Home Office Regelung: Darum wird extern mehr gearbeitet

Die Home Office Regelung wird von Arbeitgebern immer wieder mit Skepsis betrachtet. Es steht die Frage im Raum, ob Arbeitnehmer wirklich ihre Arbeitszeit ausnutzen oder nicht vielleicht doch einfach frei machen oder verkürzen. Dabei ist es genau anders, wie eine Studie nun zeigt.

Die Home Office Regelung und was dahinter steht

Ein Unternehmen lebt davon, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber in Einklang miteinander die Ziele der Firma im Blick haben. Dabei steht jedoch auch eine solide Work-Life-Balance auf dem Programm, bei der das Home Office eine immer größere Bedeutung bekommt. Die Home Office Regelung wird daher früher oder später sehr gerne zum Thema. Rund 40 Prozent der Unternehmen in Deutschland haben grundsätzlich kein Problem damit, wenn die Beschäftigten auch einmal von zu Hause aus arbeiten. Dabei hat jedes Unternehmen für seine Arbeitnehmer eine eigene Home Office Regelung. Diese kann ganz unterschiedlich ausfallen.

Sehr beliebt sind die Modelle:

1. Spontanes Home Office mit Kontakt zum Unternehmen
   In diesem Fall ist der Mitarbeiter immer erreichbar. Der Kontakt kann über eine Konferenzschaltung oder auch über das Telefon bestehen. Teilweise werden feste Zeiten vereinbart, zu denen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer besprechen. In diesem Fall wird die Home Office Regelung flexibel und spontan genutzt und kommt beispielsweise zum Einsatz, wenn die Kinder krank sind.
2. Das komplette Home Office
   Es gibt Arbeitgeber, bei denen ist es auch möglich, nur die Home Office Regelung zu nutzen. Dies hängt aber auch vom Aufgabenspektrum des Arbeitnehmers ab. Hier wird meist mit einer Zeiterfassung über das Einloggen am PC gearbeitet. Es spielt aber auch eine Vertrauensbasis mit hinein.
3. Home Office Regelung mit Präsenztagen
   Schließlich gibt es noch die Variante, feste Tage für das Home Office sowie feste Tage für die Präsenz im Unternehmen zu haben. So macht der Arbeitnehmer beispielsweise nur am Freitag Home Office, die restlichen Tage ist er vor Ort. Dies ist für die Planung eine sehr gute Lösung.

Die Home Office Regelung und die Produktivität

Die subtile Angst der Arbeitgeber ist es, dass der Arbeitnehmer nicht diszipliniert genug ist, um im Home Office aktiv zu arbeiten und die volle Leistung zu erbringen. Diese Ängste hat nun aber eine Studie widerlegt, die durch das Institut der deutschen Wirtschaft durchgeführt wurde. Die Essenz der Studie ist, dass eine Home Office Regelung durchaus hilfreich sein kann. So zeigt sich hier, dass Arbeitnehmer, die außerhalb vom Betrieb arbeiten, oft sogar längere Arbeitstage haben. Dabei sind sie jedoch nicht unglücklich, sondern durchaus sehr produktiv und zufrieden. Hierbei wird vor allem von den mobilen Computerarbeitern ausgegangen. Rund vier Stunden pro Woche arbeiten sie mehr. Die Arbeitstage liegen nicht selten über zehn Stunden.

Kritik an der Home Office Regelung

Produktivität ist also meist nicht das Problem bei einer Home Office Regelung. So lange das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern in Kontakt bleibt, ist es kaum zu befürchten, dass diese Möglichkeit ausgenutzt wird. Dennoch haben Experten Kritik an der Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Gründe gibt es mehrere. Die Zeiterfassung lässt sich nicht richtig durchführen. Das kann dazu führen, dass Arbeitnehmer ihre Mehrarbeit gar nicht durch Freizeit ausgleichen, weil ihnen der Nachweis fehlt oder sie sich nicht trauen, die Überstunden zu benennen. Eine Grundunsicherheit darüber, ob der Arbeitgeber die Mehrarbeit glaubt, besteht bei den Arbeitnehmern.

Der nächste Punkt ist die Work-Life-Balance. Zwar heißt es, dass man im Home Office deutlich flexibler ist. Die Arbeit wird aber mit nach Hause genommen. Was ist das Problem an der Sache? Arbeitnehmer sind ständig erreichbar. Das ist schlecht für die Gesundheit und für das Familienleben. Es ist kaum möglich, den Feierabend klar zu definieren. Noch schnell eine Mail lesen oder in Kontakt mit dem Chef treten – gerne auch nach dem Abendessen. Dies führt auf die Dauer zu einer Unzufriedenheit, die nicht zu unterschätzen ist.

Mehr Balance durch Autonomie

Dennoch sollte die Home Office Regelung nicht zu negativ gesehen werden. Für den Arbeitnehmer bedeutet es nämlich auch ein Stück weit Autonomie, auf die zurückgegriffen werden kann. Das heißt, er fühlt sich freier in seinen Entscheidungen und ist dann auch nicht unzufrieden, wenn er mehr arbeitet. Stattdessen greift er sogar freiwillig häufiger auf seinen mobilen Arbeitsplatz zurück. Der gesamten Zufriedenheit tut dies keinen Abbruch. Deutsche Arbeitnehmer haben eine positive Wahrnehmung gegenüber einer Home Office Regelung. Inwieweit sich dies jedoch umsetzen lässt, hängt immer auch mit dem Unternehmen zusammen. Nicht nur Arbeitnehmer müssen flexibel sein, sondern auch Arbeitgeber.

