Der Megatrend der Digitalisierung erfordert auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen ein Umdenken. Es gilt die Datenflut, die täglich auf die Firmen einstürzt, zu kanalisieren und dann die Datensätze für Datenanalysen und das Erstellen von Berichten optimal aufzubereiten. Um die Informationen, die sich in den Datenbeständen verbergen, zu extrahieren und in Berichten anschaulich darzustellen, benötigen Firmen ein smartes BI Reporting Tool.
BI Reporting Tool: Professionalisierung der Berichtserstellung
Moderne Business Analytics Tools helfen dabei, das Unternehmen voran zu bringen. Noch nie verfügten Firmen über eine solche Menge an Daten aus den unterschiedlichsten Quellen. Neben den Unternehmens-, Kunden- und Mitarbeiterdaten stehen auch Geodaten, Sensordaten und Datensätze aus den Interaktionen in den Social Media zur Verfügung. Gelingt es, die Informationen, die in den Datenbeständen stecken, zu extrahieren, wird es leichter, auf drängende Fragen der Unternehmensführung eine Antwort zu finden. Welche Kostensenkungspotentiale gibt es entlang der gesamten Wertschöpfungskette und wie kann der Markt kundengruppenspezifisch segmentiert werden? Welche Innovationen fördern das Wachstum des Unternehmens und auf welchen regionalen Märkten sollte sich das Unternehmen vermehrt engagieren?
Dank der modernen Informationstechnologie und bezahlbarer Speichermedien sind die Firmen in der Lage, so viele Daten wie nie zuvor zu speichern und zu verarbeiten. Nach der Datenanalyse werden die Ergebnisse in Berichten zusammengefasst und möglichst anschaulich dargestellt, damit sich auch Mitarbeitern, die sich nicht täglich mit den Fachfragen beschäftigen, die Zusammenhänge möglichst anschaulich erschließen. Zu diesem Zweck wird ein BI Reporting Tool eingesetzt. Bei der Auswahl eines konkreten Business Intelligence Tools setzen besonders kleinere und mittelständische Unternehmen auf flexible Lösungen, die möglichst im Self Service eingesetzt werden können. Komplexe BI-Systeme im SAP-Umfeld sind für derartige Firmen und auch die Bedürfnisse der Fachabteilungen zu mächtig, starr und selbstverständlich auch zu teuer. Darüber hinaus erfordern derartige BI-Systeme eine zeit- und personalaufwendige Implementierung.
BI Reporting Tool: Werkzeug für Fachanwender (#01)
Anforderungen an ein BI Reporting Tool
Business Intelligence Tools, mit denen Berichte erstellt werden, sind Anwendungen, die im Kontext von Big Data Massendaten abrufen, analysieren und anschließend die Ergebnisse der Datenanalyse visuell aufbereiten und zu Berichten zusammenstellen. Diese Reports dienen als Entscheidungsgrundlage für das Management und die Geschäftsführung. Es gibt zahlreiche verschiedene Werkzeuge dieser Art, darunter auch Open Source Anwendungen, mit denen Unternehmen kostengünstig in den Bereich der Business Intelligence einsteigen können. Zunehmend setzt sich ein BI Reporting Tool für die Anwendung im Self Service durch, denn mit diesen Werkzeugen können auch User, die nicht über die technischen Kenntnisse eines Informatikers verfügen, Datenanalysen eigenständig durchführen und Reports zusammenstellen.
An ein BI Reporting Tool werden folgende Anforderungen gestellt:
- Integration und Konsolidierung von Datensätzen aus verschiedenen Quellen
- Auswertung der Datenbestände anhand vorher festgelegter Fragestellungen
- einfache Handhabung
- übersichtliche Visualisierung der Analyseergebnisse
- Wahlmöglichkeit zwischen unterschiedlichen Diagrammtypen
- Möglichkeit der interaktiven Datenanalyse
- Blick ins Innere des Diagramms (hinein zoomen)
Wird das BI Reporting Tool optimal in die Systemumgebung integriert, werden schon im Vorfeld der Datenanalyse Probleme mit der Datenqualität erkannt. Eine nicht ausreichende Datenqualität ist der Hauptgrund dafür, dass mit einer Business Intelligence Anwendung nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
Wie wird ein BI Reporting Tool ausgewählt?
