BI-Tools: Professionelle Datenanalyse für Ihr Unternehmen

Business Intelligence gibt Entscheidern die Möglichkeit, mit Hilfe von Analysis und Reporting Tools aus Unternehmensdaten handlungsrelevante Informationen abzuleiten. Smarte Software Lösungen ermöglichen es mittelständischen Unternehmen sogar, ohne vorherige langwierige Implementierung BI-Tools einzusetzen.

BI-Tools: Wege aus dem Datenchaos

Was bis vor wenigen Jahren für die Entscheider in den Unternehmen ein unerreichbarer Idealzustand war, rückt dank moderner Informationstechnologie auch für mittelständische Unternehmen in greifbare Nähe. Mit einer BI Application wird es möglich, für Analytics, Reports und Reviews unterschiedliche heterogene Daten zu aggregieren und daraus entscheidungsrelevante Informationen zu extrahieren. Große Mengen von Unternehmensdaten können auf diese Weise verarbeitet und anschließend so visualisiert werden, dass sich daraus wichtige Erkenntnisse gewinnen lassen.

Es werden beispielsweise Fragen beantwortet, welche Produkte sich am besten verkaufen, wie sich Lagerbestände verändern und ob man bei der Durchführung von Projekten noch im Budget liegt. Die Datenquellen, die dafür ausgewertet werden müssen, befinden sich leider an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen, haben eher selten ein einheitliches Format und müssen vor der Einbeziehung in die Auswertung zunächst einmal auf ihre Relevanz überprüft werden.

Ein weiterer Vorteil der BI-Anwendungen besteht darin, dass auch unternehmensexterne Datenquellen herangezogen werden können. Das führt zu einem Informationsvorsprung und damit zu einer höheren Entscheidungsqualität. Die Schnelligkeit, mit der die Business Analytics Tools Informationen verarbeiten, steigert außerdem die Reaktionsgeschwindigkeit und verbessert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Business Intelligence: Nicht nur für Global Player ein Thema

Als BI in den 90er Jahren Einzug in die Unternehmen hielt, waren diese Instrumente weitgehend großen Unternehmen und Konzernen vorbehalten. Die Implementierung war Teil der strategischen Unternehmensführung und wurde als langfristiges Projekt sorgfältig geplant und mit hohem Einsatz an Zeit und Kosten durchgeführt. Verantwortlich für die Umsetzung einer Business Intelligence Solution war die IT-Abteilung, in der Experten über das nötige technische Know how verfügten. Nach erfolgreicher Einführung wurden den Entscheidern die aufbereiteten Informationen mit Hilfe von Analysewerkzeugen und Reporting Tools zur Verfügung gestellt. Auch die User benötigten umfangreiche IT- und Programmierungskenntnisse, um aus den aufbereiteten Informationen Schlüsse zu ziehen.

Die Situation hat sich mittlerweile jedoch grundlegend geändert. Benutzerfreundliche BI-Tools ermöglichen eine Anwendung ohne Expertenwissen und so wird die Technologie auch für die Fachabteilungen in den Unternehmen, die nicht mit IT-Experten bestückt sind oder für kleinere und mittelständische Unternehmen interessant.

Mittelständler bewältigen mit BI-Software die Datenflut, die sich aus internationalen Beziehungen, stärkerer Vernetzung der Lieferkette und dynamischen Änderungen des Verhaltens der Kunden und Konkurrenten ergeben. Die staatlichen Auflagen hinsichtlich einer vermehrten Dokumentation von betrieblichen Kennzahlen sind ein weiterer Grund, der für die Nutzung der innovativen Technologien spricht.

