Scheinselbstständigkeit: Definition, Kriterien & Folgen

Scheinselbständigkeit oder nicht, diese Frage ist für die auftraggebenden Parteien bzw. für die Unternehmen von großer Relevanz. Wenn sie mit einem Auftragnehmer arbeiten, dessen Selbständigkeit vom Gesetz nicht anerkannt wird, so hat dies für beide Seiten schwerwiegende Folgen. Deshalb ist es wichtig, sich intensiv mit dieser Thematik zu befassen.

Die Risiken der Scheinselbstständigkeit

Zunächst sind es Selbständige, die mit dem Begriff der Scheinselbständigkeit konfrontiert werden. Wenn ihnen der Status eines Freiberuflers aberkannt wird, müssen sie rückwirkende Beiträge für die Sozialversicherung bezahlen. Hier drohen oft hohe Summen für die freien Mitarbeiter bzw. Auftragnehmer. Niemand sollte sich vor den Kontrollen zu sicher fühlen oder Unwissenheit vorschützen. Besser ist es, sich über die speziellen Definitionen und Bedingungen zu informieren. So darf ein Selbständiger beispielsweise nicht weisungsgebunden sein oder sich fest in den alltäglichen Betrieb eingliedern.

Die Prüfung, ob jemand scheinselbständig ist oder nicht, erfordert ein genaues Hinsehen. Das Arbeitsrecht in Kombination mit dem Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht sorgt für eine strenge Regulierung. Damit einher gehen die Empfehlungen, was bei einer späteren Entdeckung einer unberechtigt selbständigen Tätigkeit zu tun ist. Rückzahlungsansprüche entstehen nicht nur zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, sondern auch zwischen diesen beiden Parteien und dem Finanzamt, den Sozialbehörden und anderen Organvertretern.

Die Definition von Scheinselbständigkeit

Die Kontrolle der Scheinselbständigkeit bezieht sich nicht nur auf die Prüfung der schriftlichen Verträge. Auch das tatsächliche Arbeitsverhältnis und die speziellen Bedingungen im Arbeitsalltag werden einem genauen Check unterzogen. Die Prüfer konzentrieren sich darauf, eindeutige Beweise zu finden und so die unerlaubte Scheinselbständigkeit nachzuweisen. Als Orientierungshilfe für die Definition sind die hier aufgeführten Kriterien zu nennen:

• Der Selbständige arbeitet dauerhaft für nur einen einzelnen Auftraggeber,
• mindestens fünf Sechstel des Umsatzes kommen nur von einem Auftraggeber,
• im Rahmen der Selbständigkeit wird kein Mitarbeiter versicherungspflichtig beschäftigt.

Weitere Kriterien wie die Weisungsbefugnis gehen noch stärker ins Detail und lassen sich erst durch eine Kontrolle vor Ort feststellen. Hierbei erfahren die Prüfer auch mehr über das Arbeitsumfeld, also ob der Scheinselbständige ggf. einen eigenen Arbeitsplatz beim Auftraggeber hat oder ob ihm spezielle Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden.

 

Weitere Hinweise auf Scheinselbständigkeit

Für die Unternehmer, die sich über das Arbeitsverhältnis zu ihrem Auftragnehmer informieren möchten, gibt es eine Art Fragenkatalog. Wenn die Antwort bei jeder dieser Fragen „Ja“ lautet, dann handelt es sich mit großer Wahrscheinlichkeit um eine anerkannte Selbständigkeit.

• Handelt der Selbständige unabhängig von den Weisungen des beauftragenden Unternehmers?
• Kann er die eigene Arbeitszeit selbst festlegen?
• Ist er von einer regelmäßigen Berichterstellung befreit?
• Hat er eigene Arbeitsmittel wie Hardware und Software?
• Kann er seinen Arbeitsplatz im Unternehmen frei wählen?
• Gibt es eine Abgrenzung der selbständigen Tätigkeit von den Aufgaben der Angestellten?
• Ist der Auftritt des eigenen Unternehmens zu erkennen?

Im Grunde genommen besteht die Gefahr der Scheinselbstständigkeit für alle Personen, die durch selbständige Tätigkeit Auftragsarbeiten erledigen. Vor allem bei Freiberuflern und freien Mitarbeitern ist deshalb zu prüfen, ob die gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. In der Regel melden Letztere ein Gewerbe an, während die Freiberufler üblicherweise darauf verzichten können und dementsprechend auch nicht der Gewerbesteuer unterliegen.
Typische Branchen und Tätigkeitsfelder für diese Form der Auftragsarbeit sind:

• Berater und Makler,
• Honorarärzte, Heilberufler, Kranken- und Pflegepersonal,
• Programmierer, Designer und Texter,
• Handwerker,
• Kurierfahrer und Speditionsfahrer,
• Honorarkräfte wie Dozenten und Coaches.

Die juristischen und finanziellen Folgen bei erkannter Scheinselbständigkeit

Für die auftraggebenden Unternehmen hat die nachgewiesene Scheinselbstständigkeit rechtliche und auch monetäre Konsequenzen. Sie müssen sämtlichen Zahlungsverpflichtungen und auch der Haftungspflicht rückwirkend nachkommen. Das heißt, dass für die beauftragten Personen unter anderem die Sozialversicherungsbeiträge und die Rentenversicherung nachgezahlt werden müssen, da sie laut Arbeitsrecht wie die anderen Arbeitnehmer behandelt werden.

Die Zeit der Rückwirkung bezieht sich auf maximal vier Jahre. Hinzu kommen ggf. Säumniszuschläge. Allerdings ist es möglich, innerhalb eines Monats die Statusfeststellung zu beantragen, um eine erneute Prüfung durchzuführen. Die Pflicht zur Sozialversicherung tritt erst in Kraft, wenn eine endgültige und unanfechtbare Entscheidung getroffen wurde.

