Qualitätssicherung: mit Quality Management Software (QMS) gegen den Personalengpass

Qualitätssicherung per QM Software? „Wie soll die Abfahrtkontrolle nach Unterweisungskarte G7 ‚Spiegel einstellen‘ per Software durchgeführt werden?“ wird sich mancher Logistiker fragen. Die Frage stellt sich für viele Spezialisten in der Qualitätssicherung: Dies sind Instandhaltungs-Kontrollen bei Feuerlöschern und Feuerschutztüren, Gebäudeschäden oder auch ganz simpel Reinigungskontrollen im Bereich des Facility Management. In Hotellerie und Gastronomie gehört das regelmäßige Abarbeiten von Hygienechecklisten zur Qualitätssicherung. Mit einer neuen Software lassen sich aber genau die Maßnahmen der Qualitätssicherung sicher umsetzen. Was genau diese Software zur Qualitätssicherung leistet und wie all dies umgesetzt wird, zeigen wir hier.

Qualitätssicherung: Quality Management Software (QMS) für Prüfpunkte und Normen?

Mit unserem Artikel beleuchten wir folgende Aspekte. Wer in Teilbereichen bereits über hinreichend Fachwissen verfügt, klicke zu den interessanten Kapiteln.

Warum Qualitätssicherung?

Mit Qualitätssicherung (QS) (im Englischen Quality Assurance (QA) genannt) oder Qualitätskontrolle (im Englischen: Quality Control (QC)) bezeichnet die Wirtschaft Ansätze und Maßnahmen zur Gewährleistung von klar festgelegten Qualitätsanforderungen. In Wirtschaft und Gesellschaft ist das Vorhandensein von „Qualität“ im Sinne von bestimmten Eigenschaften bei Produkten und Dienstleistungen längst zum erwarteten Standard geworden.

Der Hotelgast erwartet, dass sein Zimmer beim Check-In „gemacht“ ist. Für das Hotel ist es unumstößlich, dass das Zimmer bis zum Check-In des nächsten Gastes „gemacht“ sein wird. Damit all dies so geschehen kann, haben Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen Arbeitsabläufe festgelegt, mit denen das Vorhandensein bestimmter zur Qualität beitragender Eigenschaften geprüft wird.

Die DIN EN ISO 9000:2015 spricht unter Punkt 3.3.6 von der Qualitätssicherung als einem Teil des Qualitätsmanagements. Die Norm stellt fest, dass QS darauf zielt, Vertrauen aufzubauen, dass bestimmte Anforderungen an die Qualität erfüllt werden. Qualitätsprüfungen sind Bestandteil der Qualitätssicherung.

Welche Probleme löst eine App in der Qualitätssicherung?

In der Theorie ist die Qualitätssicherung eine einfache Aufgabe. Einheitsblätter und Leistungsprogramme geben Details vor: VDM 24186, DIN EN 13549, DIN EN 15221-1, AMEV, SUVA, DIN 276, VDI 6022 und viele andere. Mitarbeiter wenden Einheitsblätter und Checklisten an, stellen Einhaltung oder Abweichung von der Qualitätsnorm fest. Doch in der Praxis sieht es oftmals anders aus.

Warum haben wir uns gerade firstaudit angesehen? Nach einem ersten Prüfen der Features erschien uns firstaudit als vielseitiger als andere. Auch Auskünfte zum Produkt erhielten wir schnell, unkompliziert und stets fachlich kompetent. Auch der Test der Demoversion verlief sehr unkompliziert. Vorher gab es noch eine kurze (und geduldige) Einweisung durch den Support des Herstellers.

Wenig Zeit, wenig Personal

Sicher kennen Sie die Situation: Für die Qualitätssicherung steht nur sehr wenig Zeit zur Verfügung. Hinzu kommt mit dem aktuellen Fachkräftemangel eine permanente Engpasssituation im Team: Mitarbeiterknappheit und Zeitmangel führen zu einem Flaschenhals, der QS entweder unmöglich macht, oder doch zumindest behindert. Zudem neigen Mitarbeiter in Stresssituationen zu erhöhter Fehlerquote und fahrlässig ausgelassene Prüfpunkte oder Teilproben können sich später als Bumerang erweisen.