BI-Tools unterstützen das Management bei der Bewältigung der Datenflut. Die Entscheider benötigen teilweise ad hoc eine bestimmte Information und einer BI-Software Application ist es möglich, diese Information umgehend zu liefern. Dashboards werden generiert, mit denen die aktuellen Kennzahlen kontinuierlich überwacht und Informationen allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Eine Umfrage des BARC (Business Application Research Center)-Instituts, die regelmäßig unter deutschsprachigen, mittelständischen Unternehmen durchgeführt wird, ergab, dass die Unternehmen auf die Notwendigkeit eines besseren Informationsmanagements reagieren. 2007 gaben 49 Prozent der Unternehmen an, bereits Software zur Unternehmenssteuerung zu nutzen und weitere 40 Prozent planten die Anschaffung von BI-Tools. Mittlerweile nutzen bereits mehr als 80 Prozent der befragten Unternehmen diese Informationstechnologie.

Der Begriff Business Intelligence (BI) kommt aus der Wirtschaftsinformatik und beschreibt eine IT-gestützte Methodik zur Verarbeitung von Daten. (#01)

Anwendungsbereiche der BI-Tools

Der Begriff Business Intelligence (BI) kommt aus der Wirtschaftsinformatik und beschreibt eine IT-gestützte Methodik zur Verarbeitung von Daten. Vom Customer Relationship Management (CRM), das die Kundenbeziehungen betrachtet, bis zur Balanced Scorecard (BSC), die der kennzahlengestützten Umsetzung der Unternehmensstrategie dient, werden die gesamten betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge analysiert.

BI kann verschiedene Unternehmensbereiche umfassen und integriert im Idealfall die Daten über alle Abteilungen hinweg zu einem einheitlichen System. Neben den Daten über das eigene Unternehmen werden auch solche über die Konkurrenten und die Kunden gesammelt und dann unter bestimmten Kriterien ausgewertet. Reporting Tools ermöglichen die anschauliche grafische Zusammenstellung der daraus resultierenden Erkenntnisse. Hauptanwendungsgebiete sind nach wie vor die Bereiche Finanzen und Controlling, wo traditionell zahlenbasierte Entscheidungen getroffen werden.

96 Prozent der Teilnehmer der BARC-Studie gaben an, eine Software Application zur Berichtserstellung und -verteilung zu benötigen. Datenanalyse sowie Planung und Budgetierung folgten mit 86 und 73 Prozent. Darüber hinaus wurden besonders häufig Dashboards und Balanced-Scorecard-Anwendungen genannt, die beide dazu genutzt werden, dem Management entscheidungsrelevante Kennzahlen zu liefern. Mittlerweile finden BI-Tools auch bei 51 Prozent der Befragungsteilnehmer im Bereich Prodution und Prozesssteuerung Anwendung. Die Befragungsteilnehmer betonten besonders die Wichtigkeit einer einfachen Anwendung der Tools. Flache Hierarchien und mehr dispositive Verantwortung für die Mitarbeiter bedeuten, dass nicht mehr nur die Geschäftsführung und das Top-Management BI-Tools nutzen, sondern sich der Kreis der User erweitert.

Phasen beim Einsatz der BI-Tools

Wenn das Unternehmen mit Hilfe von BI eine professionelle Datenanalyse durchführt, geschieht dies in drei Phasen:

Phase: Datenerfassung (data delivery)
Phase: Analyse von Zusammenhängen (discovery of relations, patterns and principles)
Phase: Nutzung der Erkenntnisse (knowledge sharing)

Am Anfang steht die Datenerfassung. Zunächst müssen die Eckdaten festgelegt (welche Information wird benötigt?) und dann erhoben werden (data delivery). Dabei kann es sich um quantitative und qualitative Daten handeln, welche bereits in strukturierter Form vorliegen oder aber noch völlig unstrukturiert sind. Es gibt mehrere Möglichkeiten der Datenerfassung. Entweder sie erfolgt mit einem operativen System (OLTP) oder in einem Data Warehouse (OLAP). Nach Abschluss der Datenerhebung folgt die zweite Phase (discovery of relations, patterns and principles), in der die Daten in verschiedene Beziehungen zueinander gesetzt werden.

