Business Intelligence Reporting: IT-gestützte Berichtserstellung

Für ein professionelles Business Intelligence Reporting stehen den Unternehmen eine Vielzahl innovativer BI-Tools zur Verfügung. Standardreports werden regelmäßig angefertigt und informieren beispielsweise über Umsatz- und Gewinnkennzahlen. Diese Berichte werden standardisiert und automatisiert zu bestimmten Zeitpunkten erstellt. Im Gegensatz dazu werden mit den Ad hoc Reports besondere Fragestellungen themen- oder anlassbezogen beleuchtet.

Business Intelligence Reporting: Maßgeschneiderte Berichte für unterschiedliche Informationsbedarfe

Business Intelligence Reporting ist der Prozess des Erstellens von Berichten für den Endnutzer in einem Unternehmen unter Verwendung einer BI-Software. Es ist ein Teilbereich des gesamten Business-Intelligence-Systems der Firma und sorgt dafür, dass Entscheidungen auf der Basis von zusammengefassten, strukturierten Informationen getroffen werden.

Meist ist das BI-Reporting eine vorkonfigurierte Komponente innerhalb einer BI-Software. In einem automatisierten Prozess werden die analysierten Datensätze erfasst und zu Berichten zusammengestellt. Neben der Darstellung statistischer Daten in Form von Tabellen werden oft anschauliche Visualisierungen in Form von Diagrammen oder sogar interaktiven Grafiken verwendet. Die Ergebnisse der Reports bilden die Grundlage operativer oder strategischer Entscheidungen innerhalb des Unternehmens. Teilweise werden die Analyseergebnisse auch in andere Anwendungen integriert, um dem Management eine Orientierungshilfe bei der Durchführung von Prozessen zur Verfügung zu stellen. Diese mechanische Vorgehensweise steht im Gegensatz zu flexiblen Ad Hoc Analysen, wie sie mit Business Analytics Tools durchgeführt werden können.

Business Intelligence Reporting: interaktive Berichte verbessern die Entscheidungsqualität (#01)

Das BI-Reporting wird in drei Bereiche unterteilt:

Standard-Reporting
Dashboard-Reporting
Ad-hoc-Reporting

Standard-Reporting

Beim Standard-Reporting wird ein bestimmter Zeitpunkt, zu dem der Bericht erstellt werden muss, festgelegt. Dabei handelt es sich um ein fixes Datum oder einen Trigger (beispielsweise den Tag, an dem bestimmte Daten vorliegen). Beim Standard-Reporting erfolgt die Berichtserstellung standardisiert und automatisiert. Die Standardisierung bezieht sich dabei auf die Inhalte und das Layout. Aus diesem Grund werden in diesen Berichten vordefinierte Kennzahlen und Dimensionen einbezogen.

Es ist wichtig, dass die Definitionen von Kennzahlen und Dimensionen für alle User verfügbar und nachvollziehbar sind. Auch die Aktualität und Vollständigkeit der Datensätze muss transparent sein. Des Weiteren muss eine Einigung bezüglich des Formats bestehen. Die Standard-Reports können beispielsweise als PDF-Datei, als Ausdrucke oder Tabellenkalkulationen erstellt werden. Schließlich wird auch das Transportmedium standardisiert, sodass allgemein festgelegt wird, ob der Bericht per E-Mail verschickt oder zentral auf einem Server abgelegt wird.

Dashboard-Reporting

Das Dashboard-Reporting ist meist ein komprimiertes Standard-Reporting. Merkmal dieser Art der Berichtserstellung ist das Design, das sich dem Nutzer intuitiv erschließt. Dashboard-Reporting wird oft verwendet, um dem Management kurz und prägnant alle Entscheidungshilfen zu bieten, ohne dass dabei Informationen verlorengehen. Alle wichtigen Kennzahlen sollen auf einen Blick erkennbar sein. Selbsterklärende Darstellungsformen wie das Cockpit-Layout erleichtern das schnelle Verständnis der Zusammenhänge und bringen besonders in gemischten Teams alle Teilnehmer in kurzer Zeit auf einen einheitlichen Informationsstand.

