Die Zeit drängt: Ein neuer Mitarbeiter für die vakante Position im Industrieunternehmen muss her. Doch: Angesichts des Fachkräftemangels lässt sich qualifiziertes Personal regelrecht umwerben.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Onboarding oder schnelles Arbeiten: In der Industrie keine Option
Neue Mitarbeiter werden in der Produktion oder in der Verwaltung des Unternehmens gesucht. Oft startet die Mitarbeitersuche zu spät, sodass eine vakante Stelle schon länger frei ist. Die Aufgaben, die vom Stelleninhaber zu erledigen wären, bleiben liegen. Nun gilt es, schnell eine Entscheidung zu treffen und einen Bewerber rasch zum neuen Mitarbeiter zu machen. Doch bei Fach- und Führungskräften sollte der häufig als zeitraubend empfundene Onboarding-Prozess nicht der Zeitnot zum Opfer fallen.
Die Bedeutung des Onboarding-Prozesses in der Industrie
Ob in der Industrie oder in anderen Bereichen: Generell wird einem umfassenden Onboarding, also der zielgerichteten Integration neuer Mitarbeiter, zu wenig Bedeutung beigemessen. Dabei spielt dieser Prozess eine wichtige Rolle, sollen Stellen langfristig und mit dem passenden Personal besetzt werden. Vor allem in der Industrie, wo Prozesse eingespielt sind und ein Mitarbeiter eine Lücke füllen muss, die nicht anderweitig überbrückt werden kann, sollte der Mitarbeiterintegration die nötige Aufmerksamkeit gezollt werden.
Bei der Auswahl eines passenden Mitarbeiters spielen auch nachhaltige Werbegeschenke für neue Stelleninhaber eine wichtige Rolle, denn die neuen Arbeitskräfte sollen sich wertgeschätzt und erwünscht fühlen. Freilich ist es nicht mit einem solchen Geschenk getan, denn auch die Arbeitsatmosphäre muss passen, die Aufgaben müssen den Fähigkeiten des neuen Mitarbeiters entsprechen.
Allzu oft werden aber zu hohe Erwartungen gestellt, denen der Neuling nicht gerecht werden kann. Eine Lücke in einem bisher bestehenden und funktionierenden Team kann nicht einfach gefüllt werden. Die Erwartungen sind hoch, meist viel zu hoch. Das sorgt lediglich dafür, dass die Motivation des neuen Mitarbeiters sinkt und seine Leistungsbereitschaft schon bald gen null tendiert.
Generell sollte das Onboarding kein Prozess sein, den nur Führungskräfte höherer Positionen durchlaufen. Auch Mitarbeiter der unteren Ebenen sollten bis zu einem gewissen Maß gezielt eingearbeitet werden. ( Foto: Adobe Stock – Seventyfour )_
So geht gutes Onboarding
Nicht nur Führungskräfte in der Unternehmensverwaltung sind schwer zu ersetzen. Auch Mitarbeiter in der Produktion, die Maschinen bedient haben und dank selbstständiger Arbeitsweise eine wertvolle Stütze für den gesamten Produktionsablauf waren, reißen bei ihrem Weggang eine große Lücke. Über ein gezieltes Onboarding ist es möglich, neue Mitarbeiter an Bord zu holen und ihnen die spezifischen Aufgaben ihrer neuen Stelle zu verdeutlichen.
Generell sollte das Onboarding kein Prozess sein, den nur Führungskräfte höherer Positionen durchlaufen. Auch Mitarbeiter der unteren Ebenen sollten bis zu einem gewissen Maß gezielt eingearbeitet werden. Bei „Standard-Stellen“, die keine unternehmensspezifischen Aufgaben vorsehen, ist dies sicherlich verzichtbar. Doch bei allen anderen müssen die hohen Erwartungen durch entsprechende Onboarding-Maßnahmen begleitet werden.
Verantwortlich für das Onboarding ist die Personalabteilung bzw. in kleinen und mittleren Unternehmen ohne separate Abteilung der nächste Vorgesetzte des künftigen Mitarbeiters.
Wichtiger Vorteil gezielter Onboarding-Maßnahmen: Dadurch kann die Einarbeitungszeit des neuen Mitarbeiters entscheidend verkürzt werden.
Auch weitere Vorteile sind nach einer gezielten Aufnahme des neuen Mitarbeiters an dessen erstem Arbeitstag und der weiteren intensiven Betreuung zu erwarten:
- schnelle Mitarbeiterbindung
- Vorbeugung einer hohen Mitarbeiterfluktuation
- höhere Leistungsbereitschaft der neuen Mitarbeiter
- höhere Produktivität
- höhere Motivation des neuen Mitarbeiters
- Stärkung der Arbeitgebermarke, leichteres künftiges Recruiting
Diese erste Phase beginnt schon, noch ehe der Mitarbeiter das erste Mal an seinem künftigen Arbeitsplatz erscheint. ( Foto: Adobe Stock -peopleimages.com )
Onboarding im Paket: Planung ist alles
Es reicht nicht mehr, einen neuen Mitarbeiter per Handschlag und mit netten Worten zu begrüßen. Vielmehr braucht es einen konkreten Onboarding-Plan, der zu einem Willkommenspaket geschnürt wird. Damit soll dem neuen Mitarbeiter vermittelt werden, dass er wichtig ist, dass er eine große Lücke füllt und dass man auf eine gute Zusammenarbeit hofft. Die Ausstattung dieses Willkommenspakets ist unterschiedlich und kann aus kleinen Geschenken, der Vorstellung aller Teammitglieder und der individuellen Einarbeitung des Mitarbeiters bestehen.
