausfall, der häufig vernachlässigt wird. Jeder Notfallplan sollte dafür aber eine Checkliste vorsehen.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Organisatorische Vorbereitung wichtig: Stromausfall im Notfallplan berücksichtigen
Plötzlich stehen alle Maschinen und Anlagen still. Die Computer gehen aus, die Telefone sind nicht mehr erreichbar. Je nach Art des Unternehmens und nach Branche ist ein Stromausfall ein unterschiedlich großer Notfall und kann immense Schäden mit sich bringen.
Es ist daher wichtig, dass jedes Unternehmen die bei einem Stromausfall nötige Vorgehensweise im Notfallplan erfasst und ein entsprechendes Konzept erstellt.
Ein Muster der Vorgehensweise darf sich nicht nur darauf beziehen, dass ein Stromerzeuger vorhanden sein muss, der im Ernstfall die nötigsten Geräte am Laufen hält. Wichtig ist, dass auch das Personal weiß, was es zu tun hat. Das Konzept, das im Notfallplan für den Stromausfall aufgenommen wurde, sollte daher in einer Ernstfallübung geprobt werden.
Notfallplan Stromausfall: Was ist wichtig?
Bei einem Stromausfall gehen nicht nur die Lichter im Unternehmen aus, sondern kein einziges Gerät, das auf Strom angewiesen ist, funktioniert mehr. Es ist daher wichtig, ein Konzept zu haben, nach dem im Ernstfall vorgegangen werden kann und das die richtige Vorgehensweise darstellt.
Das Muster dieser Vorgehensweise sollte an die entsprechend benannten Verantwortlichen gehen, die bei einem Stromausfall für einen reibungslosen Ablauf der jeweiligen Vorgänge sorgen sollen.
Infografik: Auswirkungen eines Stromausfalls ohne Notfallplan im Unternehmen in verschiedenen Branchen
Zudem sind wichtige Fachinformationen zur Notstromversorgung in Unternehmen in allen Bereichen zugänglich zu machen.
Wichtig ist, dass der Betrieb zumindest teilweise aufrechterhalten werden kann, wobei die Ratschläge des Bundesamts für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe zumindest von einer Aufrechterhaltung von 72 Stunden sprechen.
Zur Vorbereitung eines solchen Notfalls ist aber nicht nur wichtig, dass ein Notstromaggregat mit ausreichender Leistung im Unternehmen platziert wird, sondern es muss auch eine Checkliste vorliegen, wie überhaupt im Ernstfall reagiert werden kann. Dafür muss die Ausgangssituation analysiert werden. Zudem muss eine Person vorhanden sein, die das anwesende Personal anleitet, wobei dieses je nach Branche durchaus kopflos auf den Stromausfall reagieren kann.
Für den Bereich der IT sollte ein Ansprechpartner festgelegt werden, der einen Vertreter braucht. ( Foto: Shutterstock- AVAVA_)
Checkliste: Mit dem Notfallplan Stromausfall absichern
Die folgende Checkliste kann in den Notfallplan zum Stromausfall aufgenommen werden und stellt ein mögliches Konzept zur Vorgehensweise dar. Dabei handelt es sich nur um ein Muster, welches individuell vom jeweiligen Unternehmen angepasst werden sollte.
Wichtig ist überdies, bei Übungen herauszufinden, ob dieser Notfallplan überhaupt realistisch ist oder ob der Stromausfall nicht noch ganz andere Herausforderungen bieten kann, die berücksichtigt und ins Konzept aufgenommen werden müssen.
Hier nun die Checkliste zur organisatorischen Vorbereitung auf den Stromausfall und zur Ausarbeitung der Muster:
- Festlegung eines Verantwortlichen im Notfallplan
- Vertreter des Verantwortlichen benennen
- eventuelles Krisenteam festlegen
- zu benachrichtigende Personen festlegen (Geschäftsführung, Inhaber, Gesellschafter etc.)
- Sammelpunkt für Mitarbeiterinformation festlegen
- Hinweise auf Brandschutz
- Möglichkeiten der Weitergabe von Informationen bei einem Stromausfall benennen
- Information von Kunden und Geschäftspartnern nötig? Wie?
- Standorte Notstromerzeuger benennen
- Ersatzsysteme vorhanden?
- Speicherung betriebsbezogener Daten und Verträge außerhalb des Unternehmens sichergestellt?
- Verhaltensregeln für Mitarbeiter benannt?
- Benachrichtigungen von Versicherungen nötig (Betriebsausfallversicherung)?
- Meldepflichten gegenüber Behörden vorhanden?
- Verantwortlicher zur Dokumentation benannt (Gesprächsprotokolle, Dokumentation der Alarmierung der Verantwortlichen etc.)?
- Nötige Kontaktadressen genannt?
- Vorbeugungsmaßnahmen im Notfallplan benannt?
Diese Checkliste hilft dabei, ein Muster für den Notfallplan zu erstellen, das den Stromausfall aufgreift. Wichtig ist, dass eine regelmäßige Kontrolle derartiger Notfallpläne vorgenommen wird, denn es können zum Beispiel Mitarbeiter wechseln bzw. nicht mehr als Verantwortliche benannt werden.