Ad-hoc-Reporting

Mit den Standard-Reports lassen sich nicht alle Informationsbedürfnisse befriedigen. Aus diesem Grund werden themen- und anlassbezogen Ad-hoc-Reports erstellt. Diese Berichte werden meist sehr schnell benötigt. Produktionsausfälle, Umsatzeinbrüche oder ein unvermutet hoher Krankenstand sind Anlässe, bei denen ad hoc ein Bericht über die Ursachen und Handlungsalternativen Auskunft geben kann. Es ist sinnvoll, auch bei den Ad-hoc-Berichten auf die Einhaltung von Standards zu achten. Das Layout, das Output-Format und der Umfang (Anzahl der Kennzahlen je Report) lassen sich sehr gut standardisieren. Definitionen von Kennzahlen, Dimensionen und Objekten sorgen dafür, dass die Ad-hoc-Berichte selbsterklärend sind.

Business Intelligence Reporting: Mobile Anwendungen sind gefragt (#02)

Business Intelligence Reporting: Basis unternehmerischer Entscheidungen

Die führenden Lösungen in der Kategorie BI-Reporting-Tools umfassen Systeme für die Erfassung, Kategorisierung und Analyse von Unternehmensdaten sowie die Generierung von Best Practices zur Optimierung der Entscheidungsfindung in der Firma. Je fortschrittlicher ein derartiges System ist, umso mehr Datenquellen können in die Berichterstellung einbezogen werden, ebenso verhällt es sich bei Business Analytics Tools. Das impliziert auch interne Metriken, die von den verschiedenen Fachabteilungen des Unternehmens bereitgestellt werden.

Darüber hinaus werden im Kontext von Big Data außerdem vermehrt externe Datenquellen genutzt. Dabei kann es sich um Datensätze aus Drittsystemen handeln oder Interaktionsdaten aus den sozialen Netzwerken sowie E-Mail-Daten und sogar makroökonomische Datensätze werden zur Berichterstellung hinzugezogen. Die BI-Reporting-Software hilft der Firma dabei, Einblicke in das Unternehmenswachstum, die Gewinnentwicklung und das Kundenverhalten sowie die Beurteilung der Firma aus Kundensicht zu erhalten. Die Reports sind Basis für unternehmerische Entscheidungen und sollen letztlich die Wettbewerbsposition der Firma in einem dynamischen, meist globalisierten Umfeld verbessern.

In allen modernen Volkswirtschaften steigt die Bedeutung von Big Data und Open Data, denn der Trend zur digitalen Transformation ist unumkehrbar. Neue Möglichkeiten im Bereich der Informationstechnologie bieten den Unternehmen ungeahnte Chancen. Es ist möglich, Massendaten nicht nur zu speichern, sondern auch mit benutzerfreundlichen BI-Tools so zu analysieren und die Ergebnisse der Datenanalysen zu visualisieren, dass aus den Datensätzen wertvolle Informationen für die Entscheidungen des Managements abgeleitet werden können. Noch nie war es in diesem Ausmaß möglich, die oben genannten Datenquellen zur Informationsgewinnung zu nutzen. Self-Service-Tools sind intuitiv bedienbar und erlauben Mitarbeitern, auch ohne vertieften IT-Background professionelle Analysen vorzunehmen. Das Ergebnis ist letztlich eine völlig andere Ausrichtung unternehmerischer Entscheidungsfindung. Intuition und Vermutungen werden durch Informationen ersetzt. Im Folgenden werden innovative Business Intelligence Reporting Tools vorgestellt, mit denen es auch kleineren und mittelständischen Firmen gelingt, die Berichtserstellung zu optimieren.

Business Intelligence Reporting Tools

Mit einem BI Tool ist es möglich, Daten und Parameter zusammenzustellen und als Business Indikatoren in den Berichten zu nutzen. Werden aussagekräftige Dashboards aufgebaut, hat das Management alle Kennzahlen stets im Blick. Außerdem geben die Berichte mit Trendanalysen Auskunft darüber, in welche Richtung sich das Umfeld entwickeln wird und welche Handlungsoptionen sich daraus für das eigene Unternehmen ergeben.

