Der Begriff Strategie beinhaltet die langfristige Planung. Strategischer Einkauf ist somit die langfristig geplante Ausrichtung der Einkaufsportfolios eines Unternehmens.
Strategischer Einkauf: Aufgaben und Ziele
Eine alte Kaufmannsweisheit lautet: „Im Einkauf liegt der Gewinn“. Diese Aussage hat nichts von ihrer Aktualität verloren. In vielen Unternehmen der Industrie wurde in den letzten Jahren der Anteil der Materialkosten an den Herstellungskosten vergrößert, weil man sich zunehmend auf die Kernaktivitäten konzentriert.
Leider wurden nicht in gleichem Maße die Beschaffungsprozesse sowie die organisatorische Verankerung der Einkaufsabteilung betrachtet, um der gesteigerten Bedeutung des Einkaufs Rechnung zu tragen.
Wie wichtig der Einkauf für den Erfolg eines Unternehmens ist, verdeutlichen folgende Zahlen:
- Materialkostenanteil in der Autoindustrie: 70 Prozent
- Materialkostenanteil bei den Zuliefern: mehr als 50 Prozent
Diese Entwicklung ist auch in anderen Branchen zu beobachten und verstärkt den Kostendruck, dem Firmen im globalisierten Wettbewerb ausgesetzt sind, enorm. Es wird immer wichtiger, Potenziale auszuschöpfen, die sich aus einer gezielten Optimierung der Einkaufsprozesse ergeben. Strategischer Einkauf wird somit zum bedeutenden Erfolgsfaktor.
Für große Firmen und multinationale Konzerne ist es selbstverständlich, die Einkaufsabteilung in einen operativen und einen strategischen Bereich zu splitten. Kleinere und mittelständische Unternehmen sollten aufgrund des steigenden Kosten- und Wettbewerbsdrucks dazu übergehen, ähnlich zu verfahren.
Strategischer Einkauf bezeichnet eine zentrale Funktion im Unternehmen.(#01)
Strategischer Einkauf: Einsparungen durch optimales Lieferantenmanagement
Strategischer Einkauf bezeichnet eine zentrale Funktion im Unternehmen. Die Aufgaben dieses Bereichs unterscheiden sich vom operativen Einkauf, der sich um das Tagesgeschäft kümmert.
Die Aufgaben des operativen Einkaufs sind:
- Ermittlung von Bedarfen
- Disposition
- Abwicklung von Bestellungen
- Überwachung der Lieferungen
- Reklamationen
- Pflege der Stammdaten
- Beschaffung von Sondermaterialien
Strategischer Einkauf beschäftigt sich stattdessen mit den übergeordneten strategischen Aufgaben der Einkaufsabteilung:
- Generierung einer Einkaufsstrategie
- Umsetzung der Strategie
- Analyse des Einkaufsportfolios
- Analyse des Beschaffungsmarkts
- Lieferantenmanagement
- Vertragsverhandlungen
- Kostenplanung und -steuerung
Darüber hinaus erfolgt eine Betrachtung aller einkaufsrelevanten Prozesse mit dem Ziel, diese zu optimieren.
In diesem Zusammenhang ergeben sich folgende Aufgaben:
- Vertragsmanagement
- Standardisierung
- Benchmarking
- Analyse der Einkaufsdaten
- Führung von Projektteams
- Maßnahmencontrolling
Strategischer Einkauf: Möglichkeiten der Verankerung in mittelständischen Unternehmen
Strategischer Einkauf ist also wesentlich mehr als die Beschaffung von Materialien und Waren oder das Führen von Preisverhandlungen. Es geht vielmehr um die Generierung einer Einkaufsstrategie und die Entwicklung der Kompetenzen, die nötig sind, um diese Strategie im Unternehmen umzusetzen.
Folgende Meilensteine ermöglichen die Implementierung des strategischen Einkaufs in das Unternehmen:
- Generierung einer Einkaufsstrategie
- Gestaltung der Einkaufsstrategie
- Koordination der Aufgaben
- Steigerung der Effizienz und Produktivität
Video: Der Einkäufer der Zukunft – Vom Preisdrücker zum Unternehmensgestalter
1. Generierung einer Einkaufsstrategie
Die Einkaufsstrategie leitet sich von der Strategie des Unternehmens ab. Eine Firma, deren zentrales Werbeargument „Made in Germany“ lautet, sollte den Großteil der Materialien und Güter, die für die Produktion nötig sind, auch in Deutschland beschaffen. Bei geringen, schwankenden Verbräuchen sind lange Lieferketten ungeeignet.
Die Einkaufsstrategie legt die Prozesse fest, damit der Einkauf ganzheitlich optimiert werden kann. Dabei sollen einkaufsrelevante Faktoren so beeinflusst werden, dass der Erfolg des Unternehmens maximiert wird.
