Die Zukunft aller Branchen steht im Zeichen der Digitalisierung. Auch das digitale Rechnungswesen kommt immer häufiger zum Einsatz. Jedoch stellt die Umstellung auf die digitale Verwaltung in vielen Unternehmen eine echte Herausforderung da. Die Transformation wir dabei auf diversen Ebenen behindert. Für eine reibungslose Umstellung ist vor allem ein Umdenken gefragt.
Digitales Rechnungswesen: Warum geht es nicht voran?
Ein-Mann-Operation oder internationaler Großkonzern, das Rechnungswesen ist ein fester Bestandteil der Geschäftswelt. Dabei hat sich hier in den vergangenen Jahrzehnten nicht viel getan. Denn die Grundlagen der Arbeit sind identisch geblieben. Mit dem Zeitalter der digitalen Datennutzung ist allerdings ein Wandel in die Rechnungsabteilungen gezogen. Doch geht der Prozess der Umstellung jedoch schleichend voran.
Aber warum sind wir bereit, ganze Konzern-Datenbanken in die digitale Cloud zu laden, weigern uns aber Rechnungsdaten über eine papierlose Buchhaltung zu handhaben? Ein Grund findet sich in der technischen Umstellung. Unternehmen, die ein gut funktionierendes System für die gesamte Abteilung des Rechnungswesens haben, müssen sich im Rahmen der Digitalisierung komplett umstellen. Moderne Angebote wie das Cloud Data Management machen die Implementierung der benötigten Systeme zwar recht leicht, das Anlernen und Umstellen der bestehenden Abläufe ist aber nicht so einfach zu handhaben.
Hier ist die Unternehmensgröße relevant. Eine Buchhaltungsabteilung mit fünf Mitarbeitern ist in einem Nachmittag eingearbeitet. Was aber macht das Unternehmen mit mehreren Rechnungsabteilungen an mehreren Standorten? Hunderte von Einzelpersonen tragen einen Teil zur Buchhaltung bei. Eine effiziente Änderung der Prozesse ist nicht leicht.
Aber warum sind wir bereit, ganze Konzern-Datenbanken in die digitale Cloud zu laden, weigern uns aber Rechnungsdaten über eine papierlose Buchhaltung zu handhaben? Ein Grund findet sich in der technischen Umstellung. (#01)
Finanzierung und spezifische Systemanpassungen
Es ist keine Seltenheit, dass die Systeme für das Rechnungswesen unternehmensintern angepasst sind. Spezifische Abläufe in das digitale Rechnungswesen umzusetzen, ist eine weitere Herausforderung. Dafür wird das Know-how verschiedener Abteilungen benötigt. Die kostet Zeit und Geld. Und die Finanzen sind dann auch schon der nächste Knackpunkt. Wer soll die Transformation auf das digitale Rechnungswesen finanzieren? Die benötigten Ressourcen zu erhalten, kann die Umstellung weiter verzögern.
Wer treibt die Transformation voran?
Die Aufgabe, das digitale Rechnungswesen zu implementieren, wird in vielen Firmen durch den Leiter der Buchhaltung übernommen. Was aber, wenn dieser nicht in der Lage ist, die Digitalisierung im Alleingang umzusetzen? Eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen IT-Department und Rechnungswesen wird notwendig, eine Anforderung, die schnell zu Problemen führen kann. Fehlkommunikation, Zeitmanagement und unterschiedliche Skill-Levels sorgen für Ärger.
Darüber hinaus sehen sich viele Mitarbeiter nicht in der Position, hier aktiv tätig zu werden. Eigenständiges Einarbeiten ist selten zu beobachten. Vor allem innerhalb von strikten Hierarchien ist dies zu beobachten.
Die Aufgabe, das digitale Rechnungswesen zu implementieren, wird in vielen Firmen durch den Leiter der Buchhaltung übernommen. Was aber, wenn dieser nicht in der Lage ist, die Digitalisierung im Alleingang umzusetzen? (#02)
Was sind die Erwartungen und was können die Systeme leisten?