Auch die Lohnsteuer wird rückwirkend von den Finanzbehörden eingefordert, mit der gleichen Regelung, die sich auf vier Jahre in der Vergangenheit bezieht. Wenn festgestellt und nachgewiesen wird, dass es sich um eine vorsätzliche Scheinselbstständigkeit handelt, drohen außerdem zusätzliche Bußgelder. Sogar eine Haftstrafe und Rückzahlungsforderungen, die sich auf einen Zeitraum von maximal 30 Jahren erstrecken, sind möglich.

Das Finanzamt prüft außerdem die ausgewiesene Umsatzsteuer, die auf den Rechnungen des scheinselbstständigen Unternehmers zu finden ist. Diese wird infolge des falschen Status unwirksam. Mit anderen Worten: Der bereits erfolgte Abzug der Vorsteuer ist unzulässig, eine Berichtigung findet statt und die entsprechenden Beträge sind zurückzuzahlen. Die Beschäftigung des bis dahin tätigen freien Mitarbeiters wird für ihn und für den Arbeitgeber quasi als Tätigkeit im Rahmen eines Angestelltenverhältnisses betrachtet.

 

Die Perspektive des Auftragnehmers

Die Folgen für die selbständig tätige Person beginnen mit der sofortigen Beendigung seines Status. Er wird zum Arbeitnehmer, während der Auftraggeber zum Arbeitgeber wird. Für den „neuen“ Angestellten bedeutet das unter anderem, dass er durch den veränderten Status seiner Beschäftigung mehr Rechte bekommt, unter anderem Kündigungsschutz und Lohnfortzahlungsverpflichtung. Anstelle des bisher erhaltenen Honorars erhält er Gehaltszahlungen, die sich an der Höhe des Honorars orientieren. Weitere Schritte sind die Abmeldung beim Gewerbeamt und die Beendigung der Mitgliedschaft bei der verantwortlichen Industrie- und Handelskammer.

Beide Parteien sind rechtlich gesehen Gesamtschuldner und teilen sich üblicherweise die Nachzahlungen. Das geschieht beispielsweise dadurch, dass das beauftragende Unternehmen einen bestimmten Anteil für die Sozialversicherungsbeiträge vom Gehalt abzieht.
Wie bereits beschrieben, muss der ehemalige Selbständige seine Rechnungen für ungültig erklären bzw. korrigieren. Das heißt, dass die unberechtigt abgezogene Vorsteuer ans Finanzamt zurückgezahlt wird.

 

Die sichere Vorgehensweise für Unternehmen

Bevor ein Unternehmer sich auf das Angebot von freien Mitarbeitern einlässt, sollte er genau die Voraussetzungen prüfen. Bei detaillierten Fragen kann ein Steuerberater oder ein Anwalt nützliche Hinweise geben oder die Situation genau durchleuchten. Natürlich muss man auf jeden Fall den Dienstleistungsvertrag sorgfältig kontrollieren. Hier wird oft die Entscheidungsfreiheit der beauftragten Freiberufler beschrieben. Auch die Überlegungen zur Arbeitsweise und zum Arbeitsplatz können in diesem Zusammenhang aufzeigen, wie unabhängig die beauftragte Person tatsächlich ist. Für die Freelancer darf auf keinen Fall eine Weisungsgebundenheit bestehen. Einige Unternehmen setzen sogar voraus, dass ihre freien Mitarbeiter regelmäßig einen Nachweis dafür erbringen, dass sie auch für andere Auftraggeber aktiv sind.

Die folgenden Absätze im Vertrag schützen beide Parteien vor dem Verdacht der Scheinselbstständigkeit:

• Die Freelancer bzw. die beauftragten Parteien sind selbst für die gesetzlichen Abgaben wie Steuern und Sozialversicherung verantwortlich.
• Sie dürfen ggf. Auftragsarbeiten ablehnen (beispielsweise um Aufträge von anderen Kunden anzunehmen).
• Sie können eigene Mitarbeiter beschäftigen.
• Sie bringen maximal 50 % ihrer Arbeitskapazität für das Unternehmen auf.
• Die Höhe des Honorars und die Arbeitsbeschreibung werden genau festgehalten.
• Ggf. wird eine Nutzungsgebühr für das Arbeitsmaterial festgelegt.

Um sicherzustellen, dass es sich definitiv um keine Scheinselbstständigkeit handelt, gibt es noch einige weitere Hinweise. So haben die Beauftragten noch mehr Entscheidungsfreiheit, wenn sie eigene Räumlichkeiten nutzen. Selbst wenn die Tätigkeit für ein Unternehmen auch in dessen Büroräumen erledigt wird, sollte ein Home-Office vorhanden sein. Die hier genutzte Hard- und Software wird oft nicht nur für die Rechnungsstellung und andere organisatorische Aufgaben benutzt, sondern teilweise auch für die Arbeit selbst.

Für den Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht ist der Selbständige verantwortlich. Wenn Diskussionsbedarf wegen der Statusabfrage besteht, kann aber auch der beauftragende Unternehmer mit der Deutschen Rentenversicherung Kontakt aufnehmen.
Auf jeden Fall sollte die Kommunikation zwischen den zwei Parteien einwandfrei funktionieren. So lassen sich eventuelle Missverständnisse schon im Ansatz ausräumen. Da die Verantwortung von beiden getragen wird, ist ein direkter Austausch unumgänglich. Die übergreifende Diskussion hilft nicht nur dabei, die Korrektheit des Status zu überprüfen. Auch die Planung von Abwesenheiten und Auftragsterminen basiert auf einer offenen Kommunikation.

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