Angebote schreiben: Checkliste & Tipps

Macht es überhaupt Sinn, in der heutigen Zeit noch Angebote zu schreiben? Wo doch eh jeder Kunde nur nötige Informationen aussaugen will und sich dann selbst die nötigen Dinge im Internet zusammensucht? Oder lieber mit Youtube-Videos arbeitet, als einen Handwerker zu bezahlen, der seine Sache wirklich versteht? So könnte man denken und in einigen Fällen ist der Fall sogar korrekt. Aber längst nicht bei allen. Es gibt genügend Kunden, die sich gerne vom Gegenteil überzeugen lassen und für Qualität bereit sind, zu zahlen. Sie müssen nur wissen, wie.

Das Angebot ist der erste Schritt zur möglichen Zusammenarbeit mit dem Kunden. Für Selbstständige ist es gang und gäbe, Angebote zu verfassen und dem Kunden vorzulegen. In der Hoffnung natürlich, er entscheide sich auch für den Verfasser. Um das Vertrauen des Kunden zu gewinnen, gehört weit mehr dazu, als technische Details aufzulisten und einen Preis zu bestimmen. Der Kunde möchte verstanden werden, möchte, dass auf seine Wünsche eingegangen wird und er eine kompetente Beratung erhält. Hier liegt das Potenzial, das jeder Angebotsschreiber nutzen kann. Leider wird dieser Aspekt nicht allzu häufig berücksichtigt, ein fataler Fehler. Wir verraten Ihnen, was Sie bei dem Verfassen eines Angebots beachten sollten und wie Sie dem Kunden das entgegenbringen, was er sucht.

Ein Angebot muss überzeugen! Dazu gehören Vor- und Nachteile, Service, Referenzen und Kompetenzen, Garantie und vieles mehr. (#01)

Der Vergleich

Jeder Kunde vergleicht verschiedene Angebote, vor allem, wenn es um eine größere Anschaffung mit hohem Geldwert geht. Verständlich, oder? Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine neue Waschmaschine kaufen. Nehmen Sie gleich die Nächstbeste, die Sie sehen? Wohl eher nicht. Sie schauen, welche Einstellungen die Maschine hat, wie hoch der Stromverbrauch ist, wie groß die Trommel und so weiter. Es ist also ganz normal, dass Kunden sich Angebote von verschiedenen Firmen einholen, um so das für sie beste Ergebnis zu erzielen. Bei der Auswahl spielt häufig nicht nur der Preis eine Rolle. Viele Aspekte wägt der Kunde ganz unbewusst ab. Dazu gehören Vor- und Nachteile, Service, Referenzen und Kompetenzen, Garantie und vieles mehr. Man nennt diesen Vorgang auch „Einpreisen“, das heißt, der Kunde setzt all diese Aspekte mit in den Preis und schaut dann, in welchem Preis das beste Verhältnis steckt.

Ein gutes Angebot bringt einen Auftrag und einen Kunden, der sich bei Zufriedenheit auch gerne wieder an Sie wendet, wenn er erneut Bedarf hat.

Informationen vorab

Sinnvoll ist ein ausführliches Erstgespräch mit dem Kunden. Hier gilt es herauszufinden, welche besonderen Wünsche der Kunde auf das Projekt bezogen hat. Erstellen Sie sich einen Fragebogen, den Sie in einem lockeren Gespräch mit ihm abarbeiten. Danach steht die Recherche an. Informieren Sie sich über die Branche, die Konkurrenzlage, die Zielgruppe und bisherige Projekte. Überlegen Sie sich, was Sie dem Kunden bieten können, was er bei anderen nicht findet. „Warum sollte der Kunde ausgerechnet bei mir kaufen?“ Mit dieser Frage versetzen Sie sich in die Lage des Auftraggebers und können durch die Beantwortung der Frage besser nachvollziehen, worauf es ihm ankommt.

Das Angebot

Wenn durch das Erstgespräch das Interesse des Kunden geweckt wurde und er ein Angebot von Ihnen anfragt, sollten Sie sich auch die Mühe machen, sein Interesse zu halten.