Vor der Entwicklung der Self-Service-Business-Intelligence-Anwendungen ging der Einführung eines BI-Systems eine strategische Entscheidung voraus, die über einen längeren Zeitraum geplant wurde. Sowohl für die Planung als auch für die Einführung der Werkzeuge waren die Experten der IT-Abteilung verantwortlich. Ein Reporting Tool diente vorrangig der Konsolidierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen. Außerdem wurden die Anwendungen zentral in der IT-Abteilung verwaltet und nur wenigen, ausgewählten Usern zur Verfügung gestellt. Voraussetzung für das Bedienen der Anwendungen war das Vorhandensein vertiefter IT-Kenntnisse.
Diese Vorgehensweise hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Heute treiben die Fachabteilungen die Einführung eines Reporting Tools und Business Analytics Tools voran und auch kleinen und mittelständischen Unternehmen eröffnen sich mit der Nutzung der innovativen Data Analytics ganz neue Perspektiven. Anwender stellen andere Anforderungen an die Software, die ihnen schnelle, möglichst interaktive Datenanalysen liefern und die Erstellung von Berichten unterstützen soll.
Auf diese Weise werden die Fachabteilungen unabhängiger von der IT-Abteilung und ersparen sich oft wochenlanges Warten auf standardisierte Berichte. Stattdessen entscheiden die Mitarbeiter in den Fachabteilungen, unter welchen Gesichtspunkten die Datenbestände analysiert werden sollen. Somit werden die Fachkenntnisse der Mitarbeiter wesentlich besser bei der Datenanalyse berücksichtigt und auch spontane Fragestellungen können mit Ad hoc Abfragen betrachtet werden.
BI Reporting Tool: professionelles Datenmanagement (#02)
Trends und Entwicklungen im Zusammenhang mit den BI Reporting Tools
Neben großen zentral gemanagten BI-Systemen werden zunehmend flexible Anwendungen für die Fachabteilungen ausgewählt.
Insgesamt sind folgende Trends auf dem Markt für BI-Tools zu beobachten:
- Self Service Anwendungen
- Schwerpunkte im Bereich Data-Discovery und Visualisierung
- Anwendungen sollen die Zusammenarbeit fördern
- mobile Zugriffsmöglichkeiten auf die Werkzeuge sind erwünscht
- SaaS-BI-Tools
- Cloud Lösungen
- Möglichkeit der Analyse von Streamingdaten
BI Reporting Tool: Verbreitete Probleme beim Einsatz der Werkzeuge
Die modernen Software Lösungen bieten ein großes Potential, wenn es darum geht, Unternehmen im globalen, dynamischen Wettbewerb zu stärken und die Digitalisierung auf dem Weg zu Big Data und Industrie 4.0 voranzutreiben. Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit ermöglichen es den Anwendern, schnell entscheidungsrelevante Informationen zu generieren und diese Informationen zu Reports zusammenzustellen. Dabei ist festzustellen, dass oft eine mangelhafte Datenqualität die Ursache für unbefriedigende Ergebnisse ist. Unternehmen sollten deshalb dem Prozess der Datenbereinigung genug Aufmerksamkeit schenken. Nur wenn der Input eines BI-Systems, die Datenbestände, die qualitativen Anforderungen erfüllt, kann ein BI-Tool die gewünschten Ergebnisse liefern.
Darüber hinaus muss darauf geachtet werden, welchen Bedarf das Unternehmen im Hinblick auf die Datenanalyse und Berichtserstellung hat. Die Auswahl des BI-Tools sollte auf Basis einer Bedarfsanalyse erfolgen, damit keine überdimensionierten Lösungen ausgewählt werden oder solche, die für das bestimmte Einsatzgebiet nicht geeignet sind.