In diesem Zusammenhang sind folgende Bereiche interessant:
- Beschaffungsmarktforschung
- Beobachtung des Beschaffungsmarkts
- Analyse der Materialkostenentwicklung
- Beobachtung des Einkaufsverhaltens von direkten Konkurrenten
2. Gestaltung der Einkaufsstrategie
Jetzt erfolgt die konkrete Ausgestaltung der Einkaufsstrategie. Dabei geht es um die Auswahl der Lieferanten und die Generierung von Vergabestrategien. Auch die Beantwortung der Frage, welche Güter generell beschafft werden müssen und was in Eigenfertigung produziert werden soll, fällt in diesen Bereich. Für wichtige Zulieferteile kann es außerdem sinnvoll sein, eine Doppelquellenbeschaffung vorzusehen, damit bei Lieferengpässen eines Anbieters keine Produktionsengpässe entstehen.
Die meisten Entscheidungen erfolgen aufgrund von Kostenerwägungen. Mit der Aushandlung möglichst günstiger Preise sowie Zahlungsbedingungen wird sichergestellt, dass der Einkauf seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet. In diesem Bereich lassen sich große Einsparungen erzielen.
Die Einkaufsstrategie bildet den Rahmen, innerhalb dessen sich strategischer Einkauf bewegt. Dabei werden mögliche Risiken antizipiert und durch eine Komplexitätsreduktion die Durchführung der einzelnen Aufgaben erleichtert.
Video: Prozessoptimierung beim Einkauf | Marcus Thommel
Hebelwirkung von Kostensenkungen durch optimierten Einkauf
Da steigende Materialkosten den Gewinn des Unternehmens schmälern, stehen die Einkäufer unter Druck und müssen sich immer häufiger einer Erfolgsmessung unterziehen. Einsparungen beim Einkauf wirken sich direkt auf den Gewinn aus. Ein Beispiel zeigt anschaulich, welche Hebelwirkung Einsparungen im Einkauf entwickeln:
Eine Firma erzielt einen Jahresumsatz von einer Million Euro, wovon nach Abzug aller Kosten (Materialkosten 500.000 Euro, sonstige Kosten 400.000 Euro) ein Gewinn in Höhe von 100.000 Euro bleibt. Wenn die Einkaufsabteilung 25.000 Euro einspart, steigt der Gewinn um diesen Betrag. Eine Einsparung bei den Materialkosten von vergleichsweise geringen fünf Prozent führt somit zu einer Gewinnsteigerung von 25 Prozent.
Um diesen Effekt durch eine Erhöhung des Umsatzes zu erreichen, wäre eine Umsatzsteigerung um 50.000 Euro nötig. Das ist wesentlich schwieriger zu erreichen, als eine Kostensenkung durch einen optimierten Einkauf.
3. Koordination der Aufgaben
Die Aufgaben, die sich aus der Einkaufsstrategie ergeben, werden nun unternehmensweit so koordiniert, dass die Effekte der Strategie optimiert werden. Auf diese Weise können die Einkäufer das Lieferantenmanagement verbessern und Einsparungen erzielen, sowie die Abhängigkeit von Lieferanten reduzieren.
4. Steigerung der Effizienz und Produktivität
Ein gezieltes Maßnahmencontrolling hilft dabei zu verifizieren, ob der strategische Einkauf seine Ziele erreicht hat. Auf Basis der Erfolgsmessung können weitere Verbesserungen vorgenommen werden, sodass die Prozesse fortwährend optimiert werden. So gelingt es am besten, möglichst alle Einsparpotenziale zu realisieren.
Strategischer Einkauf bedeutet, die gesamten Einkaufsprozesse kontinuierlich zu hinterfragen, um anhand der aktuellsten Einkaufsdaten zu entscheiden, wo weitere Möglichkeiten einer Optimierung des Einkaufs im Hinblick auf den Beitrag für den Unternehmenserfolg zu finden sind.
Ein gezieltes Maßnahmencontrolling hilft dabei zu verifizieren, ob der strategische Einkauf seine Ziele erreicht hat.(#02)
Strategischer Einkauf: Bedeutung des Lieferantenmanagements
Die Wahl der Lieferanten hat eine zunehmend größere Bedeutung für die Wertschöpfung des Unternehmens, denn die Materialkosten werden zu einer entscheidende Stellschraube, die den Gewinn determiniert. In Analogie zum Key-Account-Management, das eine gezielte Bearbeitung der wichtigsten Kunden beinhaltet, entwickelt sich im Einkaufsbereich ein Key-Supplier-Management.