So funktioniert die Home Office Regelung

Für eine funktionierende Home Office Regelung muss auch der Arbeitgeber bereit sein, etwas zu tun. Es gibt einige goldene Regeln, die beachtet werden sollten:

Die Regeln klar definieren

Es wird problematisch, wenn beiden Seiten nicht ganz klar ist, wie die Regeln sind. Diese müssen klar kommuniziert und auch definiert werden. Das ist die Aufgabe des Unternehmens. Der Arbeitgeber muss klar bestimmen, welche Aufgaben im Home Office zu erledigen sind. Aber auch Arbeitnehmer stellen Regeln auf. Dazu gehört beispielsweise, den Arbeitgeber darüber zu informieren, dass man nicht ständig erreichbar ist. Eine Home Office Regelung bedeutet nicht, immer auf das Telefon oder das Postfach zu schauen. Klare Zeiten für den Kontakt sind wichtig. Die Erreichbarkeit des Mitarbeiters kann auf bestimmte Zeiten festgelegt werden. Zudem müssen Mitarbeiter klar wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind.

Für eine gute Ausstattung sorgen

Das Unternehmen kann nicht davon ausgehen, dass der Mitarbeiter die technische Ausstattung für die Home Office Regelung selbst stellt. Es muss aber auch nicht unbedingt jedem Angestellten einen Laptop zur Verfügung stellen. Einige Unternehmen lösen das Problem besonders charmant. Sie haben spezielle Koffer mit Equipment für das Home Office. Hier befinden sich Laptop, Drucker und Papier. Wer gerne Home Office machen möchte, der meldet dies an, nimmt einen Koffer und arbeitet von zu Hause aus.

Natürlich ist es klar, dass Mitarbeiter, die viel Zeit im Home Office verbringen, eine andere Ausstattung benötigen. Hier kann durchaus über einen Dienst-Laptop gesprochen werden. Aber auch an dieser Stelle müssen die Erwartungen klar formuliert werden.

In Kontakt bleiben

Präsenztage sind ein wichtiger Faktor, damit die Mitarbeiter und die Vorgesetzten in Kontakt bleiben können. Ein Tag in der Woche oder im Monat sollte also bestehen, an dem die Mitarbeiter Präsenz zeigen, wenn sie sonst viel die Home Office Regelung nutzen. Dies ist auch wichtig, damit unter Kollegen der Kontakt bestehen bleibt. Zudem lassen sich auf diese Weise Meetings und Termine besser planen.

Die Mitarbeiter im Home Office nicht vergessen

Ein gutes Klima im Unternehmen basiert auch darauf, dass auf der menschlichen Ebene alles stimmt. Doch wie funktioniert das, wenn ein Mitarbeiter häufig im Home Office ist? Hier gibt es mehrere Möglichkeiten. Vorgesetzte sollten im Auge behalten, wann beispielsweise der Geburtstag des Mitarbeiters ist. Für diesen Tag kann ein Präsenztag geplant werden, der sich vielleicht gleich mit einem Meeting verbinden lässt. So kommen die Kollegen zusammen, es kann gratuliert werden und der Mitarbeiter fühlt sich als Teil des Teams. Bei Konferenzen und Meetings ist es zudem möglich, den Arbeitnehmer über eine Telefonkonferenz zu integrieren. Dies mag erst einmal nach einem technischen Aufwand klingen, ist aber schnell umgesetzt. Echtzeit-Kommunikation ist hier das Schlüsselwort.

Keine Herabwürdigung

Es ist lustig gemeint, doch Sprüche, die das Home Office denunzieren, sind nicht hilfreich. Mit einem Augenzwinkern darauf hinweisen, dass Donnerstag der kleine Freitag ist, wenn man am nächsten Tag Home Office macht? Das kommt nicht gut an. Es suggeriert den Kollegen, dass ihnen niemand glaubt, sie würden wirklich arbeiten. Es baut sich ein gewisser Druck auf, das Klima wird belastet. Auf die Dauer ist dies für die gesamte Verbindung nicht optimal. Treten diese Kommentare auf, liegt es auch in der Hand des Vorgesetzten, hier klar zu differenzieren und sich diese zu verbitten.

Objektive Messung der Leistung

Auch wenn mit der Home Office Regelung gearbeitet wird, muss die Leistung klar gemessen werden. Dabei ist eine objektive Arbeitsweise unbedingt zu empfehlen. Unternehmen sollten prüfen, ob der Mitarbeiter seine Arbeit schafft und vielleicht sogar noch produktiver ist. Nur so kann sich auch beidseitig ein Vertrauen aufbauen und Vertrauen ist die wichtigste Basis für das Home Office.

Fürsorge nicht vernachlässigen

Der Arbeitgeber hat für die Arbeitnehmer Fürsorge zu übernehmen. Was bedeutet das? Er muss dafür sorgen, dass Arbeitszeiten eingehalten werden. Wenn der Vorgesetzte feststellt, dass seine Mitarbeiter beispielsweise Mails vor allem am Abend beantworten, dann ist er in der Pflicht zu prüfen, ob dies einfach der Arbeitsstil des Angestellten ist oder ob er möglicherweise Überstunden macht und überlastet ist. Hier sollten sich Vorgesetzte auch nicht scheuen, in den direkten Kontakt zu gehen. Dies bedeutet, dass sie das persönliche Gespräch suchen. Oft klären sich dabei Ungereimtheiten, die für den Angestellten so gar nicht deutlich waren.

Faire Entlohnung

In den Vertragsverhandlungen weist der Mitarbeiter darauf hin, dass er gerne die Home Office Regelung nutzen möchte? Dies sollte sich nicht negativ auf das Gehalt niederschlagen. Unternehmen dürfen nicht davon ausgehen, dass sich Mitarbeiter auf diese Weise nicht ausreichend effizient einbringen. Stattdessen sollte sich das Gehalt auch hier an den Aufgaben und dem Beruf des Arbeitnehmers orientieren.

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