Bei der Auswahl eines Business Intelligence Reporting Tools ist es besonders für kleinere und mittelständische Firmen wichtig, dass die Anwendung einerseits nicht zu kostenintensiv und andererseits auch nicht zu komplex ist. Unter diesen Aspekten sind die Reporting-Tools großer Anbieter wie SAP, IBM und Microsoft für diese Firmen oft zu teuer und im Hinblick auf den personellen und technischen Aufwand einer Implementierung zu mächtig. Aus diesem Grund wurde in den vergangenen Jahren eine Reihe von BI-Tools entwickelt, die auf die Bedürfnisse kleinerer Organisationen abgestimmt sind. Diese BI Anwendungen überzeugen mit einer Self-Service-Bedienbarkeit und der Tatsache, dass sie nicht aufwendig administriert werden müssen.

Business Intelligence Reporting: Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch verbesserte Berichte (#03)

Welche Anforderungen werden an ein Business Reporting Tool gestellt?

Es gibt zahlreiche Anwendungen, mit denen die Berichterstellung optimiert werden kann. Einige der Software Lösungen sind als Open Source Software verfügbar und erleichtern somit den Firmen, kosteneffizient ein BI-Tool zu implementieren. Ein Reporting-Tool sollte folgende Anforderungen erfüllen:

Zusammenfassung von Datensätzen verschiedener Quellen
einfache Handhabung im Self-Service
übersichtliche Darstellung der Ergebnisse von Datenanalysen
Darstellung von Zusammenhängen und Mustern durch Grafiken
Wahlmöglichkeiten zwischen verschiedenen Diagrammen
interaktive Darstellungsformen
Blick auf die Details trotz vereinfachter Darstellung
Integration in die bestehende IT-Infrastruktur der Firma

Im Folgenden werden zehn Business Intelligence Reporting Tools vorgestellt, welche die Anforderungen mittelständischer Firmen erfüllen und Massendaten im Rahmen von Big Data zu aussagefähigen Berichten verarbeiten.

BI-Tool	Merkmale	Pluspunkte
Business Intelligence und Reporting Tools (BIRT)	Open Source BI Plattform	aus dem Projekt Eclipse entstanden zur Erstellung von Datenvisualisierungen und Reports geeignet spezieller Berichtsdesigner vereinfacht das Reporting eine Diagramm-Engine, ein Diagramm-Designer und ein Viewer sorgen für professionelle Berichte integriert verschiedenste Datenquellen
JasperReport	sehr beliebtes und verbreitetes Open-Source-Reporting-Tool	Berichterstellung wird mit den Komponenten JasperReport Bibliothek, JasperReport Server sowie JasperReport Studio erleichtert Möglichkeit der Erstellung interaktiver Analysen und Berichte einfache Integration in eine bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens Unterstützung durch eine Dokumentation
KNIME	Open Source Analytics Plattform	ursprünglich für die pharmazeutische Forschung entwickelt viele Funktionalitäten sowie Erweiterungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit Webportal Integration von maschinellem Lernen und Weka-Unterstützung
Microsoft BI	alle BI-Funktionalitäten auf einer integrierten Plattform	hunderte von Datenquellen integrierbar interaktive Analysen und Dashboards optimieren die Entscheidungsfindung Ad hoc Analysen und Berichte werden unterstützt Erstellung personalisierter Dashboards Dashboards unternehmensweit skalierbar für integrierte Kontrolle und Datensicherheit lokale Berichterstellung mit dem Power BI-Berichtsserver möglich Vorbereitung der Migrierung zur Cloud
Pentaho	komplette BI-Suite	unterstützt alle Einsatzbereiche vom Data Mining bis zur Berichterstellung Pentaho Reporting umfasst zahlreiche Funktionalitäten Datenbereinigung, -analyse, -exploration und -visualisierung Möglichkeiten der Prognose Self-Service Datenanalyse und Berichterstellung möglich über den Pentaho BI Server werden Berichte veröffentlicht und geteilt Unterstützung durch zahlreiche Community-Ressourcen
QlikView	leistungsfähiges Analyse- und Reporting Tool	umfangreiche Möglichkeiten der Visualisierung einfaches Handling im Self-Service integriert relevante Daten aus verschiedensten Quellen interaktive Dashboards und Analytics erweitern den Entscheidungshorizont Datensätze mobil erfassbar, abrufbar und analysierbar nachhaltige Reporting-Lösungen garantieren die Genauigkeit der Daten
ReportServer	Open Source BI-Plattform mit kommerzieller Version	ReportServer unterstützt Standard- sowie Ad hoc Berichte Word- und Excel-Berichte erstellbar mehrdimensionale OLAP-Analysen durchführbar unterstützt Cloud Lösungen einfache Installation und Bedienbarkeit
Seal Report	Open Source Framework zur Erstellung von Berichten und Dashboards	es gibt Angebote für professionelle Dienstleistungen in den Bereichen Support und Schulung Unterstützung von dynamischen SQL-Quellen, nativen Pivot-Tabellen, Web-Berichtsserver und anderen Quellsystemen einfaches Handling im Self-Service umfassende Visualisierungsoptionen
SpagoBI	komplette Business Intelligence Suite	unterstützt eine Echtzeit Datenanalyse und Präsentation Geschäftsprozesse werden durch ständige Statusberichte kontrolliert Ineffizienzen und Engpässe werden schnell erkannt Entscheidungsfindung wird beschleunigt neue Geschäftsmöglichkeiten werden identifiziert professioneller Support und Schulungsangebote
Tableau Online	skalierbare Cloud Lösung	BI Reports in wenigen Minuten im Self-Service erstellbar intuitiv bedienbares User Interface viele Optionen für eine Visualisierung verschiedenste Datenkonnektoren verfügbar Daten und Metadaten werden online zentral auf einem Server gespeichert Reports können auf dem Data Server veröffentlicht und geteilt werden

