Rückkehrgespräch: Betriebsrat einbeziehen!

Für Vorgesetze oder Personalchefs ist der Inhalt eines Krankenrückkehrgesprächs in aller Regel juristisch wie auch menschlich heikel – deshalb gilt für jedes Rückkehrgespräch: Betriebsrat einbeziehen ist sinnvoll, richtig und wichtig!

Das ungeliebte Rückkehrgespräch

Krankenrückkehrgespräche sind unbeliebt – und zwar gleichermaßen bei Personalverantwortlichen wie auch bei den betroffenen Angestellten. Schließlich fragt niemand gerne einen anderen über seine oder ihre Gesundheit aus beziehungsweise lässt sich gerne über dieses Thema ausfragen. Betroffene Arbeitnehmer können sich schnell bedrängt fühlen oder haben Angst, dass die krankheitsbedingten Fehlzeiten zu Nachteilen im Beruf führen könnten. So kommt es, dass rund ein Drittel der Rückkehrgespräche, die sinnvoll und nützliche wären, gar nicht erst geführt werden. Das zweite Drittel wird „verharmlost“, indem man dem Ablauf zu wenig Beachtung beimisst oder das Thema nicht genügend ernst nimmt. Motto: Kurz und oberflächlich fragen, wie es dem Mitarbeiter jetzt geht und dann schnell das Thema wechseln. Das dritte und letzte Drittel Rückkehrgespräche geht häufig sogar „nach hinten“ los: es kommt zu überspitzen Aussagen, Missverständnissen und Konflikten. Dabei könnte man all‘ das vermeiden, ein konstruktives Rückkehrgespräch führen und Resultate erzielen, die alle Beteiligten weiterbringen. Es bedarf dazu nur einiger vernünftiger Vorab-Überlegungen.

Derzeit gibt es keine gesetzlichen Vorschriften, die einen Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichten, Krankenrückkehrgespräche oder ähnliche Mitarbeitergespräche zu führen. Dennoch sind solche Gespräche in der Praxis verbreitet und werden von Behörden und Betrieben immer häufiger durchgeführt. Eine Ausnahme liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres wiederholt oder einmalig länger als sechs Wochen am Stück arbeitsunfähig war. In solchen Fällen hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein Gespräch im Rahmen des „Betrieblichen Wiedereingliederungsmanagements“ (kurz BEM). Auch der Arbeitgeber dürfte aufgrund derartiger Fehlzeiten ein gesteigertes Interesse daran haben, die Ursachen zu klären und zu beheben. Diese Variante eines als Wiedereingliederungsmaßnahme geführten „Rückkehrgesprächs“ kann im Idealfall ausgesprochen konstruktiv verlaufen und für alle Beteiligten – Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Betriebsrat – positive Ergebnisse nach sich ziehen. Dazu bedarf es jedoch einer guten inhaltlichen und rechtlichen Vorbereitung!

Beispielvideo für den Ablauf von BEM

Rückkehrgespräch im Beisein des Betriebsrats schafft Rechtssicherheit

Ein strukturiertes und gut vorbereitetes Krankenrückkehrgespräch wird normalerweise bestimmte, zuvor festgelegte Vorgaben erfüllen – der Vorgesetzte nutzt beispielsweise einen Fragenkatalog oder ähnliches. Damit gilt das Rückkehrgespräch als standardisiertes Gespräch und erfordert zwingend die Anwesenheit eines Mitglieds des Personal- oder Betriebsrats. Im Einzelfall muss eventuell auch die Schwerbehindertenvertretung hinzugezogen werden (Präventionsparagraph § 84 Abs. 2 Sozialgesetzbuch IX, https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9/__84.html ). Das ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Arbeitnehmer durch Krankheit oder Unfall nur noch eingeschränkt erwerbsfähig ist. Hier greift außerdem auch die Fürsorgeplicht des Unternehmens gegenüber Mitarbeitern (ergibt sich aus §§ 617 bis 619 BGB sowie aus dem Arbeitsschutzgesetz und dem Arbeitssicherheitsgesetz). Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Feststellung, ob es sich um eine reine Erwerbsminderung handelt oder ob aufgrund Krankheit oder Unfall womöglich eine Behinderung eingetreten ist. Falls es sich nämlich um eine Behinderung handelt, sieht der Gesetzesgeber finanzielle Zuschüsse zur Unterstützung des Arbeitgebers bei der Wiedereingliederung vor. Nähere Infos hierzu gibt es beispielsweise unter
http://www.bmwi.de/…fachkraefte-binden….

