Firmenumzug: 3 Fallen, wichtige Urteile und die Checkliste gegen Stress und Risiken

Das Verlegen des Geschäftssitzes oder einer Geschäftseinheit bringt Arbeit mit sich – und Risiken, die schnell teuer werden. Viele Urteile zeigen unliebsame Begleiterscheinungen auf, die bei perfekter Planung vermieden werden können. Unsere Checkliste hebt das Umzugs-Projekt aufs Gleis.

Drei Fallen beim Firmenumzug: Vorsicht schon bei der Planung walten lassen

Ein Firmenumzug ist eine Mammutaufgabe und mit deutlich mehr Aufwand verbunden als ein privater Umzug. Dies fängt schon bei den vielen Ummeldungen an: Finanzamt, Agentur für Arbeit, Steuerberater, IHK und Berufsgenossenschaft wollen informiert werden. Nicht zu vergessen die Sozialversicherungsträger! Auch der Eintrag im Handelsregister muss geändert werden, was wiederum eine beglaubigte Adressänderung erfordert.

Die folgenden drei typischen Fallen sollten zudem unbedingt vermieden werden:

• Falle 1: Nicht mehr produktiv sein

  Alle Kraft wird in Planung und Organisation für den Büroumzug gesteckt. Früher bedeutete dies vor allem das Einholen von Angeboten von Umzugsdienstleistern. Glücklicherweise ist dies heute digitalisiert und kann über Online-Portale wie umzugsauktion.de und andere schnell und effizient durchgeführt werden. Heute stehen die Arbeitsprozesse im Vordergrund, die vom Umzug massiv beeinflusst werden. Denn: richtet sich das Augenmerk nur noch auf den Umzug, geraten die übrigen Aufgaben des Tagesgeschäfts schnell ins Hintertreffen.

  Die Folgen: Die Kunden werden vertröstet, Anfragen nicht beantwortet. Das kann böse enden, denn Kunden, die sich nicht mehr wertgeschätzt fühlen (und diese sind empfindlich!), wenden sich dem Wettbewerb zu. Werden Anfragen von eventuellen Neukunden nicht beantwortet, kann das Unternehmen zudem sehr schnell von der Liste möglicher Geschäftspartner verschwinden. Es gilt also, je nach Größe des Unternehmens einen oder mehrere Mitarbeiter mit der Planung des Umzugs zu betreuen, die übrigen kommen ihren üblichen Aufgaben nach.

  Das gilt sowohl für die Zeit der Vorbereitung als auch für den Umzug selbst. Mit Ausnahme des Umzugstages sollten die Geschäfte wenn möglich weitergeführt werden. Vielfach ist es auch im Home Office möglich, Kundenanfragen zu beantworten. Alle Firmenbereiche, die direkt mit der Produktivität zusammenhängen, müssen zuerst wieder funktionsfähig sein.

  

  Firmenumzug mit einer Spedition geht alles schneller, nur wer haftet bei Schäden? ( Foto: Shutterstock- _New Africa)

• Falle 2: Fristen versäumen

  Nicht nur, dass ein Unternehmen den Firmenumzug rechtzeitig planen muss, gilt es auch, bestimmte Fristen einzuhalten. Die wichtigste Frist betrifft dabei die Kündigung der alten Mieträume. Wer nicht unnötig länger Miete zahlen möchte, sollte unbedingt rechtzeitig an die Kündigung denken, die überdies dem Vermieter nachweislich zugehen sollte.

  Eventuell beim Umzug aufgetretene Schäden am Mietobjekt müssen beseitigt werden bzw. muss mit dem Vermieter eine Einigung zur Reparatur erzielt werden. Schäden, die die Transportfirma verursacht, müssen ebenfalls rechtzeitig bzw. umgehend geltend gemacht werden. Generell gilt, dass mündliche Einwände nicht ausreichend sind, eventuelle Schäden müssen binnen 14 Tagen schriftlich gegenüber der Umzugsfirma geltend gemacht werden.

  Auch in Bezug auf die nötigen Ummeldungen bei Behörden müssen Fristen eingehalten werden, wobei diese von Bundesland zu Bundesland variieren. Eine rechtzeitige Information über die Fälligkeit der Ummeldungen ist einzuholen.

• Falle 3: Die Haftung „übersehen“

  Normalerweise haftet der Spediteur für alle Schäden, die im Rahmen des Umzugs an den transportierten Gegenständen oder auch an der Mietsache entstehen. Allerdings sind die Ansprüche auf 620 Euro pro Kubikmeter per Gesetz begrenzt. Liegt der Schaden höher, muss der Eigentümer selbst dafür haften. Vorsicht ist bei sogenannten „unabwendbaren Ereignissen“ geboten, durch die Schäden entstehen.

  Denn für diese haftet der Spediteur nicht! Solche können durch Dritte entstehen oder durch Unfallschäden, die auf die Witterung zurückzuführen sind. Je nach Wert der zu transportierenden Gegenstände kann es daher sinnvoll sein, eine Transportversicherung abzuschließen, die auf den Neuwert oder auf den Zeitwert der versicherten Gegenstände bzw. des Transportguts lautet.

