Kontenrahmen: Aufbau, Struktur und Beispiele

Um Geschäftsvorfälle in der doppelten Buchführung ordnungsgemäß verbuchen zu können, benötigt man eine einheitliche Grundlage. Der Kontenrahmen hilft Unternehmern dabei, die Übersicht zu behalten und Zahlen vergleichen zu können.

Was ist ein Kontenrahmen?

Man könnte den Kontenrahmen auch einfach als Verzeichnis aller Konten bezeichnen, die für einen bestimmten Wirtschaftszweig relevant sind. Er ist sozusagen eine Vorlage für Unternehmen, die damit ihren eigenen detaillierten Kontenplan erzeugen können.

Im Kontenrahmen werden also pauschalisiert alle Konten zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen aufgelistet, die für die betreffende Branche relevant sind. Für einzelne Unternehmen ist natürlich in der Regel nicht jedes Konto des gesamten Wirtschaftszweiges für die Buchführung notwendig.

Deswegen wird in jeder Firma ein eigener, individueller Kontenplan erstellt, der auf das Wesentliche reduziert ist.

Man unterscheidet in Deutschland die folgenden Arten:

Industriekontenrahmen (IKR)
Gemeinschaftskontenrahmen (GKR)
Standardkontenrahmen (SKR)

IKR und GKR sind für Industrieunternehmen relevant. Definiert wurden sie vom Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI). Für Handelsunternehmen, Versicherungen, Banken und alle übrigen Wirtschaftszweige sind hingegen die Standardkontenrahmen (SKR) maßgeblich. Sie wurden von der DATEV festgelegt und nach Branchenanforderungen definiert. Am häufigsten werden SKR 03 und SKR 04 verwendet.

Sie gelten als allgemeine Kontenrahmen für alle Branchen, wobei SKR 03 auf Grundlage der Prozessgliederung und SKR 04 auf Grundlage der Abschlussgliederung festgelegt sind. Prozessgliederung bedeutet, dass der Kontenrahmen vom Anlagevermögen über Finanzkonten, Wareneinkauf und Kosten bis hin zu den Erlösen aufgebaut ist. Beim Abschlussgliederungsprinzip sind die Konten hingegen in derselben Reihenfolge angeordnet, wie sie auch in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt sind.

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Standardkontenrahmen, wie zum Beispiel die folgenden (Auszug):

SKR 14 (Land- und Forstwirtschaft)
SKR 30 (Einzelhandel)
SKR 49 (Vereine, gemeinnützige Organisationen, Stiftungen)
SKR 70 (Gaststätten, Hotels)
SKR 81 (Ärzte)

Weitaus am häufigsten werden jedoch SKR 03 und 04 eingesetzt, die auch für Existenzgründer und Kleinunternehmen in der Regel die Basis bilden. Bei der DATEV kann man die SKR 03 und 04 kostenlos herunterladen. Natürlich können Anpassungen vorgenommen werden, wenn die Standardkontenrahmen nicht ausreichen. Das sollte man aber als Laie nicht selbst tun, sondern dem Steuerberater überlassen, der auch die Verbuchung fachgerecht vornehmen kann.

Man könnte den Kontenrahmen auch einfach als Verzeichnis aller Konten bezeichnen, die für einen bestimmten Wirtschaftszweig relevant sind. (#01)

Wer muss den Kontenrahmen verwenden?

Generell müssen Unternehmer gemäß Handelsgesetzbuch die Pflicht zur doppelten Buchführung erfüllen und somit auch eine Bilanz erstellen. Da Unternehmer häufig nicht wissen, welche SKR für ihre Firmen am geeignetsten sind, sollte schon frühzeitig eine Abstimmung mit dem Steuerberater stattfinden. In der Regel werden aber die SKR 03 und 04 Verwendung finden. Hat man eine Kapitalgesellschaft gegründet, kommt man um die Pflicht der Standardkontenrahmennutzung überhaupt nicht herum.