Das Thema digitales Rechnungswesen wird von vielen lediglich mit einer papierlosen Buchhaltung in Verbindung gebracht. Aber auch standortübergreifende Systeme, die einen schnellen Datenfluss erlauben, sind Teil der Transformation. Ein vereinfachtes Datenmanagement und eine verbesserte Datenqualität sollen die digitalen Systeme abrunden.
Aber mit den passenden Tools kann das digitale Rechnungswesen noch viel mehr:
- Echtzeit-Reporting
- Datenanalyse
- Datenmanagement
Ob diese und weitere Angebot für die tägliche Buchhaltung relevant sind, hängt von mehreren Faktoren ab. Die Art der Branche und die internen Verwaltungsabläufe spielen hier zum Beispiel eine wichtige Rolle.
Bisher werden Angebote wie das Echtzeit-Reporting nur im geringen Maße in Anspruch genommen. Denn wenn die Zwischenwerte für die Monatsabrechnung keine Relevanz haben, wird kaum jemand das entsprechende Tool nutzen. Es ist allerdings davon auszugehen, dass im Laufe der digitalen Transformation Mittel und Wege gefunden werden, um diese und andere Angebot wirtschaftlich zu nutzen.
Ein Bereich, der ohne Frage überzeugen kann, ist die Datenqualität. Denn durch das schnelle Einpflegen von aktuellen Informationen und der möglichen Querauswertung lassen sich Fehlerquellen eliminieren. Dank individueller Auswertungsmöglichkeiten ist ein gezieltes Datenmanagement ebenfalls leicht umzusetzen.
Video: Digitale Finanzbuchhaltung, so geht Buchhaltung heute
Kosten minimieren
Eine Erwartungshaltung, die viele Unternehmen aufweisen, ist eine Kostenminimierung. Denn sowohl interne Abläufe als auch externe Datenverarbeitungen sollten sich durch das digitale Rechnungswesen schneller und somit günstiger erledigen lassen. Eine schnelle Datenanalyse kann durch den Leiter der Rechnungsabteilung ebenso genutzt werden wie durch den offiziellen Rechnungsprüfer.
Aber auch andere Kosteneinsparungen sind möglich:
- Reduzierung der Hardware
- Minimierung von Wartungskosten
- Maßgeschneidertes Cloud-Data-Management
Wird das Rechnungswesen auf einen Cloud-Dienst ausgelagert, wird die intern benötigte Hardware merklich reduziert. Die gesamte IT-Infrastruktur ist über den Dienstleister abgedeckt. Auch die Installation von einer speziellen Software kann zum Teil umgangen werden.
Hinweis
Das Datenmanagement des Rechnungswesens handhabt sehr sensible Daten. Datensicherheit ist hier von hoher Relevanz. Über die Nutzung einer Cloud lassen sich sichere Zugangswege kreieren. Ein wichtiger Punkt für Unternehmen aller Größe.
Wird das Rechnungswesen auf einen Cloud-Dienst ausgelagert, wird die intern benötigte Hardware merklich reduziert. (#03)
Daten-Back-up und Datenmanagement
Ein großer Vorteil des digitalen Rechnungswesens ist der hohe Schutz vor einem Datenverlust. Die Informationen sind in der Cloud nicht nur sicher vor einem unbefugten Zugriff, sie lassen sich auch jederzeit von überall einsehen. Die Dienstleister bieten regelmäßige Daten-Back-ups, die eine zusätzliche Datensicherheit ermöglichen.
Für das Datenmanagement und eine aussagekräftige Datenanalyse werden quasi täglich neue Software-Lösungen angeboten. Diese lassen sich auf die individuellen Firmenabläufe anpassen. Ein maßgeschneidertes, digitales Rechnungswesen ist somit in allen Branchen umsetzbar.
Fazit: Digitales Rechnungswesen rechzeitig implementieren
Wer die vielen Vorteile der Digitalisierung der Buchhaltung nicht verpassen möchte, der sollte daran arbeiten, die Transformation schnellstmöglich umzusetzen. Auch wenn die Phase der Umstellung nicht immer leicht ist, lohnt sich der finanzielle und zeitliche Aufwand in allen Bereichen. Das Resultat ist eine kostenoptimierte Buchhaltung, die mit einem sehr guten Datenmanagement und einer ausgezeichneten Datenqualität überzeugen kann.
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