Personal nur mit Minimal-Know-how zur QS

Wird Personal aus anderen Bereichen eingesetzt, um personelle Engpässe auszugleichen, bringen die Mitarbeiter oft nur minimales Wissen um die Art und den Umfang der QS-Maßnahmen mit. Auch eine Checkliste alleine ersetzt keine Praxiserfahrung. Das Risiko sinkender Wirksamkeit der Qualitätssicherung entsteht.

Mit QM Software genau hier entgegenwirken

Quality Management Software (QMS): auf mobilen Geräten stellt die QM-App bw. Software stets sicher, dass alle Prüfpunkte eines QS-Audits vollständig absolviert werden. Das QS-Tracking ermöglicht eine spätere Prüfung des gesamten QM-Vorgangs. (#2)

• >> Vollständige Abarbeitung der QS unterstützt durch Software
  Hier ist der erste Punkt an das QM System firstaudit bei der Qualitätssicherung ansetzt. Die App und Software firstaudit gibt dem QM-Team alle Arbeitsprozesse digital an die Hand. In Checklisten werden Details der Prüfungen und Audits aufbereitet. Die QMS firstaudit prüft die vollständige Abarbeitung der Checklisten, Teilproben und Ablaufprotokolle.
• >> Know-how-Transfer vor Ort
  Wenn Mitarbeiter im Umgang mit den Prüfpunkten noch unerfahren sind, können in firstaudit sowohl Erklärvideos als auch PDFs zu den Prüfpunkten hinterlegt werden.
• >> Dokumentation
  Der Wert der Qualitätsprüfungen steht und fällt auch mit der Dokumentation der Teilproben, Prüfungen und Testings. Daher sehen wir es auch als wichtige Aufgabe eines Tools wie einer Software an, die vollständige Dokumentation eines Audits zu ermöglichen. Die reine Erfassung „wurde ausgeführt“ genügt hier nicht.

Kommunikation und Datenflüsse blockiert

Oftmals bestehen Probleme in der Kommunikation, gibt es Informationsdefizite, können die Informationsflüsse nicht gesteuert werden. Das betrifft beispielsweise die Weitergabe der Ergebnisse eines Audits oder auch Daten, welche für einen Audit oder eine Prüfung benötigt werden.

Es hat sich gezeigt, dass mit der QM Software firstaudit die für einen Audit erforderlichen Daten dem Prüfvorgang zuordnen kann. Auch nach dem Audit kann die vollständig ausgefüllt Checkliste zur Weiterverarbeitung oder Archivierung weitergeleitet werden. Dies ermöglicht es, den Audit digital in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren. Ein Unterbrechen der Prozesskette durch menschliches Zutun kann so vermieden werden.

Papierlose Rundgänge und Inspektionen

Alle Daten des Bearbeitungsstandes des Audits werden in der Software gespeichert. Ebenso liegen alle relevanten Informationen in firstaudit QMS auf dem mobilen Gerät vor. Das ermöglicht papierlose Rundgänge und Inspektionen mit firstaudit auf dem mobilen Gerät.

Problemfall: Qualitätssicherung in Räumen ohne Mobilfunkempfang

Ein Problemfall für viele einfache Checklisten-Apps sind Prüfpunkte in Räumen ohne Mobilfunkempfang. Dort wird die Kommunikation zwischen App und Server unterbunden, Daten können nicht fließen. Gerade im Bereich Logistik oder Facility Management sind jedoch Prüfpunkte ohne Mobilfunkempfang keine Seltenheit.

Das QM System firstaudit besitzt für die Qualitätssicherung in Räumen ohne Mobilfunkempfang einen speziellen Offline-Modus. Der Offline-Modus ermöglicht das Arbeiten mit der Software auch ohne Verbindung zum Server. Später kann auf IOS und Android die Verbindung zum Server wieder aktiviert und in den Online-Modus gewechselt werden.