Verzichten kann man auf die Nutzung eines Kontenrahmens, wenn man die Buchführung nach der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) vornimmt. Wer der Bilanzierungspflicht unterliegt, stellt aber schnell fest, dass die Verwendung der Standardkontenrahmen vieles erleichtert. Die verschiedenen SKR sind so detailliert vereinheitlicht, dass man sich einen individuellen Kontenplan zusammenstellen kann.

Wichtig ist, dass am Ende alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar erfasst und dokumentiert sind. In der Bilanz bekommt also jede Position eine Kontenzuordnung nach Vorlage des Kontenrahmens.

Vergleichbarkeit von Daten durch standardisierte Kontenrahmen

Unternehmerische Entscheidungen basieren auf der Auswertung von Zahlen. Nur so kann man für die Zukunft der Firma planen und wichtige Weichen stellen. Dabei ist nicht nur die Vergleichbarkeit der eigenen Zahlen mit denen der Vorjahre wichtig, sondern auch der Vergleich mit anderen Firmen der Branche. Das ist aber nur möglich, wenn alle einem identischen Schema folgen und alle Buchungskonten branchengleicher Unternehmen identische Bezeichnungen tragen.

Alle Einnahmen, Ausgaben und Anlageformen werden innerhalb eines geordneten Systems aufgelistet. Die Relevanz dieses Instruments ist also nicht nur für die Buchhaltung von Belang, sondern für das gesamte Unternehmen.

Video: Kontenrahmen leicht erklärt

Beispiel für die Verwendung des SKR 03 durch einen Einzelunternehmer

Nehmen wir an, ein Unternehmer möchte über den SKR 03 die Einzelkonten herausfiltern, die für die Buchführung eines Einzelunternehmens verwendet werden. Die meisten Einzelunternehmen verfügen über ein Büro mit entsprechender Ausstattung (Computer, Büroeinrichtung) sowie einen PKW, der als Dienstwagen genutzt wird. Hinzu kommen Ausgaben für Miete, Betriebsmaterial, Telefon usw. Um dies alles richtig verbuchen zu können, sucht sich der Unternehmer das jeweilige Konto aus dem SKR 03 heraus.

Im Bereich Anlagevermögen wird man fündig. Relevant sind für unser Beispiel die folgenden Einzelkonten:

0490 sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung
0420 Büroeinrichtung
0320 PKW

Unserem Beispiel folgend, kann der Unternehmer nun die jeweiligen Posten auf diese Einzelkonten buchen. Anschaffung und Abschreibung des Fahrzeugs kommen auf das Konto 0320, die Anschaffung und Abschreibung des Computers laufen über Konto 0490 und die Anschaffung und Abschreibung für Büromöbel (Schreibtisch, Bürostuhl etc.) bucht er auf Konto 0420.

Wir erkennen also, dass im Kontenrahmen alle notwendigen Einzelkonten aufgelistet sind. Gegliedert sind sie über die vierstellige Bezifferung, mit der sie leicht zugeordnet und aufgefunden werden können.

Kontengliederung im Kontenrahmen:

Stelle: Kontenklasse
Stelle: Kontengruppe
Stelle: Kontenuntergruppe
Stelle: Einzelkonten

Diese Gliederung gilt für Sachkonten. Personenkonten erhalten hingegen fünfstellige Nummern, die aber nicht standardisiert werden, weil sie einer zu hohen Individualisierung unterliegen.

Bei den DATEV-SKR sind die Bereiche für Personenkonten wie folgt reserviert:

Debitoren (Schuldner): 10000-69999
Kreditoren (Gläubiger): 70000-99999

Welcher Kontenrahmen ist der richtige für spezielle Anforderungen?

SKR 03 und 04 sind für viele Unternehmen ausreichend, aber bestimmte Branchen oder Berufsgruppen benötigen spezielle Kontenrahmen. Teilweise handelt es sich bei diesen um Erweiterungen oder Anpassungen von SKR 03 und 04, aber es gibt auch eigenständige Rahmen, die auf anderen SKR basieren.

Sie ermöglichen eine noch detailliertere Gliederung oder beinhalten zusätzliche Konten. In einigen Branchen sind die Anforderungen so spezifisch, dass sie eigene Kontenrahmen für Unternehmen hervorgebracht haben. Beispiele hierfür sind Autofirmen oder Fastfood-Ketten.