In dieser Phase werden also die Muster und Diskontinuitäten identifiziert, aus denen sich Handlungsempfehlungen ableiten lassen, indem ein Vergleich mit vorher aufgestellten Hypothesen durchgeführt wird. Das geschieht mit Hilfe multidimensionaler Analysen oder Data Mining. In der abschließenden dritten Phase (knowledge sharing) geht es darum, dafür zu sorgen, dass die gewonnenen Erkenntnisse nicht in der Schublade verschwinden, sondern handlungsrelevant werden. Zu diesem Zweck werden die Ergebnisse im Unternehmen kommuniziert.

Einsatz der BI-Tools in der Unternehmenspraxis

In der praktischen Unternehmensführung werden vorrangig die von den ERP-Systemen erhobenen Daten genutzt. ERP steht dabei für Enterprise Resource Planning. Die dort zusammengestellten Daten werden verwendet, um das Controlling und das Berichtswesen mit einer geeigneten Software zu automatisieren und die Informationen in anschaulicher Form zu präsentieren. Mit dieser Information wird eine Antizipation der Entwicklung und die darauf basierende Planung verbessert.

Das Unternehmensgeschehen wird dabei aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet und bewertet. Markt- und Kundenanalysen runden das Anwendungsspektrum ab. Die Datenanalyse erfolgt nicht direkt in den ERP-Systemen, in denen die Daten generiert werden. Es wird das sogenannte Data Warehouse (DWH), eine separate Datenbasis, genutzt. Dieser Schritt ist notwendig, weil die Daten in den ERP-Systemen anders strukturiert sind oder innerhalb eines Konzerns in den Tochtergesellschaften unterschiedliche ERP-Systeme angewendet werden. Mit dem Data Warehouse lassen sich fremde Daten einfacher integrieren, sodass beispielsweise Informationen über Konkurrenten oder Forschungserkenntnisse aus Instituten berücksichtigt werden können.

Infografik: BI-Tools Trends im Ueberblick

Welche Vorteile hat eine BI Solution?

Warum ist es sinnvoll, die Datenanalyse mit einer BI Application zu optimieren? Das ist vor allem mit dem immensen Aufwand zu begründen, der betrieben werden muss, um Daten zu erfassen und aufzubereiten. Die wachsende Datenflut einer Informationsgesellschaft zu managen, ist die eigentliche Kernaufgabe der BI. Selbstverständlich soll außerdem ein Zusatznutzen über die bisher bekannte kennzahlengestützte Unternehmensführung hinaus generiert werden.

Es sind nicht nur immer mehr Daten aus unterschiedlichsten Quellen vorhanden, wenn diese professionell aufbereitet werden, können Unternehmen daraus völlig neue Erkenntnisse gewinnen und dann zur Verbesserung der Wettbewerbsposition nutzen. Der Umgang mit Informationen wird zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für die Unternehmen.

Worin liegen die Schwierigkeiten der Datenaufbereitung?

Die Daten müssen zunächst mühsam zusammengetragen werden. Sie befinden sich dezentral in unterschiedlichen Systemen, die größtenteils nicht miteinander kompatibel sind. Oft werden die Daten manuell, und das bedeutet sehr aufwendig und zeitraubend, aus verschiedenen Bereichen in eine Excel-Datei eingetragen.

Hier setzt BI direkt an, denn die erste Aufgabe besteht darin, alle Daten aus dem ERP-System (oder den verschiedenen ERP-Systemen) in einer Datenbank, dem DWH, zu integrieren. Darauf aufbauend müssen die Auswertungen vorbereitet und eingerichtet werden. Komplexe Daten werden durch skalierbare Datenmodelle verwertbar. Dabei kann es sich um einfache Aggregationen handeln, bei denen die Umsatzzahlen der verschiedenen Artikel addiert werden und vor unterschiedlichen zeitlichen Horizonten (Tag, Monat, Jahr) beurteilt werden. Es können mit dem sogenannten Data Mining aber auch komplexe Trendanalysen durchgeführt werden.