Was leistet die QM Software (QMS) / App „firstaudit“?

Die Quality Management Software (QMS) firstaudit der reinstil GmbH & Co. KG wurde als digitales Tool für Unternehmen und Organisationen entwickelt, die regelmäßig komplexe QM-Checklisten anwenden. Die QM-Checklisten können Inspektionen, stationäre Audits und Kontrollgänge umfassen. Das Besondere sind neben der zentralen Datenbank die vielen Features vor, während und nach der Durchführung eines solchen QM-Laufs. Diese besprechen wir weiter unten noch im Detail.

Die Quality Management Software (QMS) firstaudit wird auf mobilen Endgeräten eingesetzt. Nach Herstellerangaben ergeben sich so Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine Reduzierung von Fehlern im QS-Prozess. Wir haben die Laptop- / PC-Version (ohne Offlinefähigkeit) selbst nicht getestet. Mit der Browserversion ist das QM System firstaudit auch auf PC und Laptop verfügbar, wie der Hersteller uns erklärte.

Die QM Software firstaudit bietet dem Administrator und Prozessverantwortlichen umfangreiche Möglichkeiten der Konfiguration von Berechtigungen und Funktionen für die Mitglieder des QS-Teams. Daten aus Audits können auch als CSV, XML oder PDF exportiert werden. Die Software ist als native Anwendung auf iOS und Android- Tablets sowie Smartphones verfügbar. Für Windows Tablets und Laptops wird eine Browserversion angeboten.

Wie arbeitet man mit der QM Software (QMS) / App „firstaudit“?

Die Quality Management Software (QMS) firstaudit unterstützt in den verschiedenen Phasen des QM-Prozesses. Wir haben der Übersichtlichkeit halber die Beschreibung gegliedert. Wie wir in den Gesprächen mit dem Hersteller ebenfalls erfahren konnten, bietet reinstil individuelle Unterstützung und Anpassungen bei der Produkteinführung an.

Qualitätssicherung planen

Checklisten, Ablaufpunkte

Einer der Schritte in der Planung der Qualitätssicherung ist das Erstellen der Checkliste. In einem eigenen Backend erstellt man browserbasiert die Checklisten und Prüfobjekte, die später in der App genutzt werden. Die QM Software firstaudit lässt im browserbasierten Backend mehrere Wege zu.

1. Eingabe der Checkliste über einfache Seiten im Browser
2. Gemeinsames Erarbeiten der Checkliste mit dem Support des Herstellers reinstil
3. Übernahme der zu prüfenden Objekte als CSV-Datei
4. Übernahme der zu prüfenden Objekte aus dem ERP-System bzw. aus SAP

Die Punkte der Checkliste stellen einzelne Prüfungen dar. Ein solcher Punkt oder Prüfung kann eine von vielen QM-Stationen sein.

• Ein Testverfahren
• Ein Ablaufpunkte auf dem Rundgang im Gebäude oder auf dem Gelände
• Eine zu prüfende Maschinen
• Ein zu prüfendes Gebäude
• Eine zu testende Schnittstelle einer Software
• Ein Rückmelde- oder Kontrollanruf
• Ein Zähler, dessen Stand zu übermitteln ist
• Eine Temperaturfühler, dessen Messwert zu dokumentieren ist
• Der Reinigungsgrad eines Raumes, der per Foto zu dokumentieren ist

Alle Checklisten werden individuell vom anwendenden Unternehmen aufgebaut. Anpassungen sind jederzeit möglich, wie uns vom Hersteller auf Nachfrage versichert wurde. Eine Begrenzung auf wenig vorhandene Checklisten wie bei einfachen Checklisten-Apps entfällt bei firstaudit QMS.

Prozessbeschreibung

Eine Prozessbeschreibung kann vom Hersteller reinstil mit der Checkliste verknüpft werden. So ist die Prozessbeschreibung später für die ausführenden Mitglieder des QS-Teams verfügbar.