BI Reporting Tool: ausgewählte Anwendungen im Vergleich
Mittlerweile können die Unternehmen aus einer Vielzahl von Angeboten das passende BI Reporting Tool wählen. Im Folgenden werden BI-Tools vorgestellt, die ohne lange Einarbeitungszeit und hohen Aufwand für eine Implementierung eingesetzt werden können. Alle Werkzeuge ermöglichen die Integration von Datensätzen aus strukturierten und unstrukturierten Quellen und liefern aussagekräftige Analyseergebnisse, mit denen das Management seine Entscheidungen fundieren kann.
| BI-Tool | Besonderheit | Vorteil | Nachteil |
| IBM Watson Analytics | User wird durch die Anwendung geführt, viele Optionen für Analyse, Prognosen und Visualisierungen |
cloud-basiert | sehr umfangreich |
| Microsoft Power BI | in der Einstiegsversion kostenloser Cloud Service | anwenderorientiert, viele Funktionen | Import von Excel-Dateien nur tabellarisch möglich |
| MicroStrategy Analytics | integriert auf einer Plattform Berichtserstellung, Dashboards und Datenanalysen | hohe Skalierbarkeit | vornehmlich für komplexe Umgebungen geeignet |
| Qlik Sense | Verwaltungsoptionen besonders umfangreich, In-Memory-Engine sorgt für Schnelligkeit | unterschiedlichste Datenquellen integrierbar | eher für Großunternehmen zu empfehlen |
| SAP Lumira | entfaltet Stärken im SAP Umfeld | sehr gut für die Nutzung durch Fachanwender geeignet | nicht problemlos für alle Datenquellen geeignet |
| Tableau | viele Optionen für Visualisierungen | intuitiv bedienbar | realtiv teuer |
IBM Watson Analytics
Neben der mächtigen BI-Plattform Cognos bietet IBM mit Watson Analytics ein flexibles Reporting-Tool für Fachanwender und kleinere Unternehmen an. Dieses cloud-basierte Self-Service BI-Tool zeichnet sich durch besondere Anwenderfreundlichkeit aus. Die User können Muster und Auffälligkeiten in den Datenbeständen identifizieren, ohne über Statistik- oder Programmierkenntnisse zu verfügen. Anwender können stattdessen einfach Fragen formulieren, wodurch diese Anwendung das Potential hat, die Rolle des Data Scientist im Unternehmen zu übernehmen oder diesen erheblich zu entlasten. Die Software schlägt auch eigenständig Analysen anhand der Beurteilung der vorhandenen Datensätze vor und erkennt selbstständig Prädiktoren, mit denen die Erstellung von Prognosen erleichtert wird. Auch hinsichtlich der Visualisierung schlägt das BI-Tool dem User verschiedene Optionen vor und ermöglicht ein „Story-Telling“ mit den Analyseergebnissen.
Video: Unser Reporting-Tool in 30 Sekunden
Microsoft Power BI
Dieses BI-Tool erweitert das Spreadsheet-Tool Excel in Richtung umfassender Business Intelligence. Nutzer schätzen dabei, dass es auf der bekannten Anwendung Excel aufbaut, wodurch die Hemmschwelle für die Anwendung reduziert wird. Auch diese Plattform kann mit Fragen umgehen, die in natürlicher Sprache vorgetragen werden, setzt also keine Programmierkenntnisse voraus. Bei der Formulierung der Fragen muss allerdings darauf geachtet werden, dass die Spaltenüberschriften wörtlich übernommen werden. Es gibt viele Dashboards für verschiedene Anwendungen und die Integration unterschiedlichster Datenquellen gelingt ebenfalls problemlos. Eine Aktualisierung der Daten erfolgt bei Bedarf in Echtzeit. Apps für mobile Endgeräte erweitern das Einsatzspektrum.