Nicht zu vernachlässigen ist darüber hinaus das Management der Stammdaten. Damit aussagefähige Informationen abgeleitet werden können, müssen die Daten, die aus verschiedenen Quellen zusammengefügt wurden, valide sein. Validität bedeutet, dass die bei der Messung erzeugten Daten auch tatsächlich die zu messende Größe repräsentieren. Nur wenn hinsichtlich der Stammdaten, auf die die Anwendungen zurückgreifen, kein Datenchaos herrscht und dies ist mit Business Analytics Tools diese Validität gegeben. Es ist beispielsweise wichtig, dass bei Kundendaten Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse einheitlich geschrieben werden und entsprechend bei der Datenpflege auf die Einhaltung dieser einheitlichen Schreibweise geachtet wird.

Business Intelligence gibt Entscheidern die Möglichkeit, mit Hilfe von Analysis und Reporting Tools aus Unternehmensdaten handlungsrelevante Informationen abzuleiten. Smarte Software Lösungen ermöglichen es mittelständischen Unternehmen sogar, ohne vorherige langwierige Implementierung BI-Tools einzusetzen. (#02)

Vorgehensweise der Datenanalyse mit BI-Tools

Mit einer BI Application werden Rohdaten zunächst strukturiert, dann in ein einheitliches System transferiert und die Informationen unter verschiedenen Aspekten analysiert. Eine Aufbereitung der strategischen Daten in aussagekräftige Reports und Reviews stellt sicher, dass die Informationen handlungsrelevant werden.

Extrahieren der Daten aus Basissystemen
Einlesen der Daten
Zusammenfassung der Daten im DWH
Datenanalyse
Erstellung der Berichte (Reports und Reviews) im Hinblick auf die Informationsbedarfe der Anwender
Nutzung der Ergebnisse in den operativen Prozessen

BI-Tools für mittelständische Unternehmen

Als Business Intelligence in den 90er Jahren eine professionelle Datenanalyse ermöglichte, waren die IT-Lösungen noch derart komplex, dass sie nur von Experten durchschaut und angewendet werden konnten. Entsprechend hoch war der Aufwand bei der Implementierung eines BI-Systems im Unternehmen. Neben einer IT-Fachabteilung war meist noch die Unterstützung durch externe Unternehmensberater nötig. BI-Tools für Analytics und Reporting schienen lange Zeit also nur Instrumente für Großunternehmen zu sein, denn mittelständische Unternehmen scheuten die Kosten und den Aufwand für eine Einführung der Technologie.

Für mittelständische Unternehmen sind andere BI-Lösungen interessant als für Konzerne. Die großen Anbieter wie SAP, IBM, Oracle und Microsoft haben deshalb in den letzten Jahren in diesem Feld Konkurrenz bekommen, weil ihre Software Lösungen als zu teuer und umständlich gelten, sowie einen zu hohen personellen und technischen Aufwand erfordern. Der Mittelstand benötigt BI-Tools, die nicht aufwendig implementiert werden müssen und außerdem für die User einfach anzuwenden sind. Neue Anbieter sind in den Markt für BI-Anwendungen eingetreten, um diese Lücke zu schließen. Sie bieten dem User Analytics und Reporting Tools, die ohne großen Einarbeitungsaufwand schnell Ergebnisse liefern. Es handelt sich dabei um Anwendungen, die im Self Service, also nach dem Selbstbedienungsprinzip, eingesetzt werden.