Qualitätssicherung durchführen

Mit dem QM System firstaudit arbeitet die prüfende Person die Checkliste ab. Werden Dabei Daten erfasst, so speichert die QM Software firstaudit diese Daten auf dem mobilen Gerät und überträgt diese später in die zentrale Datenbank.

Offline-Modus

Handelt es sich um einen Kontrollgang, so kann dieser bei der iOS oder Android-Version auch im Offline-Modus erfolgen. Der Offline-Modus kommt dann zum Einsatz, wenn der Kontrollgang Ablaufpunkte passieren lässt, für das Mobilgerät die keinen Empfang zulassen. Aufgenommene Daten können übertragen werden, wenn wieder in den Online-Modus gewechselt wird.

Tracking

Die QM Software firstaudit (QMS) lässt im Online-Modus zu jedem Zeitpunkt den Bearbeitungszustand der Checkliste erkennen. Das Echtzeit-Tracking im Online-Modus erlaubt das Ad-hoc-Prüfen verschiedener Fragen:

• An welcher Stelle des Kontrollrundgangs befindet sich der Mitarbeiter gerade?
• Welche Informationen wurden bereits aufgenommen?

Option: Anpassung an Prozesse im Unternehmen

Der Hersteller reinstil teilte uns mit, dass das QM System firstaudit bei Bedarf individuell an die Prozesse im Unternehmen angepasst werden kann.

Mehrsprachigkeit

Die QM Software firstaudit arbeitet mehrsprachig. So kann eine Checkliste in unterschiedlichen Sprachen vorgehalten werden.

Aufnahme von Sensordaten

Oftmals ist es bei einem Rundgang wichtig, Zählerstände an Geräten und Maschinen oder beispielsweise Temperaturen festzuhalten. Bei Papierformularen wurden diese Daten notiert und nach dem Rundgang mit dem Formular zur Auswertung weitergereicht.

Die QM Software firstaudit kann optional angepasst werden und bietet dann dem Auditor die Möglichkeit, derlei Sensordaten direkt am Prüfpunkt im Gerät speichern. Die aufgenommenen Sensordaten stehen später für eine Auswertung zur Verfügung. Damit ist eine individuelle Anpassung der Software potenziell gegeben.

QS Dokumentation via QMS

Der Wert einer Qualitätssicherung wird auch von der Dokumentation des Audits bestimmt. Die Auditergebnisse müssen bei einem späteren Review im Detail nachvollzogen werden und gezielt einzelnen Prüfpunkten zugeordnet werden können.

Die Dokumentation des Rundgangs kann mit der QM Software firstaudit auch dadurch erfolgen, dass Barcodes an den Maschinen am Prüfpunkt eingescannt werden. Ident/Maschinenkennung und Uhrzeit des Erreichens des Ablaufpunkts sind so später exakt nachvollziehbar.

Fotofunktion

Bei Baubegehungen kann es notwendig sein, Beobachtungen im Foto festzuhalten. Die QM Software firstaudit erlaubt es, an jedem Prüfpunkt Fotos aufzunehmen und dem Punkt der Checkliste als Beleg zuzuweisen. Zudem lassen sich Markierungen auf den Fotos erstellen.

Notizen (Text und Sprache)

Nicht immer genügt es, an einem Prüfpunkt das Erreichen mit einem „Haken“ zu dokumentieren. Werden vom Auditor detaillierte Beschreibungen nötig, müssen diese für eine spätere Auswertung notiert werden können.

Die QM Software firstaudit stellt für jeden Prüfpunkt eine Kommentarfunktion bereit. Hier gibt der Auditor seine Beobachtungen als Text ein. Diese Beobachtungen lassen sich auch per Spracherkennung eingeben.

Diese Bemerkungen stehen für eine spätere Auswertung zur Verfügung.