Zieht eine Firma in ein neues Gebäude, dann ist viel Vorbereitung nötig ( Foto: Shutterstock-wavebreakmedia )

Wichtige Urteile im Zusammenhang mit einem Gewerbeumzug

Die Gerichte befassen sich immer wieder mit den Folgen eines Firmenumzugs, entsprechende Urteile finden sich in den einschlägigen Sammlungen im Internet.

Die folgenden Beispiele zeigen recht eindrücklich, was bei einem Gewerbeumzug alles falsch laufen kann und an welche Details der Firmeninhaber besser vorher denken sollte:

• Schadenersatz bei vorliegenden Mängeln ist durchsetzbar

  Urteil des BGH v. 02.11.2016 – Aktenzeichen XII ZR 153/15
  Es ging in dem Verfahren um einen Kläger, der die Mieträume fristlos gekündigt hatte und Schadenersatz für den Büroumzug forderte. Der ehemalige Vermieter klagte seinerseits um die Nachzahlung noch ausstehender Mieten. Das Gericht gab dem Kläger Recht, dieser hatte das Recht auf die Schadenersatzsumme. Die verletzte Norm (Mietsache hatte erhebliche Brandschutzmängel) wog schwer und entsprechende Schadensersatzansprüche mussten geschützt werden.

• Abrechnung des Umzugsunternehmens

  Urteil des LG Berlin vom 21.05.2001 – Aktenzeichen 51 S 420/200
  Der Kunde muss die erhöhten Gesamtkosten für einen Umzug direkt angezeigt bekommen, wenn im Vertrag zwischen Umzugsunternehmer und Auftraggeber die Abrechnung nach Menge des Transportgutes sowie nach der Arbeitszeit vereinbart worden war. Tritt dann eine Überschreitung der vereinbarten Faktoren ein, muss dies Mehrkosten umgehend genannt bekommen. Kommt das Transportunternehmen dieser Plicht nicht nach, muss es dem Kunden den Schaden ersetzen, der diesem dadurch entstanden ist, dass es keinen anderen Transporteur beauftragen konnte.

• Verjährungsfrist bei Schäden durch den Umzugsspediteur

  Urteil des OLG Schleswig vom 05.06.2008 – Aktenzeichen 5 U 24/08
  Wenn Möbel von einem Ort abgebaut, zu einer Lagerstätte transportiert und nach einiger Zeit wieder in den alten Räumen aufgebaut werden, gilt der Umzugsvertrag im Sinne des § 451 HGB. Dies bezieht auch eine mögliche Verjährung ein. Schäden müssen demnach auch bei einem Rücktransport in die bisherigen Räumlichkeiten direkt angemeldet werden und unterliegen ansonsten der üblichen Verjährungsfrist. Die Verjährung beginnt dabei mit dem Ablauf des Tages, an dem die Ablieferung des Umzugsguts stattfand.

• Mieter ist schadenersatzpflichtig bei Umzugsschaden durch Transportfirma

  Urteil des AG Münster vom 28.01.1998 – Aktenzeichen 48 C 548/97
  Der Mieter haftet für die Schäden, die durch die Umzugsfirma an der Mietsache entstehen. Entsprechend § 278 BGB muss der Mieter die Haftung übernehmen, wie das Amtsgericht Münster entschied. Im vorliegenden Fall beschädigte die Transportfirma eine Wand im Treppenhaus des Vermieters, Letzterer beauftragte eine Firma mit der Beseitigung des Schadens. Zu Recht, wie das Gericht entschied, der Mieter musste für die Kosten, die durch die Reparatur entstanden, aufkommen.

Firmenumzug bedeutet für Alle Stress und Aufregung ( Foto: Shutterstock-_Andrey_Popov )

Checkliste, damit beim Firmenumzug nichts schiefgehen kann

Der Büroumzug kann durchaus seine Tücken haben, wie die oben genannten Urteil beweisen. Dabei können einige typische Fallen umgangen werden, wenn Unternehmen eine Checkliste für den Gewerbeumzug erstellen. Damit lassen sich zumindest Fristen einhalten und es wird noch einmal deutlich, wie umfassend ein solcher Firmenumzug ist.