Einige Firmen schicken ihr Angebot per Hand geschrieben mal eben durch das Faxgerät. Aber genau wie beim Essen bewertet unser Auge mit. Ein optisch ansehnliches Angebot wird automatisch höher eingestuft als ein „Schmierzettel“.

Generell ist es wichtig, Ihre Vorteile in den Vordergrund zu stellen. Die Antwort auf die Frage „Warum sollte der Kunde ausgerechnet bei mir kaufen“ ist genau der Punkt, den Sie hervorheben sollten. Halten Sie sich nicht mit zu viel technischen Details auf. Der Kunde kauft vorteilhafte Lösungen. Wie seine Wünsche umgesetzt werden, kommt für ihn an zweiter Stelle. Besonders gut kommt an, wenn der Kunde merkt, dass Sie sich Gedanken um sein Wunschprojekt gemacht haben. Weisen Sie ihn auf eventuelle Probleme hin, die der Umsetzung vielleicht im Weg stehen könnten oder sie zumindest erschweren und verschweigen Sie diese nicht, nur um eventuell bessere Chancen auf den Auftrag zu bekommen. Der Kunde wird Ihnen im Gegenteil sogar dankbar sein, denn er als Laie hat bestimmte Punkte einfach nicht bedacht. Dadurch signalisieren Sie ein ehrliches Abwägen der gegebenen Situation und der Auftraggeber fühlt sich ernst genommen und in guten Händen.

Kurz zusammengefasst:

Wünsche und Bedürfnisse des Kunden verstehen und berücksichtigen
Qualität für den Auftraggeber signalisieren
Individuelle Wünsche des Unternehmens mit einbeziehen
Preis aus Leistung und Qualität angemessen berechnen

Setzen Sie Ihre Überzeugungskraft ein und geben Sie dem Kunden das Gefühl, bei Ihnen genau an der richtigen Adresse zu sein.

Tipp: Falls sich das Erstellen eines Angebotes schwerer als gedacht herausstellt, nutzen Sie Vorlagen und Muster, die es im Internet zu finden gibt. Eine Hilfestellung für den Anfang ist nie verkehrt, Sie können sie dann entsprechend abwandeln und anpassen.

Ein Vorgespräch, dass Vertrauen schafft, ist eine gute Vorraussetzung den Auftrag nach dem Angebot auch zu bekommen.

Ein Vorgespräch, dass Vertrauen schafft, ist eine gute Voraussetzung den Auftrag auch zu bekommen. (#02)

Alternativen

Es gibt Firmen, die berechnen das Erstellen eines Angebotes, um die aufgewendete Zeit nicht umsonst investiert zu haben. Kommt der Auftrag zustande, wird der Betrag verrechnet. Das ist eine Möglichkeit. Überlegen Sie aber wieder, wie es sich aus Sicht des Kunden verhält. Wenn dieser mehrere Angebote einholt, um sie vergleichen zu können, und dafür Geld bezahlen soll, wird er wohl eher die Finger davon lassen. Denn bei vier Angeboten a 50 Euro hätte er am Ende 150 Euro Verlust gemacht. Und das nur für einen Vergleich.

Rechtliche Vorgaben

In Deutschland entspricht ein Angebot den rechtlichen Vorgaben erst durch das Bereitstellen bestimmter Informationen. Nur so ist das Angebot rechtskräftig und damit auch gültig. Die Liste der geforderten Vorgaben und Informationen ist sehr allgemein gehalten und bezieht sich daher auf den Begriff des „Projektes“, welcher Produkte, Dienstleistungen oder Spezifisches aus Ihrer Branche mit einfasst.

Jeder Dienstleister muss seinem Auftraggeber verschiedene Informationen unaufgefordert zukommen lassen. Unter anderem:

Gegenstand des Angebots: Ein Überblick über das angebotene Projekt
Möglichkeiten der Umsetzung
Preise mit Zusatzkosten
Vergünstigungen: Rabatte, Nachlässe et cetera
Zahlungsbedingungen
Lieferbedingungen: Versandart, Lieferzeit und Weiteres
Verpackung (bei Waren)
Gültigkeitszeitraum für das Angebot
Gerichtsstand (falls Streitigkeiten auftreten)

Nicht alle dieser Informationen müssen zwingend im Angebot stehen (zum Beispiel der Gerichtsstand). Sie können auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgeführt sein. Dennoch muss in diesem Fall ausdrücklich darauf hingewiesen werden, wo der Auftraggeber diese Informationen finden kann.