BI-Tools im Überblick

BI-Tool	Beschreibung	Lizenz	Kosten
Microsoft Power BI	Die Einstiegsversion vom Cloud-Service Power BI aus dem Hause Microsoft ist kostenlos, übersichtlich gestaltet	pro Nutzer und Monat; (Jahresabonnement muss abgeschlossen werden)	Power BI: kostenlos,
			Power BI Pro: 8,40 €,
			Alternativ: Volumenlizenz
Qlik Sense	Umfangreiche Verwaltungsmöglichkeiten, schnell In-Memory-Engine, einfache Drag-and-Drop-Benutzeroberflächen	pro User bzw. Login	Qlik Sense: Preise auf Anfrage, Qlik Sense Desktop und Cloud: kostenlos
SAP Lumira	Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen , gut mit anderen SAP-Anwendungen vernetzbar	pro Nutzer	Lumira Desktop Personal Edition: kostenfrei,
			Standard Edition: 820 €
Tableau Desktop	Einfache und Intuitive Bedienung,	pro Nutzer	Personal Edition: 1000 Dollar (circa 900 €),
			Professional Edition: 2000 Dollar (circa 1800 €)
MicroStrategy Analytics	Plattform für große, komplexe Umgebungen – für Reportings und Analysen	pro Nutzer	600 Dollar (500 – 550 €)
IBM Watson Analytics	Nimmt die Nutzer an die Hand; viele Einstiegsmöglichkeiten in Analyse, Prognosen und Visualisierung	pro Nutzer und Monat	Personal: 30 €
			Professional: 80 €
			Free: kostenlos

Self Service: BI-Tools werden für mittelständische Unternehmen handhabbar

Im Fokus der BI-Tools im Self Service steht die Anwenderfreundlichkeit. Auch ein User, der nicht über vertiefte Programmierungskenntnisse verfügt, soll in die Lage versetzt werden, die Features anzuwenden. Die Reporting Tools dienen der grafisch anschaulichen Zusammenstellung der Informationen, wohingegen die Analytics Tools für die Prognose von Entwicklungen angewendet werden.

Self Service ist der Schlüssel zur Realisierung der Anforderungen, die Mittelständler an ein BI-System stellen. Es wird dem Anwender ermöglicht, die BI-Tools unabhängig von der IT-Abteilung zu nutzen. In den Fachabteilungen können nun die Analysen „direkt vor Ort“ durchgeführt und Reports auf Knopfdruck zusammengestellt werden. Besonders in Bereichen, wo schnelles und regelmäßiges Entscheiden gefragt ist, sind diese Business Intelligence Lösungen wesentlich praktikabler als die komplexeren Systeme.

Die BI-Tools der großen Anbieter SAP, Oracle und IBM setzen eine aufwendige Software Solution voraus, die alle Unternehmens- und Umweltprozesse integriert. (#03)

Excel-basierte Business Intelligence Solution für den Mittelstand

Die BI-Tools der großen Anbieter SAP, Oracle und IBM setzen eine aufwendige Software Solution voraus, die alle Unternehmens- und Umweltprozesse integriert. Demgegenüber basieren die BI-Tools, die im Self Service funktionieren, oft auf Excel-Anwendungen, denn dieses Programm wird bereits von mehr als 80 Prozent aller mittelständischen Unternehmen für Analysis und Reports genutzt. Die Anbieter der BI-Tools bieten Add-Ons und Module für Excel an, mit denen die Anwendung in Richtung Business Intelligence erweitert wird, ohne dass sich die User mit einer völlig neuen IT-Umgebung vertraut machen müssen. Microsoft Excel ist für mittelständische Unternehmen somit zum meistgenutzten BI-Tool geworden.

Grenzen Excel-basierter BI-Tools

Obwohl viele User am liebsten auf Excel zurückgreifen, weil die Vorgehensweise bekannt und vertraut ist, hat ein Business Intelligence System dieser Art entscheidende Nachteile. Die Anwendung ist sehr zeitaufwendig und es sind viele Eintragungen per Hand erforderlich, womit das System fehleranfällig wird.