Hier die Checkliste für alle Umzugswilligen:

Checkliste für die langfristige Vorbereitung

1. Verbesserungsmöglichkeiten für die Einrichtung und Platzierung der Mitarbeiter im neuen Büro überlegen
2. alte Verträge kündigen (an die Fristen denken) bzw. Informationen zu geltenden Fristen für Ummeldungen einholen
3. mögliche Ansprüche des Vermieters in puncto Renovierung prüfen
4. Termin für den Umzug festlegen
5. Mitarbeiter über den Umzug informieren, ggf. Geschäftspartner frühzeitig darauf hinweisen
6. Aufgaben zur Vorbereitung an Mitarbeiter erteilen
7. Angebote für den Umzugstransport einholen
8. Angebote vergleichen und Umzugsfirma beauftragen
9. Termine mit Fachkräften vereinbaren z. B. für Ab- und Aufbau der EDV-Anlage

Checkliste für rund vier Wochen vor dem Umzug

1. Büroräume im neuen Grundrissplan nummerieren, Verteilung des Transportgutes planen, Arbeitsplätze an Mitarbeiter vergeben und kennzeichnen
2. Mitarbeiter über alle anstehenden Maßnahmen und zeitlichen Vorgaben informieren
3. Ansprechperson für den Umzug bestimmen
4. Umzugskartons und Transportboxen bestellen und an die Mitarbeiter verteilen
5. Adressänderung bekannt geben, in Dokumenten und Briefköpfen entsprechend ändern
6. Rufumleitung beantragen
7. letzte Absprachen mit dem Umzugsbeauftragten treffen
8. auf Anrufbeantworter auf neue Adresse und Telefonnummer hinweisen
9. Parkmöglichkeiten für Umzugswagen sicherstellen
10. Inventar aufnehmen und nicht mehr benötigte Dinge aussortieren
11. Verkauf oder Weitergabe von Mobiliar oder technischen Geräten regeln

Checkliste für drei Tage vor dem Firmenumzug

1. Räume im neuen Büro entsprechend der Numerierungen im Grundrissplan kennzeichnen, Vermerke für jeweilige Mitarbeiter hinterlassen
2. Schränke und Schubladen entleeren, Türen sichern
3. Schlüssel von Schränken und Sideboards abziehen und von innen an die Möbel kleben
4. letzte Kleinigkeiten in Umzugskartons verpacken
5. Umzugskartons entsprechend nummerieren, dabei die Nummern der neuen Büros verwenden, eventuell Name des Mitarbeiters aufschreiben
6. zerbrechliche Inhalte deutlich kennzeichnen
7. wichtige Dokumente kennzeichnen und sicherstellen, dass diese zuerst zugänglich sind
8. nicht zu verpackende Dinge mit Klebeetiketten versehen, auf diese die jeweiligen Raumnummern schreiben
9. im neuen Büro einen Raum vorsehen, in dem nicht gekennzeichnete Dinge oder Gegenstände ohne neuen Zielort zwischengelagert werden können

Checkliste für die Zeit während des Gewerbeumzugs

1. Datensicherung gewährleisten (externe Festplatten, Server, Cloud etc.)
2. Umzugsgut transportieren lassen und in die entsprechend gekennzeichneten Räume bringen lassen
3. eventuelle Schäden dokumentieren (schriftlich, Fotos und möglichst Zeugen)
4. technische Geräte und EDV-Anlage in den neuen Büros installieren lassen
5. Kontrollgang im alten Büro
6. Ablesen der Zählerstände
7. Übergabe der alten Räumlichkeiten an den Vermieter (Protokoll von beiden unterschreiben lassen, dabei an Aufnahme von Schäden und Zählerständen im Protokoll denken)
8. Einweihungsfeier der neuen Räumlichkeiten für die Mitarbeiter organisieren

Firmenumzug eine kompetente Umzugsfirma spart viel Zeit ( Foto: Shutterstock- Elnur)

Häufige Fragen zum Büroumzug

Wie organisiere ich einen Büroumzug?

Der Büroumzug muss im Vorfeld umfassend organisiert sein. Zuerst ist der alte Mietvertrag zu kündigen (Kündigungsfrist beachten!), zudem müssen alle Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner informiert werden. Auch an das Finanzamt und den Steuerberater denken! Zudem müssen Versicherungen umgemeldet werden.

Was muss man bei einem Firmenumzug beachten?

Bei einem Firmenumzug müssen alle Formalitäten erledigt werden, die auch bei einem privaten Umzug anstehen. Dazu gehören die Kündigung sowie nötige Ummeldungen (Finanzamt, Gewerbeamt, Steuerberater). Ganz wichtig ist die rechtzeitige Information aller Kunden und Geschäftspartner. Zählerstände müssen abgelesen werden, außerdem ist die Reinigung der Büroräume zu veranlassen.

Was beachten bei Umzug GmbH?

Beim Umzug einer GmbH muss das Gewerbeamt ebenso informiert werden, wie das Finanzamt, die Sozialversicherungsträger und die Berufsgenossenschaft. Außerdem ist die IHK zu informieren, des Weiteren muss eine Meldung an die Agentur für Arbeit gehen. Darüber hinaus muss der Briefkopf geändert werden, zusätzlich sollte eine Information an alle Kunden und Partner gehen.

Wie ändere ich die Adresse im Handelsregister?

Zieht eine GmbH oder eine UG um, muss die neue Adresse notariell beglaubigt im Handelsregister angemeldet werden. Das gilt auch dann, wenn der Umzug innerhalb der Gemeinde oder Stadt stattfindet. Ohne Beglaubigung der Adresse und Ummeldung im Handelsregister droht ein Zwangsgeld.