Buchführungspflicht: Gesetzliche Grundlagen

Alle Geschäftsfälle eines Unternehmens müssen lückenlos nachvollziehbar und zeitlich geordnet sein. Die Buchführungspflicht ist gesetzlich verankert und betrifft die meisten Selbstständigen.

Buchführungspflicht: Gesetzliche Grundlagen in verschiedenen Vorschriften verankert

Ein Unternehmen erbringt eine Leistung oder verkauft ein Produkt. Dafür stellt es eine Rechnung, bekommt den Gegenwert auf das Konto oder in bar erstattet. Die zugehörigen Geldbewegungen stellen Buchungen dar, die lückenlos nachvollziehbar sein müssen. Jeder einzelne Geschäftsfall wird im Rahmen der Buchführungspflicht erfasst, wobei alle diese Geschäftsfälle in ihrer Gesamtheit das Unternehmensgeschehen widerspiegeln.

Für den Unternehmer stellt die Buchführung eine wichtige Informationsquelle dar, auch das Finanzamt kann sich anhand der Bücher der Firma einen Überblick über deren wirtschaftliche Situation verschaffen. Zugrunde liegen der Buchführungspflicht verschiedene Vorschriften aus dem Steuerrecht sowie aus dem Handelsrecht.

Im Einzelnen sind das die folgenden Gesetzestexte:

Handelsgesetzbuch
Abgabenordnung
Umsatzsteuergesetz
Körperschaftssteuergesetz
Steuerrichtlinien
Einkommenssteuergesetz
Durchführungsverordnungen

Unterschieden wird zwischen der einfachen und der doppelten Buchführungsvariante, wobei streng genommen noch die kameralistische Buchführung hinzugerechnet werden muss. Sie wird in der Verwaltung und bei Behörden angewendet, allerdings zunehmend durch die doppelte Buchführung ersetzt. Zu dieser sind auch Vollkaufleute verpflichtet, die einfache Buchführungsvariante hingegen gilt für Freiberufler und Kleinunternehmer.

Sie müssen keine Bücher führen und als Jahresabschluss keine Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellen. Eine einfache Gewinnermittlung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist völlig ausreichend. Für alle anderen gilt, dass sie die Buchhaltung am besten mithilfe einer Software erledigen, die auch Schnittstellen zu den Programmen des Steuerberaters und zur Übermittlung des Jahresabschlusses bietet.

Eine solche Software für die Buchhaltung trägt den Aufzeichnungspflichten sowie der Buchführungspflicht Rechnung und lässt die Bilanzierung im Unternehmen rechtssicher werden. Außerdem wird es durch die Nutzung der Software deutlich einfacher, alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen zu erfassen, dem richtigen Vorgang zuzuordnen und alle nötigen Belege termingerecht zu erstellen (Rechnungen werden auf Basis eines Angebots geschrieben, Geldeingänge werden korrekt zugeordnet und verbucht usw.).

Das Einkommenssteuergesetz sieht in § 4 Abs. 1 vor, dass ein sogenannter Betriebsvermögensvergleich anzustellen ist.(#01)

Das bedeutet die Buchführungspflicht

Das Einkommenssteuergesetz sieht in § 4 Abs. 1 vor, dass ein sogenannter Betriebsvermögensvergleich anzustellen ist. Das heißt, dass eine Ermittlung des Gewinns für Unternehmen gefordert wird. Außerdem unterliegen Unternehmer der Pflicht zur Bilanzierung sowie zur Erstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung: Sie müssen einen umfassenden Jahresabschluss erstellen.

Damit einher geht die Verpflichtung zur Inventur, die ein Freiberufler oder Kleinunternehmer ebenfalls nicht vornehmen muss. Wichtig: Forderungen gegenüber Kunden sowie eigene Verbindlichkeiten des Unternehmens müssen sich in der Gewinnermittlung zeigen.

Es ergibt sich eine Unterteilung in den Istkaufmann nach § 1 des Handelsgesetzbuches sowie in den Formkaufmann nach § 6 HGB. Dazwischen steht der sogenannte Kannkaufmann, wie er in §§ 2 und 3 HGB beschrieben ist. Als Kannkaufmann gilt, wer sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lässt, wobei auch Unternehmen aus der Land- und Forstwirtschaft eine derartige freiwillige Eintragung vornehmen lassen können.

Nicht nur, dass es eine Buchführungspflicht gibt: Unternehmen müssen sich zudem an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) halten.(#02)

Buchführungspflicht: Einhalten von Normen ist wichtig

Nicht nur, dass es eine Buchführungspflicht gibt: Unternehmen müssen sich zudem an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) halten. Das bedeutet, dass ein sachverständiger Dritter nach Einsicht in die Unterlagen in der Lage sein muss, die Geschäftsfälle der Firma sowie deren wirtschaftliche Lage zu beurteilen.