Achtung!

Ein Angebot ist bindend. Angaben wie „ohne Gewähr“, „unverbindlich“ oder „Preis vorbehalten“ sind alternative Möglichkeiten, bieten aber keine Garantie. Einige Landgerichte stuften diese Freizeichnungsklausel als Wettbewerbsverstoß ein. Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es sinnvoll, einen Kostenvoranschlag mitzuschicken. Dieser darf später bis zu 20 Prozent des festgesetzten Preises überschritten werden. So sind Sie auf der sicheren Seite.

Ein klar definierter Zeitraum für die Gültigkeit des Angebots ist ebenfalls wichtig. Theoretisch ist Ihr Angebot sonst unbefristet und damit ein Jahr und länger gültig. Da sich mit der Zeit Voraussetzungen und Rahmenbedingungen ändern können, ist es besser, einen gewissen Zeitraum zu bestimmen.

Tipp: Auftragsbestätigung

Haben Sie in Ihrem Angebot einen Festpreis angegeben und dieses wird genauso angenommen, ist eine Auftragsbestätigung nicht unbedingt erforderlich. Ist das Angebot aber unverbindlich oder die Bestellung des Kunden weicht davon ab, ist angeraten, die endgültige Bestellung schriftlich festzuhalten und zu bestätigen.

Hilfreich ist es sich im Vorfeld zu überlegen was muss im Angebot stehen: Eine Checkliste abzuarbeiten, wenn man das Angebot schreibt, hilft dabei auch nichts zu vergessen. (#03)

Checkliste

Um den Überblick an all die Anforderungen an ein Angebot nicht zu verlieren, hier noch eine Liste mit den wichtigsten Punkten zur Orientierung. Im Endeffekt geht es immer darum, seinen Stil, Kernwerte und Schwerpunkte deutlich zu machen und somit das Unternehmen und seine Dienstleistung richtig vorzustellen. Die Liste ist nicht unbedingt vollständig, bietet aber einen Anhaltspunkt zur Orientierung.

Ist die Beschreibung des Projektes enthalten?
Wurden mögliche Umsetzungen genannt?
Sind Preise und Zusatzkosten aufgeführt?
Rabatte, Nachlässe erwähnt?
Sind die Zahlungsbedingungen aufgeführt?
Lieferbedingungen?
Wird die Verpackung definiert?
Ist der Gültigkeitszeitraum für das Angebot festgesetzt?
Aufführung des Gerichtsstands?
Ist ein Verweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gegeben?
Preise verbindlich oder unverbindlich?
Woraus setzt sich der Preis zusammen? Wird das deutlich?
Ist meine Dienstleistung überzeugend dargestellt?
Kommt die gewünschte Botschaft rüber?
Werden die Wünsche des Kunden abgedeckt?
Ist das Angebot positiv ausgedrückt?
Ist die Qualität der Dienstleistung sichtbar?
Zeigen Sie dem Kunden, was Sie auszeichnet, welchen Vorteil Sie bieten?
Wird deutlich, dass Sie den Auftrag wollen?
Stehen Sie voll und ganz hinter dem Angebot?

Tipp: Sollten Sie sich beim Erstellen eines bestimmten Angebotes absolut unsicher sein, suchen Sie zusätzlich einen Fachanwalt auf, der Ihnen weiterhelfen kann. So gehen Sie auf Nummer sicher und wissen es für das nächste Angebot dafür besser.

Angebote können immer noch ein wirksames Mittel sein, um Kunden für sich zu gewinnen. Anstatt sich über die Kunden zu beschweren, die man doch nicht ändern kann, sollten sich Selbstständige lieber überlegen, was sie verändern können, um das Interesse wieder zu wecken. Meist braucht es dazu gar nicht viel. Es ist Ihre Einstellung, die die Menschen spüren.