Wichtige Feststellung: liegt dauerhafte Erwerbseinschränkung vor?

Das Beisein der Arbeitnehmervertretung beim Gespräch sollte man als Chance begreifen und nicht als Einschränkung – das Mitglied des Betriebsrats bzw. die Schwerbehindertenvertretung kann auf den betroffenen Mitarbeiter beruhigend und stabilisierend wirken. Das Rückkehrgespräch sollte nämlich möglichst sachlich und zielorientiert verlaufen und nicht in emotionale Äußerungen umschlagen. Im Idealfall existiert vielleicht sogar schon eine Betriebsvereinbarung zum Fall der Krankenrückkehr bzw. zur Wiedereingliederung, die gemeinsam mit Betriebsrat und Behindertenvertretung verhandelt, formuliert und unterzeichnet wurde. (Mustervereinbarung mit dem Betriebsrat im Internet: www.gesundheitsmanagement24.de/…Muster-BV-Betriebsvereinbarung… ) Solche schriftlichen Festlegungen dienen ebenfalls der Versachlichung und erleichtern beiden Seiten das Gespräch. Inhalte eines Rückkehrgesprächs können sein:

• Wie kam die Erkrankung zustande? Wurde sie durch betriebliche Bedingungen verursacht?
• Wie können eventuell ursächliche betriebliche Bedingungen verbessert werden?
• D.h. mit welchen Leistungen oder Hilfen kann die Arbeitsunfähigkeit überwunden und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden?
• Kann der ursprüngliche Arbeitsplatz erhalten werden? Oder sind Änderungen (etwa bei Tätigkeitsprofil, Arbeitsplatz, Arbeitszeit, Arbeitsklima etc.) notwendig?
• Ist mit einer weiteren Krankheitsdauer und weiteren Ausfallzeiten zu rechnen?
  (diese Frage ist zulässig, zum Beispiel wegen der Berechnung von Entgeltfortzahlungen, wegen der Organisation einer Vertretungskraft etc.)
• Im Falle von Arbeitsunfällen sind außerdem der Unfallhergang und die Unfallursache zu klären, damit der Arbeitgeber seiner Anzeigepflicht gegenüber der Berufsgenossenschaft (BG) nachkommen kann.

Der Arbeitnehmer muss zu dem Rückkehrgespräch erscheinen und die zulässigen Fragen auch beantworten. Doch Vorsicht: eine ganze Reihe von Fragen sind gesetzlich nicht erlaubt, weil sie die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin tangieren. In diesem Punkt ist die Anwesenheit eines Betriebsratsmitglieds durchaus von Vorteil, denn die Personalvertretung verleiht dem Gespräch eine gewisse Neutralität und zusätzliche Rechtssicherheit.

Welche Fragen darf man stellen?

Normalerweise kennt ein Arbeitgeber die Fragen, die er nicht stellen darf, ganz genau. Doch es ist nie völlig auszuschließen, dass auch mal ein ungewollter Lapsus passiert – da ist es hilfreich, wenn auf Seiten des Arbeitnehmers zusätzlich jemand aus dem Betriebsrat sitzt, der sich auskennt und gegebenenfalls einschreiten kann. Die wichtigsten Einschränkungen bei einem Rückkehrgespräch sind:

• Eine Schwangerschaft ist keine Krankheit! Daher sind Fragen danach oder über die eventuelle Planung einer Schwangerschaft unzulässig!
• In ihrer Arztwahl sind die Arbeitnehmer frei. Das bedeutet als Personalverantwortlicher, der das Rückkehrgespräch führt, darf man den Arbeitnehmer zu keinem Arztwechsel nötigen.
• Der Arbeitgeber kann nicht verlangen, dass Arbeitnehmer ihren behandelnden Arzt von der Schweigepflicht entbinden.
• Fragen nach dem Gesundheitszustand, privaten Gewohnheiten oder dem Grund der Erkrankung/der Fehlzeiten sind normalerweise grundsätzlich unzulässig – es sei denn, es handelt sich um eine Berufskrankheit oder einen Arbeitsunfall (meldepflichtig bei der Berufsgenossenschaft).

In der Praxis werden die meisten Arbeitnehmer im letztgenannten Punkt vermutlich dennoch Auskunft geben, weil sie den Vorwurf der „Drückebergerei“ aus der Welt schaffen wollen. Sie dürfen jedoch nicht gezwungen werden, den Krankheitsgrund anzugeben, falls Sie das nicht möchten!