Die Aufzeichnungspflichten eines Unternehmens zielen also nicht nur darauf ab, dass jeder Selbstständige wissen muss, wie es um sein Unternehmen steht, sondern auch darauf, dass Dritte mit verhältnismäßig geringem Aufwand die nötigen Informationen erhalten müssen.

Die wichtigsten Regelungen der GoB sind:

Klarheit und Übersichtlichkeit
Die Buchhaltung muss einer überschaubaren Organisation unterliegen und eine Gliederung vorweisen können. Das gilt auch für den Jahresabschluss, der in jedem Jahr gleich gegliedert sein muss, damit er vergleichbar ist. Aufwendungen und Erträge sowie Schulden und Vermögenswerte dürfen nicht gegeneinander aufgerechnet werden. Ebenfalls wichtig: Buchungen dürfen nicht unkenntlich gemacht werden. Sind Korrekturen nötig, müssen diese eindeutig dargestellt und nachvollziehbar sein.
Ordnungsgemäße Erfassung aller Geschäftsfälle
Alle Geschäftsfälle eines Unternehmens sind fortlaufend und vollständig aufzuzeichnen. Sie müssen richtig und zeitgerecht erfasst werden, außerdem bedürfen sie einer sachlichen Zuordnung. Gibt es Kasseneinnahmen oder –ausgaben, müssen diese ebenfalls täglich aufgezeichnet werden.
Keine Buchung ohne Beleg
Diese Vorgabe besagt nichts anderes, als dass sich jede Buchung nachvollziehen lassen muss. Durch den Beleg (Rechnung, Quittung, Angebotsschreiben, Lieferschein etc.) ist eine Lieferung oder Leistung, eine Zahlung oder Forderung direkt nachprüfbar. Die Belege müssen eine fortlaufende Nummerierung erhalten und sollen geordnet aufbewahrt werden.
Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen
Für die Aufbewahrung der Unterlagen, die für die Buchhaltung wichtig sind, gibt es feste Aufbewahrungsfristen. Auch diese sind wieder im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zur Buchführungspflicht festgeschrieben und zum Beispiel im Handelsgesetzbuch verankert. Handelsbücher, Inventarlisten, Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen müssen beispielsweise zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Sechs Jahre gelten für Handelsbriefe, die empfangen oder versendet wurden. Auch das Steuerrecht sieht entsprechende Regelungen vor und schreibt beispielsweise eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Inventare, Lageberichte, Aufzeichnungen und Bücher vor. Die Frist von sechs Jahren gilt hier auch für alle die Unterlagen, die für die Besteuerung des Unternehmens relevant sind.

Natürlich dürfen auch Freiberufler und Kleinunternehmer eine Bilanz erstellen oder der Buchführungspflicht Genüge tun. Die Aufzeichnungen dienen dann aber eher dem eigenen Überblick sowie der Nachvollziehbarkeit der Buchungen. Außerdem kann auch ein Freiberufler in die Situation kommen, dass das Finanzamt eine Betriebsprüfung vornehmen möchte. Dann bekommt der Betreffende zwar nach der Ankündigung eine gewisse Zeit zur Vorbereitung zugestanden, allerdings ist es kaum möglich, alle Geschäftsfälle für einen Zeitraum von drei oder fünf Jahren, teilweise sogar noch länger, aufzuzeichnen.

Wer dann auf seine eigene Buchhaltung und –führung zurückgreifen kann, hat die beste Grundlage für die Betriebsprüfung bereits geschaffen. Außerdem ist die korrekte Buchführung auch für diejenigen, die nicht zu selbiger verpflichtet sind, aus dem Grund zu empfehlen, dass sie einen Überblick über die eigene wirtschaftliche Lage des Unternehmens bekommen.

Viele Kleinunternehmer oder Freiberufler leben von der sprichwörtlichen Hand in den Mund und müssen weder längere Zeit vorausplanen noch einkalkulieren, dass sie größere Nachzahlungen leisten müssen. Rücklagen werden kaum gebildet. Doch genau das ist der Fehler im Denken der kleinen Wirtschaftsunternehmer. Mithilfe der korrekten Buchhaltung wüssten sie, ob Rücklagen in ausreichendem Maße vorhanden sind, ob der Umsatz ausreichend ist, um überhaupt Rückstellungen bilden zu können.

Vielleicht wird auch monatlich mehr Geld ausgegeben, als eigentlich eingenommen wird; der Überblick fehlt Freiberuflern und Kleinunternehmer hierüber häufig. Es ist daher in jedem Fall empfehlenswert, eine korrekte Buchhaltung und –führung vorzunehmen, schon um der eigenen unternehmerischen Sicherheit willen und auch wenn es keine gesetzliche Verpflichtung dazu gibt.