So hat McDonald’s einen auf Basis von SKR 03 und 04 erstellten Kontenrahmen, während BMWs Variante auf SKR 54 basiert. Man kann allerdings nicht daraus ableiten, dass alle Branchenunternehmen die gleiche Basis verwenden. So verwenden der Autobauer Fiat SKR 55 und der Fastfood-Riese Burger King den SKR 03 als Grundlage.

Video: Industriekontenrahmen und Kontenklassen einfach erklärt – Buchführung Buchhaltung

Vom Kontenrahmen zum Kontenplan

Den für die eigene Firma spezifischen Kontenplan zu erstellen, ist relativ einfach und kann auch von Gründern in der Regel schnell durchgeführt werden. Man sucht sich einfach aus dem passenden Kontenrahmen die benötigten Konten heraus und passt ihn den Anforderungen des eigenen Unternehmens an. Dabei kann man folgende Faustregel anwenden: Findet sich für die jeweilige Branche, in der man tätig ist, kein spezifischer Branchenkontenrahmen, kann man meist auf SKR 03 und 04 zurückgreifen.

Die Buchung von Geschäftsvorfällen nimmt man jeweils auf der untersten Ebene der Kontenplangliederung vor, also auf den Einzelkonten. Erst zu Analysezwecken oder zu steuerlichen Stichtagen erfolgt die Portierung in die nächsten Gliederungsebenen, woraus sich letztlich auch der Jahresabschluss für die Bilanzierung ergibt.

Einsatz von Software für die Verwaltung von Kontenrahmen

In den meisten Buchhaltungsprogrammen kann man die Kontenrahmen für die bevorzugte Branche bereits komfortabel auswählen. Die Erstellung des eigenen Kontenplans ist dann relativ einfach, zumal viele Softwarelösungen auch Vorlagen und Vorschläge enthalten, die für viele Unternehmer (ggf. mit kleinen Anpassungen) übernommen werden können.

Wichtig ist, dass man bei der Verwendung von Buchhaltungssoftware auf die Konformität mit den GoBD achtet. In dieser Vorschrift der Abgabenordnung sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form geregelt. Auch der Datenzugriff und die Übermittlung zum Steuerberater bzw. zum Finanzamt auf elektronischem Wege müssen diesen Richtlinien entsprechen.

Es gibt auf dem Markt viele Programme, die diese Grundsätze erfüllen und die Investition lohnt sich in jedem Fall. Außerdem ist die Inanspruchnahme der Hilfe eines Steuerberaters insbesondere für Gründer und Einzelunternehmer zu empfehlen, die selbst keine Fachkenntnisse im Bereich der Buchhaltung besitzen. Doch selbst große Unternehmen mit eigener Finanzbuchhaltung verzichten selten auf die Hilfe eines professionellen Steuerbüros.

Auf den ersten Blick halten viele Gründer die Verwendung eines Kontenrahmens für eine bürokratische Schikane, die alles verkompliziert.(#02)

Fazit: In der doppelten Buchführung sind Kontenrahmen unverzichtbar

Auf den ersten Blick halten viele Gründer die Verwendung eines Kontenrahmens für eine bürokratische Schikane, die alles verkompliziert. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall, denn die Kontenrahmenstruktur gliedert branchenspezifisch alles in einheitliche Systeme, die sich sowohl innerbetrieblich als auch übergreifend vergleichen lassen.

Die Entscheidungsfindung und Planung im Betrieb wird aufgrund der so erhobenen Zahlen und Statistiken deutlich einfacher. Zudem erleichtert es die Steuerverwaltung insgesamt, wenn alle Konten identisch benannt sind. Um die Individualisierung auf die jeweiligen Anforderungen der Betriebe zu gewährleisten, ist die Verkürzung des Kontenrahmens auf den Kontenplan sinnvoll, der weniger Einzelkonten umfasst, dafür aber eine detailliertere Unterkontenstruktur aufweist.