Wahrung von Persönlichkeitsrechten im Rückkehrgespräch

Auch der Versuch, in einem Rückkehrgespräch anzuordnen, dass sich ein Betroffener vom Betriebs- oder Amtsarzt untersuchen lassen muss, ist in aller Regel unzulässig. Das deutsche Recht (unter anderem das Arbeitssicherheitsgesetz, kurz ASiG www.gesetze-im-internet.de ) regelt diese Fragen sehr streng, denn immerhin werden dabei die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers auf Wahrung seiner Intimsphäre und körperlichen Unversehrtheit tangiert. Ausnahmen sind selten und im Einzelfall genau zu prüfen. Sie gelten lediglich dann, wenn ein so genanntes „berechtigtes betriebliches Interesse“ besteht. Dies wäre beispielsweise dann der Fall…

• wenn Ansteckungsgefahr besteht,
• wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr ausüben kann oder darin stark beeinträchtigt ist, (siehe z.B. LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 12.02.2010, 6 Sa 640/09).
• wenn dem Arbeitgeber durch die gesundheitliche Beeinträchtigung des Arbeitnehmers unzumutbare Risiken entstehen (z.B. Haftungsrisiken)
• wenn der begründete Verdacht besteht und konkrete Indizien existieren, dass der Arbeitnehmer die Erkrankung nur vorgetäuscht hat,
• wenn es sich um Fragen anlässlich eines betrieblichen Eingliederungsmanagements handelt
• oder wenn eine krankheitsbedingte Kündigung beabsichtigt ist.

Ein erhöhtes Haftungsrisiko hat beispielsweise ein Verkehrs- oder Transportbetrieb, wenn ein angestellter Fahrer unter einer Erkrankung leidet, die seine Fähigkeit zum verkehrssicheren Betreiben eines Fahrzeugs beeinträchtigt und dadurch ein Unfall verursacht wird.

Fingerspitzengefühl und psychologisches Geschick

Arbeitgeber haben meist nur das Beste im Sinn, wollen die internen Abläufe ordentlich regeln und dem Mitarbeiter Alternativen anbieten. Dennoch haben Krankenrückkehrgespräche in den meisten Belegschaften ein negatives Image. Mitarbeiter empfinden den Termin beim Chef häufig als „Drohung“. Der Eindruck entsteht, dass man zusätzlich zur Krankheit „abgestraft“ werden soll. Nach dem Motto: „Jetzt war ich einmal krank und muss gleich zum Rapport.“ Leider ist es bei einigen Unternehmen jedoch tatsächlich so, dass Krankenrückkehrgespräche als Druckmittel erscheinen. Der Personalverantwortliche signalisiert den Mitarbeitern – absichtlich oder unabsichtlich – dass es auffällt, wenn jemand öfter mal fehlt. Doch streng genommen ist das Rückkehrgespräch für den Arbeitgeber eine notwendige Maßnahme – leider gerade auch dann, wenn eine krankheitsbedingte Kündigung angedacht ist. Wer zu Kündigungszwecken eine negative Gesundheitsprognose erstellen will, kommt nicht um Rückkehrgespräche herum. Spätestens mit Einführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (im Jahr 2004) liegen die Hürden für eine krankheitsbedingte Kündigung jedoch noch höher als zuvor. Dies sollte man durchaus auch den Arbeitnehmern erklären, um ihnen übertriebene Ängste vor einem Rückkehrgespräch zu nehmen.

Rückkehrgespräch als Instrument zur Mitarbeiterführung

Häufig geht es aber gar nicht um derart drastische Schritte wie einer Kündigung, sondern wirklich nur darum, bewährte Mitarbeiter wieder vernünftig einzugliedern und reibungslose Betriebsabläufe herzustellen. Umso mehr Fingerspritzengefühl ist gefragt, wenn man den Mitarbeiter zum Rückkehrgespräch bittet. Die eigentliche Intention der Führungskraft ist in der Regel einfach, zu erfahren ob der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin wieder zu 100% einsatzfähig ist und an den gewohnten Arbeitsplatz zurückkehren kann.