Somit sollten Kontaktadressen ebenso aktuell gehalten werden wie die Namen der verantwortlichen Personen für einzelne Aufgaben. Um mit einem Notfallplan Stromausfall und andere Risiken zu erfassen, bedarf es eines Mitarbeiters, der sich regelmäßig um die Aktualisierung kümmert. Damit wird sichergestellt, dass das Unternehmen im Ernstfall handlungsfähig ist und nicht von einem solchen Notfall überrascht wird.
Für den Bereich der IT sollte ein Ansprechpartner festgelegt werden, der einen Vertreter braucht. Sollte einer der beiden oder sogar beide das Unternehmen verlassen, muss an den Nachfolger für diese Aufgabe gedacht werden! ( Foto: Shutterstock-gpointstudio )
Notfallplan Stromausfall: Auch an die IT denken!
Mittlerweile ist alles auf Computern gespeichert, daher sollte ein Musternotfallplan auch immer die IT berücksichtigen. Ganz wichtig sind zum Beispiel Dokumente und Verträge, die unbedingt extern noch einmal gespeichert werden müssen oder in Papierform als Kopien vorliegen sollten.
Im Notfallplan sollte erfasst sein, wo Sicherungskopien zu finden sind, außerdem sind die folgenden Daten relevant:
- Hostname
- Hersteller der Software bzw. Systemlieferant
- Seriennummern
- Systemwert
- Komponenten des Systems
- Passwörter und Daten für den Log-in
- Lizenzverträge
- IP-Adressen
- Netzwerkadressen
Für den Bereich der IT sollte ein Ansprechpartner festgelegt werden, der einen Vertreter braucht. Sollte einer der beiden oder sogar beide das Unternehmen verlassen, muss an den Nachfolger für diese Aufgabe gedacht werden! Außerdem ist wichtig, dass klare Zuständigkeiten und Erreichbarkeiten geregelt werden. Damit in Notfällen immer verantwortliche Mitarbeiter greifbar sind, sollten Bereitschaftspläne aufgestellt werden.
Im Notfallplan sind verbindliche Handlungsanweisungen zu finden, wobei dieser Plan auch jederzeit zugänglich sein muss. Es hilft nichts, einen Notfallplan zu erstellen und ihn in die unterste Schreibtischschublade zu verbannen!
Der Plan sollte online für alle Mitarbeiter zugänglich sein, außerdem sollten gedruckte Exemplare ausgehändigt oder an zentraler Stelle ausgelegt werden. Im besten Fall bekommt jeder Mitarbeiter sein eigenes Exemplar des Notfallplans an den Arbeitsplatz gelegt.
Wichtig sind darüber hinaus die folgenden Punkte:
- Sicherheitsrichtlinien in den Notfallplan des Unternehmens integrieren
- Termine für Aktualisierungen von Bereitschaftsplänen und Benachrichtigungsketten festlegen
- Notfall üben
Dabei muss der Stromausfall nicht das komplette Unternehmen betreffen, um einen Notfall ausrufen zu können. Es ist auch möglich, dass nur einzelne Bereiche betroffen sind, was die Handlungsfähigkeit der Firma stark einschränken oder sogar unmöglich machen würde. In einer Notfallübung sollten daher auch verschiedene Varianten geprobt werden.
Möglich ist der Ausfall des Servers oder der Stromausfall in der Fertigung, ein Hackerangriff kann ebenso geprobt werden wie ein Ausfall des Internets. Hier sollte jeder wissen, wie vorzugehen ist, wenn Kunden plötzlich nicht mehr erreicht werden können, Buchungen nicht durchführbar sind oder gesetzte Fristen nicht eingehalten werden. Jeder Punkt, der dabei auffällig ist, sollte im Notfallplan erwähnt und regelmäßig überarbeitet werden.
Bevor der Notfallplan erstellt wird, sollte die Ausgangssituation im Unternehmen überprüft werden. ( Foto: Shutterstock-_Roman Samborskyi )
Vor der Erstellung des Notfallplans zu klären: Wichtige Fragen zur Analyse
Bevor der Notfallplan erstellt wird, sollte die Ausgangssituation im Unternehmen überprüft werden. Dabei ist die zentrale Frage: Wie schlimm kann ein Stromausfall überhaupt werden? Welches sind die schlimmsten Schäden, die auftreten können?
Womit kann das Unternehmen umgehen und welche Ausfälle sind nicht tolerierbar? Grundsätzlich ist sicherlich jeder geringste Ausfall problematisch, doch nicht jedes Ereignis kann existenzbedrohend sein oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Wichtige Fragen sind daher:
- Beeinträchtigt die Störung das gesamte Unternehmen oder nur einen einzelnen Bereich?
- In welchen Fällen ist welcher Schaden zu erwarten?
- Wie wirkt sich die Arbeitsunfähigkeit in welchem Zeitrahmen aus?
- Wie schnell lässt sich durch den Einsatz eines Stromerzeugers die Arbeitsfähigkeit wieder herstellen?
- Welche Bereiche haben dabei höchste Priorität?
- Wie praxistauglich ist der Notfallplan, der bereits entworfen wurde?
Anhand dieser Fragen können Konzepte weiterentwickelt oder Notfallpläne angepasst werden, sodass sie individuell für das Unternehmen und seine momentane Lage passen. Entwickelt sich die Firma weiter, muss freilich auch der Notfallplan angepasst werden, was nicht nur wie bereits beschrieben hinsichtlich der Verantwortlichen nötig ist, sondern auch in Bezug auf zu berücksichtigende Bereiche und Abteilungen.