Vor welchen Herausforderungen steht das Reporting?

Unternehmen stehen auch im Bereich Business Intelligence Reporting vor wachsenden Herausforderungen. Industrie 4.0, das Internet of Things (IoT) und der allgemeine Trend zur Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft erfordern es, innovative Reporting-Tools einzusetzen. Massendaten zu analysieren reicht allein längst nicht mehr aus. Die Erkenntnisse, die sich aus den Datenanalysen ergeben, werden nur dann zu Entscheidungsgrundlagen, wenn sie in entsprechenden Berichten und Dashboards aufbereitet werden.

Video: BCT BI-Reports

Es müssen zunehmend mehr Datenquellen integriert werden und diese sind bei Weitem nicht immer strukturiert. Polystrukturierte Datensätze ermöglichen den Firmen jedoch völlig neue Einsichten und die Erweiterung der Perspektive. Sensordaten bieten ein fast perfektes Abbild der Realität und die Interaktionsdaten aus den Social Media ermöglichen eine kundenorientierte Marktsegmentierung, mit der die Firma ihre Wettbewerbsposition nicht nur verteidigen, sondern auch noch ausbauen kann. Um den Überblick über die Ergebnisse der Datenanalysen zu behalten, ist es wichtig, anschauliche Berichte zusammenzustellen.

Die BI-Tools sollen einerseits die Berichtserstellung vereinfachen, sodass diese möglichst problemlos im Self-Service durchgeführt werden kann. Auf der anderen Seite stehen die Adressaten der Berichte, die umfassend bis ins Detail und dennoch möglichst auf einen Blick informiert werden möchten, um mit den Berichten die Entscheidungsfindung zu beschleunigen bei gleichzeitiger Verbesserung der Entscheidungsqualität. Die modernen BI-Tools erlauben es, diese teilweise konfliktären Ziele in Einklang zu bringen. Mobile Anwendungen und leichte Bedienbarkeit vereinfachen die Berichtserstellung und sorgen für ein Höchstmaß an Flexibilität. Berichte können direkt in den Fachabteilungen erstellt werden und somit auch sofort Fragestellungen aufgreifen, die dort entstehen. Auf diese Weise werden die Fähigkeiten möglichst vieler Mitarbeiter genutzt und der Weg hin zur digitalen Transformation geebnet.