Die zu überreichenden Präsente müssen nicht wirklich groß sein. Ein hochwertiges Schreibgerät oder eine eigene Kaffeetasse mit dem Namen des Mitarbeiters sind genug. Ähnlich wie Werbeprodukte erinnern sie den Mitarbeiter immer wieder an seinen Neuanfang in dem betreffenden Unternehmen und an den hoffentlich gelungenen Start im neuen Team.
Planung mit System
Im Produktionsbetrieb muss alles geplant werden: Maschinenzeiten, Auslieferungen, Bestellungen, Kundentermine etc. Nichts davon bleibt dem Zufall überlassen. Warum sollte beim Onboarding anders vorgegangen werden? Auch hierbei kommt alles auf die perfekte Planung und Vorbereitung an. Eine unvollständige oder fehlerhafte Vorbereitung hingegen kann dazu führen, dass der neue Mitarbeiter direkt zu Beginn seiner Tätigkeit im Unternehmen Misserfolge hinnehmen muss. Außerdem könnte der Neue den Eindruck bekommen, dass es im Unternehmen recht unorganisiert zugeht.
Wichtig ist des Weiteren, die Kollegen des neuen Mitarbeiters mit einzubinden. Sie müssen Lücken schließen, die durch die fehlende Erfahrung des betreffenden neuen Mitarbeiters noch vorhanden sind. Gleichzeitig lassen Sie dem Neuen immer mehr Freiräume. Er darf mehr Verantwortung übernehmen und wird so Stück für Stück an seine Aufgaben herangeführt. Wichtig ist, dass sich der neue Mitarbeiter schnell wohlfühlt, denn das Wohlbefinden am Arbeitsplatz ist ein wichtiger Faktor für die Motivation, für die gewünschte Leistungsbereitschaft und Effizienz bei der Arbeit.
Leider sind viele Onboarding-Prozesse in der deutschen Unternehmenslandschaft noch von Fehlern besetzt oder bekommen generell zu wenig Aufmerksamkeit. Sie spielen im Einstellungsverfahren kaum eine Rolle und die gängigen Tipps zur Mitarbeiterintegration werden nicht berücksichtigt. Hauptsache, der neue Mitarbeiter kann schnell die Maschine bedienen bzw. findet sich rasch an seinem neuen Arbeitsplatz und in seinen Aufgaben zurecht.
Meist wird aber binnen kürzester Zeit klar, dass hier enorme Versäumnisse vorliegen, die nach und nach aufgeholt werden müssen und damit zu einem Verlust an Produktivität führen. Das bedeutet zusammenfassend, dass das Mehr an Energie, das in das Onboarding investiert wird, sich schon bald rechnet. Wohingegen das bloße Setzen auf das „Funktionieren“ des neuen Mitarbeiters, ohne diesem die nötige Einarbeitung oder ein ansprechendes Willkommen zu gönnen, zu Verlusten an Leistung, Effizienz und Effektivität führt.
Die letzte Stufe des Onboardings dauert länger als zwölf Monate. Während dieser Zeit erhält der Mitarbeiter mehr Freiräume, aber auch mehr Verantwortung übertragen. ( Foto: Adobe Stock – Svitlana )
Onboarding in drei Phasen vornehmen
Ein vollständiges Onboarding kann Experten zufolge in drei Phasen gegliedert werden:
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Preboarding
Diese erste Phase beginnt schon, noch ehe der Mitarbeiter das erste Mal an seinem künftigen Arbeitsplatz erscheint. In dieser Phase bereitet sich das gesamte Unternehmen auf die neuen Mitarbeiter vor. Gleichzeitig wird der künftige Angestellte mit den wichtigsten Informationen versorgt. Er bekommt einen Kontakt in der Personalabteilung genannt und erhält alles Wissenswerte zum Unternehmen, zu seinen Werten und der Ausrichtung der Firma.
Eventuell werden weitere Informationen gesammelt, die sich im Alltag hilfreich erweisen können. Wo gibt es den nächsten Kindergarten oder die nächste Schule? Wo kann das Auto geparkt werden und ist die Firma auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen? Der künftige Mitarbeiter wird sich wertgeschätzt fühlen, wenn ihm jemand all die organisatorischen Aufgaben abnimmt.
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Onboarding
Der neue Mitarbeiter tritt jetzt seine Stelle an. Zur Begrüßung erhält er sein Geschenk bzw. sein Willkommenspaket. Der Neuzugang wird allen Teammitgliedern vorgestellt und es werden auch die Mitarbeiter des Unternehmens präsentiert, die in anderen Abteilungen tätig sind. Sofern sie einen Kontakt mit dem oder der Neuen haben werden, sollten sie dem Neuankömmling bekannt gemacht werden.
Des Weiteren werden Schlüssel und Visitenkarten ausgehändigt, die IT wird zugänglich gemacht. Sozialräume werden gezeigt. Das für die Stelle wichtige Wissen sollte jedoch häppchenweise präsentiert werden, da das Einstürmen zu vieler Informationen eher kontraproduktiv ist.
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Integration
Die letzte Stufe des Onboardings dauert länger als zwölf Monate. Während dieser Zeit erhält der Mitarbeiter mehr Freiräume, aber auch mehr Verantwortung übertragen. Strategische Planungen werden gegenüber Führungsmitarbeitern deutlich oder diese können daran beteiligt werden. Netzwerke sind bekannt und können weiter ausgebaut werden. In Projekten wird die Leitung übernommen, eventuell steht die erste Beförderung an. Der Schritt vom Onboarding zur Integration ist fließend, daher kann kein konkreter Zeitraum als Dauer für die Integrationsphase genannt werden.