Auswertbarkeit

Für eine bessere Beurteilung der Qualität wurde in firstaudit QMS ein Scoring-Modul geknüpft mit einem Ampelsystem implementiert. Dieses Scoring-Modul ermöglicht die Punktevergabe auf Antworten und Bewertungen von Antworten. Das heißt, Qualitätsprüfungen können bestanden oder nicht bestanden werden. Um hier eine noch bessere und schnellere Übersichtlichkeit zu schaffen, wurde zusätzlich ein Ampelsystem programmiert, mit welchem die Reportings in Grün, Orange oder Rot, je nach erreichter Prozentzahl, gekennzeichnet werden.

Sicherheit in der Qualitätssicherung

Wir haben uns auch Sicherheitsfeatures angesehen. Dabei interessierte uns vor allem eine Kontrollmöglichkeit bzgl. der Auditoren und eine Zugriffssteuerung für den Einsatz in größeren Organisationen.

Signatur/Unterschriftsoption

Oftmals ist es wichtig, bei einem Review einer Maßnahme zur Qualitätssicherung belastbar nachweisen zu können, von welcher Person bzw. von welchem Gerät aus ein Audit zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgte.

Die Software firstaudit bietet an dieser Stelle die Option die digitale Signatur bzw. elektronische Unterschrift aufzunehmen und damit den Nachweis bzw. Bezug zur Person zu dokumentieren. Die Information wird ebenfalls in der zentralen Datenbank abgelegt.

Rollen/Rechte System

Wird die Qualitätssicherung im Unternehmen nur von einer Person betrieben, ist sicher kein ausgefeiltes Rechtesystem für eine genutzte Software nötig. Hier kann auch eine Zugangskennung genügen. Sind jedoch mehrere Personen oder gar Teams mit unterschiedlichen Aufgaben mit der Qualitätssicherung befasst, ist eine feingliedrige Regelung der Berechtigungen nötig.

Bei der QM Software firstaudit werden Berechtigungen an Rollen geknüpft. Den Nutzern der Software werden Rollen zugewiesen. Dadurch erlangen die Nutzer Zugang zu bestimmten Funktionen der Anwendung.

Option: Anpassung an das Corporate Design des Unternehmens

Es ist gewiss kein Sicherheitsfeature, doch die Software firstaudit QMS kann an das CD des Unternehmens angepasst werden, wie man uns mitteilte.

QS-Daten auswerten

Für Daten der Qualitätssicherung werden vordringlich zwei Auswerteoptionen benötigt. Die eine Option ist erforderlich, um gezielt in einzelne Audits Einblick zu nehmen. Dabei ist es interessant, zum Beispiel Sensordaten eines Rundgangs einzusehen. Eine zweite Option ist das verdichtete Betrachten von Auditgruppen.

Für eine direkte Einsichtnahme in die Daten eines Audits steht die Echtzeit-Option zur Verfügung. Hier kann noch während des Audits Einblick in alle Vorgänge genommen werden, die von der native App in der Datenbank abgelegt werden. Für eine Auswertung nach Durchführung des Audits stehen in der QM Software firstaudit Ad-hoc-Reporte zur Verfügung. Die Reporte stehen auf Knopfdruck in Echtzeit zur Verfügung. Reporte über mehrere QS/QM-Checklisten-Smartphons hinweg stehen ebenfalls bereit.

Fehler Nachverfolgung

Nach der Qualitätskontrolle und Auswertung der Qualität können dank des Mangelmanagements Fehler oder Qualitätsmängel nachverfolgt und korrigiert werden. Mängel werden an entsprechende Personen gesendet und diese können im System auf „behoben“ gesetzt werden. Der Administrator hat einen Bereich, in dem er überprüfen kann, ob alle Mängel behoben wurden und bei welchen Objekten erheblich viele Qualitätsmängel auftreten.

Schnittstellen zur ERP-Software?

Die aufgenommenen Daten aus den Audits müssen im Unternehmen aufbewahrt werden, um den Vorschriften gerecht zu werden. Im Überprüfungsfall muss das Unternehmen zu den durchgeführten QS-Maßnahmen auskunftsfähig sein.

Die Software firstaudit löst dieses Thema insofern smart, als Daten zunächst in der zentralen Datenbank abgelegt werden. Von dort aus werden Schnittstellen zur Verfügung gestellt, über die alle Daten aus den Audits an andere Systeme im Unternehmen übergeben werden können.