Diese Mängel nutzen innovative Anbieter von BI-Tools als Chance, sich neben den großen Anbietern SAP, IBM, Microsoft und Oracle zu positionieren. Sie bieten Analysis und Report Funktionen auch im Zusammenhang mit dem immer mehr verbreiteten Cloud Service an. Die BI-Tools chart-me, cMore und QlikView ermöglichen es auf unterschiedliche Weise, die Geschäftsdaten zu verwalten, zu analysieren und basierend auf den Berichten Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Der nächste Schritt: Business Performance Management

Unter Business Performance Management (BPM) versteht man eine Erweiterung der Business Intelligence. Während BI den Fokus auf das Sammeln und Auswerten der gesamten Unternehmensdaten legt, erweitert das BPM den Betrachtungshorizont und versucht, über das Controlling hinaus zu wirken, indem es die Abläufe der Geschäftsprozesse optimiert. Diese prozessorientierte Sichtweise betrachtet neben Finanzdaten und Kennzahlen auch weitere Informationen, die für die Unternehmensleistung relevant sind. Dazu gehören beispielsweise die Kundenzufriedenheit und die Produktqualität. Außerdem ist BPM zukunftsorientiert und richtet im Bereich Business Analytics den Blick auf künftige Fragestellungen. BPM dient dazu, das Unternehmensgeschehen aktiv zu lenken, also die Performance zu verbessern. BPM schließt sich an das BI an und nutzt die dort generierten Informationen, um Handlungen abzuleiten und Effizienzziele zu erreichen.

Erfolgreiche Unternehmensführung mit effizienten BI-Tools

Eine BI Solution, die auf die besonderen Anforderungen mittelständischer Unternehmen abgestimmt ist, wird zum wichtigen Erfolgsfaktor bei der Sicherung der Wettbewerbsposition in einem dynamischen Marktumfeld. Entscheidungen können datenbasiert getroffen werden. Mit den professionell aufbereiteten Daten werden vergangene Geschäftsjahre beurteilt und der Blick gezielt auf die künftige Entwicklung des Unternehmens gerichtet. Die automatisierte Verarbeitung der Daten ist sehr hilfreich, denn sie ermöglicht, schnell und ohne großen Aufwand Kennzahlen zu generieren. In einer Zeit steigender Informationsvielfalt ist es wichtig, dass das BI-System in der Lage ist, auch neue Datenquellen aufzunehmen und die Veredelung der Bestandsdaten nicht vernachlässigt wird.

Ein Informationsvorsprung ist gleichbedeutend mit einem Wettbewerbsvorteil. Eine BI Solution, die über die nötigen Features verfügt, stellt Zusammenhänge visuell dar und verdeutlicht Handlungsnotwendigkeiten. Außerdem wird es möglich, einem großen Anwenderkreis die Informationen zur Verfügung zu stellen, denn eine unternehmensweite Publikation ist ebenfalls sehr einfach durchführbar.

Eine BI Application, die dem Self Service Gedanken folgt, setzt keine umfangreiche IT-Lösung voraus, sondern zeichnet sich durch Features wie Anwenderfreundlichkeit aus. Idealerweise sollen die Nutzer unabhängig von einer IT-Abteilung eigenständig Analysen durchführen und Reports zusammenstellen können. Software Lösungen wie chart-me, cMore und QlikView ermöglichen über die Grenzen von Excel hinaus, aus verschiedenen Datenquellen aussagekräftige Analysen zu generieren, anschaulich grafisch darzustellen und hinsichtlich verschiedener Kriterien auszuwerten. Mit zahlreichen Diagramm-Typen können Zusammenhänge visualisiert werden, wobei die Bedienung der Tools intuitiv möglich ist. Dadurch werden einerseits Bedienungsfehler minimiert und andererseits nimmt die anfängliche Scheu vor der Nutzung der BI-Software schneller ab. Resultat ist ein einheitliches und zudem standardisiertes Reporting, das den Mitarbeitern perfekte Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung stellt.