Das Strafgesetzbuch legt recht detailliert verschiedene Strafen fest, die zum Beispiel das falsche oder nicht vollständige Führen der Handelsbücher betreffen.(#03)

Verstoß gegen die Buchführungspflicht: Das sagen die Vorschriften

So mancher Unternehmer nimmt es mit der Buchführungspflicht nicht ganz so genau, weiß aber auch nicht, dass er hiermit gegen das Gesetz verstößt. Dabei sehen die verschiedenen Verordnungen unterschiedliche Arten der Verstöße vor.

Das Einkommenssteuergesetz spricht von formellen Mängeln, die eine Buchhaltung aufweisen kann. Damit ist aber nicht deren Ordnungsmäßigkeit zunichte oder zu beanstanden, denn es ist immer noch möglich, dass das sachliche Ergebnis stimmt. Wird dieses durch die formellen Mängel nicht beeinflusst und stellen die Mängel auch keinen gravierenden Verstoß dar, bleiben die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erhalten. Als erheblicher Verstoß wird gewertet, wenn die besonderen Anforderungen, die bei Kreditgeschäften berücksichtigt werden müssen, nicht beachtet werden. Auch die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen oder die Buchhaltung auf Datenträgern wird hier als möglicher erheblicher Mangel genannt.

Laut Einkommenssteuergesetz kann es aber auch zu materiellen Mängeln in der Buchhaltung kommen, was zum Beispiel beim fehlenden oder falschen Buchen einzelner Geschäftsfälle sein kann. Auch hierbei werden die GoB nicht berührt, wenn der Mangel eher unwesentlich ist. Das heißt, sind nicht bedeutende Vorgänge lückenhaft oder falsch dargestellt, gelten die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit immer noch. Fehler müssen nach Erkennen berichtigt werden, teilweise kann eine sogenannte Zuschätzung nötig werden. Damit wird das Ergebnis der Buchhaltung richtig dargestellt.

Die Abgabenordnung befasst sich ebenfalls mit einem Verstoß gegen die Buchführungspflicht. Sollte der Fall vorliegen, dass das Finanzamt oder eine andere Finanzbehörde nicht in der Lage sein sollte, die Grundlage zur Besteuerung des Unternehmens zu ermitteln, muss eine Schätzung vorgenommen werden. Wichtig ist, dass alle Umstände zurate gezogen werden, die für die Schätzung bzw. für das Ergebnis relevant sein könnten.

Die Abgabenordnung sieht vor, dass die Gesetze des Strafrechts anzuwenden sind, wenn eine Steuerstraftat vorliegt. Es sei denn, die Strafvorschriften, die separat für Steuergesetzt gelten, sehen etwas anderes vor, dann sind diese zuerst heranzuziehen.

Wichtig sind in dem Zusammenhang auch Insolvenzstraftaten. Das Strafgesetzbuch sieht in § 283 vor, dass demjenigen, der bei vorhandender oder drohender Zahlungsunfähigkeit oder bei vorliegender Überschuldung die Handelsbücher nicht mehr korrekt führt, eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren drohen kann. Die Rede ist hier auch von einer möglichen Geldstrafe. Alles, was zur Veränderung der Darstellung von Vermögenswerten des Unternehmens führt, muss übersichtlich dargestellt werden. Wer sich daran als Unternehmer nicht hält, muss mit einer Strafe rechnen.

Das Strafgesetzbuch legt recht detailliert verschiedene Strafen fest, die zum Beispiel das falsche oder nicht vollständige Führen der Handelsbücher betreffen. Neben der Androhung der Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren bei fehlendem Führen der Bücher gibt es hier auch weitere Straftatbestände. Zum einen macht sich der Unternehmer strafbar, der Handelsbücher oder weitere Unterlagen, die eigentlich den geltenden Aufbewahrungsfristen unterliegen, verbirgt, beiseiteschafft, zerstört oder sie beschädigt. Auch hier gilt wieder eine mögliche Freiheitsstrafe von zwei Jahren oder eine Geldstrafe.

Sollte ein Unternehmer Bilanzen falsch oder absichtlich unübersichtlich aufstellen, sodass es nur schwer einen Überblick über den aktuellen Vermögensstand gibt, unterliegt er dem gleichen Strafmaß. Das gilt auch für den Unternehmer, der die Bilanzierung versäumt oder das Inventar nicht in der vorgegebenen Zeit aufstellt.

Unterschiede gibt es aber zwischen den Tatbeständen des Vorsatzes und der Fahrlässigkeit: Letztere wird nur mit einer Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder mit einer Geldstrafe geahndet.