Schnittstellen zu ERP-Software SAP & Co.

Vom Hersteller reinstil wurde uns mitgeteilt, dass Schnittstellen zu SAP (und anderen ERP-Systemen) bestehen. Weitere Schnittstellen könnten von der Entwicklungsabteilung des Herstellers bereitgestellt werden.

Export per CSV/XML/PDF

Die Daten der Audits können aus firstaudit auch per Export übernommen werden, so reinstil.

Mailversand

Wer die Daten eines Audits nicht über Workflows eines anderen Softwarepakets im Unternehmen weiterleiten möchte, dem stellt firstaudit die Option des Mailversands zur Verfügung. So können Auditergebnisse direkt nach Verfügbarkeit an bestimmte Personen oder Gruppen weitergereicht werden.

Das QS-Team-steuern

Gerade in großen Organisationen ist das Steuern von Teams in der Qualitätssicherung wichtig. Die Arbeitsablaufsteuerung mit ihren Kontrollmechanismen muss hier eingreifen können.

Das QM System firstaudit liefert mehrere Anknüpfungspunkte an die Arbeitsablaufsteuerung des Unternehmens.

Wiederholende Vorgänge

Werden QS-Aufgaben regelmäßig ausgeführt, können diese Aufgaben als „wiederholend“ erfasst werden. Zeitgesteuert bekommt der Auditor dann eine Pushnachricht auf sein Endgerät.

Erfolgskontrolle

Für alle Audits – einzeln ausgeführte oder wiederkehrende – kann geprüft werden, ob die betreffende Checkliste ausgefüllt bzw. bearbeitet wurde.

Teams mit Mitgliedern unterschiedlicher Ethnien

Werden Prüfvorgänge an unterschiedlichen Standorten bzw. in verschiedenen Ländern oder auch von Teammitgliedern verschiedener Ethnien einheitlich durchgeführt, werden Checklisten in verschiedenen Sprachen benötigt. Dennoch ist für eine spätere Nachvollziehbarkeit eine einheitliche Verarbeitung der Auditergebnisse wichtig, unabhängig von der Sprache des Ausführenden.

In der QM Software firstaudit wird dies künftig so gelöst, dass die Checklisten für Audits, Rundgänge etc. von Anbeginn an mehrsprachig angelegt werden können. Der Anwender nimmt dann auf seinem Mobilgerät die für ihn vorgesehene Sprachvariante mit auf den Rundgang. Die Daten des Rundgangs werden dann sprachunabhängig in der zentralen Datenbank gespeichert und mit den Daten der übrigen Rundgänge zusammengeführt. So lassen sich dann auch Daten aus Audits unterschiedlicher Länder gegenüberstellen.

Die QM-Software und der Datenschutz

Die Daten aus der Qualitätssicherung bedürfen in Deutschland dank der DSGVO besonderer Aufmerksamkeit. Die Aufbewahrung der Daten muss sicher erfolgen, Zugänge geregelt sein.

Der Hersteller reinstil bietet sein QM System firstaudit als on-Premise-Lizenzen an. Damit befinden sich die Daten aus der Qualitätssicherung stets in der Datenhoheit des betreibenden Unternehmens.

Fazit

Unser Eindruck von der QM Software firstaudit ist, dass die Software offenbar in verschiedenen Branchen in der Qualitätssicherung im Einsatz steht. Besonderheiten der Branchen wurden offenbar Zug um Zug in der Software abgebildet. Es wurde uns auch bei Rückfragen immer wieder angeboten, individuelle Anforderungen in die Software zu integrieren.

Das Gesamtkonzept erweckt bei uns den Eindruck, dass die Software tatsächlich für den Einsatz in der Industrie entwickelt wurde.

Bei unseren Tests arbeitete die Software problemlos. Wenn wir dennoch Fragen hatten, war der Support (stets werktags, zwischen 09:00 und 17:00 Uhr) erreichbar.