Das Gespräch sollte dieser Intention gerecht werden und deutlich machen, dass es hauptsächlich um Gesundheitsorientierung und die Fürsorgepflicht des Vorgesetzten geht. Transparenz in Bezug auf Rechte und Pflichten aller Beteiligten sind also ein „Muss“, ebenso wie die absolute Vertraulichkeit des Gesprächs. Am besten man beginnt damit, den Mitarbeiter im Vorfeld darüber aufzuklären, dass er keine Auskunft über Krankheitsursachen oder Diagnosen zu nennen braucht. Außerdem sollte der Vorgesetzte verdeutlichen, dass hier keine Vorwürfe gemacht werden sollen, sondern dass man eventuelle Krankheitsursachen am Arbeitsplatz ausschließen und eine mögliche Neuerkrankung vermeiden will. In diesem Zusammenhang sollten mögliche Ursachen präzise abgefragt werden. Dazu zählen beispielsweise:

• Arbeitsplatzergonomie / einseitige Belastung z.B. durch langes Sitzen o.ä.
• Zugluft / häufige und starke Temperaturwechsel
• Arbeitspensum / Leistungsverdichtung / hoher Zeitdruck
• Arbeitszeiten / Dauer der Arbeit / Schichtarbeit
• Arbeitsklima (Ärger mit Kollegen, Vorgesetzen oder Kunden, fehlende Unterstützung oder sogar Mobbing)
• insgesamt (zu) hohe Stressbelastung

In den allermeisten aufgezählten Beispielfällen kann der Arbeitgeber sehr gut durch Optimierung der Arbeitsbedingungen oder auch durch nur temporäre Anpassungen vermeiden, dass Mitarbeiter in Kürze wieder erkranken. Falls sich bestimmte Ursachen bei mehreren Mitarbeitern wiederholen oder häufen, geben Rückkehrgespräche erste wichtige Hinweise, welche gesundheitsfördernden Umstrukturierungen nachhaltige Lösungen für den gesamten Betrieb ermöglichen. Damit lassen sich krankheitsbedingte Ausfallzeiten im Unternehmen mittel- bis langfristig deutlich senken. Wenn alles optimal läuft, kann die Kommunikation beim Rückkehrgespräch sogar der Vertrauensbildung dienen und stellt ein wertvolles Instrument zur Steigerung von Mitarbeitermotivation und Verbundenheit zum Unternehmen dar. Auch der Betriebsrat fühlt sich in seiner Funktion ernst genommen, wenn man ihn von Anfang an einbezieht.

Vorausschauende Planung: Gesprächsleitfaden und betriebliche Vereinbarung

Alles in allem lässt sich festhalten, dass es empfehlenswert ist, sich frühzeitig Gedanken zu machen und – am besten gemeinsam mit dem Betriebsrat – ein langfristiges Konzept zum betrieblichen Gesundheitsmanagement zu entwickeln. Auch bei der Ausformulierung eines Gesprächsleitfadens muss der Betriebsrat nicht als „Feind“ betrachtet werden, sondern er kann einbezogen werden und hilfreich sein. Gute Betriebsräte kennen die Befindlichkeit der Mitarbeiter und ihr Wort hat bei der Belegschaft Gewicht, d.h. ein Leitfaden, an dem der Betriebsrat mitgearbeitet hat, wird höhere Akzeptanz erhalten als ein „Alleingang“ des Arbeitgebers.

Dabei gilt es zu bedenken, dass eine Gefährdungsbeurteilung (also Beurteilung der Arbeitsbedingungen nach § 5 Arbeitsschutzgesetz, kurz ArbSchG) ohnehin zu den Aufgaben des Betriebsrats gehört. Falls eine solche Gefährdungsbeurteilung für den Arbeitsplatz des betroffenen Arbeitnehmers fehlt oder der Betriebsrat dabei nicht einbezogen wurde, dann kann das beabsichtigte Krankenrückkehrgespräch mit dem Mitarbeiter durch den Betriebsrat eventuell sogar komplett verhindert werden (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 Betriebsverfassungsgesetz, www.gesetze-im-internet.de/betrvg)!

In der Praxis hat es sich generell bewährt, einvernehmliche innerbetriebliche Vereinbarungen zu schließen, in denen auch alle wichtigen Fragen zum Thema Krankenrückkehrgespräche behandelt werden. Ein weiterer großer Vorteil von solchen gemeinsamen Absprachen und Vereinbarungen: man macht sie lange bevor eine Krise eintritt, d.h. die emotionalen Befindlichkeiten spielen keine dominante Rolle. Das sieht ganz anders aus, wenn ein konkreter Konfliktfall erstmal eingetreten ist – wohl dem, der sich dann schon vorzeitig in Ruhe und Vernunft verständigt hat! Das Ganze ist vergleichbar mit einem Ehevertrag – der sollte auch am besten geschlossen werden, solange das Paar sich liebt und vertraut – und nicht erst, wenn der Ehekrach schon da ist…