Der strategische Einkauf hat das Ziel, die Leistungen der Lieferanten möglichst vergleichbar zu machen, damit die Lieferantenauswahl datenbasiert erfolgt. Darüber hinaus wird mit dem Lieferantenmanagement angestrebt, dass das eigene Unternehmen einen optimalen Zugang zu den dort generierten Innovationen hat. Ziel ist es, die Kontakte zu innovativen Lieferanten zu intensivieren.
Partnerschaftliche Gestaltung von Lieferantenbeziehungen
Da der Einfluss der Zulieferbetriebe auf die Qualität der Produkte von Unternehmen in der Industrie steigt, sollte der strategische Einkauf dem Lieferantenmanagement die entsprechende Bedeutung beimessen. Ziel dieser Vorgehensweise ist es, perspektivisch die Lieferanten in die eigene Wertschöpfungskette zu integrieren.
Ein bekanntes Beispiel dafür ist das Unternehmen General Motors, dem es gelungen ist, mit dem PICOS-Konzept(Purchasing Input Concept Optimization with Suppliers) die Abnehmer-Lieferanten-Beziehung partnerschaftlich zu gestalten.
Im Zentrum des Konzepts standen Workshops, die gemeinsam mit den Lieferanten durchgeführt wurden. Mit dieser Maßnahme hat man:
- die Abläufe standardisiert
- die Arbeitsplatzorganisation optimiert
- eine stärkere Mitarbeitereinbeziehung realisiert
- ein Qualitätsmanagement implementiert
- Visualisierungstechniken eingeführt
Die Bemühungen zahlten sich in mehrfacher Hinsicht aus:
- 30 bis 40 Prozent Produktivitätssteigerung
- 50 Prozent Bestandsreduzierungen
- 25 Prozent Lagerflächenreduzierungen
- 50 Prozent geringere Durchlaufzeiten
Ein bekanntes Beispiel dafür ist das Unternehmen General Motors, dem es gelungen ist, mit dem PICOS-Konzept(Purchasing Input Concept Optimization with Suppliers) die Abnehmer-Lieferanten-Beziehung partnerschaftlich zu gestalten.(#03)
Strategischer Einkauf: Tipps für die Realisierung von Einsparpotenzialen
Mit den folgenden Tipps lassen sich erhebliche Einsparpotenziale im Einkauf realisieren:
Nutzung der Markposition des Herstellers
Durch Weiterverkauf des vom Lieferanten eingekauften Produkts an den Kunden, profitiert das Unternehmen von einem hohen Marktpreis. Diese Methode wird besonders von Unternehmen in der IT Industrie genutzt.
Durchführung von Innovationsworkshops mit Lieferanten
Lieferanten kennen die Produkte ihrer Kunden gut und können in Workshops dazu beitragen, Kostensenkungspotenziale zu eruieren. Gemeinsam mit dem Einkauf, dem Qualitätsmanagement und den Technikern werden kostengünstigere Lösungen entwickelt.
Reduzierung des Produktportfolios
Durch Bündelung des Produktportfolios gelang es der Deutschen Telekom, hohe Einsparungen im Einkauf zu realisieren. Dieser Effekt lässt sich in vielen Industrie Unternehmen beobachten.
Supplier-managed Inventory: Lieferanten unterstützen den Einkauf
Dabei wird das Warenmanagement an den Lieferanten ausgegliedert und der Warenfluss über die Verbrauchs- oder Verkaufszahlen gesteuert. Der Bestellvorgang wird unnötig. Im Extremfall gehört dem Lieferanten der gesamte Lagerbereich und auf diese Weise lassen sich mit dem lieferantengesteuerten Bestand Frachtkosten senken.
Vorstellung des Lieferanten auf Messen
Die aktive Werbung für eigene Lieferanten auf Messen und Konferenzen führt dazu, von den Lieferanten bessere Konditionen zu erhalten. Daraus ergibt sich eine Win-win-Situation für beide Seiten.
Zahlungsziele verlängern und Einkaufspreise veröffentlichen
Die Verlängerung von Zahlungszielen wird im Durchschnitt von 75 Prozent der Lieferanten akzeptiert. Eine gleichzeitige Beschränkung auf zwei Zahlungskonditionen führt dazu, Standardisierungsvorteile zu realisieren. Die Veröffentlichung von Einkaufspreisen forciert den Wettbewerb zwischen Zulieferern, wodurch die Einkaufspreise tendenziell sinken.
Längere Vertragslaufzeiten bei günstigen Konditionen ersparen zudem Verhandlungen und sichern die Konditionen für längere Zeit. Kurze Vertragslaufzeiten ermöglichen hingegen, jederzeit zu einem günstigeren Zulieferer zu wechseln.
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