MicroStrategy Analytics
Das BI-Tool punktet mit seiner hohen Skalierbarkeit. Die Anwendung unterstützt alle denkbaren Datenquellen und ist besonders für den Einsatz in komplexen Umgebungen geeignet. Auch Datenanalysen im Umfeld von Big Data sind mit dieser Anwendung problemlos möglich. Obwohl das BI-Tool eher für Großkunden zugeschnitten ist, bietet es den Usern der Fachabteilungen zahlreiche Möglichkeiten der interaktiven Datenanalyse. Darüber hinaus gibt es ein Cloud-Angebot und die Möglichkeit der mobilen Nutzung. Es stehen außerdem leistungsfähige Visualisierungstechniken zur Verfügung, mit denen der Nutzer schnell und einfach Reports erstellen kann. Es werden jedoch keine Darstellungsformen vorgeschlagen, sondern der Nutzer muss selbst die geeignete Form der Darstellung finden.
BI Reporting Tool: Analyse der Datenbestände und Visualisierung der Ergebnisse
Qlik Sense
Die Anwendung Qlik Sense hat besondere Fähigkeiten hinsichtlich des Aufspürens von Datensätzen und Zusammenhängen. Auch wenig geübten Anwendern gelingt es, Datenanalysen durchzuführen und Dashboards zu erstellen. Die IT-Abteilung managt das BI-Tool dennoch zentral, sodass sie nicht den Überblick über die Nutzung verliert, obwohl diese überwiegend in den Fachabteilungen stattfindet. Zugriffe werden regelkonform gesteuert und eine zentrale Bibliothek gewährleistet die Datenkonsistenz. Es gibt Anwendungen für die Cloud und mobile Apps. Per Drag and Drop werden Diagramme, Pivot-Tabellen oder andere Tabellen auf ein leeres Arbeitsblatt gezogen. Danach werden einfach die Dimensionen und Kennzahlen aus der Dropdown-Liste hinzugefügt.
SAP Lumira
SAP Lumira ist ebenfalls für die Nutzung durch Fachanwender konzipiert und ergänzt das Angebot des Unternehmens, das eher für die Konzipierung mächtiger BI-Infrastrukturen in Großunternehmen bekannt ist. Auf einem einfach zu bedienenden User-Interface führen die Anwender ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung eigenständig Datenanalysen durch und können auch für die adäquate Visualisierung und Berichtserstellung sorgen. Diese Software punktet besonders in Kombination mit anderen SAP-Tools. Lumira ist darüber hinaus als Cloud-Version verfügbar und steht auch als mobile Anwendung zur Verfügung. Grafiken und Storyboards können über die Cloud publiziert und außerdem geteilt werden. Ansonsten stehen drei Server-Varianten für die interne Kommunikation zur Verfügung.
Tableau
Mit Tableau lassen sich Daten sehr gut aufspüren und Muster oder Kausalitäten leicht erkennen. Eine intuitiv bedienbare Oberfläche ermöglicht, mit Hilfe von Drag and Drop Funktionalitäten schnell erste Analyseergebnisse zu generieren. Besonders die einfache Bedienbarkeit macht Tableau zu einem beliebten BI-Tool in den Fachabteilungen. Das moderne BI-Tool kann Datensätze aus klassischen SQL-Datenbanken nutzen aber auch aus Big-Data-Plattformen wie Hadoop oder aus anderen Quellen wie beispielsweise Google-Analytics. Für die Publikation der Ergebnisse der Datenanalyse benötigt der Nutzer die Server-Komponente des Herstellers, die als SaaS (Software as a Service) Variante in der Cloud verfügbar ist.
BI Reporting Tool: die wichtigsten Kriterien für die Auswahl
Der Trend geht bei der modernen Datenanalyse hin zu Self Service Anwendungen, mit denen Fachanwender, die wenig Kenntnisse und Erfahrung in den Bereichen Statistik und Informatik besitzen, eigenständig Datenanalysen durchführen und Berichte erstellen können. Mit diesen Anwendungen kommen auch kleinere und mittelständische Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Transformation einen entscheidenden Schritt voran.
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