Beispiel für ein Rückkehrgespräch

Wie ein gutes Rückkehrgespräch ablaufen kann, soll hier nochmal an einem Beispiel verdeutlicht werden:

Frau Schmitt hat aufgrund einer Krankschreibung und einer Reha insgesamt knapp zwei Monate gefehlt. Die Gerüchteküche im Büro besagt, sie habe einen Bandscheibenvorfall gehabt. Frau Schmitts Tätigkeit als Datentypistin ist überwiegend sitzend in einer relativ starren Haltung am Computer. Der Personalchef versucht nun, eventuelle Zusammenhänge zu ergründen und eine langfristig tragfähige Lösung für Frau Schmitts Rückkehr in den Beruf zu finden.

„Hallo Frau Schmitt! Schön, Sie wieder hier zu haben. Wie geht es Ihnen?“

…

„Sie wissen ja, dass Sie mir keine Details über Ihre Krankheit oder Krankheitsursachen erzählen müssen, falls Sie das nicht wollen. Damit alles mit rechten Dingen zugeht, habe ich auch Herrn Maier vom Betriebsrat hinzugebeten. Was wir hier besprechen bleibt natürlich in diesen vier Wänden und wird absolut vertraulich behandelt.“

…

„Als Personalchef gehört es zu meiner Fürsorgepflicht, dass es den Mitarbeitern hier im Betrieb gut geht und sie ihre Arbeit vernünftig erledigen können. Deshalb möchte ich mich kurz mit Ihnen unterhalten, damit wir Ihnen den Wiedereinstieg so leicht wie möglich machen können.“

…

„Sie sind ja seit gestern wieder als arbeitsfähig im Büro zurück. Sind Sie soweit wieder vollständig fit oder gibt es Einschränkung, die wir bei Ihrer Arbeit berücksichtigen sollten? In diesem Zusammenhang interessiert mich besonders, ob es vielleicht Ursachen hier am Arbeitsplatz gibt, die mit Ihrer Erkrankung im Zusammenhang stehen könnten? Das würden wir dann nämlich gerne in Absprache mit Ihnen beheben – es ist ja nicht Sinn der Sache, dass Sie gleich wieder krank werden. Vielleicht ist es sinnvoll, mit Ihnen eine ergonomische Beratung am Arbeitsplatz durchzuführen? Was meinen Sie?“

…

„Okay, dann halten wir das gleich mal fest und machen einen Termin mit unserem Arbeitsschutzberater aus, damit der sich Ihren Schreibtisch und den Stuhl mal genauer anschaut. Da findet sich bestimmt eine Lösung.“

…

„Frau Schmitt, ich danke Ihnen für Ihr Vertrauen. Falls Ihnen noch etwas einfällt, können Sie sich gern jederzeit an mich wenden. Auch der Betriebsrat ist sicher gerne als Ansprechpartner für Sie da. Ansonsten wünsche ich Ihnen einen guten Neu-Start in die Arbeit!“

Zu den Maßnahmen, die aus dem Beispielgespräch resultieren, kann z.B. die Beschaffung eines höhenverstellbaren Schreibtischs gehören, damit Frau Schmitt sowohl im Sitzen wie auch im Stehen arbeiten kann. Frau Schmitt wurde in unserem Beispiel weder bedrängt noch bemitleidet, sondern eher beruhigt und inhaltlich einbezogen. Das Rückkehrgespräch war sachlich, ziel- und ergebnisorientiert. Die Struktur dieses Gesprächs ist recht klar und kann jederzeit auf andere Rückkehrgespräche übertragen werden:

• Teil 1:     Begrüßung und Einleitung
• Teil 2:     Fürsorgepflicht,
  Versicherung der Vertraulichkeit,
  Aufklärung zum „Schutz der persönlichen Daten“
• Teil 3:     Bezug zur letzten Erkrankung / AU-Zeit herstellen,
  Abklärung ob Ursachen hierfür Arbeitsplatzbezug haben,
  ggf. gemeinsame Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten
• Teil 4:     konkrete Maßnahmen vereinbaren
• Teil 5:     Philosophie der „Offenen Tür“ und Verabschiedung

Weiterführende Infos

1. www.gesetze-im-internet.de
2. www.tuv.com/…gesundheit_und_arbeitsschutz…
3. www.infoline-gesundheitsfoerderung.de
   (hessischer RKW-Arbeitskreises „Gesundheit im Betrieb“)

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